职业健康监护档案管理办法

职业健康监护档案管理办法一、总则（一）目的依据。为规范职业健康监护档案管理，保障劳动者健康权益，依据《中华人民共和国职业病防治法》等法律法规制定本办法。各单位必须严格执行，确保档案真实、完整、可追溯。（二）适用范围。本办法适用于所有产生职业病危害的用人单位及其职业健康监护档案管理活动。职业健康监护档案包括劳动者职业健康检查结果、职业健康监护档案卡、职业健康监护档案袋等。（三）基本原则。职业健康监护档案管理应当遵循依法管理、真实准确、完整规范、安全保密的原则。用人单位应当建立健全档案管理制度，明确责任人员，定期检查档案质量。二、组织职责（一）责任划分。用人单位法定代表人是职业健康监护档案管理的第一责任人，分管领导负直接责任。人力资源、安全生产、医疗卫生等部门各司其职，协同管理。人力资源部门负责档案的收集、整理、归档；安全生产部门负责档案的日常监督；医疗卫生部门负责档案的技术指导。（二）岗位责任。职业健康监护档案管理人员必须具备专业知识，熟悉档案管理要求。档案管理人员应当定期参加培训，更新知识，提高管理水平。档案管理人员变动时，必须办理交接手续，确保档案连续管理。（三）监督机制。用人单位应当设立档案管理领导小组，定期检查档案管理工作。上级主管部门应当对用人单位档案管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。劳动者有权查阅、复印本人职业健康监护档案，用人单位应当提供便利。三、档案内容（一）档案构成。职业健康监护档案应当包括以下内容：1.劳动者个人信息；2.职业接触史；3.职业健康检查结果；4.职业健康监护档案卡；5.职业健康监护档案袋。档案内容必须真实、完整、连续。（二）档案卡要求。职业健康监护档案卡应当记录劳动者姓名、性别、年龄、身份证号、联系方式、所在部门、岗位、职业接触史、职业健康检查结果、诊断结论等基本信息。档案卡应当一式两份，一份存档，一份随劳动者档案转移。（三）档案袋要求。职业健康监护档案袋应当包含劳动者所有职业健康检查结果报告、诊断证明、治疗记录等材料。档案袋应当编号管理，便于查阅。档案袋封面应当标注劳动者姓名、性别、出生年月、岗位、职业接触危害因素等信息。四、档案管理（一）收集整理。用人单位应当建立职业健康监护档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的要求。职业健康检查机构应当及时将职业健康检查结果反馈用人单位，用人单位应当及时整理归档。（二）归档要求。职业健康监护档案应当分类编号，按照劳动者姓名拼音顺序排列。档案应当使用档案盒存放，档案盒上应当标注档案编号、劳动者姓名、归档日期等信息。档案盒应当存放在专用档案柜中，确保安全、防火、防潮。（三）保管期限。职业健康监护档案应当至少保存30年。职业接触危害因素发生变化的，应当重新建立档案。劳动者离职的，职业健康监护档案应当随劳动者档案转移，不得截留、损毁。五、档案利用（一）查阅程序。劳动者本人或者其委托代理人可以查阅、复印本人职业健康监护档案，用人单位应当提供便利。劳动者查阅档案时，应当出示身份证件，填写查阅申请表，经用人单位负责人签字同意后查阅。（二）借阅管理。用人单位内部人员因工作需要查阅职业健康监护档案的，应当填写借阅申请表，经用人单位负责人签字同意后查阅。查阅人员应当妥善保管档案，不得涂改、损毁。查阅完毕后应当及时归还，并签字确认。（三）信息共享。用人单位应当配合卫生行政部门、安全生产监督管理部门开展职业健康监督检查。职业健康监护档案应当作为职业病诊断、职业危害评价的重要依据。用人单位不得泄露职业健康监护档案信息，不得将档案用于商业目的。六、档案安全（一）保密要求。职业健康监护档案涉及劳动者个人健康信息，属于敏感信息，应当严格保密。用人单位应当制定保密制度，明确保密范围、保密责任、保密措施等要求。档案管理人员应当签订保密协议，不得泄露档案信息。（二）安全措施。职业健康监护档案应当存放在专用档案柜中，档案柜应当上锁，并指定专人保管。档案存放场所应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等要求。用人单位应当定期检查档案存放设施，确保档案安全。（三）应急处置。发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时，应当立即采取措施保护档案安全。档案丢失、损毁的，应当及时查找，无法找回的，应当书面报告上级主管部门，并说明原因。用人单位应当建立档案丢失、损毁应急预案，定期演练。七、监督检查（一）内部检查。用人单位应当建立职业健康监护档案内部检查制度，每半年至少检查一次档案管理工作。检查内容包括档案完整性、规范性、安全性等。检查结果应当记录在案，并作为绩效考核的依据。（二）外部检查。卫生行政部门、安全生产监督管理部门应当定期对用人单位职业健康监护档案管理情况进行检查。检查内容包括档案制度、档案内容、档案保管、档案利用等。检查发现问题的，应当督促用人单位限期整改。（三）整改要求。用人单位发现职业健康监护档案存在问题或者缺陷的，应当立即采取措施整改。整改内容包括补充档案内容、完善档案制度、加强档案管理等。整改情况应当书面报告上级主管部门，并接受监督。八、附则（一）制度衔接。本办法与《职业病防治法》等法律法规有冲突的，按照上位法执行。用人单位原有档案管理制度与本办法不一致的，应当及时修订。（二）解释权。本办法由用人单位负责解释。用人单位应当根据本办法制定具体实施细则，报上级主管部门备案。（三）施行日期。本办法自发布之日起施行。用人单位应当立即组织学习，并按照本办法要求开展工作。职业健康监护档案管理人员应当参加培训，掌握档案管理技能。（四）考核要求。用人单位应当将职业健康监护档案管理纳入绩效考核体系，定期考核档案管理工作。考核结果与绩效工资、评优评先挂钩。对档案管理工作不力的，应当给予通报批评，并追究相关责任。（五）持续改进。用人单位应当建立职业健康监护档案管理持续改进机制，定期评估档案管理工作，不断优化管理流程，提高管理水平。职业健康监护档案管理人员应当积极参加培训，学习先进经验，提升专业能力。（六）信息化建设。有条件的用人单位应当建立职业健康监护档案信息化管理系统，实现档案电子化、网络化管理。信息化管理系统应当符合国家相关标准，确保档案数据安全、完整、可追溯。（七）责任追究。用人单位违反本办法规定，有下列情形之一的，由卫生行政部门、安全生产监督管理部门责令限期改正，并给予警告；逾期不改的，处1万元以上3万元以下的罚款；情节严重的，处3万元以上10万元以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未建立职业健康监护档案管理制度的；2.职业健康监护档案不完整、不规范的；3.泄露职业健康监护档案信息的；4.损毁、丢失职业健康监护档案的。（八）鼓励措施。用人单位在职业健康监护档案管理方面有突出贡献的，由卫生行政部门、安全生产监督管理部门给予表彰奖励。鼓励用人单位采用先进技术、管理方法，提升职业