办公室部门职责

——办公室部门职责一、部门总体定位办公室作为集团公司综合行政核心枢纽部门，承接总经理日常办公指令，统筹公司公文流转、机要印章、会务接待、资质证照、档案管理、后勤保障、内外公关、房产运维等全维度行政工作，衔接公司各职能部门、各下属经营单元，打通内部沟通壁垒，落实公司各项决策部署，同时归口管理公司资质、人员执业证书、固定资产及后勤配套工作，保障集团总部日常办公高效有序运转，为公司生产经营、项目管理、高层决策提供全方位行政支撑与后勤保障，对集团行政办公合规性、机要保密性、后勤服务完整性负全责。二、具体部门工作职责1.总经理日常事务与跨部门综合协调：全权负责总经理办公室日常接待、行程统筹、日程安排、公务随行等全流程日常事务；牵头起草公司工作总结、工作计划、请示报告、对外函件、管理制度等综合性行政公文；统筹协调公司技术、经营、财务、安全、项目等各职能部门工作衔接，化解部门协作壁垒，保障公司内部各项工作高效联动、有序推进。2.全域公文管控及体系文件管控：统一负责集团公司所有往来公文规范化管理，严格落实文件签收登记、内容初审、文稿打印复印、内部流转传阅、办结归档全流程闭环管理；结合公司管理需求，制定标准化公文处理流程、文件管理制度，筑牢公司机要保密防线，严防涉密文件、内部经营资料外泄；同步协助质管部门，做好公司质量体系相关文件、资料的统一收发、受控登记、版本管控及归档管理，贴合企业质量体系内审及外审要求。3.印章、证照及介绍信归口保管使用：专人专柜保管集团公司法人公章、法定代表人印章，严格执行印章使用审批登记制度；统一管理公司营业执照、建筑业企业资质证书、各类执业资格证书、授权介绍信等核心证照资料；规范证照借用、复印、外带审批流程，全程留存使用台账，杜绝印章、证照违规使用带来的经营风险与法律风险。4.全流程会务组织与决议督办落实：负责集团股东会、董事会、总经理办公会、专项工作部署会、外部对接交流会等所有对内对外会议全流程保障工作；提前完成会议通知下发、会场布置、设备调试、资料印制等会前准备工作；如实做好全程会议记录、整理正式会议纪要；会后专项跟踪督办各项会议决议、工作部署落地进度，定期向总经理反馈会议精神执行情况，杜绝会议工作流于形式。5.企业资质及下属工商证照管理：专职负责集团建筑业施工资质、安全生产许可证等核心资质的升级、增项、动态核查、年度申报及年检复审工作；统筹办理各分公司、全资及控股子公司工商注册、经营范围变更、法人变更、工商年报年检等全部工商登记业务，保障集团及下属所有经营主体证照合法有效、按时合规年审，满足工程投标、项目施工合法经营要求。6.全域档案标准化管理与开发利用：建立公司统一标准化档案管理体系，统筹管理行政文书档案、工程合同档案、资质证照档案、人事辅助档案、重大活动档案等各类公司档案；严格执行档案收集、分类、装订、入库、借阅、销毁全流程规范管理；按需配合各部门、外部监管单位调取档案资料，做好档案开发复用工作，发挥档案溯源、备查、佐证价值。7.执业人员证书年审及评优申报：专项负责公司注册建造师、项目经理等关键岗位执业证书继续教育、证书年审、延续注册工作；统筹梳理优秀项目经理、优秀管理人员等行业评优申报资料，按时完成线上线下申报工作，助力公司人才评优及行业信用加分。8.信访接待与内外公关会客工作：归口办理群众来信、来访接待、诉求登记、问题流转及答复回访工作；规范公司日常来访人员会客登记、引导接待流程；负责政府主管部门、合作单位、上下游合作方来访商务公关接待工作，维护公司良好对外形象与公共关系。9.公司年度大事记编撰归档：常态化收集整理集团全年重大经营活动、重点工程开工竣工、资质升级、政府荣誉、重要对外合作、高层重要会议等关键节点信息；年末统一编撰集团公司年度大事记，完成定稿、排版、归档留存，完整记录公司年度发展历程。10.办公类固定资产及基建项目审批：负责集团办公类固定资产、生活配套固定资产采购、入库、调拨、报废审批管理；负责公司小型内部基建改造、办公区域修缮、后勤配套基建项目立项初审与流程审批工作，严控非生产性行政基建开支。11.房改统筹及自有房屋运维管理：协助公司专项工作组落实住房制度改革相关配套行政工作；统一管理集团自有办公用房、职工自管住房，定期排查房屋设施隐患，统筹安排房屋日常维修、抢修工作，保障办公及住宿用房使用安全。12.全域后勤一体化保障服务：全面负责公司综合后勤保障工作，涵盖员工食堂膳食管理、公务车辆调度维保与行车安全管理、办公软硬件设施运维、办公通信线路保障、园区环境卫生及绿化管理、办公后勤物资补给等工作，打造稳定完善的后勤服务体系，保障全员办公后勤需求。13.领导交办其他专项工作：保质保量完成总经理临时下达的各类行政专项任务、临时接待、专项材料汇编、突击迎检筹备及其他临时性综合办公工作。三、部门工作权限1.有权对各部门逾期未办结公文、未落实会议决议事项进行通报督办；2.有权依规拒绝无审批手续、不合规的印章加盖、证照借用申请；3.有权统筹调度公司公务车辆、会议场地、后勤物资等行政公共资源；4.有权对各部门办公纪律、办公环境卫生、固定资产违规使用行为提出整改要求。四、部门履职追责因公文管理