《地形测绘档案分类管理手册》

《地形测绘档案分类管理手册》第一章总则第二章测绘档案的分类标准第三章测绘档案的收集与整理第四章测绘档案的保管与保护第五章测绘档案的借阅与归还第六章测绘档案的调阅与使用第七章测绘档案的销毁与处置第八章附则第1章总则1.1地形测绘档案分类管理的法律依据根据《测绘法》及相关法规，地形测绘档案的分类管理应遵循“统一标准、分级管理、动态更新”的原则，确保数据的完整性与可追溯性。《地形测绘档案分类管理手册》依据《测绘地理信息档案管理规范》（GB/T27969-2012）制定，明确档案分类、保存、调阅等流程。档案分类应按照“地理信息要素”、“时间顺序”、“使用范围”等维度进行，确保档案管理的科学性与规范性。本手册适用于全国范围内地形测绘成果的档案管理，涵盖测绘成果、地理信息数据、技术报告等各类资料。实践中，需结合国家测绘地理信息局发布的《地形测绘成果分类标准》（GB/T27969-2012）进行分类，确保标准统一、执行一致。1.2档案分类的基本原则与目标档案分类应遵循“以用为本、以管为先”的原则，确保档案便于检索、调阅与利用。本手册提出“五分类法”：按成果类型、按时间阶段、按使用范围、按技术标准、按管理责任进行分类。档案分类需结合测绘项目的特点，如地形图、数字高程模型（DEM）、遥感影像等，确保分类的精准性。档案管理应实现“一档一码”、“一图一索引”等信息化管理手段，提升档案利用率与可查性。实践中，需通过档案分类目录、索引表、分类编码等工具，实现档案的规范化管理。1.3档案保存与保管要求档案应保存在防潮、防尘、防光、防磁的专用档案室，环境温湿度需符合《测绘地理信息档案库房建设规范》（GB/T27969-2012）要求。档案应定期进行检查与维护，确保档案的完整性和安全性，防止因环境因素导致的损坏。档案保存期限应根据测绘成果的使用需求确定，一般不少于10年，特殊项目可延长至20年。档案应实行“双人双锁”管理，确保档案的安全性与保密性，防止丢失或非法调用。实践中，需结合《测绘地理信息档案管理规范》（GB/T27969-2012）要求，制定档案保管细则，确保档案管理流程规范。1.4档案调阅与使用管理档案调阅应遵循“先审批、后调阅”的原则，确保调阅过程的合法性与规范性。档案调阅需填写《档案调阅登记表》，并经项目负责人或档案管理人员批准后方可调阅。档案调阅后应做好登记与归档，确保调阅记录可追溯，避免档案重复或遗漏。档案使用应遵守《测绘地理信息档案管理规范》（GB/T27969-2012）要求，确保使用过程符合安全与保密规定。实践中，需通过档案管理系统进行调阅与使用管理，提升档案调阅效率与安全性。1.5档案管理的责任与监督档案管理责任明确，由测绘单位、档案管理部门、使用单位三方共同承担，确保管理责任落实。档案管理应接受上级主管部门的监督检查，定期开展档案检查与评估，确保管理符合规范。档案管理人员应具备相应的专业能力，定期接受培训，提升档案管理技能与水平。档案管理应建立档案管理制度，包括分类、保存、调阅、使用、销毁等全流程管理。实践中，需结合《测绘地理信息档案管理规范》（GB/T27969-2012）要求，制定管理制度并定期修订，确保管理持续有效。第2章测绘档案的分类标准的具体内容2.1档案分类依据与原则档案分类应依据《地形测绘档案分类管理手册》所规定的分类原则，包括内容属性、形成时间、使用范围、保存价值等维度，确保档案管理的系统性与科学性。按照《测绘地理信息档案管理规范》（GB/T28178-2011），测绘档案的分类应遵循“按用途分、按内容分、按时间分”三类原则，实现档案的有序管理和高效利用。采用“三级分类法”进行档案管理，即按档案类型、按档案内容、按档案载体进行三级划分，确保档案的完整性与可追溯性。在实际操作中，需结合《测绘成果质量检查与评估规范》（GB/T28212-2011）中对测绘成果的分类要求，明确不同类别档案的保存期限与管理要求。档案分类应结合测绘项目的特点，如地形测量、数字测绘、工程测量等，制定符合项目需求的分类标准，确保档案的适用性与实用性。2.2档案内容分类按照《测绘成果档案管理规范》（GB/T28178-2011），测绘档案主要包括原始资料、成果文件、技术报告、质量检查报告、成果验收文件等，其中原始资料是档案的核心内容。原始资料通常包括纸质图纸、测量记录、数据表、勘测报告等，其保存应遵循“一图一档”原则，确保每张图纸都有对应的档案记录。成果文件主要包括测绘成果图、三维模型、地面控制网成果、地形图、数字高程模型（DEM）等，这些文件应按照精度等级和用途进行分类。技术报告与质量检查报告是测绘成果的重要组成部分，应按照《测绘成果质量检查与评估规范》（GB/T28212-2011）中的标准进行分类，确保数据的准确性与完整性。档案内容分类需结合测绘项目类型，如地形测绘、工程测绘、地质测绘等，制定符合项目需求的分类标准，确保档案的适用性与实用性。2.3档案载体分类按照《测绘地理信息档案管理规范》（GB/T28178-2011），测绘档案的载体主要包括纸质档案、电子档案、影像档案等，其中纸质档案是主要形式。纸质档案应按照《档案管理软件技术规范》（GB/T18894-2016）进行管理，确保档案的可读性、可追溯性和可保存性。电子档案应按照《测绘成果数据标准》（GB/T28178-2011）进行分类，确保数据的完整性、准确性与可共享性。影像档案包括卫星遥感影像、无人机航拍影像等，其分类应遵循《遥感影像档案管理规范》（GB/T31030-2014），确保影像数据的规范性与可利用性。档案载体分类需结合测绘项目类型与数据存储需求，制定符合项目需求的分类标准，确保档案的适用性与实用性。2.4档案保存期限与管理要求按照《测绘地理信息档案管理规范》（GB/T28178-2011），测绘档案的保存期限应根据其保存价值和使用需求确定，一般分为长期保存、短期保存和临时保存三类。长期保存的档案应保存至国家规定的年限，如测绘成果图、地形图等，保存期限一般为30年及以上。短期保存的档案应保存至项目完成后的一定年限，如测量记录、技术报告等，保存期限一般为5-10年。临时保存的档案应在项目完成后及时归档，保存期限一般为项目执行期间，确保数据的可追溯性与可利用性。档案管理应遵循《档案法》及相关法规，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，同时结合测绘项目的特点，制定符合项目需求的管理要求。2.5档案分类应用与管理流程档案分类结果应通过档案管理系统进行管理，确保档案的可检索性与可调用性。档案分类应结合测绘项目的实际需求，如地形测绘、工程测量等，制定符合项目需求的分类标准，确保档案的适用性与实用性。档案分类需定期更新与调整，确保档案分类与测绘项目进展相匹配，避免档案信息滞后或遗漏。档案分类管理应纳入测绘项目管理流程，确保档案在项目全周期内的规范管理。档案分类管理应加强档案管理人员的培训与考核，确保分类标准的准确执行与持续优化。第3章测绘档案的收集与整理3.1档案的来源与范围测绘档案的收集应遵循《地形测绘档案分类管理手册》中规定的权限范围，包括项目档案、原始数据、测绘成果、质量检查记录、验收报告等，确保档案的完整性和准确性。档案来源主要包括项目实施单位、测绘单位、主管部门及外部协作单位，需建立统一的档案管理制度，明确责任主体，确保档案的归档与移交流程规范。档案的收集应结合测绘项目周期，按阶段进行，如勘测、设计、施工、验收等阶段，确保每项工作成果均有对应档案记录。档案的收集需遵循“一景一档”原则，对每个测绘任务单独建档，避免重复或遗漏，同时注意档案的分类与编号管理。档案的收集应结合数字化管理，利用地理信息系统（GIS）和档案管理软件，实现档案的电子化、标准化和可追溯性。3.2档案的分类与编号档案应按照《测绘成果质量检查与验收标准》进行分类，通常分为技术档案、管理档案、验收档案等类别，确保分类科学、层级清晰。每个档案应有唯一的编号，编号规则应符合《测绘档案管理规范》，包括项目编号、时间、类别、序号等要素，便于检索与管理。档案的分类应结合《测绘档案分类与编码规则》，采用层级式分类法，如“项目类别—档案类型—子类目”，确保分类体系的系统性和可操作性。档案的编号应统一使用标准格式，如“项目编号+年份+序号”，并定期更新，确保档案的可查性和长期存续性。档案的分类与编号需结合实际需求，根据测绘项目的规模、复杂程度及管理要求，灵活调整分类体系，确保档案管理的实用性。3.3档案的整理与归档档案整理应按照《测绘档案管理规范》进行，包括文件的顺序排列、内容补充、格式统一等，确保档案的完整性与规范性。档案整理需结合测绘项目实施过程，按时间顺序或逻辑顺序进行，如按项目阶段、内容类型、责任人等进行归档，确保档案的条理性与可追溯性。档案的整理应注重数据的标准化，如统一单位、格式、字迹、图表等，确保档案的可读性和可复制性，便于后续查阅与使用。档案的整理应结合数字化管理，利用电子档案系统进行分类、存储与检索，确保档案的长期保存与高效利用。档案的整理需定期进行，一般每季度或年度进行一次，确保档案的动态管理与持续优化，避免档案的散落与丢失。3.4档案的保管与安全档案的保管应符合《测绘档案保护规范》，采用恒温恒湿的环境，避免受潮、霉变、虫蛀等影响，确保档案的长期保存。档案应存放于专门的档案室或档案柜中，档案柜应具备防虫、防尘、防光等功能，确保档案的安全性与保密性。档案的保管应遵循“防、控、管”三位一体原则，即防止损坏、控制环境、管理使用，确保档案的完整性和可用性。档案的保管应定期检查，如每半年进行一次档案环境检测，确保档案室的温湿度符合要求，防止档案老化或损坏。档案的保管应结合信息化管理，利用档案管理系统进行档案的电子化存储与权限管理，确保档案的安全与保密。3.5档案的调阅与使用档案的调阅应遵循《测绘档案调阅与使用规范》，严格履行借阅手续，确保档案的使用权限与使用目的相符。档案的调阅应按照调阅流程进行，包括申请、审批、登记、归还等环节，确保档案的调阅过程规范、可追溯。档案的使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保档案的使用安全与保密，防止泄密或滥用。档案的调阅应结合实际需求，如项目验收、技术审核、成果汇报等，确保档案的调阅与使用具有明确的目的和依据。档案的调阅应定期进行，确保档案的使用效率与管理效果，同时避免档案的重复调阅与浪费。第4章测绘档案的保管与保护4.1测绘档案的保管原则测绘档案的保管应遵循“安全、完整、规范、保密”原则，确保档案在存储、调阅、借阅及销毁等全过程中不受损毁。根据《测绘地理信息档案管理规范》（GB/T21123-2007），档案应按类别、时间、用途进行分类存放，避免混放导致信息混乱。档案存储应采用防潮、防尘、防光、防磁等措施，确保档案在环境条件下的长期保存。档案室应定期开展环境检测，如温湿度、光照强度等，确保符合《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010）要求。档案保管期限应根据《测绘档案保存期限规定》（GB/T21124-2007）确定，一般为30年，特殊档案可延长至50年。4.2测绘档案的存储方式测绘档案可采用纸质、电子、光盘等多种形式存储，但应优先采用纸质档案，以保证信息的可追溯性与可读性。纸质档案应使用防紫外线、防虫蛀、防霉变的档案纸张，按照《纸质档案数字化技术规范》（GB/T18824-2008）进行装订与封装。电子档案应建立在安全、稳定的计算机系统中，采用归档、备份、加密等技术手段，确保数据安全与可访问性。档案存储应分区管理，按类别、保管期限、使用频率等进行分类，便于查找与调阅。档案存储应定期进行核查与修复，确保档案的完整性与可用性，依据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18813-2002）开展管理。4.3测绘档案的保护措施档案应避免高温、高湿、强光直射等不利环境因素，防止老化、褪色、变形等现象。档案应定期进行防虫、防霉处理，采用低浓度酒精、干燥剂等措施，防止虫害与霉变。档案应避免强磁场干扰，防止磁化或数据损坏，特别是在存储电子档案时，应远离强电磁源。档案应建立严格的借阅制度，确保档案在使用过程中不被随意改动或丢失。档案应定期进行物理检查，如纸张脆化、墨水脱落等，确保档案的物理状态良好，依据《纸质档案保护规范》（GB/T18825-2008）进行维护。4.4测绘档案的销毁与处置档案销毁应严格遵循《测绘档案销毁管理办法》（中测协〔2018〕12号），确保销毁程序合法、合规、可追溯。档案销毁前应进行鉴定评估，确认无误后方可进行，避免误毁重要资料。档案销毁应采用物理销毁方式，如粉碎、焚烧、掩埋等，确保信息不可恢复。档案销毁后应做好记录，包括销毁时间、地点、责任人及销毁方式，确保可查可溯。档案销毁应由具备资质的机构执行，确保销毁过程符合国家相关法规要求，防止泄密或信息泄露。第5章测绘档案的借阅与归还5.1借阅流程与权限管理测绘档案的借阅需遵循“谁借谁还、谁用谁归”的原则，借阅权限应根据档案的保密等级和使用需求设定，确保档案安全。借阅前需办理借阅登记手续，填写《测绘档案借阅登记表》，明确借阅人、借阅日期、归还日期及使用目的。借阅档案应由专人负责管理，借阅人不得擅自复制、涂改或销毁档案内容，防止信息泄露。对于涉及国家秘密或重要工程项目的测绘档案，须经单位负责人批准后方可借出，借阅期限一般不超过30个工作日。借阅档案归还后，需在规定时间内完成归档和检查，确保档案状态与借阅记录一致，避免档案损毁或信息丢失。5.2借阅档案的保管与安全借阅档案应存放在专用档案室或指定地点，确保环境温湿度适宜，防止档案受潮、霉变或损坏。借阅档案应定期检查，发现破损、污损或信息错误时，应及时上报并进行修复或重新归档。借阅档案应做好防磁、防尘、防虫等防护措施，避免因环境因素导致档案信息失真。借阅档案的借阅记录需定期归档，作为档案管理的重要依据，便于追溯和审计。对于长期借阅的档案，应建立档案调阅记录台账，确保档案使用可查、可追溯。5.3归还与交接流程档案归还时，应检查档案是否完整、信息是否清晰，确认无误后方可办理归还手续。归还档案需按照借阅登记表的记录进行交接，确保档案状态与借阅记录一致，避免信息错漏。归还档案应由借阅人和档案管理人员共同签字确认，形成书面交接记录。归还档案应及时归入指定档案柜或档案室，避免长时间存放造成管理混乱。对于涉及保密内容的档案，归还后应进行保密检查，确保档案信息安全，防止泄露。5.4借阅档案的使用规范借阅档案的使用应遵守相关法律法规，不得擅自复制、传播或用于非测绘用途。借阅档案的使用应遵循“先借后用”原则，严禁在借阅过程中进行修改或删除档案内容。借阅档案的使用应做好记录，包括使用时间、使用人、使用目的等，确保档案使用可追溯。借阅档案的使用应由专人负责，严禁多人同时使用同一档案，避免信息混乱或损坏。对于涉及重要工程或科研项目的测绘档案，使用过程中应加强管理，确保档案信息的准确性和完整性。第6章测绘档案的调阅与使用6.1档案调阅权限与流程档案调阅需遵循《测绘档案管理规范》（GB/T28598-2012），调阅前应取得相关责任人签字确认，确保调阅过程符合保密和权限管理要求。档案调阅应通过内部管理系统或档案室登记，调阅人需填写《测绘档案调阅登记表》，并注明调阅目的、用途及使用期限。对于涉及国家秘密或商业秘密的测绘档案，调阅需经单位保密委员会审批，并由专人负责保管，防止信息泄露。档案调阅应按照档案分类编号顺序进行，调阅后应及时归档并更新系统信息，确保档案数据的实时性和准确性。档案调阅记录需存档备查，调阅人、档案管理员及使用人三方签字确认，形成完整的调阅凭证。6.2档案使用规范与管理测绘档案使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，使用人员需严格遵守档案管理制度，不得擅自复制、修改或销毁档案内容。档案使用过程中，应定期检查档案的完整性与可用性，发现破损、缺失或格式错误时，应及时上报档案管理部门进行修复或重新整理。档案使用需按用途分类管理，如技术报告、成果图件、原始数据等，应分别建立专用档案柜或电子档案库，确保分类清晰、检索方便。对于长期保存的测绘档案，应定期进行技术鉴定和数据备份，确保档案在存储条件下的安全性和可读性。使用测绘档案时，应注明使用日期、责任人及使用目的，使用后归档时需与原始档案同步更新，确保档案信息的一致性。6.3档案调阅与使用的监督与考核档案调阅与使用情况应纳入单位年度档案管理工作考核，对调阅频次、使用规范及档案保存情况等进行综合评价。对于调阅频繁或使用不规范的档案，应进行专项检查，提出整改建议，并对责任人进行通报批评或限期整改。建立档案调阅使用台账，记录调阅次数、使用人、使用目的及归档时间，作为档案管理绩效评估的重要依据。档案管理人员应定期开展档案调阅使用培训，提升人员对档案管理规范的理解与执行能力。对于违反档案管理规定的行为，应依据《档案法》及相关法规进行处理，追究相关责任人的行政或法律责任。6.4档案调阅与使用的信息化管理档案调阅与使用应逐步向信息化管理过渡，通过电子档案系统实现调阅、使用、归档的全过程数字化管理。系统需具备权限分级、调阅记录追踪、使用权限控制等功能，确保档案信息的安全性和可追溯性。档案调阅使用数据应定期导出并归档，便于进行数据分析和管理决策支持。信息化管理系统应与测绘成果数据库、地理信息平台等系统实现数据互通，提升档案管理的效率与准确性。档案调阅使用信息化管理应定期评估，根据业务需求和技术发展进行系统优化与功能升级。第7章测绘档案的销毁与处置7.1档案销毁的依据与程序档案销毁应依据《中华人民共和国档案法》及相关法规，遵循“依法依规、分类处置、确保安全”的原则，确保销毁过程符合国家档案管理标准。档案销毁前需进行鉴定评估，明确其是否具有保存价值，是否可依法律程序进行销毁。档案销毁应由具备资质的档案管理部门或专业机构实施，确保销毁过程无遗漏、无痕迹，符合《档案管理技术规范》要求。档案销毁后应做好销毁记录，包括销毁时间、人员、方式及鉴定结果，确保可追溯、可查证。档案销毁需在档案管理部门或相关单位监督下进行，确保程序合法、流程规范，避免因销毁不当引发法律纠纷。7.2档案销毁的类型与方法档案销毁主要包括物理销毁和电子销毁两种形式，物理销毁适用于纸质档案，电子销毁适用于电子数据档案。物理销毁方法包括焚烧、粉碎、丢弃等，需确保销毁后的残余物质无任何可识别性，符合《纸质档案数字化技术规范》要求。电子档案销毁需通过数据清除、格式化、数据粉碎等技术手段，确保数据无法还原，符合《电子档案管理规范》要求。档案销毁应结合档案的保存价值和利用需求，合理确定销毁期限，避免因销毁过早或过晚而影响其价值。电子档案销毁需在专业机构进行，确保数据安全，符合《电子档案归档与管理规范》的相关要求。7.3档案处置的规范与管理档案处置应遵循“统一管理、分级负责、责任到人”的原则，确保处置过程有据可查、有责可追。档案处置应按照档案分类管理手册中的规定进行，确保处置后的档案符合档案管理要求，不影响后续利用或存档。档案处置需建立档案处置台账，记录处置时间、处置方式、责任人及处置结果，确保档案处置过程可追溯。档案处置应结合档案的保存期限和利用需求，合理确定处置方式，避免因处置不当导致档案损毁或信息丢失。档案处置需在档案管理部门或专业机构监督下进行，确保处置过程合法合规，符合《档案管理信息系统建设规范》要求。7.4档案销毁后的监管与复用档案销毁后应由档案管理部门或专业机构进行监管，确保销毁过程无误，防止因销毁不当导致档案损毁或信息泄露。档案销毁后，如需复用或利用，应按照档案管理规定进行，确保复用过程符合档案管理规范，不影响档案的原始价值。档案复用应建立相应的管理机制，确保复用过程可追溯、可查证，防止因复用不当导致档案信息被篡改或丢失。档案复用后应建立复用记录，包括复用时间、复用方式、责任人及复用结果，确保档案的使用过程可追溯。档案销毁后的复用应严格遵守档案管理规定，确保档案的完整性、安全性与可利用性，避免因复用不当导致档案信息损毁或泄露。第8章附则1.1档案管理责任划分本章适用于全国范围内所有地形测绘档案的分类管理，明确各级测绘单位、档案管理部门及使用单位的职责边界，确保档案管理的统一性和规范性。根据《档案法》及相关法规，地形测绘档案实行“谁产生、谁负责”的原则，档案管理人员需对档案的完整性、准确性及保密性承担相应责任。本章规定了档案分类管理的监督机制，包括档案管理人员的培训、考核及奖惩制度，确保分类管理工作的持续有效开展。为保障档案安全，本章明确要求档案存储设施应符合《档案存储安全规范》