机关单位办公自动化管理办法

机关单位办公自动化管理办法第一章总则第一条为规范和加强本单位办公自动化工作，提高工作效率和管理水平，促进信息资源共享与高效利用，确保办公自动化系统安全、稳定、可靠运行，依据国家相关法律法规及上级主管部门有关规定，结合本单位实际，制定本办法。第二条本办法所称办公自动化（以下简称“OA”），是指利用计算机技术、网络技术、信息技术等现代化手段，实现公文处理、信息传递、业务协同、资源共享等办公业务的电子化、网络化和规范化。第三条本办法适用于本单位各部门及全体工作人员。凡涉及本单位OA系统的规划、建设、应用、管理、维护及安全等活动，均须遵守本办法。第四条OA工作遵循以下原则：（一）统一规划，分步实施。根据单位发展需要，科学规划OA系统建设，有序推进各项功能应用。（二）规范高效，便捷实用。优化办公流程，简化操作环节，提升办公效率和用户体验。（三）安全保密，分级负责。严格执行信息安全和保密规定，落实安全责任，保障数据安全。（四）资源共享，协同工作。促进各类信息资源的整合与共享，支持跨部门、跨层级的协同办公。第二章组织领导与职责分工第五条单位成立办公自动化工作领导小组，由单位主要领导任组长，分管领导任副组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调OA工作的重大事项，审定发展规划、规章制度，解决工作中遇到的重大问题。第六条办公室（或指定专门部门，下同）是OA工作的日常管理部门，主要职责包括：（一）贯彻执行办公自动化工作领导小组的各项决策；（二）组织制定和完善OA系统相关的管理制度、操作规程和技术标准；（三）负责OA系统的日常运行管理、维护保养和技术支持；（四）组织开展OA系统应用培训和推广工作；（五）监督检查各部门OA系统使用和管理情况；（六）协调处理OA系统应用中出现的一般性问题。第七条信息技术部门（或由办公室指定专人负责技术支持，下同）是OA系统的技术保障部门，主要职责包括：（一）负责OA系统软硬件平台的建设、升级和技术维护；（二）保障OA系统服务器、网络设备的正常运行；（三）负责数据备份、恢复和安全技术防护；（四）为OA系统的功能拓展和优化提供技术方案和支持。第八条各部门是OA系统的直接使用部门，应确定一名负责人分管本部门OA工作，并指定至少一名OA系统管理员（或信息员），具体负责：（一）组织本部门人员学习和遵守OA系统相关规定；（二）负责本部门用户账号的申请、变更、注销等初审工作；（三）督促本部门人员及时处理OA系统中的待办事项；（四）收集反馈本部门在OA系统应用中的意见和建议；（五）协助处理本部门OA系统使用中出现的技术问题。第九条全体工作人员是OA系统的使用者，应自觉遵守本办法及相关规定，积极参加培训，熟练掌握OA系统操作技能，规范、高效地使用OA系统处理公务，并对个人操作行为负责。第三章系统建设与管理第十条OA系统建设应遵循国家及行业相关标准和规范，结合单位实际需求，进行统一规划、分步实施。系统建设方案须报办公自动化工作领导小组审批后组织实施。第十一条OA系统应具备公文处理、信息发布、会议管理、督查督办、档案管理、资源共享、即时通讯、移动办公等基本功能，并根据业务发展需要逐步拓展和完善。第十二条OA系统服务器应部署在单位内部安全区域或符合安全要求的政务云平台。严禁在非涉密网络中处理、存储、传输涉密信息。第十三条办公室会同信息技术部门负责OA系统的日常运行维护，建立健全系统运行日志和维护记录，确保系统7x24小时（或根据单位实际工作时间调整）稳定运行，故障响应及时，处理迅速。第十四条严格执行OA系统用户账号管理制度。用户账号实行实名制管理，一人一号。账号申请、变更、注销须由所在部门提出，经办公室审核批准后，由信息技术部门（或系统管理员）办理。用户应妥善保管自己的账号和密码，定期更换密码，严禁转借、泄露账号信息。如密码遗忘或怀疑账号被盗，应立即向本部门OA管理员报告，并及时申请重置或锁定。第十五条OA系统应建立完善的数据备份机制。信息技术部门应定期对系统配置信息、用户数据、业务数据等进行备份，备份介质应妥善保管，并定期进行恢复测试，确保数据的完整性和可用性。第十六条OA系统的升级、改造、功能扩展等重大变更，应由办公室会同信息技术部门提出方案，报办公自动化工作领导小组审批后实施。实施前应做好充分的测试和数据备份工作，确保系统稳定和数据安全。第十七条严禁在OA系统服务器上安装与工作无关的软件，严禁擅自更改系统配置和参数。对系统进行维护操作时，应严格遵守操作规程，并做好记录。第四章应用与规范第十八条OA系统主要用于处理单位各类非涉密公文、信息、通知、公告、工作安排、请示汇报、会议纪要、督查督办等公务。涉密信息的处理应严格按照保密规定执行，不得使用非涉密OA系统。第十九条公文处理应严格遵循国家公文处理相关规定和单位公文管理办法，规范公文的拟制、审核、签发、流转、归档等环节。电子公文与纸质公文具有同等效力（另有规定的除外）。第二十条用户在OA系统中发布信息、流转文件时，应确保内容真实、准确、完整、规范，并对所发布信息的合法性、真实性和保密性负责。严禁发布与工作无关的信息、虚假信息、涉密信息及其他不当信息。第二十一条用户应及时登录OA系统，查收、处理相关文件和事项。一般情况下，每个工作日应至少登录系统查阅两次以上，确保待办事项不延误。对于紧急重要的事项，应立即处理。第二十二条信息资源共享应遵循“谁产生、谁负责、谁公开、谁审查”的原则。各部门应积极上传、更新本部门职责范围内的公开信息，丰富共享资源。第二十三条电子档案管理应符合国家电子档案管理相关标准，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。办公室负责指导和监督电子档案的整理、归档工作。第五章安全与保密第二十五条OA系统安全管理坚持“安全第一、预防为主、综合治理”的方针，严格落实信息安全等级保护要求和保密管理规定。第二十七条信息技术部门应加强OA系统的安全技术防护，采取防火墙、入侵检测、病毒防护、数据加密等技术措施，定期进行安全漏洞扫描和风险评估，防范黑客攻击、病毒感染、数据泄露等安全事件。第二十八条接入OA系统的计算机应安装杀毒软件，并及时更新病毒库和系统补丁。严禁使用未经安全检查的外部存储介质接入OA系统计算机。第二十九条发生OA系统安全事件（如账号被盗、数据泄露、系统被攻击等）时，用户应立即向本部门负责人和办公室报告，办公室会同信息技术部门应立即采取应急处置措施，并按规定上报办公自动化工作领导小组及上级有关部门。第三十条对在OA系统使用和管理中发生的失泄密事件，应按照有关保密法规和单位纪律严肃查处。第六章监督考核与责任追究第三十一条办公室应定期或不定期对各部门OA系统使用情况、制度执行情况进行监督检查，并将检查结果作为部门和个人年度考核的参考依据之一。第三十二条考核内容主要包括：OA系统应用普及率、待办事项及时处理率、公文处理规范性、信息资源共享贡献度、账号密码管理、安全保密规定执行情况等。第三十三条对在OA系统建设、管理、应用和安全工作中表现突出的部门和个人，单位予以表彰和奖励。第三十四条对违反本办法规定，有下列行为之一的，视情节轻重，予以批评教育、通报批评、限期整改；造成不良后果或损失的，依规追究相关人员责任：（一）未按规定履行职责，导致OA系统管理混乱、运行不畅的；（二）擅自转借、泄露OA账号密码，或管理不善导致账号被盗用的；（三）无故延误、积压OA系统待办事项，影响工作的；（四）在OA系统中发布虚假信息、不当信息或泄露敏感信息的；（五）违反安全保密规定，造成失泄密或安全事