大型项目工程资料档案管理制度

大型项目工程资料档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范大型项目工程资料档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和移交等管理工作，确保工程资料档案的真实性、完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥其在项目建设、运营、维护及后续改扩建中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本项目实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本大型项目从项目策划、勘察设计、招投标、施工准备、工程施工、竣工验收直至项目移交及保修期内的所有工程资料档案的管理工作。参与项目建设的各单位，包括但不限于建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、咨询单位等，均应遵照执行。第三条管理原则工程资料档案管理遵循以下原则：1.统一领导、分级管理：项目设立专门的档案管理机构或指定专职（兼职）档案管理人员，对项目资料档案工作进行统一规划、组织和监督，各相关单位和部门分级负责本单位、本部门职责范围内的资料档案管理工作。2.全过程管理、源头控制：工程资料档案管理应贯穿于项目建设的全过程，从项目立项开始，直至项目竣工验收及保修期结束，确保资料的形成与工程进度同步，从源头上保证资料的真实性和完整性。3.真实准确、规范有序：工程资料必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确无误，签字手续完备，格式规范统一，符合国家及行业相关标准。4.安全保密、便于利用：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施防止档案的损毁、丢失和泄密。同时，优化档案检索体系，确保档案信息能够及时、准确地提供利用。5.谁形成、谁负责：各单位及相关人员是其职责范围内形成资料的直接责任人，对资料的真实性、完整性、规范性负直接责任。第四条管理机构与职责1.项目档案管理机构（或项目办公室/综合管理部）：负责项目工程资料档案管理的组织领导和统筹协调工作，制定和完善项目档案管理制度，监督检查各单位资料档案管理工作的落实情况，组织档案的验收、移交和归档工作，配备必要的档案管理人员和设施设备。2.档案管理人员：具体负责项目资料档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和移交等日常工作；指导和督促各相关单位做好资料的形成、收集、整理和归档工作；负责档案管理系统的维护和使用。3.各业务部门：负责本部门职责范围内工程资料的形成、收集、整理和初步审核工作，并按规定向档案管理机构移交。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门资料的管理。4.施工单位、监理单位及其他参建单位：严格按照合同约定和本制度要求，负责各自职责范围内工程资料的形成、收集、整理、审核和移交工作，并对其形成资料的真实性、完整性和规范性负责。第二章工程资料的形成与收集第五条资料形成基本要求1.及时性：工程资料应随工程进度同步形成，不得事后补做或突击编写。2.真实性：工程资料必须真实记录工程建设的实际情况，数据准确，不得伪造、篡改。3.完整性：各项资料的种类、份数、内容及签字手续等应齐全完整，不得缺漏。4.规范性：工程资料的格式、内容、用语、计量单位等应符合国家、行业及地方相关标准和规定，书写工整，字迹清晰，易于辨认。5.有效性：工程资料的形成、审核、审批等手续应符合规定程序，签字人员应具备相应资格。第六条资料收集范围工程资料收集范围应包括但不限于以下内容：1.项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、环境影响评价报告、土地使用证、规划许可证等。2.勘察设计文件：勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更、图纸会审记录等。3.招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）及补充协议。4.施工管理文件：施工组织设计、施工方案、开工报告、施工日志、技术交底记录、安全文明施工记录等。5.施工技术文件：工程测量记录、材料设备进场检验记录、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、质量评定资料等。6.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志等。7.竣工验收文件：竣工图、竣工验收申请报告、竣工验收记录、质量评估报告、工程总结等。8.财务文件：工程概预算、工程款支付凭证、竣工结算报告等。9.声像及电子文件：反映工程建设过程的照片、录像、录音等声像资料，以及各类电子文件和数据。10.其他具有保存价值的文件材料。第七条资料收集责任1.建设单位负责收集整理项目前期文件、招投标文件、合同文件、竣工验收文件、财务文件及应由建设单位形成的其他文件。2.勘察、设计单位负责收集整理其形成的勘察报告、设计文件、设计变更等。3.施工单位负责收集整理其在施工过程中形成的全部施工管理、技术、质量、安全等文件资料。4.监理单位负责收集整理其形成的监理规划、监理实施细则、监理通知单、验收记录等监理文件。5.其他参建单位负责收集整理各自职责范围内形成的文件资料。6.所有文件资料的形成单位应指定专人负责资料的收集、积累和初步整理，并定期向项目档案管理机构移交。第三章工程资料的整理与归档第八条资料整理要求1.分类：工程资料应按照其内容性质、形成阶段或专业特点进行分类。分类方法应符合国家或行业相关标准，并保持前后一致。2.组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循文件材料的自然形成规律和成套性原则，便于保管和利用。3.编目：案卷内文件应按顺序排列，并编写页号。填写卷内目录和备考表。案卷封面应填写清楚项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等信息。4.装订：案卷应采用耐久性强的装订材料，装订应牢固、整齐，便于翻阅。不同幅面的文件应折叠整齐。第九条竣工图编制与审核1.竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。施工单位应负责编制竣工图。2.竣工图应与工程实际情况相符，做到图物相符。凡施工图有变更的，应在原图上修改或重新绘制，并加盖“竣工图”章。3.“竣工图”章应具有明显的“竣工图”字样，并包括编制单位名称、编制人、审核人、技术负责人和编制日期等内容。4.监理单位应对竣工图的真实性、准确性进行审核。第十条归档时间与份数1.工程资料应随工程进度分阶段向档案管理机构移交归档。对于周期较长的项目，可按单位工程或阶段进行预验收和移交。2.项目竣工验收后规定期限内，各参建单位应将全部符合要求的工程资料档案向建设单位档案管理机构移交。3.归档文件材料一般应为原件。复印件应注明原件保管单位或经档案管理机构认可。4.归档份数应根据项目需要和相关规定确定，一般不应少于两套，一套原件，一套副本（或复印件）。第十一条电子文件归档1.电子文件的形成、收集、积累、整理和归档应与纸质文件同步进行。2.电子文件应符合国家关于电子文件归档的相关标准，确保其真实性、完整性、有效性和可识别性。3.归档的电子文件应采用通用格式，并附带必要的元数据和说明文档。重要的电子文件应进行备份，并采用脱机存储介质保存。第四章工程资料档案的保管与利用第十二条档案保管1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。2.档案装具应规范、耐用，符合档案保护要求。3.建立档案库房管理制度，明确库房管理人员职责，做好温湿度记录、出入库登记等。4.定期对档案进行清点、检查和维护，发现问题及时处理，确保档案安全。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。第十三条档案利用1.建立健全档案利用制度，明确档案借阅、复制、查阅的程序和权限。2.因工作需要查阅或复制档案时，须经档案管理机构负责人批准，并办理相关手续。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。4.档案一般不得带出档案库房。确需带出的，须经项目负责人批准，并限期归还。5.利用档案时，应遵守国家有关保密规定，不得泄露档案内容。6.档案管理机构应积极提供档案利用服务，为项目管理、维修改造、审计、查询等提供支持。第十四条档案统计档案管理机构应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向上级主管部门报送档案统计报表。第五章工程资料档案的移交第十五条向城建档案馆（或其他主管部门）移交1.项目竣工验收后，建设单位应按照国家和地方有关规定，将符合要求的工程档案向当地城建档案馆或相关主管部门移交。2.移交的工程档案应包括纸质档案和电子档案（如规定），并附有移交清单。3.移交时应办理交接手续，双方签字盖章，明确责任。第十六条项目内部移交项目结束或合同终止时，各参建单位应将其负责形成并保管的、属于建设单位所有的工程资料档案，完整、规范地移交给建设单位档案管理机构。第六章验收与考核第十七条档案验收1.工程资料档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未通过档案验收的项目，不得进行或通过项目竣工验收。2.档案验收应依据国家及行业相关标准和本制度要求，对工程资料档案的完整性、准确性、规范性和系统性进行检查。3.档案管理机构应组织相关单位和人员进行档案预验收，并对发现的问题及时整改。第十八条管理考核1.建设单位应将工程资料档案管理工作纳入对各参建单位的合同管理和考核范围。2.对在工程资料档案管理工作中表现突出的单位和个人，应给予表彰和奖励。3.对违反本制度规定，造成工程资料档案失真、缺失、损毁或泄密的单位和个人，应视情节轻重给予批评教育、经济处罚，直至追究法律责任。第七章责任追究第十九条责任追究范围对违反本制度规定，有下列行为之一的，将追究相关单位和人员的责任：1.不按规定形成、收集、整理、归档工程资料档案的；2.工程资料档案不真实、不准确、不完整，存在伪造、篡改行为的；3.擅自涂改、抽取、销毁、丢失重要档案材料的；4.档案管理混乱，造成档案严重损毁或泄密的；5.未按规定期限和要求移交档案的；6.拒绝接受档案管理机构监督检查或不按要求整改的。第二十条责任追究方式根据违规行为的性质和情节严重程度，可采取以下一种或多种方式追究责任：1.责令限期整改；2.通报批评；3.经济处罚；4.对相关责任人进行约谈或处分；5.情节严重，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章