XX建筑工程有限公司办公室内勤岗位职责

——XX建筑工程有限公司办公室内勤岗位职责一、总则为细化办公室岗位层级分工，厘清办公室主任与内勤人员工作职责，补齐办公室内勤基础事务管理短板，规范公司档案管控、人事内勤、证书保管、物资发放、资料筹备等基础性内勤工作流程，规避岗位权责交叉、工作推诿缺位问题，结合公司行政办公实际运转需求及全套管理制度体系要求，制定本岗位职责。办公室内勤为办公室一线执行岗位，直接服从办公室主任管理，协助行政副总经理开展专项内勤工作，聚焦文书档案、人事内勤、证件管理、物资台账、资料筹备等基础事务，保障办公室各项行政工作落地执行。二、岗位定位本岗位为办公室专职内勤执行岗，无独立审批权限，主要承担办公室全部基础性、事务性内勤工作；承接办公室主任工作安排，做好部门沟通衔接、文书档案归档、人事资料建档、证件台账管理、办公用品发放登记等日常工作；配合行政副总经理完成人事板块前期内勤筹备、专项资料整理工作，是办公室行政事务落地的一线执行人员。三、具体岗位职责1.协助开展部门内外协调工作：服从办公室主任统一调度，协助主任做好公司各职能科室、本部与项目部之间日常事务对接、信息传达、工作衔接等基础协调工作；及时转达各部门工作诉求与办公问题，做好沟通衔接台账记录，减轻主任统筹协调压力，保障内部沟通工作高效顺畅。2.全域文书及人事档案规范化管理：全权负责公司各类往来公文、内部文书、会议纪要、行政函件、批复文件等行政文书的分类整理、编号装订、电子化录入、专柜归档及借阅登记工作；同步负责全员人事合同、入职资料、考勤台账、考核表单、异动记录等人事资料全流程档案管理，严格执行档案保密制度，规范档案查阅、借出、归还审批流程，做到档案存放有序、台账清晰、可快速溯源调取。3.人事招聘、培训内勤配套及档案建立：协助行政副总经理开展人员招聘全流程内勤工作，负责招聘信息发布、求职简历筛选、面试人员通知、面试资料整理、应聘人员信息登记等基础工作；协助统筹公司内部培训、人员继续教育、岗前培训会务保障、参训人员签到、培训影像留存等工作；分别建立专项招聘档案、培训档案，完整归集招聘表单、面试记录、培训课件、考核成绩、签到表等全套资料，实现人事内勤资料闭环建档。4.公司各类证照统一保管与台账管理：负责公司营业执照、资质证书、安全生产许可证、体系认证证书、人员岗位证书、特种作业证件等所有公司证照及人员证件的统一保管、动态台账登记工作；实时更新证件有效期台账，提前预警证件年审、延期、复审、换证时间；规范证件借出、复印、使用审批登记流程，严禁私自外借、私自复印公司重要证照，保障公司各类证书安全合规使用。5.行政专项材料前期筹备工作：根据行政副总经理工作安排，提前完成政企迎检材料、行政专项汇报材料、人事年审资料、资质配套资料、办公行政报备材料等各类文件的基础收集、排版整理、初稿校对、资料装订等前期筹备工作，核对资料完整性与规范性，为后续材料审核、上报、报审做好前置保障。6.办公用品出入库登记与发放管理：对接办公室主任，做好入库办公用品清点核对、分类存放、库存台账登记工作；按照各部门申领需求，依规办理办公用品领用、发放、签字登记手续，实时更新库存台账；定期盘点办公物资库存，统计消耗数据，及时上报库存缺口，严控办公用品浪费，做好办公物资精细化内勤管理。7.完成各级领导交办其他内勤工作：按时完成办公室主任、行政副总经理临时交办的文件复印扫描、资料报送、数据统计、办公后勤辅助、会议基础筹备、信息录入等其他临时性内勤事务。四、履职追责说明办公室内勤未按本岗位职责落实工作，出现档案丢失错乱、人事资料归档不全、证件管理疏漏过期、办公用品台账混乱、资料筹备失误延误工作等问题，由本人承担直接岗位责任；因内勤工作失误造成公司证照过期、资料缺失、迎检受阻等不