档案资料归档管理办法

档案资料归档管理办法一、总则（一）目的依据。为规范档案资料归档管理，确保档案资料完整性、安全性、可用性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规制定本办法。各单位应严格执行本办法，保障档案资料管理工作有序开展。（二）适用范围。本办法适用于本单位所有部门、所有门类档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等全过程管理。电子档案、实物档案、特殊载体档案等均纳入管理范围。（三）基本原则。档案资料归档管理遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密的原则。坚持真实性、完整性、系统性的要求，确保档案资料符合档案管理标准。二、组织机构与职责（一）职责划分。单位档案管理部门负责档案资料归档工作的统筹规划、监督指导和综合协调。各部门负责人对本部门档案资料归档工作负总责，档案专（兼）职人员具体实施归档管理。（二）部门职责。办公室负责综合性档案资料的收集整理；业务部门负责专业档案资料的直接收集；信息技术部门负责电子档案的归档管理技术支持；人力资源部门负责人事档案资料的归档管理。（三）人员要求。档案管理人员应具备档案管理专业知识，熟悉档案管理业务流程，坚持原则、廉洁奉公，定期参加档案管理业务培训。三、归档范围与标准（一）归档范围。1.具有保存价值的文件、合同、会议记录；2.业务活动中形成的各类报告、报表、数据；3.机构设置、人事任免、职称评聘等人事档案；4.重大活动、重要事件的照片、录音、录像等特殊载体档案；5.电子文件、数据库、网站信息等电子档案；6.与单位发展相关的印章、证照、实物等。（二）归档标准。1.归档文件应为原件或经责任人确认的复制件；2.归档文件应完整无缺，文字清晰可辨；3.电子档案应包含元数据、原始格式文件及转换件；4.归档文件应按形成规律系统排列，保持有机联系。四、归档流程与要求（一）文件收集。各部门应在文件形成后30日内完成收集工作，档案管理人员定期到部门检查文件收集情况，对缺失、破损文件及时补充完善。（二）文件整理。1.按事由、时间顺序排列文件；2.同类文件集中，异类文件区分；3.电子文件需进行格式转换和元数据著录；4.纸质文件应进行折叠、装订、标注。（三）文件编目。1.编制归档文件目录，包括档号、题名、责任者、日期等要素；2.电子档案需同步生成电子目录；3.重要文件应制作缩微胶卷或电子备份。（四）归档移交。1.纸质档案应装订成册，符合档案保管要求；2.电子档案需刻录光盘或上传至专用服务器；3.双方在归档清册上签字确认，办理交接手续。五、档案保管与安全（一）保管要求。1.纸质档案应存放在符合温度湿度要求的档案库房；2.电子档案应存储在专用服务器，定期进行数据备份；3.特殊载体档案应采取特殊保管措施。（二）安全措施。1.库房设置防盗门、温湿度监控设备；2.电子档案系统设置多重权限控制；3.定期进行防火、防虫、防潮检查；4.重要档案进行异地备份。（三）保密管理。1.涉密档案应设置密级标识，限制查阅范围；2.电子档案系统进行加密处理；3.档案人员签订保密协议，离岗进行脱密教育。六、档案利用与统计（一）利用程序。1.利用者需填写档案利用申请，说明利用目的；2.档案管理人员审核后提供查阅；3.重要档案利用需经部门负责人批准。（二）统计要求。1.每月统计档案查阅、借阅情况；2.每年编制档案工作年度报告；3.定期分析档案利用规律，优化档案资源配置。（三）效益评估。1.评估档案服务对业务工作的支持程度；2.根据评估结果改进档案管理服务；3.定期开展档案利用效果反馈。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则。遵循“保留价值、控制数量”原则，对档案资料进行定期鉴定。（二）鉴定程序。1.成立档案鉴定委员会，制定鉴定方案；2.划分保管期限，确定销毁范围；3.编制档案销毁清册，履行审批手续。（三）销毁要求。1.纸质档案由两人以上监督销毁；2.电子档案需彻底清除数据；3.销毁过程做好记录，存档备查。八、附则（一）责任追究。对违反本办法造成档案资料损失的，视情节轻重给予通报批评、经济处罚直至行政处分。（二）解释权。本办法由单位档案管理部门负责解释。（三）实施日期。本办法自发布之日起施