中国铁塔股份有限公司工程项目档案管理办法

中国铁塔股份有限公司工程项目档案管理办法第一章总则第一条为规范中国铁塔股份有限公司（以下简称“公司”）工程项目档案管理工作，确保工程项目档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关法律法规及行业相关标准，结合公司实际，制定本办法。第二条本办法所称工程项目档案，是指公司在工程项目策划、决策、勘察、设计、招投标、施工、监理、验收、试运行、竣工结算、审计及后评价等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。第三条工程项目档案管理是公司项目管理的重要组成部分，遵循统一领导、分级管理、全程参与、同步管理、规范整理、安全保密、有效利用的原则。第四条本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“各单位”）所有新建、改建、扩建等工程项目的档案管理工作。第二章组织机构与职责第五条公司档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。第六条公司综合管理部门是工程项目档案工作的归口管理部门，负责统筹规划、制度建设、监督指导和检查考核公司及各单位的工程项目档案管理工作；组织或参与公司重大工程项目档案的验收工作；负责公司级永久和长期保管档案的接收、整理、保管、利用和统计工作。第七条公司工程建设部门是工程项目档案形成、积累和归档的责任部门，负责指导、督促、检查本部门及所属项目实施单位（或项目部）工程项目文件材料的形成、收集、整理和预归档工作，确保项目档案的完整性、准确性和系统性，并按规定向档案管理部门移交。第八条公司其他相关业务部门（如采购、财务、审计、法律等）应根据各自职责，负责收集、整理本部门在工程项目管理过程中形成的文件材料，并按规定向工程建设部门或档案管理部门移交。第九条各单位应明确分管档案工作的领导，设立或指定档案管理机构，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位工程项目档案的日常管理工作，并接受公司档案管理部门的业务指导和监督检查。第十条项目实施单位（或项目部）是工程项目文件材料形成和归档的直接责任主体，其负责人是项目档案工作的第一责任人。应指定专人（档案员或兼职档案员）负责本项目各类文件材料的收集、积累、整理、保管和预归档工作，并对归档文件材料的真实性、完整性、规范性负责。第三章工程项目档案的形成与归档第十一条工程项目文件材料的形成与积累应纳入项目管理的全过程，与项目的立项、设计、施工、监理、验收等各环节同步进行。项目实施单位（或项目部）应从项目一开始就建立健全文件材料的形成、积累、整理和归档制度。第十二条归档文件材料的范围包括但不限于：（一）项目前期文件：如项目建议书、可行性研究报告、项目评估报告、立项批复、环境影响评价报告、土地使用相关文件、规划许可等；（二）项目设计文件：如初步设计、技术设计、施工图设计、设计变更、勘察测绘资料等；（三）项目招投标及合同文件：如招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）及补充协议等；（四）项目施工文件：如施工组织设计、开工报告、施工日志、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、工程测量记录、工程试验报告、设备安装调试记录、质量事故处理报告、安全文明施工文件等；（五）项目监理文件：如监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、监理日志、工程质量评估报告等；（六）项目竣工验收文件：如竣工验收申请、竣工验收报告、竣工图、工程总结、各专项验收文件（消防、环保、规划等）、工程质量保修书等；（七）项目竣工结算与审计文件：如竣工结算报告、审计报告、财务决算报告等；（八）项目设备与物资文件：如设备技术说明书、出厂合格证、开箱验收记录、备品备件清单等；（九）项目管理过程中的其他重要文件：如会议纪要、请示批复、工作联系单、工程照片、录音录像等。第十三条归档文件材料的要求：（一）真实性：归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件，内容真实反映工程项目的实际情况。（二）完整性：归档文件材料应齐全、成套，能够全面反映工程项目的建设过程和成果。（三）准确性：文件材料的内容、数据应准确无误，图物相符，签章手续完备。（四）系统性：文件材料应按照工程项目的内在联系和形成规律，科学分类、有序排列。（五）规范性：文件材料的格式、书写、装订、载体等应符合国家和公司有关档案管理规范的要求。复印件须注明原件保管单位或经法定机构鉴证。第十四条工程项目文件材料的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理方法应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》等相关标准。（一）以项目为单位进行整理。（二）按工程项目的阶段、专业或文件材料的类别进行分类。（三）文件材料的排列应遵循重要程度、时间顺序或逻辑顺序。（四）案卷的编目应规范，包括卷内文件目录、卷内备考表、案卷封面、案卷脊背等的填写应清晰、准确。第十五条归档时间：（一）工程项目竣工验收前，项目实施单位（或项目部）应完成所有文件材料的收集、整理和预归档工作，并经工程建设部门审核。（二）工程项目竣工验收后三个月内（或按合同约定），项目实施单位（或项目部）应将经过整理、审核合格的全套项目档案，向档案管理部门正式移交。（三）项目竣工结算、审计等后续文件材料，应在相关工作完成后一个月内补充归档。第十六条归档份数：工程项目档案一般归档一套，重要的、利用频繁的可根据需要增加归档份数。有特殊规定的，按相关规定执行。第十七条归档手续：档案移交时，应填写《档案移交清册》，一式两份，交接双方核对无误后签字盖章，各执一份备查。电子档案的移交还应符合电子文件归档和管理的相关要求。第四章工程项目档案的管理与保管第十八条档案管理部门接收档案后，应及时进行审核、登记、编目、入库。对不符合要求的档案，应退回形成单位限期整改。第十九条工程项目档案的保管应符合国家有关档案保管的技术规范和要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施，确保档案的实体安全和信息安全。第二十条积极推进工程项目档案的数字化建设。对接收的纸质档案，应按照相关标准和规范进行数字化扫描、著录、存储和备份，建立健全电子档案管理系统，实现档案的信息化管理和利用。电子档案的管理应符合国家关于电子档案管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第二十一条档案管理部门应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复和复制。第二十二条工程项目档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。具体划分标准应按照国家和公司有关档案保管期限表的规定执行。第二十三条档案管理部门应按照规定对到期档案进行鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，应按照档案销毁程序进行销毁，严禁擅自处理。第五章工程项目档案的利用与保密第二十四条工程项目档案的利用应遵循“按需提供、严格审批、规范利用”的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公司各项工作服务。第二十五条公司内部单位或人员因工作需要查阅、复制工程项目档案，须持单位介绍信或有效身份证明，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须经公司分管档案工作的领导或指定负责人批准。第二十六条外部单位或人员查阅工程项目档案，须持单位介绍信和有效身份证明，说明查阅目的和范围，经公司档案管理部门负责人及相关业务主管部门负责人批准后，方可查阅。原则上不得查阅涉密档案，确需查阅的，须报请公司分管领导批准。第二十七条查阅档案时，应遵守档案管理部门的各项规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录、传播档案内容。第二十八条档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复制、借出等情况进行详细记录。借出的档案应按期归还，逾期未还的，应及时催还。第二十九条严格执行国家和公司的保密规定，加强对涉密工程项目档案的管理。涉密档案的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁，必须符合国家保密工作的有关规定，严防泄密事件发生。第三十条档案管理部门工作人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。第六章监督检查与责任追究第三十一条公司档案管理部门应定期或不定期对各单位、各部门的工程项目档案管理工作进行监督检查和业务指导，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪落实。第三十二条工程项目档案管理工作应纳入公司对各单位、各部门的绩效考核范围。对在工程项目档案管理工作中做出突出成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。第三十三条对违反本办法规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定形成、收集、整理、归档工程项目文件材料，造成档案材料残缺不全、丢失或损毁的；（二）归档文件材料不真实、不准确，弄虚作假的；（三）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁工程项目档案的；（四）在档案管理工作中玩忽职守，造成档案损失的；（五）违反档案保密规定