印鉴管理制度

印鉴管理制度一、总则印鉴，作为单位对外行使权利、承担义务的重要凭证和标志，其管理的规范与严谨，直接关系到单位的财务安全、法律风险及整体信誉。为进一步加强我单位各类印鉴的规范化管理，明确印鉴的制发、保管、使用、变更及销毁等各环节的职责与流程，防范潜在风险，保障单位各项业务活动的有序开展，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。本制度所指印鉴，包括但不限于单位公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、发票专用章及其他具有特定用途的业务专用章。凡涉及本单位印鉴的相关管理活动，均须严格遵守本制度规定。印鉴管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、规范用印、安全第一、防范未然”的原则。二、组织与职责单位印鉴管理实行统一领导、归口管理的体制。办公室（或指定行政部门，下同）为印鉴管理的归口部门，负责统筹协调印鉴的制发、登记、保管、监督检查等日常管理工作，并对本制度的执行情况承担监督责任。各业务部门作为印鉴使用的直接责任部门，应严格遵守本制度关于印鉴使用的各项规定，指定专人负责本部门相关业务印鉴的申请、使用和保管，并对本部门用印行为的合规性负责。印鉴保管人是印鉴安全的直接责任人，须具备高度的责任心和良好的职业素养，严格按照制度规定履行保管和用印职责。三、印鉴的制发、保管与停用（一）印鉴的制发单位各类印鉴的刻制，均须由相关业务部门提出书面申请，详细说明印鉴的名称、用途、样式及保管部门等，经办公室审核，并按审批权限报请单位领导批准后，方可由办公室统一到公安机关指定的正规刻制单位办理。任何部门或个人不得擅自刻制、伪造或变造单位印鉴。新印鉴刻制完成后，办公室应组织验收，登记备案，详细记录印鉴名称、印模、刻制日期、批准文号、保管部门及保管人等信息，并留存印模备案。启用新印鉴时，应及时向相关单位和部门发出启用通知，明确启用日期及旧印鉴的处理方式。（二）印鉴的保管印鉴保管实行“专人保管、专柜存放、严格保密”制度。各类印鉴须指定专人负责保管，保管人名单应报办公室备案。保管人因工作变动或其他原因不能继续履行保管职责的，须办理严格的交接手续，填写《印鉴交接登记表》，由部门负责人监交，交接双方签字确认后，方可离岗。印鉴应存放在坚固的保险柜或带锁的专用抽屉内，做到人离柜锁。保管印鉴的保险柜密码或钥匙应妥善保管，不得随意告知他人。非工作时间，印鉴原则上不得带出单位，确因特殊情况需要带出的，须经单位主要领导批准，并由两人以上共同携带及监印。财务专用章、法定代表人印章等涉及资金安全的印鉴，应实行分人保管、相互制约的原则，严禁由一人同时保管全部相关印鉴并办理资金支付业务。印鉴保管人应保持高度警惕，妥善保管印鉴，防止印鉴被盗、遗失或滥用。如发现印鉴有异常情况或遗失，应立即向本部门负责人和办公室报告，并采取必要的补救措施。（三）印鉴的停用与销毁因单位名称变更、机构撤销、印鉴磨损、样式更新或其他原因导致印鉴不再使用时，原使用部门应及时向办公室提出印鉴停用申请，经批准后，将停用印鉴交回办公室统一封存或销毁。停用印鉴交回后，办公室应登记造册，注明停用日期、原因、封存或销毁方式等。对需要销毁的印鉴，应由办公室会同相关部门负责人共同监销，并做好销毁记录。严禁个人私自处理停用或作废印鉴。四、印鉴的使用（一）用印原则使用印鉴必须坚持“先审批、后用印”的原则，严格履行审批手续。未经相应权限领导批准，任何单位或个人不得擅自使用印鉴。印鉴使用应与业务内容相符，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或与本单位业务无关的文件材料上加盖印鉴。（二）用印范围单位公章用于以单位名义发出的正式文件、函件、协议、证明、报表及其他需要以单位名义承担法律责任或具有法律效力的重要文书材料。财务专用章用于单位财务收支、银行结算、票据开具等相关业务。合同专用章用于单位对外签订各类经济合同、协议等法律文件。发票专用章用于单位开具增值税发票等税务票据。其他业务专用章应严格限定在其规定的业务范围内使用。（三）用印审批使用单位公章、合同专用章等重要印鉴，须由用印部门填写《印鉴使用审批单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、拟盖章印鉴名称等，并附需用印的文件材料，经部门负责人审核后，报请单位相关领导审批。审批权限根据文件的重要程度和单位实际情况另行规定。常规性、程序性文件的用印，可按简化流程办理，但仍须履行必要的审核手续。对于重要合同、协议、对外担保、大额资金支付等重大事项的用印，必须经单位主要领导或其授权的分管领导审批。（四）用印要求用印前，印鉴保管人应认真核对《印鉴使用审批单》的审批手续是否完备，用印文件内容是否与审批事项一致，文件格式是否规范，份数是否相符。经核对无误后方可用印。印鉴加盖应清晰、端正、完整，位置适当（通常为文件的落款处或指定位置），不得压盖正文文字。用印完毕后，印鉴保管人应在《印鉴使用登记薄》上详细记录用印日期、用印部门、用印人、审批人、文件名称、份数、印鉴名称等信息，并由用印人签字确认。《印鉴使用登记薄》应妥善保管，以备查验。严禁委托非印鉴保管人代为用印。如遇保管人临时不在岗，应由其指定的临时接替人或部门负责人指定人员，按规定程序办理用印手续。五、监督与责任追究办公室应定期或不定期对各部门印鉴管理和使用情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。各部门负责人应加强对本部门印鉴使用的日常管理和监督。对于严格遵守本制度，在印鉴管理工作中认真负责、有效防范风险的单位和个人，单位将予以表扬或适当奖励。对违反本制度规定，有下列行为之一的，单位将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经批准，擅自刻制、启用、停用、销毁印鉴的；2.印鉴保管不善，导致印鉴遗失、被盗或被滥用的；3.未经审批或超越审批权限擅自用印的；4.在空白文件、空白合同或与业务无关的文件上用印的；5.用印后不按规定登记或登记不真实、不完整的；6.擅自将印鉴带出单