安全标准化管理体系档案管理制度

资料来源于网络整理，更多高质量文档请联系。安全标准化管理体系档案管理制度1目的为系统、完整地管理公司安全标准化管理体系相关档案，合理使用档案资源，特制本制度。2范围适用于公司安全标准化管理体系所涉及的档案管理。3职责3.1安全生产领导小组办公室职责3.1.1安全生产领导小组办公室是安全标准化管理体系档案管理的主管职能部门。3.1.2负责监督和执行公司安全标准化管理体系有关档案管理工作的各项规定。3.1.3做好安全标准化管理体系档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计和利用等各项工作。3.1.4定期进行安全标准化管理体系档案清理工作，核对帐物及库存档案的统计工作。3.1.5对公司各部门安全标准化管理体系档案的日常管理情况进行检查。3.2公司各科室、车间职责3.2.1公司安全标准化范围内的各部门、车间是本单位安全标准化管理体系相关档案管理的直接责任单位；各单位负责人负责监督、检查文件和资料、档案的管理工作。3.2.2负责执行公司有关档案管理工作的各项规定。3.2.3负责本单位专业档案、技术档案、图纸或文件等的收集、整理、归档工作。4相关术语4.1安全标准化管理体系档案定义安全标准化管理体系档案是指安全标准化活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。4.2安全标准化管理体系文件定义安全标准化管理体系文件是指各单位在安全标准化活动中形成的公文、信件等，包括：管理制度、规章、通知、请示、报告等。4.3安全标准化管理体系资料定义安全标准化管理体系资料是指各单位在安全标准化活动中从公司以外收集的可提供参考的文字资料，包括各种图表、图片、技术资料等。5安全标准化管理体系档案管理要求5.1档案人员的职业素质和职业道德5.1.1档案人员的职业素质要求档案管理人员需熟悉相关档案法规、档案术语、熟练掌握本行业、本部门的专业知识，并能熟练操作计算机，除此之外，档案管理人员还应注意培养：信息意识能力、利用先进手段能力、工作协调能力。5.1.2档案人员的职业道德要求档案管理人员应忠于职守和热爱档案工作、遵守国家相关档案法律和其他法律规定，严守公司机密，具有全心全意为公司服务的精神，不仅要维护档案的完整性与安全性，同时也要维护档案的真实性和可靠性，保持严谨的工作作风，发扬开拓进取创新精神。5.2安全标准化管理体系档案的收集5.2.1安全标准化管理体系档案的归档范围需归档的安全标准化管理体系档案包括公司在安全标准化活动中直接形成的对国家、社会和本公司具有保存价值的各类文字、图表、音像等不同形式的历史记录。5.2.2安全标准化管理体系档案不归档范围：包括重份文件、无查证利用价值的事务性、临时性文件；仅供参阅、征求意见、不需要办理文件；未经领导审批或会议讨论通过的、未定稿文件；未生效文件；一般文件的历次修改稿。5.2.3安全标准化管理体系档案的收集原则（1）全面性原则从社会和公司的整体利益出发，全面把握构成档案价值的各方面因素，从档案的内部特征和外部特征全面审视衡量档案对公司和社会的作用。（2）档案应具有凭证、参考、正面或反面、内容或外表形式等作用。（3）档案的收集要具有联系性，需要保持文件之间，各个案卷之间，卷宗之间的联系性。（4）发展性原则用发展的观点对档案进行分析收集，既要考虑档案的当前的现实作用，又要预测档案的长远历史意义。5.2.4安全标准化管理体系档案编号管理安全标准化管理体系档案编号统一由档案室分类编制。5.2.5各部门须明确人员对档案进行收集、整理、鉴别。5.2.6凡本公司发出的安全公文一律由公司安全生产领导小组办公室科统一收集管理。5.3安全标准化管理体系档案移交与统计管理5.3.1接收安全标准化管理体系档案资料时，移交部门或个人要签写归档目录和入库单，交接双方签字留存备查。5.3.2接收的安全标准化管理体系档案资料要及时登录、创建索引、建档管理。5.3.3对移出或销毁的安全标准化管理体系档案资料应及时注销，并注明原因和去向。5.4安全标准化管理体系档案鉴定与销毁管理5.4.1安全标准化管理体系档案的保管期限（1）以下档案需永久保存包括安全标准化管理手册及相关支持性文件、会议记录、政府机关核准文件、项目外部考评资料、其他经核定须保存的文件。（2）以下档案需长期保存（10-50年左右）包括计划资料、其它经核定保存10年的文书。（3）以下档案需短期保存（1-5年）期满或解除之和约，结案后无长期保存必要者，其他经审核保存5年的文书。5.4.2根据各类档案材料保管期限，档案管理人员应定期对档案资料进行鉴定，进一步正确区分档案价值，并将已失去保存价值的档案，剔出处理。5.4.3档案鉴定应本着“保存从宽、销毁从严”的原则进行，对鉴定剔出销毁的档案资料进行登记造册，报送安全生产领导小组办公室主任批准后方可销毁。销毁档案资料时应指定两名人员监销，并在销毁册上签字，销毁注册应归档保存。5.5电子档案管理5.5.1安全标准化管理体系档案归档范围（1）文本文件归档范围包括重要文件正式定稿的电子文档、各类重大协议、合同电子文档等。（2）图片文件：包括具有保存价值和重大意义的计算机的图纸和照片、图像等。（3）数据文件、包括具有保存价值重要数据材料。5.5.2安全标准化管理体系档案档案需归档办法公司各部门、车间必须依据“5.5.1电子归档范围”，对本单位一年内形成的文件、数据、资料存储于指定计算机，档案室对每一项目刻录成CD-R、DVD光盘存档。5.5.3归档要求（1）归档电子文档必须真实有效、文本文件应以最后定稿归档。（2）归档电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤。（3）归档电子文件必须按照统一要求转换为标准的文件格式、保证日后能够顺利读出。确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。无法实现转换在存档文件时必须附上专业软件程序。5.5.4归档模式（1）各部门移交公司档案室的电子档案必须经过演示和检测，保证其内容与文件相一致和利用方便。（2）保存期限，根据内容的重要性，分为永久保存、长期保存和短期保存三类.（3）禁止重复归档、杜绝信息垃圾，各部门移交公司档案室的电子档案须一式两份、一份封存一份供使用。（4）文件形成部门应对归档电子文件编制归档说明，需要简要说明光盘中存储文件内容，运行的软硬件环境，版本号，文件的完整性和准确性。归档说明可兼作移交清单，一式两份，移交部门和档案室双方签字后各自保存一份备案。（5）电子文档档案存储采用“双套制”，即在纸质档案的卷内目录、备考表等内注明相应电子文件的存放地址，编号等信息，在电子档案后标上相应纸质档案的排号、柜号、目录号等信息，当档案的著录、编号、柜号、或内容等更改时，电子档案也应与纸质档案保持一致。并填写《档案文件存放位置索引》（6）档案室每年对归档的电子文件进行一次检查，每隔二年对电子文件进行一次拷贝。5.6安全标准化管理体系相关档案的查（借）阅管理5.6.1公司各部门到档案室借阅业务范围以内的档案时，填写《档案借阅登记表》，经档案室负责人签字后即可借阅。5.6.2相关方来本公司查阅档案，须经安全生产领导小组办公室主任同意方可进行。5.6.3借阅时间不超过七天，到期仍需使用时必须办理续借手续。5.6.4需复印、翻印、摘抄一般卷内文件内容时，须在《档案借阅登记表》上登记并写明利用目的。需要复印、翻印、摘抄卷内秘密以上文件材料内容时，须经安全生产领导小组办公室主任签字认可。5.7安全标准化管理体系相关档案的保管规定5.7.1严禁在档案室内吸烟，严禁存放易