医院设备采购管理委员会会议制度

医院设备采购管理委员会会议制度第一章总则第一条制定目的为规范医院设备采购管理委员会（以下简称“采购委员会”）会议的组织与运行，提高设备采购决策的科学性、民主性和规范性，保障医院设备采购工作合法合规、高效有序开展，合理控制采购成本，优化医疗资源配置，依据《中华人民共和国政府采购法》《医疗器械监督管理条例》等相关法律法规及医院内部管理制度，结合本院实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于采购委员会召开的所有会议，包括定期会议、临时会议及专题会议。采购委员会全体成员、列席人员及相关工作人员均须遵守本制度。第三条会议宗旨以保障临床医疗、教学、科研工作需求为导向，坚持公开、公平、公正、效益优先的原则，通过规范的会议议事流程，对医院设备采购计划、采购方式、供应商选择、合同条款等重大事项进行集体审议和决策，防范采购风险，提升设备采购管理水平。第二章会议组织架构第四条委员会组成采购委员会由主任委员、副主任委员、委员及秘书组成。主任委员：由医院院长担任，负责主持委员会全面工作，审定会议议程，签署会议决议等。副主任委员：由分管副院长担任，协助主任委员开展工作，在主任委员缺席时代行其职责。委员：包括医务科、护理部、设备科、财务科、审计科、纪检监察室、临床科室专家、医技科室专家等相关部门负责人及专业人员。委员总数不少于9人，其中临床、医技科室专家占比不低于40%。秘书：由设备科负责人兼任，负责会议的筹备、记录、资料整理、决议督办等日常工作。第五条委员职责按时参加会议，认真履行审议职责，积极发表意见和建议。严格遵守保密纪律，不得泄露会议涉及的涉密信息、商业秘密及未公开的决策内容。对审议事项进行充分调研和论证，基于专业知识和客观事实提出审议意见。利益相关方委员在审议涉及自身或关联方利益的事项时，应主动申请回避。第六条秘书职责负责会议的筹备工作，包括拟定会议方案、收集审议材料、通知参会人员等。负责会议记录，准确记录会议内容、参会人员意见及会议决议。负责会议资料的整理、归档及保管，确保资料的完整性和安全性。负责跟踪督办会议决议的执行情况，及时向委员会汇报。第三章会议类型与召开频率第七条会议类型定期会议：每月召开一次，主要审议月度设备采购计划、上月采购工作执行情况等常规事项。临时会议：当出现紧急采购需求、重大采购项目调整等特殊情况时，由主任委员、副主任委员或三分之一以上委员提议召开。专题会议：针对特定采购项目（如大型设备采购、集中采购等），由委员会决定召开，深入研究项目的可行性、采购方案等内容。第八条召开频率定期会议：固定为每月的最后一个周五下午召开，如遇节假日则顺延至下一个工作日。临时会议：根据实际情况确定召开时间，一般应在提议后的3个工作日内召开。专题会议：根据项目推进情况适时召开，具体时间由委员会主任委员或副主任委员确定。第四章会议筹备第九条会议方案拟定秘书应根据会议类型和审议事项，提前拟定会议方案，内容包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、审议材料清单等，报主任委员或副主任委员审定。第十条审议材料收集与审核各相关科室应根据会议议题，提前准备审议材料，包括设备采购申请、可行性研究报告、技术参数、市场调研情况、预算报告等，并在规定时间内提交至秘书。秘书对收集到的审议材料进行初步审核，检查材料的完整性、规范性和真实性。对不符合要求的材料，应及时退回相关科室补充完善。审核通过的审议材料，由秘书整理成册，在会议召开前3个工作日分发至各参会人员，供其提前审阅。第十一条参会人员通知秘书应在会议召开前3个工作日，以书面、邮件或电话等形式通知参会人员，明确会议时间、地点、议程及需携带的材料。参会人员应在收到通知后2个工作日内反馈是否参会，如不能参会，需说明原因并请假。第十二条会场布置秘书负责会议会场的布置，包括安排座位、调试音响、投影等设备，准备会议签到表、审议材料、笔、纸等用品，确保会议顺利进行。第五章会议召开与议事流程第十三条会议签到参会人员应提前10分钟到达会场，进行签到。秘书负责核对参会人员信息，统计参会人数。第十四条会议主持会议由主任委员主持，主任委员缺席时，由副主任委员主持。主持人宣布会议开始，介绍会议议程和参会人员情况，明确会议纪律和审议要求。第十五条审议事项汇报相关科室负责人或项目负责人就审议事项进行汇报，内容包括项目背景、采购需求、可行性分析、预算情况、拟定采购方式等。汇报应简明扼要、重点突出，必要时可借助PPT、视频等形式进行辅助说明。第十六条讨论与审议参会委员围绕审议事项进行充分讨论和审议，可就相关问题向汇报人提问，汇报人应予以明确答复。委员发表意见时应观点明确、论据充分，遵守会议秩序，不得打断他人发言。秘书应认真记录委员的发言内容，特别是不同意见和争议焦点。第十七条表决方式对于需要表决的事项，由主持人根据讨论情况适时组织表决。表决方式包括举手投票、无记名投票等，具体方式由主持人根据审议事项的重要性和争议程度确定。参会委员应亲自参与表决，不得委托他人代投。表决结果以超过应到委员半数以上同意为通过。如表决结果为未通过，应说明原因，并根据情况决定是否重新审议或终止该事项。第十八条会议纪律参会人员应按时参会，不得无故迟到、早退或缺席。会议期间应将手机调至静音或关闭状态，不得随意走动、喧哗或从事与会议无关的活动。严格遵守保密纪律，不得泄露会议内容和审议信息。对违反会议纪律的人员，由主持人予以提醒或批评教育。第六章会议记录与决议第十九条会议记录秘书应全面、准确、客观地记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、主持人、会议议程、各委员发言要点、表决结果等。会议记录应在会议结束后2个工作日内整理完毕，经主持人审核签字后存档。第二十条会议决议对于通过表决的事项，由秘书根据会议记录拟定会议决议，内容包括审议事项、决议内容、执行部门、执行期限等。会议决议经主任委员签字后生效，并在1个工作日内印发至相关部门和人员。第二十一条决议执行与督办相关部门应按照会议决议的要求，及时组织实施，并在规定期限内完成。秘书负责跟踪决议的执行情况，定期向委员会汇报。对未按时完成或执行不力的事项，应督促相关部门说明原因，并采取措施加快推进。第七章会议资料管理第二十二条资料收集与整理会议资料包括会议方案、审议材料、会议通知、签到表、会议记录、会议决议等。秘书应在会议结束后及时收集整理上述资料，确保资料齐全、完整。第二十三条资料归档与保管会议资料应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，及时归档保存。归档资料应存放于专门的档案柜，由专人负责保管，建立借阅登记制度，严格控制资料的借阅和复制。会议资料的保管期限按照国家相关规定执行，重要资料应永久保存。第二十四条资料保密会议资料涉及国家秘密、商业秘密和医院内部机密的，应按照保密规定进行管理，明确保密责任，采取保密措施。严禁将涉密会议资料泄露给无关人员，违反保密规定的，将按照相关法律法规和医院制度追