电子文件归档与电子档案管理制度

电子文件归档与电子档案管理制度第一章总则第一条为规范本单位电子文件的形成、积累、归档及电子档案的管理工作，保障电子档案的真实、完整、可用与安全，促进信息资源的有效开发和利用，依据国家有关档案管理的法律法规和标准规范，结合本单位实际，制定本制度。第二条本制度适用于本单位各部门在各项工作中形成的，具有保存价值的电子文件的归档管理以及电子档案的全过程管理。第三条电子文件归档与电子档案管理工作遵循以下原则：（一）全程管理原则：对电子文件从形成、流转、归档到电子档案的保管、利用、处置实行全过程控制。（二）真实性原则：确保电子文件和电子档案的内容、结构和背景信息在整个生命周期内真实可信，未被非法更改。（三）完整性原则：保证电子文件及其元数据的完整，电子档案的内容、相关说明及支持软件齐全。（四）可用性原则：保证电子档案在规定条件下能够被准确检索、读取和理解，并能按其原始意图被有效利用。（五）安全性原则：采取必要的技术和管理措施，确保电子档案的存储安全、访问安全和信息安全，防止信息泄露、丢失和篡改。（六）合规性原则：符合国家关于电子文件和电子档案管理的相关法律法规、标准规范要求。第四条本单位各部门及全体员工均有保护电子文件和电子档案的义务，并应严格遵守本制度的各项规定。第二章管理机构与职责第五条本单位档案管理部门是电子文件归档与电子档案管理的职能部门，负责统筹、组织、指导和监督本制度的实施。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家有关电子文件和电子档案管理的法规标准。（二）制定和完善本单位电子文件归档与电子档案管理的规章制度和工作细则。（三）组织开展电子文件归档范围和保管期限表的编制与修订。（四）负责电子档案的接收、审核、整理、保管、利用、鉴定和处置工作。（五）指导和督促各业务部门做好电子文件的形成、积累、整理和预归档工作。（六）组织电子档案管理系统的建设、维护和升级，确保系统安全稳定运行。（七）组织开展电子文件和电子档案管理的业务培训和宣传工作。第六条各业务部门是电子文件形成和管理的责任主体，应指定专人（兼职档案员）负责本部门电子文件的日常管理工作，其主要职责包括：（一）在档案管理部门指导下，按照规定形成、积累和整理本部门的电子文件。（二）负责本部门电子文件的著录、元数据采集和预归档工作，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。（三）按时向档案管理部门移交符合要求的电子档案。（四）配合档案管理部门开展电子档案的鉴定、利用等工作。第七条信息技术部门负责为本单位电子文件归档与电子档案管理提供必要的技术支持和保障，其主要职责包括：（一）负责电子档案管理系统及相关软硬件设施的技术维护和安全保障。（二）协助档案管理部门制定电子文件和电子档案的格式标准、存储规范。（三）提供数据备份、灾难恢复等技术支持。（四）协助解决电子文件和电子档案管理过程中出现的技术问题。第三章电子文件的形成与归档第八条电子文件的形成应符合国家和行业相关标准，确保信息的准确、完整。业务部门在形成电子文件时，应明确文件的责任主体、形成时间、版本号等基本要素，并对文件进行规范命名。第九条电子文件的元数据是描述电子文件内容、结构、背景及其管理过程的数据，应与电子文件同步采集、著录，并随电子文件一并归档。元数据的采集范围和要求由档案管理部门会同相关业务部门确定。第十条电子文件的版本管理应清晰、规范。业务部门应明确电子文件的版本号规则，确保不同版本之间的区分和追溯。归档的电子文件应为定稿版本或经审批生效的版本。第十一条电子文件的归档范围应根据本单位的职能和业务活动确定，凡反映本单位各项工作活动、具有查考利用价值的电子文件及其元数据均应纳入归档范围。具体归档范围按照本单位《电子文件归档范围和保管期限表》执行。第十二条电子文件的归档时间：（一）周期性办理的业务，一般在一个办理周期结束后及时归档。（二）专项工作或项目，在工作或项目完成后及时归档。（三）具有年度总结性、统计性的电子文件，在年度结束后规定时间内归档。（四）其他电子文件应在办理完毕后或按规定期限及时归档。第十三条电子文件的归档格式应符合国家有关长期保存的要求，优先采用开放格式或通用格式。对特殊格式的电子文件，应同时归档其读取软件或相关说明文档。档案管理部门应定期公布推荐的电子文件归档格式清单。第十四条电子文件归档可采用在线归档或离线归档方式。鼓励采用在线归档方式，通过电子档案管理系统或业务系统与档案系统的接口实现自动或半自动归档。离线归档应使用符合安全要求的存储介质，并做好交接登记。第十五条电子文件归档前，业务部门应进行整理、著录和审核，确保电子文件及其元数据的完整、准确。档案管理部门接收电子档案时，应对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检验，符合要求的予以接收，并办理交接手续。第十六条对于重要的电子文件，可根据需要采用“双套制”归档，即同时归档电子版本和纸质版本。纸质版本的管理参照纸质档案管理规定执行。第四章电子档案的管理第十七条电子档案的整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于管理和利用。整理工作包括分类、排列、编号、著录等环节，具体方法按照本单位电子档案整理细则执行。第十八条电子档案的著录应符合国家档案著录规则，著录项目应完整、准确。著录信息应录入电子档案管理系统，确保检索的便捷性。第十九条电子档案的保管应符合以下要求：（一）电子档案应存储在符合安全保密要求的专用存储设备中，禁止存储在非涉密计算机或个人终端上。（二）档案管理部门应建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并对备份介质进行妥善保管和定期检查。（三）对存储电子档案的硬件设备和软件系统应进行定期维护和更新，确保其正常运行和数据安全。（四）采取有效措施防止电子档案的非法访问、篡改、删除和病毒感染。第二十条电子档案的利用应遵循“按需提供、严格审批、全程可控”的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为单位各项工作提供服务。（一）利用电子档案应通过电子档案管理系统进行，严格遵守权限管理规定。（三）利用过程中应保护电子档案的原始性和完整性，不得擅自修改、复制、传播或销毁电子档案。（四）涉密电子档案的利用，应严格遵守国家保密法律法规的规定。第二十一条电子档案的鉴定工作包括保管期限鉴定和到期销毁鉴定。档案管理部门应会同相关业务部门定期对电子档案进行鉴定。对保管期限已满、无继续保存价值的电子档案，应按照规定的程序报批后进行销毁，并做好销毁记录。销毁电子档案应确保数据无法恢复。第二十二条电子档案的迁移是指将电子档案从旧的存储介质或系统迁移到新的存储介质或系统的过程。档案管理部门应制定电子档案迁移方案，确保迁移过程中电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性不受影响，并对迁移结果进行检验和记录。第五章电子档案的安全保障第二十三条电子档案的安全保障应贯穿于电子文件形成、归档和电子档案管理的全过程，建立健全人防、物防、技防相结合的安全保密体系。第二十四条严格执行身份认证和权限管理制度。电子档案管理系统应具备完善的用户身份认证机制，对不同用户设置不同的操作权限，确保用户只能在授权范围内访问和操作电子档案。第二十五条建立健全电子档案管理系统的安全审计机制，对用户登录、文件访问、修改、删除等操作进行全程记录和日志留存，以便追溯和审计。第二十六条加强对存储介质的管理。用于存储电子档案的各类存储介质应符合保密要求，专人保管，妥善存放。存储介质的销毁应按照保密规定执行。第二十七条定期进行病毒查杀和安全漏洞扫描，及时更新杀毒软件和系统补丁，防范计算机病毒和网络攻击。第二十八条建立数据备份和灾难恢复机制。对电子档案实行定期备份，备份介质应异地存放。制定灾难恢复预案，并定期进行演练，确保在发生意外情况时能够快速恢复数据。第二十九条档案管理人员应严格遵守保密纪律和操作规程，不得泄露电子档案内容。未经批准，不得擅自将电子档案带出档案库房或接入外部网络。第六章监督与保障第三十条档案管理部门应定期对各部门电子文件归档与电子档案管理工作情况进行监督检查，对违反本制度规定的行为及时予以纠正，并将检查结果纳入相关考核。第三十一条本单位应将电子文件归档与电子档案管理工作所需经费纳入年度预算，保障电子档案管理系统建设、软硬件设备购置与维护、人员培训、数据备份等工作的开展。第三十二条加强对档案管理人员和业务部门兼职档案员的业务培训，提高其电子文件和电子档案管理的专业素养和技能水平。第三十三条对在电子文件归档与电子档案管理工作中做出