2025年化工企业安全生产档案安全管理规定

2025年化工企业安全生产档案安全管理规定第一章总则第一条为全面贯彻“安全第一、预防为主、综合治理”的安全生产方针，进一步规范化工企业安全生产档案管理工作，确保安全生产档案的真实性、完整性、准确性和系统性，依据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》、《危险化学品安全管理条例》及应急管理部关于化工过程安全管理、安全生产标准化建设等相关法律法规和标准规范，结合本企业实际情况，特制定本规定。第二条本规定适用于企业内部所有与安全生产相关的档案管理活动，涵盖从档案的收集、整理、归档、保管、借阅、利用、鉴定、销毁到数字化管理的全生命周期。企业下属各分公司、子公司及各车间、部门必须严格遵照执行。第三条安全生产档案是企业安全生产管理活动的直接记录，是追溯安全生产责任、分析事故原因、制定预防措施、应对监督检查以及维护企业合法权益的重要依据。安全生产档案管理应纳入企业整体管理体系，与企业生产、经营、管理活动同步进行。第四条档案管理遵循“统一领导、分级负责、全员参与”的原则。企业主要负责人对安全生产档案工作的建立健全和全面负责；安全管理部门（或指定专职机构）负责档案工作的统筹规划、业务指导和监督检查；各职能部门及车间负责本职责范围内安全生产文件材料的形成、积累、整理和归档工作。第五条安全生产档案管理应当积极推进信息化建设，建立电子档案备份系统，实现档案存储的数字化、检索的网络化和利用的高效化，确保档案信息的安全存储和快速调取。对于涉密档案，必须严格按照国家保密法律法规及相关规定执行。第二章管理机构与职责第六条企业设立安全生产档案管理委员会（或领导小组），由企业主要负责人任主任，分管安全、技术的副总经理任副主任，成员包括安全、设备、技术、生产、人事、财务等职能部门负责人。委员会主要职责如下：（一）审定企业安全生产档案工作规章制度、发展规划和年度工作计划；（二）研究解决档案管理中存在的重大问题，如档案库房建设、重大设备配置等；（三）协调各部门在档案形成、归档过程中的协作关系；（四）审核档案的鉴定、销毁及移交报告。第七条安全管理部门（或档案管理中心）作为日常办事机构，配备专职档案管理人员，具体履行以下职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和标准，制定企业安全生产档案管理实施细则和技术规范；（二）负责对各部门形成的安全生产文件材料进行业务指导、监督和检查，确保归档材料的规范性和完整性；（三）负责企业级核心安全生产档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编目、保管、鉴定、统计和提供利用；（四）负责安全生产档案信息化系统的建设、维护和数据安全管理；（五）组织档案管理人员参加专业培训，提升业务素质。第八条各职能部门及车间设立兼职档案员，负责本部门职责范围内安全生产档案的日常管理工作，具体职责包括：（一）负责本部门在生产经营活动中形成的安全生产文件材料的及时收集、整理、组卷；（二）确保归档材料的真实性、有效性，签字盖章手续齐全；（三）按规定时间向企业档案管理部门移交档案，并办理交接手续；（四）协助做好本部门档案的利用和保密工作。第三章档案分类与归档范围第九条企业安全生产档案实行分类管理，根据其性质和内容，主要分为以下十大类：（一）安全生产综合管理类；（二）人员教育与培训类；（三）安全风险辨识与管控类；（四）隐患排查与治理类；（五）危险化学品管理类；（六）设备设施与工艺安全类；（七）作业许可与现场作业类；（八）职业健康管理类；（九）应急管理类；（十）事故调查与处理类。第十条安全生产综合管理类档案主要包括：（一）国家有关安全生产法律法规、标准规范清单及文本；（二）企业安全生产责任制、安全生产规章制度、操作规程；（三）安全生产目标管理、年度工作计划、总结及考核记录；（四）安全投入计划、资金使用台账及相关财务凭证；（五）安全生产会议记录、纪要；（六）相关方安全管理协议及评价记录；（七）工伤保险缴纳凭证、劳动防护用品采购发放记录。第十一条人员教育与培训类档案主要包括：（一）从业人员安全教育培训计划、大纲及教材；（二）主要负责人、安全管理人员、特种作业人员资格证书及复审记录；（三）新员工“三级”安全教育卡、试卷、成绩单及影像资料；（四）转岗、复工人员安全教育记录；（五）年度再培训、专项技能培训记录及考核档案。第十二条安全风险辨识与管控类档案主要包括：（一）风险评价报告（如HAZOP分析报告、JSA分析表等）；（二）风险分级管控清单（红、橙、黄、蓝四色图）；（三）重大风险源辨识、评估报告及监控记录；（四）变更管理相关的风险评估及审批文件。第十三条隐患排查与治理类档案主要包括：（一）隐患排查计划（日常、专项、季节性、节假日等）；（二）隐患排查记录表、检查通报；（三）隐患治理方案、整改通知书、验收报告及复查记录；（四）重大事故隐患建档及销案记录，包括治理过程中的资金、时限、责任人、预案等落实情况。第十四条危险化学品管理类档案主要包括：（一）危险化学品安全技术说明书（MSDS）、安全标签；（二）危险化学品普查台账、采购合同、销售台账；（三）剧毒化学品、易制爆危险化学品购买许可证、备案证明；（四）危险化学品仓储设施安全评价报告及验收文件；（五）废弃危险化学品处置方案及合同。第十五条设备设施与工艺安全类档案主要包括：（一）特种设备（锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机械等）台账及注册登记证明；（二）特种设备及其安全附件的定期检验报告、合格证；（三）关键设备设施的设计、制造、安装、竣工验收资料；（四）设备设施运行记录、维护保养计划及记录、检修记录；（五）工艺卡片、工艺变更记录、自动化控制系统（如SIS、DCS）联锁测试记录；（六）电气安全、防雷防静电检测报告。第十六条作业许可与现场作业类档案主要包括：（一）动火、进入受限空间、盲板抽堵、高处作业、吊装、临时用电、动土、断路等八大危险作业许可管理制度；（二）各类作业许可证存根（保存期限不少于3年）；（三）作业现场气体分析数据、监护记录；（四）相关作业人员的资质证书复印件。第十七条职业健康管理类档案主要包括：（一）职业病危害因素识别、检测报告及评价报告；（二）职业健康监护档案，包括员工上岗前、在岗期间、离岗时的职业健康体检报告；（三）职业病危害告知书、个体防护用品发放记录；（四）职业卫生培训记录、应急救援设施配置记录。第十八条应急管理类档案主要包括：（一）生产安全事故应急救援预案（综合预案、专项预案、现场处置方案）及备案回执；（二）应急预案评审意见、修订记录；（三）应急救援队伍名单、训练计划及记录；（四）应急物资储备台账、维护保养记录；（五）应急演练计划、评估报告、影像资料及整改记录。第十九条事故调查与处理类档案主要包括：（一）事故调查报告、批复文件；（二）现场勘查笔录、图纸、照片、音视频资料；（三）人员伤亡证明、医疗诊断证明；（四）事故经济损失统计表；（五）事故处理决定、责任追究落实情况；（六）事故整改措施落实情况报告。第二十条归档文件材料的具体范围和保管期限详见附件《化工企业安全生产档案归档范围与保管期限表》。凡是反映企业安全生产重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，均属归档范围。归档文件材料必须办理完毕，手续齐全，符合归档要求。第四章档案整理与归档流程第二十一条安全生产档案的整理应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。整理工作包括文件材料的鉴别、分类、排列、编号、编目、装订等工作。第二十二条归档时间分为定期归档和随时归档两种：（一）定期归档：各部门应在次年第一季度内，将上一年度形成的安全生产管理类、培训类、隐患排查类等常规档案整理归档；（二）随时归档：对于设备设施台账、特种设备检验报告、事故调查处理文件、建设项目“三同时”文件、重大危险源监控数据等，应在工作结束后或文件材料形成后一个月内完成归档；（三）对于电子文件，应随同纸质文件一同归档，并在系统中建立关联。第二十三条归档文件的质量要求：（一）文件材料必须是原件，如无原件，须注明原因并加盖部门公章的复印件；（二）文件内容真实、准确，字迹清楚，图表清晰，签字、盖章手续完备，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料书写；（三）文件材料原则上应为A4幅面，对于非标准幅面的文件应折叠或贴补成A4幅面；（四）照片、录音、录像等声像材料须注明事由、时间、地点、人物、拍摄者，并配以相应的文字说明。第二十四条档案整理方法：（一）分类：按照本规定第三章的分类方案进行一级分类，在每类下可按年度、问题或项目进行二级分类；（二）排列：按文件材料的重要程度和时间顺序排列。批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；（三）页号编写：在有效页面的右上角或右下角编写页号；（四）装订：档案材料应去除金属钉，采用不锈钢订书钉或线装方式，确保装订牢固且不损害文件；（五）编制卷内目录：包括序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注。第二十五条档案移交。各部门向档案管理部门移交档案时，必须填写《档案移交清单》，一式两份，交接双方当面清点、核对无误后签字盖章，各执一份备查。档案管理部门对移交档案的质量进行检查，不符合要求的，退回重新整理。第五章档案保管与保护第二十六条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防有害气体等“八防”措施。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第二十七条档案库房应当安装温湿度记录仪，并采取有效措施调节温湿度。标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。每日定时记录温湿度数据，发现异常及时采取调节措施。第二十八条档案柜架应采用金属柜架，排列整齐，便于搬运和查阅。不同类别的档案应分区存放，并在柜架上标明类别标识。对珍贵的、涉密的档案，应配备专用保险柜或单独库房存放。第二十九条建立健全档案库房安全管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。定期对库房进行安全检查，检查内容包括：消防设施是否完好、电器线路是否老化、门窗锁具是否牢固、温湿度是否达标等。检查记录应存档备查。第三十条电子档案的保管。对于存储在硬盘、服务器、光盘等介质上的电子档案，应实行“双套制”备份，即一套在线存储，一套离线备份。离线备份介质应定期进行质量检测和转存，防止因介质老化或技术淘汰导致数据丢失。重要电子档案应进行异地备份。第三十一条定期对档案进行清点核对。每年对库藏档案进行一次全面清点，做到账物相符。发现档案丢失、损毁的，应立即向分管领导报告，查明原因，分清责任，并按规定处理。第六章档案利用与借阅第三十二条建立健全档案借阅利用制度，既要方便档案信息的开发利用，又要确保档案的安全和保密。第三十三条查阅档案应在档案阅览室内进行。因工作需要确需借出档案的，须经档案管理部门负责人批准。借出档案的期限一般不超过7天，如需续借，须办理续借手续。第三十四条借阅档案必须履行登记手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、借阅时间、档案名称、利用目的、档号、归还时间等信息。归还时，档案管理人员应当面清点档案页数和状况，确认无误后注销借阅记录。第三十五条借阅人员必须爱护档案，严禁在档案上涂改、勾画、抽取、撤换、增删页码。不得转借、复制、摘抄涉密档案。如发现档案损坏或丢失，应立即报告并承担相应责任。第三十六条涉及企业核心技术、商业秘密及未公开事故信息的档案，严格控制查阅范围。查阅此类档案须经企业分管领导批准，并签署保密承诺书。第三十七条积极开发档案信息资源，编制各种检索工具（如案卷目录、全引目录、专题目录等）和编研材料（如大事记、组织沿革、基础数据汇编、事故案例分析汇编等），为企业安全生产决策、技术改造、教育培训提供高效服务。第三十八条提供档案复制件时，应在复制件上加盖档案证明章，注明原件存放处及复制日期，确保复制件的法律效力。第七章档案鉴定与销毁第三十九条档案鉴定工作由档案管理委员会组织，成立鉴定小组，对已到保管期限的档案进行审查，提出存毁意见。第四十条档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。凡是反映企业安全生产主要历史面貌、具有长远利用价值的档案，应划为永久保存；凡是在一定时期内对企业安全生产具有查考利用价值的档案，应划为长期或短期保存。具体保管期限按附件规定执行。第四十一条对于仍有保存价值的已到期档案，应重新划定保管期限，继续保存；对于确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。第四十二条销毁档案必须严格履行审批手续。鉴定小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，经档案管理委员会审核，报企业主要负责人批准后方可实施。第四十三条销毁档案应由两人以上负责监销。监销人员应对照销毁清册，核对档案的页数、档号、题名等，确认无误后，在指定地点进行销毁（化浆或碎纸）。严禁将档案出售或作废品处理。第四十四条销毁后，监销人员应在销毁清册上签字盖章，注明销毁日期和方式。销毁清册应永久保存。第八章档案信息化建设第四十五条企业应将安全生产档案信息化建设纳入企业信息化发展总体规划，加大资金投入，配置必要的硬件设备和软件系统。第四十六条建立安全生产档案管理信息系统。系统应具备档案采集、分类、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁、备份等功能，并具备用户权限管理、日志记录、数据加密等安全措施。第四十七条电子文件归档要求：（一）电子文件应采用符合国家标准规定的通用格式，如文本文件采用PDF、OFD、XML、TXT格式；图像文件采用JPEG、TIFF格式；视频文件采用AVI、MP4格式；（二）归档的电子文件应真实、完整、可读，具备元数据信息；（三）对需要永久保存的电子文件，应同时保存其电子签名、电子戳记等认证信息；（四）电子文件归档后，不得进行任何修改，如需修改，必须生成新版本，并保留旧版本。第四十八条档案管理信息系统应与企业其他业务系统（如OA系统、ERP系统、MES系统、隐患排查系统等）实现数据接口对接，实现文件材料的自动抓取和归档，减少人工重复录入，提高归档效率。第四十九条加强档案信息网络安全管理。配置防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备。定期对系统进行漏洞扫描和升级补丁。实行严格的用户身份认证和分级授权管理，防止非法访问和数据泄露。第五十条建立电子档案备份制度。实行在线备份与离线备份相结合、增量备份与全量备份相结合的策略。至少每周进行一次增量备份，每月进行一次全量备份。备份数据应异地存放，并定期进行恢复演练，确保备份数据的可用性。第九章责任追究第五十一条企业将安全生产档案管理工作纳入安全生产责任制考核体系。对在档案收集、整理、保管、利用等工作中做出显著成绩的部门或个人，给予表彰和奖励。第五十二条对违反本规定，有下列行为之一的，责令限期整改；逾期未改或造成严重后果的，对相关责任人给予通报批评、经济处罚直至行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档，造成文件材料丢失、损毁的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、销毁档案的；（三）在档案管理中玩忽职守，造成档案库房发生火灾、水灾、盗窃等事故的；（四）违反保密规定，泄露企业秘密或个人隐私的；（五）擅自提供、复制、摘抄档案，造成不良影响或经济损失的；（六）未按规定移交档案，造成档案管理混乱的。第五十三条在发生生产安全事故调查处理时，如因档案管理混乱、记录缺失导致事故原因无法查清、责任无法认定的，应依法从重追究企业主要负责人和档案管理部门负责人的责任。第十章附则第五十四条本规定未尽事宜，按照国家及行业现行有关档案管理的法律法规和标准执行。第五十五条本规定所涉及的各类表格、台账、清单格式由企业安全管理部门统一制定。第五十六条本规定自2025年1月1日起施行。原企业发布的关于安全生产档案管理的文件与本规定不一致的，以本规定为准。第五十七条本规定由企业安全管理部门负责解释。附件：化工企业安全生产档案归档范围与保管期限表序号一级类目二级类目归档文件材料主要内容及范围保管期限备注1安全生产综合管理类法律法规国家有关安全生产的法律法规、标准规范清单及文本永久/定期更新后保存最新版本2安全生产综合管理类规章制度安全生产责任制、规章制度、操作规程及发布令永久修订版需归档3安全生产综合管理类目标与考核安全生产目标、年度计划、总结