行政单位档案管理制度范本

行政单位档案管理制度范本引言为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，结合本单位实际，制定本制度。本制度适用于单位内部各类档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。各部门及全体工作人员均应严格遵守本制度规定。第一章总则第一条【目的依据】为加强本单位档案管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案工作的法律、法规和规章，结合本单位工作实际，制定本制度。第二条【定义范围】本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条【管理原则】档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于本单位各项工作的利用。第四条【领导责任】单位负责人对本单位档案工作负总责，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，保障档案工作所需经费和人员。第二章档案管理机构与职责第五条【机构设置】根据工作需要，明确档案工作管理部门（或指定专人负责档案管理工作），对本单位档案工作进行统一指导和监督。各部门应指定兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理和向档案管理部门移交。第六条【档案管理部门职责】档案管理部门（或档案管理员）履行以下主要职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策；（二）制定和完善本单位档案管理规章制度，并组织实施；（三）负责本单位各类档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用；（四）指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；（五）组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质；（六）负责对到期档案的鉴定和销毁工作提出意见和建议；（七）保守档案秘密，确保档案安全。第七条【部门兼职档案员职责】各部门兼职档案员负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理、初步审核，并按规定时间向档案管理部门移交。第三章档案的收集与归档第八条【归档范围】本单位在各项工作中形成的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。主要包括：（一）单位设立、变更、撤销以及年度工作计划、总结、报告、会议纪要等；（二）各项管理工作中形成的规章制度、请示、批复、通知、函等；（三）业务工作中形成的各类记录、报表、合同、协议等；（四）财务、人事、基建、设备等专项工作中形成的文件材料；（五）上级机关下发的与本单位工作相关的重要文件材料；（六）其他具有保存价值的文件材料。第九条【归档要求】（一）归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备；（二）文件材料应按照其自然形成规律和内在联系进行整理；（三）归档的文件材料应为原件，复印件须注明原件保管处并加盖公章；（四）电子文件的归档应符合国家有关电子档案管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十条【归档时间】（一）文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作；（二）专项工作（如会议、项目、活动等）形成的文件材料，应在工作结束后一个月内整理归档；（三）财务档案、人事档案等按国家有关规定的时限进行归档；（四）电子文件应及时备份，并定期向档案管理部门移交。第四章档案的整理第十一条【整理原则】档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十二条【分类方法】根据本单位实际情况，可采用年度、组织机构、问题等方法对档案进行分类。分类方案应保持稳定，一经确定，不应随意变动。第十三条【组卷（件）与排列】归档文件材料应按照《归档文件整理规则》进行组卷或组件，排列有序，并编写页号或件号。第十四条【编目】档案应编制案卷目录或归档文件目录，包括案卷（件）号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目。第五章档案的保管第十五条【库房要求】档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的档案装具和设备。第十六条【档案装具】档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放，做到排列整齐，标识清晰。第十七条【库房管理】档案库房应建立严格的管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入。档案管理人员应定期对库房进行检查，做好温湿度记录，发现问题及时处理。第十八条【保密管理】严格执行档案保密制度，对涉密档案应单独存放，专人管理，严格遵守国家有关保密规定。第十九条【定期检查】档案管理部门应定期对所保管的档案进行清点核对，发现破损、褪色的档案应及时修补或复制。第二十条【人员变动】档案管理人员调动工作时，必须办理档案交接手续，由监交人监交，交接双方在交接清册上签字。第六章档案的利用第二十一条【利用范围】档案主要为本单位工作服务。外单位查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人批准。第二十二条【利用手续】查阅档案应填写《档案查阅登记簿》，注明查阅目的、档案名称、查阅人、查阅日期等。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。第二十三条【利用要求】（一）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料；（二）档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任；（三）复制、摘录档案内容，须经档案管理人员同意，并由档案管理人员核对无误后加盖档案证明章。第二十四条【利用反馈】鼓励利用者对档案利用效果进行反馈，以便更好地改进档案工作。第七章档案的鉴定与销毁第二十五条【鉴定组织】单位应成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限档案的鉴定工作。第二十六条【鉴定标准】档案鉴定应依据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际，确定档案的存毁。第二十七条【销毁程序】对经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报单位负责人批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。销毁清册应永久保存。第八章档案的保密与安全第二十八条【保密教育】加强对全体工作人员的档案保密教育，提高保密意识，严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度。第二十九条【涉密档案管理】涉密档案的管理、利用、复制、传递等，必须严格按照国家有关保密规定执行。第三十条【信息安全】加强对档案信息系统的安全管理，定期进行安全检查和风险评估，采取必要的技术防护措施，防止档案信息泄露、丢失或被篡改。