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文档简介
2026版企业费用报销制度及差旅审批流程SOP2026版企业费用报销管理制度及差旅审批流程表复盘版(含流程SOP、表单样张、责任分工与检查清单)S021一、文档说明项目内容执行口径文档名称2026版企业费用报销管理制度及差旅审批流程表复盘版(含流程SOP、表单样张、责任分工与检查清单)S021用于企业费用报销制度发布、培训、执行检查与月度复盘。适用对象财务负责人、出纳、部门负责人、行政、人事、项目经理、报销申请人、审批人适用于总部、分支机构、项目组及外派人员的日常费用与差旅报销管理。使用场景差旅申请、借款、费用发生、票据收集、报销提交、审批流转、付款归档、异常复盘覆盖从事前审批到事后闭环的完整链路。交付清单管理制度、流程SOP、审批权限表、表单样张、责任分工、检查清单、复盘闭环台账所有表单均保留填写栏位,可打印后签批,也可转为电子表单使用。版本说明2026版;建议每年一月发布,半年度复盘,重大组织或税务口径变化时即时修订旧版本停止新增使用,历史单据按发生时制度留存。本文件以企业内部控制、费用真实性、审批责任清晰、票据完整、付款可追踪、复盘可闭环为主线组织。各部门在发生费用前应先确认业务必要性、预算余额和审批路径,费用发生后应在规定时限内提交票据、说明、审批记录和验收证据。财务部门依据本制度进行形式审核、合规审核和付款安排,审批人依据权限承担业务真实性和预算合理性责任。本文档不替代劳动合同、采购合同、薪酬制度或税务申报制度。涉及合同付款、工资薪酬、个税社保、固定资产购置、资本性支出、关联方交易、境外付款或涉税专项事项时,应按对应制度另行履行审批,并在报销单中标明关联单号。二、总则、适用边界与管理原则1.真实性原则:费用必须由真实业务引起,申请人须说明费用发生背景、对象、地点、时间、业务成果和相关证明。无法证明业务真实性的费用不得报销。2.事前控制原则:差旅、招待、培训、会议、营销、外包、采购类费用应在发生前完成必要审批。未经事前审批但确因紧急事项发生的,须在三个工作日内补充说明并由上级审批人确认。3.预算约束原则:报销应先匹配部门、项目或客户预算。超预算事项应先完成预算追加或专项批准,不得用拆单、跨科目、跨部门方式规避预算控制。4.票据合规原则:发票、行程单、结算单、合同、验收证明、付款截图、会议签到、照片、邮件或系统记录应与费用内容相互印证。票据抬头、税号、金额、日期、项目名称应准确一致。5.权责一致原则:申请人对费用发生事实负责,直属负责人对业务必要性负责,部门负责人对预算和团队合规负责,财务对票据合规和付款资料完整性负责,最终审批人对例外事项负责。6.闭环复盘原则:每月对驳回、超标、超时、票据缺失、重复报销、供应商异常、现金借款逾期等事项进行台账登记、原因分析、整改跟踪和结果复核。适用边界典型事项处理口径纳入本制度交通、住宿、餐补、差旅杂费、办公用品、小额维修、会议培训、业务招待、快递物流、项目零星采购、员工垫付费用按报销单、差旅申请单、费用明细表和票据清单流转。需联动其他制度合同付款、采购付款、固定资产、软件订阅、市场投放、外包服务、长期租赁先执行合同或采购审批,再按付款或报销流程补充凭证。原则上不予报销个人消费、无业务说明费用、违章罚款、非公司原因改签损失、礼品无审批、虚假票据、重复票据、超标未批费用由申请人自行承担;特殊情形须总经理或授权负责人书面批准。禁止拆分规避同一事项拆成多张小额单据、同一供应商拆分付款、同一差旅拆分提交、多部门分摊但无依据发现后合并计算审批层级,并纳入复盘台账。三、费用分类、报销标准与审批权限费用标准应与岗位职责、业务性质、城市级别、预算状态和客户要求匹配。公司可按年度预算、业务模式和地区物价调整标准,但调整前已审批且已发生的费用,按发生时有效口径处理。员工不得以未掌握标准为由免除票据、审批和说明义务。费用类别范围报销标准必备凭证责任口径城市交通地铁、公交、网约车、出租车、机场大巴优先公共交通;网约车应注明起止点和事由票据或电子行程单;同日多笔需合并说明申请人提交,直属负责人确认长途交通高铁、动车、飞机、长途客车普通员工二等座或经济舱;特殊时段升舱须事前批准订票记录、行程单、登机牌或订单截图部门负责人审批,财务复核住宿酒店、公寓短租按城市等级和岗位标准执行;超标部分原则上自理住宿发票、订单、入住人信息、天数差旅审批人确认餐补出差期间工作餐补助按出差天数和公司补贴标准计算;已由客户或会议方承担的不重复享受差旅申请、行程记录、补贴计算说明财务复核业务招待客户餐饮、茶歇、接待用车需事前审批,说明对象、人数、目的和预期成果发票、消费明细、接待清单、审批记录部门负责人及分管负责人审批办公费用文具、打印、低值耗材、小额维修按部门预算执行;同类物资优先集中采购发票、明细、验收或领用记录行政确认,财务复核会议培训会务费、培训费、资料费、场地费须有计划、名单、主题、成果和预算通知、签到、照片、发票、合同或订单人事或行政初审,负责人审批项目零星采购紧急材料、样品、现场物料先审批后购买;不应替代正式采购流程需求说明、比价记录、验收记录、发票项目经理确认,财务复核金额或事项业务审批财务控制备注单笔或同一事项不超过500元申请人直属负责人财务审核后付款适用于低频、低风险、预算内日常费用。500元以上至3000元部门负责人财务负责人复核需说明业务必要性和预算归属。3000元以上至10000元部门负责人、分管负责人财务负责人复核,必要时总经理审批涉及合同或采购事项时应关联合同审批。10000元以上分管负责人、总经理或授权人财务负责人复核并纳入月度付款计划不得拆单规避审批;审批意见应写明用途和预算来源。超预算、超标准、无事前审批补办原审批链加一级审批财务登记异常并跟踪整改说明原因、必要性、控制措施和责任人。关联方、境外、特殊税务事项总经理或董事会授权人财务负责人组织专项复核不得以普通报销单直接付款。风险类型表现审核动作处理口径重复报销同一发票、同一订单、同一行程多次提交系统查重、发票号码核对、附件比对退回单据,登记复盘台账;已付款的追回。虚假业务费用与岗位、客户、项目无关要求补充邮件、会议纪要、客户确认、项目记录不予报销,必要时启动纪律处理。超标未批住宿、交通、招待超过标准且无审批按标准内金额核报或补充授权差额自理;常发部门纳入月度通报。票据不合规抬头、税号、品名、日期、金额异常财务核验发票信息,要求重开或补证无法补正的不予报销。借款逾期备用金超过归还或冲销期限出纳建立借款明细,财务每周提醒暂停新增借款,必要时从工资或结算款中清理。
四、差旅审批流程SOP差旅管理实行事前申请、途中变更备案、回程后及时报销、复盘异常闭环。差旅申请应明确出差目的、地点、人员、日期、预计费用、客户或项目关联信息。审批人应重点判断业务必要性、预算充分性、同行人员合理性和费用标准适用性。步骤输入动作输出责任人证据风险点1.出差需求提出客户拜访、项目交付、会议培训、现场支持等需求填写差旅申请,写明目的、地点、起止日期、同行人员、预算科目已提交差旅申请申请人差旅申请记录、会议通知或项目任务单目的不清、日期过长、同行人员过多2.直属负责人初审申请人提交的差旅申请核对业务必要性、预计成果、出差人员和时间安排初审通过或退回修改直属负责人审批意见以口头通知代替审批3.预算与标准校验初审通过的申请比对预算余额、交通住宿标准、客户承担安排预算校验结论部门负责人或项目经理预算记录、项目编号超预算未说明4.终审与授权预算校验结论按金额和事项权限完成终审;特殊事项写明授权口径生效差旅审批授权审批人审批流截图或签字页越权审批、事后补批5.订票与住宿安排生效审批按标准预订交通和住宿,保存订单和行程单可核验订单资料申请人或行政订单、行程单、住宿确认擅自升舱、无理由改签6.途中变更备案行程延长、改签、增加城市、增加客户拜访在发生后一个工作日内补充说明并提交审批人确认变更备案记录申请人变更说明、客户通知、改签凭证变更无记录导致超标7.回程报销提交出差结束后的票据与行程资料在五个工作日内提交报销单、票据、行程说明和成果证明完整报销包申请人报销单、发票、行程单、拜访纪要超期提交、票据缺失8.财务审核付款完整报销包审核审批链、票据、标准、金额、借款冲销;安排付款付款或退回修改财务审核人、出纳审核记录、付款回单重复报销、借款未冲销9.月度复盘当月差旅报销和异常记录分析超标、超期、退回原因,形成整改措施闭环台账财务负责人复盘记录、整改确认只登记不整改五、费用报销流程SOP费用报销流程适用于员工垫付、项目零星采购、办公行政支出、业务活动支出等事项。流程强调单据完整、审批清晰、付款准确、归档可查。报销单不得仅以聊天记录、口头指令、截图或个人说明作为唯一依据,关键事项应具备业务发生证据。步骤输入动作输出责任人证据风险点1.费用发生前确认费用需求、预算和制度标准确认是否需要事前审批、合同或采购流程;必要时先提交申请费用发生依据申请人审批记录、预算确认先花后批2.收集票据与证明发票、订单、合同、验收、签到、照片等核对抬头、税号、金额、日期、品名、付款主体和业务描述初始票据包申请人发票、订单、明细、证明材料票据与业务不匹配3.填写报销单初始票据包按费用类别、科目、项目、客户、金额、支付方式逐项填写报销单草稿申请人报销单、费用明细科目错误、金额汇总错误4.直属负责人审核报销单草稿确认业务真实性、必要性、成果和费用合理性业务审核意见直属负责人审批意见只看金额不看业务5.部门或项目负责人审核业务审核意见确认预算归属、项目分摊、客户成本归集和审批权限预算审核意见部门负责人或项目经理预算记录、项目台账跨项目混报6.财务形式审核完整报销单审核票据、附件、标准、审批链、账户信息、借款冲销通过、退回或暂缓财务审核人审核清单资料不全仍付款7.付款与记账审核通过的报销单按付款计划支付,登记会计科目、项目和成本中心付款记录和凭证出纳、会计付款回单、记账凭证付款账户错误8.归档与抽查付款完成资料电子归档并按月抽查重复、超标、票据异常和审批异常归档包和抽查记录财务负责人归档目录、抽查表无法追溯六、票据、附件与归档规范1.发票抬头、税号、金额、日期、项目名称、开票方信息应与实际业务一致。发票品名为笼统类别时,应附消费清单、订单明细或服务说明。2.电子发票须保存原始文件或可核验文件,不得仅保存截图。纸质发票应粘贴整齐,票面信息清楚,不得涂改、遮挡、裁剪关键字段。3.跨期费用应说明发生期间和提交原因。超过制度规定提交时限的,审批人应在意见中明确是否接受延期理由。4.客户承担、供应商返还、会议主办方提供补贴或已由公司统一支付的事项,不得重复申请个人报销。5.外币费用应提交付款凭证、交易币种、折算口径和公司规定的汇率依据。报销币种与付款币种不一致时,财务应在审核意见中说明处理方式。6.所有附件应按业务链路排序:审批记录、合同或通知、订单、发票、明细、支付证明、验收或成果证明、特殊说明。费用场景必备附件审核重点填写示例检查口径交通行程单、订单、发票、改签说明起止点、日期、乘车人、金额、审批单一致机场至酒店网约车:附订单截图,事由写明客户拜访行程与审批城市不一致需说明住宿住宿发票、订单、入住人、天数入住日期、离店日期、人员、金额、城市标准上海两晚住宿:附酒店订单和发票多人入住需说明分摊招待事前审批、发票、消费明细、接待清单客户名称、人数、目的、金额标准客户评审餐叙:附审批和参与名单无名单或无审批不得直接报销会议培训通知、议程、签到、照片、发票、合同主题、人员、时长、成果、预算内部培训场地费:附签到表和培训照片只提供发票不足以证明业务办公采购采购申请、比价、发票、入库或领用物品明细、数量、单价、使用部门打印耗材采购:附领用记录批量采购应走采购流程项目现场任务单、现场照片、材料清单、验收确认项目编号、客户、地点、用途临时配件购买:附现场验收签字项目分摊不清需退回
七、表单样张一:差旅审批申请表本表用于出差前申请和审批。员工应在出发前提交,紧急出差应在出发后一个工作日内补录并说明原因。表内预算仅作为预计值,最终报销应以实际票据和制度标准为准。字段用户填写栏填写示例字段解释与检查口径申请人填写:__________示例:张明出差人员姓名;多人出差可另附名单。部门/项目填写:__________示例:华东交付部/CRM升级项目用于预算归集和审批权限判断。出差地点填写:__________示例:上海市、苏州市城市应与行程、住宿和客户记录一致。起止日期填写:____年__月__日至____年__月__日示例:2026年3月12日至2026年3月14日天数影响住宿、餐补和交通合理性。出差目的填写:__________示例:客户上线验收与现场培训应说明业务目标和预期成果。预计交通费填写:__________元示例:高铁往返980元按交通标准估算,升舱需说明。预计住宿费填写:__________元示例:2晚共960元按城市等级和岗位标准估算。预计其他费用填写:__________元示例:市内交通200元、资料打印80元应拆分费用类别,避免笼统填写。是否借款填写:是/否;金额__________元示例:否如借款,应关联备用金审批和冲销期限。审批意见直属负责人:__________;部门负责人:__________;财务:__________示例:同意,预算归属项目交付成本审批意见应明确是否同意及限制条件。八、表单样张二:费用报销单本表用于费用发生后的报销提交。申请人应将同一事项、同一出差或同一项目的费用合并提交,避免拆单造成审批层级错误。报销金额应与附件金额、发票金额和付款记录相互一致。字段用户填写栏填写示例字段解释与检查口径报销人填写:__________示例:李娜与收款账户姓名一致;代报销应说明实际发生人。部门/成本中心填写:__________示例:运营中心/市场活动用于成本归集和预算扣减。费用期间填写:____年__月__日至____年__月__日示例:2026年4月1日至4月3日不应与票据日期明显冲突。费用类别填写:交通/住宿/招待/办公/项目/其他示例:交通、住宿类别应与会计科目和制度标准匹配。业务事由填写:__________示例:杭州客户复盘会出差费用应能说明业务必要性和成果。附件数量填写:发票__张;订单__份;证明__份示例:发票4张,订单2份,会议纪要1份财务按附件数量核对归档。申请金额填写:__________元示例:2,680.00元金额应等于费用明细汇总。已借款/预付款填写:__________元示例:0.00元存在借款时应先冲销。收款账户开户名:__________;账号:__________;开户行:__________示例:李娜,6222********1234,招商银行北京分行账户首次使用或变更时需核验。审批栏申请人签字:____;负责人:____;财务:____;出纳:____示例:各节点在系统或纸面留痕缺少任一必要节点不得付款。
九、表单样张三:费用明细与票据核对表行别日期类别说明金额票据/订单审核序号费用日期费用类别业务说明金额票据号码/订单号审核结论示例12026-04-02市内交通客户现场至酒店网约车86.50订单尾号A921一致示例22026-04-03住宿杭州出差住宿1晚480.00发票号码1380****一致填写__________________________________________________通过/退回/补证填写__________________________________________________通过/退回/补证费用明细表应按时间顺序填写,金额小数位保持一致。审核结论栏由财务填写,退回或补证时应写明缺陷类型,例如发票抬头错误、附件缺失、审批链不完整、金额与明细不一致、超标准未审批等。十、表单样张四:备用金借款与冲销登记表备用金用于经批准的临时性业务支出,不得长期占用、转借他人或用于个人消费。借款应明确用途、金额、预计冲销日期和审批人。出差或项目结束后应及时报销冲销,逾期未冲销的由财务提醒并登记。借款人用途借款金额预计冲销已冲销未冲销责任状态借款人借款用途借款金额预计冲销日期实际冲销金额未冲销金额责任人处理状态示例:王强成都项目现场零星材料3,000.002026-05-202,860.00140.00项目经理/财务余额退回填写:__________填写:__________填写:__________填写:__________填写:__________填写:__________填写:__________未到期/已冲销/逾期填写:__________填写:__________填写:__________填写:__________填写:__________填写:__________填写:__________未到期/已冲销/逾期十一、表单样张五:业务招待审批与报销说明表业务招待费用应坚持必要、适度、可说明原则。招待事项须在发生前进行审批,报销时应补充客户或合作方信息、参与人数、目的、消费明细和成果说明。涉及礼品、纪念品、特殊接待或高金额事项的,应按更高层级审批。字段用户填写栏填写示例检查口径招待日期填写:____年__月__日示例:2026年6月8日与发票和消费明细日期一致。招待对象填写:单位/姓名/人数__________示例:甲方项目组5人,我方3人不得只写客户二字;人数影响合理性判断。招待目的填写:__________示例:项目验收前问题澄清与续约沟通应对应客户、项目或合同节点。预计金额填写:__________元示例:1,800.00元事前审批金额上限。实际金额填写:__________元示例:1,620.00元超过预计金额须说明原因并补审批。附件发票__张;消费明细__份;接待清单__份示例:发票1张,明细1份,清单1份缺少明细或名单时退回补充。审批意见填写:__________示例:同意,计入销售支持费用审批人应判断标准和业务必要性。十二、表单样张六:供应商代付或员工垫付转付款确认表字段用户填写栏填写示例检查口径付款类型填写:员工垫付/供应商代付/客户代付后结算示例:员工垫付确认付款主体,避免重复付款。收款方填写:__________示例:北京某印刷有限公司供应商付款应与合同、订单或发票一致。付款事由填写:__________示例:客户培训资料印刷需说明业务背景和验收情况。付款金额填写:__________元示例:3,200.00元与合同、订单、发票和验收记录一致。付款依据填写:合同/订单/验收/审批单编号__________示例:PX-2026-051缺少依据时不得直接付款。避免重复确认填写:是否已由公司付款:是/否示例:否财务需查付款台账。十三、责任分工与审批节点责任分工以谁发生、谁说明,谁审批、谁负责,谁复核、谁留痕为基本原则。业务审批不能替代财务审核,财务审核也不能替代业务真实性判断。遇到审批意见含糊、附件不全、金额异常或政策边界不清时,任一节点均可退回补充。事项申请人直属负责人部门/项目负责人财务审核人出纳财务负责人差旅申请填写目的、预算和行程审核必要性审核预算与人员校验标准无抽查高风险申请票据收集收集并核对真实性确认业务发生确认归属核验合规无制定审核口径报销审批提交完整资料承担业务真实性责任承担预算责任承担形式合规责任无处理例外付款确认账户无无确认付款条件执行付款监督付款计划归档补充缺失资料配合说明确认整改整理归档提供回单组织抽查复盘整改整改个人问题推动团队纠偏落实部门措施登记台账反馈付款异常出具复盘结论十四、执行检查清单检查清单用于申请人自查、审批人复核和财务审核。每张报销单均应至少完成基础检查;高风险事项应追加专项检查。检查结论应保留在系统备注、纸质审核栏或月度抽查表中。检查点适用范围通过标准检查人证据项异常处理事前审批是否完整差旅、招待、会议、培训、采购审批时间早于费用发生时间,审批链符合权限申请人/审批人/财务审批流截图、签批页退回补审批并登记业务说明是否充分所有报销说明包括时间、地点、对象、目的、成果直属负责人报销单事由、会议纪要退回补充业务说明票据是否合规所有含发票费用抬头、税号、金额、日期、品名、开票方无误财务审核人发票原件或电子文件要求重开或不予报销金额是否超标交通、住宿、餐补、招待不超过标准或已有授权说明审批人/财务标准表、审批意见按标准核报或补审批附件是否完整全部费用附件可证明业务、金额和付款情况申请人/财务订单、合同、验收、照片退回补证是否重复提交电子发票、订单、同一行程发票号和订单号未在台账中出现财务审核人发票查重记录拒绝报销并追踪借款是否冲销有备用金事项报销单已关联借款记录并冲销出纳/财务借款台账、付款回单暂停新增借款归档是否完成付款后全部单据资料按编号归档,付款回单已附财务审核人归档目录月底前补齐十五、月度复盘闭环台账复盘台账用于记录费用报销执行中的异常、原因、责任、整改和复核结果。财务负责人应在每月结账前汇总当月异常,形成部门维度、费用类别维度和人员维度分析。对重复发生的异常,应从制度培训、系统校验、审批权限、预算控制和供应商管理等方面制定纠偏措施。编号日期类型单据/项目问题责任整改期限复核示例A2026-05-09超标准差旅单CL-052住宿超城市标准120元,审批意见未说明申请人/审批人补充说明,差额由个人承担;部门培训一次2026-05-15已完成示例B2026-05-18票据缺失报销单BX-138招待费缺少消费明细和接待清单申请人补充明细并完善接待清单2026-05-22待复核填写__________超期/超标/重复/票据/审批/借款__________________________________________________完成/未完成/持续跟进填写__________超期/超标/重复/票据/审批/借款__________________________________________________完成/未完成/持续跟进十六、异常处理与整改口径异常场景判断标准处理动作整改责任闭环证据无事前审批制度要求事前审批但费用已发生说明原因,按原审批链加一级审批;无法说明则不予报销申请人、直属负责人补审批记录、情况说明超预算预算余额不足或超年度预算先完成预算调整或专项授权,再进入报销部门负责人预算调整记录、审批意见票据无法补正发票无效、抬头错误且无法重开原则上不予报销;因公司原因造成的由审批人专项说明申请人、财务核验记录、处理意见重复报销同一票据或订单再次提交立即驳回;已付款追回;纳入复盘申请人、财务查重记录、追回凭证借款逾期超过预计冲销日期未归还或冲销提醒、暂停新增借款、上报负责人借款人、出纳提醒记录、冲销或退回凭证审批越权审批人权限低于金额或事项要求退回重新审批;必要时冻结付款审批人、财务重新审批记录十七、培训、宣导与系统落地制度发布后应完成一次全员宣导、一次审批人培训和一次财务审核口径校准。新员工入职、岗位调动、项目启动和分支机构成立时,应将费用报销制度纳入必读材料。系统表单应与本文件字段保持一致,关键字段包括费用类别、项目编号、预算归属、事前审批单号、发票号码、附件数量、借款冲销、审批意见和复盘标签。对象培训重点频次材料达成标准记录方式全体员工费用标准、票据要求、提交时限、常见退回原因每年一次;制度更新时追加制度文本、流程图、表单样张能独立提交合格报销单签到、测验、系统学习记录审批人审批权限、业务真实性判断、超标例外、预算责任每半年一次权限表、案例清单审批意见清晰,退回理由明确培训纪要、审批抽查结果财务审核人票据核验、风险识别、归档要求、异常台账每季度一次审核清单、复盘台账审核口径一致,付款风险可控审核抽查表、复盘会议记录项目经理项目费用归集、现场零星采购、借款冲销项目启动时项目费用包、验收模板项目费用可追踪项目台账、验收记录十八、附录A:报销资料装订与电子归档清单顺序资料名称适用事项归档要求示例1审批记录差旅、招待、会议、采购、超标事项系统审批截图或纸面签字页置于最前差旅申请编号:CL-2026-0322报销单全部报销签批完整,金额与明细一致申请金额:2,680.00元3费用明细多笔费用或跨日期费用按日期和类别逐行列示交通86.50元,住宿480.00元4发票与订单有票据事项电子发票保存原始文件,纸票扫描清晰发票号码与明细表一致5业务证明会议、培训、招待、项目现场能说明业务发生和成果签到表、照片、验收单6付款与冲销记录付款后归档付款回单、借款冲销、退款凭证一并归档回单号:FK-2026-089十九、附录B:费用报销复盘会议纪要模板项目用户填写栏填写示例字段解释与检查口径会议日期填写:____年__月__日示例:2026年5月30日由财务负责人召集,必要时邀请行政、人事、项目或部门负责人。参会人员填写:__________示例:财务负责人、出纳、运营负责人、项目经理人员应覆盖异常事项责任部门。本月单据概况填写:提交__单,退回__单,付款__单示例:提交126单,退回18单,付款108单用于衡量流程效率。主要异常填写:__________示例:差旅超期提交、招待清单缺失、发票抬头错误异常应与台账编号对应。原因分析填写:制度不熟悉/系统缺字段/审批不严/预算不清/供应商问题示例:新员工未参加报销培训原因应能支持整改措施。整改措施填写:__________示例:更新系统必填字段,审批人专项培训措施应有责任人和期限。复核安排填写:____年__月__日前由__________复核示例:2026年6月10日前由财务主管复核复核完成后更新闭
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