竣工资料归档管理规程及范本

竣工资料归档管理规程及范本一、总则（一）目的与依据为规范工程项目竣工资料的收集、整理、审核、归档及保管工作，确保竣工资料的完整性、准确性、系统性和可追溯性，满足工程竣工验收、后期维护、改扩建及历史查询等需求，依据国家及行业相关工程建设档案管理的法律法规和标准规范，结合本单位实际情况，特制定本规程。（二）适用范围本规程适用于本单位投资建设的各类新建、改建、扩建工程项目的竣工资料管理工作。参与工程项目建设的各相关单位（包括建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等）均应遵照执行。（三）基本原则1.真实性原则：竣工资料必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确，签证齐全，不得弄虚作假。2.完整性原则：竣工资料应全面覆盖工程建设的各个环节和方面，确保无遗漏。3.规范性原则：竣工资料的编制、整理、组卷应符合国家及行业现行有关标准、规范和规定，做到格式统一、条理清晰、装订整齐。4.及时性原则：竣工资料的形成、收集、整理应与工程建设进度同步进行，工程竣工验收前完成全部资料的审核与归档准备。5.安全性原则：采取有效措施，确保竣工资料在形成、流转、保管过程中的安全，防止丢失、损坏和泄密。二、组织机构与职责（一）建设单位建设单位是工程项目竣工资料归档管理的牵头单位，负责组织、协调、监督各参建单位的竣工资料管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家及地方有关竣工资料管理的法规政策，制定本项目竣工资料管理细则。2.明确本单位相关部门及人员在竣工资料管理中的职责。3.组织对施工单位、监理单位竣工资料的编制、整理工作进行指导和检查。4.负责组织工程竣工验收前竣工资料的预验收和正式验收。5.负责接收、审核、汇总各参建单位移交的竣工资料，并按规定向相关档案管理部门或本单位档案管理机构移交归档。（二）施工单位施工单位是工程项目竣工资料的主要形成者和收集整理者，对竣工资料的真实性、完整性和规范性负直接责任。其主要职责包括：1.设立专职或兼职资料管理人员，负责工程施工全过程资料的收集、整理、编制、组卷和保管。2.严格按照合同约定和相关规范要求，及时、准确、完整地收集和形成工程施工阶段的各类文件资料。3.负责竣工图的编制、审核工作，确保竣工图与工程实体相符。4.工程竣工后，按照规定的套数和质量要求，完成竣工资料的整理、组卷和装订，并向监理单位和建设单位提交。5.配合建设单位和监理单位对竣工资料的审核，并对提出的问题及时整改。（三）监理单位监理单位负责对工程项目竣工资料的形成过程进行监督和审核。其主要职责包括：1.督促施工单位及时、准确、完整地收集和整理竣工资料。2.对施工单位提交的各类资料（包括隐蔽工程验收记录、检验批验收记录、试验报告等）进行审核签认。3.负责监理规划、监理实施细则、监理日志、监理月报、监理工作总结以及各类监理通知单、联系单等监理文件资料的收集、整理、组卷，并向建设单位提交。4.参与建设单位组织的竣工资料预验收和正式验收，对竣工资料的完整性、准确性和规范性提出审核意见。（四）勘察设计单位勘察设计单位负责提供符合要求的勘察报告、设计图纸、设计变更等文件资料，并对其质量负责。根据建设单位要求，参与竣工资料的相关审核工作。三、竣工资料的收集与整理（一）资料的形成与积累各相关单位应在工程建设全过程中，按照职责分工，及时、准确地形成和积累各类文件资料。资料的形成应符合国家现行有关工程技术标准、规范和规程的要求，做到字迹清晰、内容真实、数据准确、手续完备。（二）收集范围与内容竣工资料的收集范围应包括从工程项目立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工准备、工程施工、竣工验收直至交付使用的全过程所形成的具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。主要包括以下几类：1.工程准备阶段文件：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可证、用地许可证、招投标文件及中标通知书、施工合同、勘察设计合同、监理合同等。2.监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、监理日志、会议纪要、工程质量评估报告等。3.施工文件：*施工管理文件：施工组织设计、专项施工方案、开工报告、竣工报告等。*技术文件：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等。*测量记录：工程定位测量记录、沉降观测记录等。*施工记录：隐蔽工程验收记录、检验批验收记录、分项分部工程验收记录、施工日志等。*试验检测文件：原材料、半成品、构配件的出厂合格证及复试报告，施工试验记录等。*安全文明施工文件：安全技术交底、安全教育培训记录、安全检查记录、事故处理报告等。4.竣工图：反映工程竣工时实际状况的图纸，包括施工图改绘的竣工图或重新绘制的竣工图。5.竣工验收文件：包括竣工验收申请报告、竣工验收会议纪要、竣工验收证书、质量保修书等。6.其他应归档的文件资料：如工程照片、录像资料、电子文件等。（三）资料的整理要求1.分类：按照工程资料的自然形成规律和内在联系，参照相关标准规范进行科学分类。通常可按资料性质分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等大类，每大类下可根据需要进一步细分。2.编号：竣工资料应进行统一编号。编号应具有唯一性和可追溯性，编号规则应在项目初期确定，并通知各相关单位执行。编号可由分类代号、顺序号等组成。例如：“GC-001”（施工类-顺序号）。3.排列：同一类别的资料应按照形成时间的先后顺序或逻辑关系进行系统排列。例如，施工文件中的隐蔽工程验收记录应按施工部位或时间顺序排列。4.编目：*案卷封面：应标明工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等。*卷内目录：应逐件填写卷内文件的序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等。*备考表：应填写卷内文件的总件数、总页数，以及在组卷和保管过程中需要说明的问题，并有立卷人和检查人的签名及日期。5.装订：*竣工资料应采用耐久性强的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水）书写或打印，不得使用易褪色的书写材料（如圆珠笔、铅笔等）。*复印件应注明原件保管单位或原件所在处，并加盖复印单位公章。*纸张规格一般采用A4幅面，小于A4幅面的应粘贴在A4幅面的衬纸上，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。*案卷应采用线装或胶装，做到整齐、牢固，便于翻阅。图纸可采用卷简式或折叠式装订。四、竣工资料的审核与移交（一）审核1.施工单位自检：施工单位在完成竣工资料整理组卷后，应首先进行内部自检，确保资料的完整性、准确性、规范性。2.监理单位审核：施工单位自检合格后，将竣工资料报送监理单位审核。监理单位应组织专业监理工程师对资料进行全面审核，并签署审核意见。对审核中发现的问题，施工单位应及时整改。3.建设单位审核/预验收：监理单位审核通过后，建设单位组织相关部门对竣工资料进行审核或预验收。必要时可邀请相关档案管理部门专业人员参与指导。（二）移交1.竣工资料经审核验收合格后，施工单位、监理单位应按照合同约定或建设单位要求的套数，向建设单位办理正式移交手续。2.移交时应填写《竣工资料移交清单》，详细列明移交资料的案卷题名、卷数、册数、页数等，并由移交单位、接收单位双方经办人签字盖章，并注明移交日期。3.建设单位在收到各相关单位移交的竣工资料后，应进行汇总整理，并按照国家及地方档案管理规定，向当地城建档案馆或本单位档案管理部门移交归档。五、竣工资料的归档与保管（一）归档建设单位应在工程竣工验收后规定期限内，将经过整理、审核合格的竣工资料，按照规定的套数和要求，向当地城建档案馆（或其他指定档案接收部门）和本单位档案管理部门办理归档手续。归档时应提交《工程档案移交书》及相关证明文件。（二）保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施，配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.竣工资料应按照档案管理的要求进行科学管理，建立档案台账，便于查阅和利用。3.严格执行档案借阅制度。借阅档案应办理借阅手续，明确借阅期限和要求，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。4.对于电子档案，应采取严格的备份和保密措施，定期进行数据备份和校验，确保电子档案的安全性和可读性。5.档案的保管期限应按照国家有关规定执行，分为永久、长期、短期三种。六、附则（一）解释权本规程由本单位（建设单位）工程管理部门（或档案管理部门）负责解释。（二）生效日期本规程自发布之日起施行。（三）其他本规程未尽事宜，应按照国家及地方现行有关法律法规和标准规范执行。各相关单位可根据本规程，结合具体工程项目特点，制定更详细的实施细则。---附件：竣工资料常用范本（示例）范本一：案卷封面[工程名称][项目名称]工程案卷题名：[例如：XX小区1号楼主体结构工程施工资料（一）]编制单位：[施工单位全称或监理单位全称]起止日期：[XXXX年XX月XX日]至[XXXX年XX月XX日]保管期限：[永久/长期/短期]密级：[秘密/机密/绝密/公开]编制人：______________审核人：______________技术负责人：______________（单位公章）[XXXX年XX月XX日]---范本二：卷内目录序号文号责任者文件题名日期页号备注:---:-----:---------:---------------------------:---------:---:---1技-001XX设计院关于XX部位变更的设计变更通知单XXXX年XX月XX日1-32施-005XX施工队XX隐蔽工程验收记录XXXX年XX月XX日4-6..................**卷内文件总件数：**[]件**总页数：**[]页---范本三：卷内备考表本卷情况说明：（例如：本卷为XX工程XX阶段施工资料，共[]件[]页，资料齐全、准确。）立卷人：______________检查人：______________立卷日期：XXXX年XX月XX日接收人：______________接收日期：XXXX年XX月XX日---范本四：竣工资料移交清单工程名称：[工程全称]移交单位（盖章）：[例如：XX建筑工程有限公司]接收单位（盖章）：[例如：XX房地产开发有限公司]移交日期：XXXX年XX月XX日序号案卷号案卷题名卷数册数页数备注:---:-----:---------------------------:---:---:---:-------1AJ-01工程准备