公司内部加油卡管理与使用规范制度

公司内部加油卡管理与使用规范制度第一章总则第一条目的与依据为进一步规范公司车辆用油管理，加强成本控制，提高车辆使用效率，确保加油卡使用的合规性与安全性，杜绝浪费及不当行为，依据公司财务管理及资产管理相关规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有公务车辆及指定的业务用车所配备的加油卡，以及所有持有、使用、管理加油卡的公司员工（以下简称“持卡人”）。第三条基本原则加油卡管理遵循“统一管理、实名登记、专车专用、严控费用、及时核销、责任到人”的原则。第二章管理职责第四条行政部职责行政部作为加油卡的归口管理部门，主要负责：1.本制度的制定、修订、解释与监督执行；2.加油卡的统一申购、开户、登记、发放、回收、挂失、注销等管理工作；3.建立加油卡管理台账，记录卡片信息、使用状态、充值及消费明细；4.定期（如每月）对加油卡的使用情况进行核查与统计分析，形成报告提交公司管理层；5.监督持卡人按规定使用加油卡，对违规行为进行调查与处理建议。第五条财务部职责财务部负责加油卡的充值资金安排、费用审核与报销，以及相关账务处理，确保充值金额准确、费用支出合规。第六条持卡人职责持卡人通常为指定车辆的驾驶员或负责人，其职责包括：1.妥善保管所领用的加油卡，防止遗失、损坏或被盗用；2.严格按照本制度规定使用加油卡，确保专卡专用；3.加油后妥善保存消费凭证（如加油小票），按规定及时提交行政部核销；4.发现加油卡遗失、异常或损坏时，立即向行政部报告。第三章卡片申领、发放与保管第七条申领与发放1.公司公务车辆需配备加油卡的，由行政部根据车辆编制统一向指定银行或石油公司申购；2.加油卡实行“一车一卡”或“专人专卡”绑定制度，具体绑定方式由行政部根据实际情况确定并登记备案；3.持卡人领用加油卡时，需在《加油卡领用登记表》上签字确认，明确领用责任。第八条保管要求1.加油卡应随身携带或存放在车辆指定安全位置，避免与现金、贵重物品混放；2.严禁将加油卡转借他人使用，严禁向无关人员泄露卡片密码（如有）；3.持卡人因离职、调岗或不再负责原车辆驾驶时，须将加油卡及未核销的消费凭证一并交还行政部，并办理交接手续。第四章卡片使用规范第九条使用范围加油卡仅限用于公司指定车辆加注燃油，具体车辆信息与卡号绑定，不得用于为非公司车辆加油，不得用于购买除燃油外的其他商品（如香烟、食品等），除非有特殊书面授权。第十条加油规范1.持卡人应在公司指定或认可的加油站加油，优先选择价格优惠、服务规范的合作加油站；2.加油时应根据车辆发动机型号选择合适的燃油标号，避免加错油品造成车辆损坏；3.加油后，持卡人须核对加油金额、油品、数量等信息，确认无误后在加油凭证上签字，并妥善保管凭证以备核查。第十一条禁止行为1.严禁利用加油卡套取现金或兑换其他物品；2.严禁虚开、伪造加油凭证；3.严禁在非公务出行或未经批准的情况下使用加油卡；4.严禁恶意透支或超额使用加油卡额度（如有额度限制）。第五章充值与费用报销第十二条充值管理1.加油卡实行“按需充值”原则，行政部根据车辆用油情况及预算，定期或不定期向财务部提交充值申请；2.财务部审核充值申请后，安排资金进行充值，并将充值凭证反馈行政部登记入账；3.行政部应及时将充值信息更新至加油卡管理台账，并通知相关持卡人。第十三条费用核销1.持卡人应于每月固定日期（如每月月底前）将本月加油消费凭证（加油小票、电子账单等）整理后提交行政部；2.行政部对消费凭证的真实性、合规性进行审核，核对消费记录与车辆行驶里程的合理性；3.审核通过后，行政部统一将相关费用凭证提交财务部进行账务处理。第六章卡片挂失、补办与注销第十四条挂失持卡人发现加油卡遗失或被盗，应立即向行政部报告，并协助办理挂失手续。因未及时报告导致的卡内资金损失，由持卡人承担相应责任。第十五条补办加油卡遗失或损坏需补办的，由持卡人向行政部提交书面申请，经批准后，由行政部统一办理补办手续，相关补办费用原则上由责任人承担（因卡片质量问题除外）。第十六条注销当车辆报废、转出或不再需要使用加油卡时，行政部应及时办理卡片注销手续，回收卡内剩余资金，并更新管理台账。第七章监督检查与责任追究第十七条监督检查行政部与财务部将定期或不定期对加油卡的使用情况进行抽查，包括核对消费记录、行驶里程、加油凭证等，持卡人及相关部门应予以配合。第十八条违规处理对于违反本制度规定，出现以下行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚（如赔偿损失、扣罚绩效等），情节严重者将追究行政责任：1.擅自将加油卡转借他人使用或为非公司车辆加油的；2.利用加油卡套取现金、虚开发票或购买非燃油商品的；3.因保管不善导致加油卡遗失、被盗并造成损失的；4.虚报、伪造加油凭证或消费记录的；5.其他违反本制度规定的行为。第八章附则第十九条动态调整本制度根据公司发展及实际运营情况，可由行政部牵头进行修订和完