询比采购操作规范

询比采购操作规范第一章总则第一条目的与依据为规范询比采购行为，提高采购效率，保障采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本单位实际，制定本规范。第二条定义本规范所称询比采购，是指采购单位向符合资格条件的3家及以上潜在供应商发出询价通知书，邀请其在规定时间内提交报价及响应文件，采购单位根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。第三条适用范围本规范适用于本单位及所属分支机构使用财政性资金、自有资金或其他资金采购货物、服务和工程的活动，采购金额在公开招标限额以下且符合询比采购适用条件的项目。不适用于涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况的采购项目。第四条基本原则询比采购应遵循公开、公平、公正和诚实信用原则，确保采购过程透明、竞争充分、结果合理。采购单位及其工作人员不得滥用职权、徇私舞弊，不得设置不合理条件排斥或歧视潜在供应商。第二章采购准备第五条采购需求确定采购单位业务部门应根据工作需要，明确采购项目的名称、数量、规格型号、技术参数、质量标准、服务要求、交货（完工）时间、验收标准等内容，形成书面采购需求。采购需求应符合国家相关标准和行业规范，具有明确性和可操作性。技术复杂或专业性强的采购项目，采购单位可邀请相关领域专家对采购需求进行论证，确保需求的合理性和科学性。论证意见应作为采购需求的附件存档。第六条采购预算编制财务部门根据采购需求及相关价格信息，编制采购预算，明确采购项目的资金来源和金额。采购预算应严格控制在单位年度预算范围内，未经批准不得超预算采购。第七条采购方式审批采购单位业务部门填写《采购方式审批表》，连同采购需求、预算等材料报单位采购管理部门审核。采购管理部门根据采购项目的性质、金额、市场情况等，确定是否采用询比采购方式。符合询比采购条件的，报单位负责人审批；不符合的，建议采用其他合适的采购方式。第八条供应商资格条件设定采购单位应根据采购项目的特点和需求，合理设定供应商的资格条件，包括但不限于营业执照、资质证书、生产许可、财务状况、业绩情况、信用记录等。资格条件不得含有倾向性、歧视性条款，不得限制或排斥潜在供应商。信用记录查询以“信用中国”网站、中国政府采购网等官方渠道信息为准，对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商，不得参与采购活动。第三章询价文件编制与发布第九条询价文件内容询价文件应包括以下主要内容：1.询价通知书：明确采购项目名称、编号、采购人名称、地址、联系方式、采购方式、采购需求、报价要求、响应文件编制要求、提交时间和地点、评审方法、成交标准、合同主要条款等；2.采购需求说明书：详细列明采购货物、服务或工程的技术参数、质量标准、服务内容、验收要求等；3.报价单格式：统一规范报价的内容和格式，包括货物或服务的名称、数量、单价、总价、交货期、付款方式等；4.供应商资格证明文件要求：明确供应商需提交的资格证明材料清单；5.合同文本草案：包含合同的主要条款，如标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等；6.其他需要说明的事项。第十条询价文件审核询价文件编制完成后，由采购管理部门组织业务部门、财务部门及相关专业人员进行审核，重点审核采购需求的合理性、资格条件的合规性、评审方法的科学性等。审核通过后，方可发布。第十一条询价文件发布采购单位应通过单位官方网站、政府采购信息发布平台等渠道发布询价文件，确保潜在供应商能够及时获取。发布时间自询价文件发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止，不得少于3个工作日。潜在供应商对询价文件有疑问的，应在提交响应文件截止时间2个工作日前以书面形式向采购单位提出。采购单位应在收到疑问后1个工作日内以书面形式回复所有已获取询价文件的潜在供应商，回复内容作为询价文件的组成部分。需要修改询价文件的，采购单位应在提交响应文件截止时间1个工作日前发布更正公告，修改内容对所有潜在供应商具有约束力。若修改内容可能影响响应文件编制的，应适当延长提交响应文件截止时间，延长时间不少于1个工作日。第四章响应文件接收与审查第十二条响应文件提交供应商应按照询价文件的要求编制响应文件，内容应完整、真实、有效，并在规定的截止时间前密封送达指定地点。逾期送达或未密封的响应文件，采购单位不予接收。响应文件应包括报价单、资格证明文件、技术响应文件、服务方案等材料，具体内容按照询价文件要求提交。第十三条响应文件密封性检查采购单位在规定的响应文件提交截止时间后，组织相关人员对收到的响应文件进行密封性检查。检查合格的，予以登记；不合格的，当场退还供应商。第十四条资格审查采购单位成立资格审查小组，由采购管理部门、业务部门及财务部门人员组成，人数不少于3人。资格审查小组根据询价文件设定的资格条件，对供应商提交的资格证明文件进行审查。审查结果分为合格和不合格。对资格审查合格的供应商，其响应文件进入下一步评审；不合格的，应书面说明理由，退还其响应文件（涉密内容除外）。资格审查过程及结果应形成书面记录，由审查小组成员签字确认后存档。第五章评审与成交第十五条评审小组组成采购单位成立评审小组，负责响应文件的评审工作。评审小组由采购单位代表和相关领域专家组成，人数为3人及以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。专家应从政府采购评审专家库或单位内部专家库中随机抽取。评审小组成员与供应商存在利害关系的，应主动回避；采购单位发现评审小组成员与供应商存在利害关系的，应要求其回避。第十六条评审原则与方法评审工作应遵循公平、公正、科学、择优的原则，按照询价文件规定的评审方法和标准进行。本规范采用最低评标价法，即对满足询价文件全部实质性要求的供应商，按照报价由低到高的顺序推荐成交候选人。报价相同的，由评审小组按照技术指标更优、服务更好、交货期更短等因素综合评定。第十七条初步评审评审小组首先对资格审查合格的响应文件进行初步评审，检查响应文件是否完整、报价是否唯一、是否符合询价文件的实质性要求等。有下列情形之一的，响应文件视为无效：1.未按询价文件要求密封或签署的；2.报价超过采购预算的；3.未实质性响应询价文件要求的；4.提供虚假材料的；5.不符合法律、法规及询价文件规定的其他情形。初步评审结束后，评审小组应形成初步评审报告，列明无效响应文件的供应商名称及理由。第十八条详细评审对通过初步评审的响应文件，评审小组进行详细评审，重点审核报价的合理性、技术参数的响应程度、服务方案的可行性等。评审过程中，评审小组可要求供应商对响应文件中的模糊不清之处进行澄清或说明，但不得改变响应文件的实质性内容。供应商的澄清或说明应以书面形式提交，并由法定代表人或授权代表签字确认。第十九条推荐成交候选人评审小组根据详细评审结果，按照报价由低到高的顺序推荐1-3名成交候选人，并撰写评审报告。评审报告应包括采购项目概况、评审过程、评审结果、成交候选人名单及推荐理由等内容，由评审小组成员签字确认。第二十条成交结果公示采购单位在收到评审报告后，应在单位官方网站、政府采购信息发布平台等渠道公示成交候选人名单，公示期不得少于1个工作日。公示内容包括成交候选人名称、报价、排序等信息。公示期内，如有异议，异议人应以书面形式向采购单位提出，并提供相关证明材料。采购单位应在收到异议后3个工作日内进行核实，并将处理结果书面告知异议人。第二十一条确定成交供应商公示期结束无异议或异议不成立的，采购单位根据评审报告确定排名第一的成交候选人为成交供应商。排名第一的成交候选人放弃成交、因不可抗力不能履行合同或被查实存在影响成交结果的违法行为的，采购单位可确定排名第二的成交候选人为成交供应商，以此类推。若所有成交候选人均不符合要求，采购单位应重新组织采购。第二十二条发出成交通知书采购单位在确定成交供应商后2个工作日内，向成交供应商发出成交通知书，并同时将成交结果通知其他未成交的供应商。成交通知书对采购单位和成交供应商具有法律效力。第六章合同签订与履行第二十三条合同签订成交供应商应在收到成交通知书后30日内，与采购单位按照询价文件和响应文件的约定签订采购合同。合同条款应与询价文件、响应文件的内容一致，不得擅自变更。采购单位业务部门负责合同的起草和谈判，采购管理部门负责合同的审核，重点审核合同条款的合规性、完整性和严谨性。审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章。第二十四条合同履行采购单位和成交供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。成交供应商应按照合同要求提供货物、服务或完成工程，确保质量和进度；采购单位应按照合同约定及时支付款项。合同履行过程中，如发生变更、中止或解除等情况，双方应协商一致并签订书面补充协议，补充协议应作为合同的组成部分。补充协议不得实质性改变原合同的主要条款，且应符合相关法律法规的规定。第二十五条验收采购项目完成后，采购单位业务部门组织验收小组对货物、服务或工程进行验收。验收小组由业务部门、采购管理部门、财务部门及相关专业人员组成，人数不少于3人。验收应按照合同约定的验收标准和方法进行，形成验收报告。验收报告应包括验收时间、地点、参与人员、验收内容、验收结果等信息，由验收小组成员签字确认。验收合格的，办理结算手续；不合格的，要求成交供应商限期整改，整改后仍不合格的，按照合同约定追究其违约责任。第二十六条资金支付财务部门根据采购合同、验收报告等材料，按照单位财务管理制度的规定办理资金支付手续。支付方式和时间应符合合同约定，不得无故拖延支付。第七章档案管理第二十七条档案内容询比采购档案应包括以下主要内容：1.采购需求、预算及审批文件；2.询价文件、更正公告及相关澄清说明；3.供应商响应文件、资格证明材料；4.资格审查报告、评审报告；5.成交公示、成交通知书；6.采购合同及补充协议；7.验收报告、资金支付凭证；8.其他与采购活动相关的文件材料。第二十八条档案整理与保管采购管理部门负责询比采购档案的整理、归档和保管工作。档案应按照项目分别整理，做到内容完整、顺序规范、装订整齐。档案保管期限为自采购结束之日起至少15年。档案保管应符合保密、防火、防潮、防虫等要求，确保档案的安全和完整。查阅档案需经采购管理部门负责人批准，查阅时不得涂改、抽取、损毁档案材料。第八章监督与责任第二十九条内部监督单位监察部门负责对询比采购活动进行内部监督，重点监督采购过程的合规性、采购人员的廉洁自律情况等。监督过程中发现违规行为的，应及时制止并责令整改；涉嫌违纪违法的，移交相关部门处理。第三十条外部监督采购单位应自觉接受财政、审计、纪检监察等部门的外部监督检查，如实提供采购活动的相关文件和资料，配合监督检查工作。对监督检查中发现的问题，应及时整改