《办公自动化》-第3章 基础应用

3.1MicrosoftOffice2003中文版简介3.1.1MicrosoftOffice2003新功能简介1.常规任务功能（1）MicrosoftOffice任务窗口（2）新外观（3）可更方便地访问“帮助”（4）控件粘贴选项和用智能标记自动更改（5）更新的“剪辑管理器”（6）概念图表（7）声音命令和听写（8）支持手写体输入（9）图片和图形的真实感增强下一页返回3.1MicrosoftOffice2003中文版简介（10）辅助功能（11）查找打印机（12）用MicrosoftExchangeServerXP存储文档2.Web文档和Web站点功能（1）Web发布（2）通过Web共享MicrosoftOffice文档（3）将Web站点保存为单独的文件（4）从浏览器中打开OfficeWeb页并进行编辑3.错误防护及恢复功能（1）文档恢复和更安全的关闭（2）MicrosoftOffice安全模式（3）MicrosoftOffice崩溃报告工具下一页上一页返回3.1MicrosoftOffice2003中文版简介4.安全性功能（1）数字签名（2）增强了抵御宏病毒的能力5.与语言相关的功能（1）针对更改用户界面和帮助的语言的改进（2）朝鲜文字/朝鲜文汉字转换器的改进（3）对WindowsXP语言功能的全面支持（4）非东亚系统上的东亚字符支持下一页上一页返回3.1MicrosoftOffice2003中文版简介3.1.2MicrosoftOffice2003的组成1.Word20032.Excel20033.PowerPoint20033.1.3MicrosoftOffice2003的安装

Office2003中文版是基于Windows操作系统的办公自动化软件，它需要配备奔腾133MHz或更高主频处理器的个人电脑；操作系统为MicrosoftWindows2000，需要带有ServicePack3，最好是使用MicrosoftWindowsXP操作系统；建议使用128MB或更大容量的内存。上一页返回3.2Word2003窗口组成及文档操作3.2.1启动Word2003Word的启动通常方式有两种：一种是双击桌面的快捷方式；一种是选择“开始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeWord2003”命令，如图3-6所示。下一页返回3.2Word2003窗口组成及文档操作3.2.2Word2003窗口组成1.标题栏2.菜单栏3.工具栏4.标尺5.编辑区6.滚动条7.状态栏8.任务窗格9.视图切换按钮下一页上一页返回3.2Word2003窗口组成及文档操作3.2.3管理文档1.创建新文档由于每一个Office文档都对应着一个文件，因此在制作一个新的文档前，必须先新建一个文件，就像在写一封信之前，必须先找到一张白纸一样。（1）建立新的空白文档（2）通过模板和使用向导建立新文档2.保存文档3.打开文档4.加密保护文档5.关闭文档，退出Word2003下一页上一页返回3.2Word2003窗口组成及文档操作3.2.4Word2003的视图方式1.普通模式普通视图是最适合文本输入和图片插入的视图，如图3-19所示。2.Web模式

Word2003有了比较强大的Web页编辑功能，而网页的编辑与普通文档的编辑存在一些不同。如果选择显示Web版式视图，编辑窗口将显示文档的Web布局视图。也就是说，编辑的网页在该视图方式下会与在浏览器中所显示的一样。3.页面模式页面视图是Word中最常用的视图之一，如图3-20所示。4.大纲模式大纲视图用于显示、修改或创建文档的大纲，如图3-21所示。上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

3.3.1输入、编辑与选定文本1.输入文本

Word2003中文版的输入功能十分简单，用户可以方便地输入文字和各种符号，在很多方面，使用Word2003中文版做文字处理工作，要比在纸上更方便、更容易。创建了新的空白文档后，在文档编辑区中有一个闪烁的光标（即插入点），这个光标代表的是当前文本输入的位置。当输入文字时，文字就会显示在光标闪烁的位置。2.插入符号和特殊字符

Word2003中文版在编辑文档的时候，可以插入各种符号和特殊的字符。下一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

3.文本的编辑（1）光标移动键在Word2003中，用户可以使用鼠标进行光标位置的移动，也可以使用键盘来进行操作。常用键盘操作如表3-1所示。（2）“改写”模式和“插入”模式的转换（3）中文简繁体转换4.选定文本5.插入文件下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

3.3.2复制、移动和删除文本1.复制文本2.移动文本3.删除文本下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

3.3.3重复、撤销与恢复操作在编辑文档的时候，经常会发生一些错误操作，如写错了某个字符、误删了不该删除的内容等，为此，Word2003提供了撤销与恢复功能。在进行输入、删除和移动文本等操作时，Word2003会自动记录下最新的操作，这种存储功能使得恢复某次操作成为可能。撤销是为了纠正错误，即取消上一步的操作，将编辑状态恢复到所做误操作之前的状态。撤销的方法有以下3种。①选择“编辑”→“撤销”命令。②单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮。③按Ctrl+Z键。下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

恢复则对应于撤销，是将撤销的操作再恢复回来，所以恢复操作实际上是撤销操作的逆操作。在经过撤销操作后，“撤销”按钮右边的“恢复”按钮（）处于可用状态，表明已经进行过撤销操作。这时，可以用“恢复”按钮恢复已被撤销的操作。恢复的方法有以下3种。①选择“编辑”→“恢复”命令。②单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮。③按Alt+Shift+Backspace键。下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

3.3.4查找、替换与定位在对一篇较长的文档进行编辑的时候，经常会有一些输入错误，如把“计算机”错误输入为“计算基”，这时如果单靠眼睛逐字逐行地查找，不仅费时费力，而且很容易有遗漏的地方。为此，Word2003提供了强大的查找和替换功能，帮助用户查找和替换文档中的文本、格式、段落标记、分页符等项目，还可以使用通配符和代码扩展搜索。1.查找文本

Word2003查找文本的功能是十分强大的，它不仅可以查找任意组合的字符（包括中文、英文、全角、半角等），还可以查找英文单词的各种形式。查找文本的操作可以在当前整个文档中进行，也可以在某一范围内进行。如果是想查找某一特定范围内的文档，则在查找之前应先选取该区域的文档。下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

2.替换文本查找不仅仅是用来定位查找的内容，更重要的是为替换做铺垫。替换功能可以全面、快速地纠正在文档中出现的错误用字和用词，极大地提高用户的编辑速度。3.定位定位功能和查找功能很相似，但定位功能中的查找目标不是文字而是页码和书签等。3.3.5字符格式启动Word2003后，如果不设置文本格式，输入文本的格式将为Word默认的格式，字体为宋体，字号为五号，英文字体为“TimesNewRoman”，字体颜色为黑色等。用户也可根据自己的需要对字体、字号和颜色进行设置。下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

3.3.6段落格式一篇好的文档首先需要有一个好的段落格式。在Word2003中文版中，段落是指一个或多个连续主题的句子，当将一个段落作为排版对象进行处理时，段落又可看成是两个回车符之间的内容。在使用Word2003中文版排版时，通过设置段落对齐方式、段落缩进和段落间距等不同方面的格式，可以使整篇文档条理清晰、错落有致，同时又富有个性。1.选择段落对齐方式段落的对齐方式直接影响文档的版面效果。Word2003中文版中提供的段落对齐方式主要包括左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐5种。下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

2.选择段落缩进方式段落缩进包括以下几种类型。①左右缩进②首行缩进③悬挂缩进3.调整段落间距段间距是指文档中相邻两段文字之间的距离，包括段前间距和段后间距两种。下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

4.设置行间距调整行间距可以在行距选项中选择：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值和多倍行距。若选择的是最小值、固定值或多倍行距，则还应该在“设置值”中设置数值。5.复制段落格式前面我们已经讲过字符格式可以通过格式刷来复制，在Word中，段落格式也可以通过格式刷来复制。下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

3.3.7Word高级排版技术1.分栏2.边框和底纹3.设置首字下沉3.3.8项目符号和项目编号1.插入项目符号

Word2003有很强大的编号功能，可以轻松地给要列举出来的文字添加项目符号和编号。输入一个回车符后，Word2003会自动添加下一个项目符号和编号。除此之外，用户还可以自定义项目符号和编号的样式。下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

2.添加项目编号在“项目符号和编号”对话框中，选择“编号”选项卡，然后指定一种编号格式，单击“确定”按钮则可以在指定位置添加一个编号。输入编号后面的内容后按Enter键，Word2003会自动添加下一个编号。3.多级符号多级符号设置与项目符号或编号设置相似，但是多级符号中每段的项目符号或编号可根据缩进层次来变化，最多可生成有9个层次的多级列表。这样，段落的层次关系会更为明确。多级符号的设置可以在“项目符号和编号”对话框的“多级符号”选项卡中进行。下一页上一页返回3.3Word2003文字编辑与格式编排

3.3.9设定制表位按Tab键后，插入点移动到的位置叫制表位。初学者往往用插入空格的办法来达到各行文本之间的列对齐。显然，这不是一个好方法。简单的方法是按Tab键来移动插入点到下一个制表位，这样很容易做到各行文本的列对齐。Word中，默认制表位是从标尺左端开始自动设置，各制表位间的距离是0.75cm。另外，Word提供了5种不同的制表位，用户可以根据需要选择并设置各制表位间的距离。在水平标尺左端有一个制表位对齐方式按钮，不断单击它可以循环出现左对齐制表符等5个制表符，可以单击选定其中之一。用户可以使用标尺设置制表位，也可以使用“格式”菜单中的“制表位”命令设置制表位。上一页返回3.4使用表格3.4.1创建表格创建表格通常有两种方法。若想绘制一个规则表格，可以使用“插入”→“表格”命令；若想绘制比较复杂的表格，则使用“表格”菜单中的“绘制表格”命令。1.插入规则表格2.绘制自由表格3.在表格中进行文本的输入下一页返回3.4使用表格3.4.2编排表格

1.选择行、列、单元格和表格2插入行、列、单元格3.删除行、列、单元格和表格4.合并和拆分单元格或表格5.调整行高和列高6.表格格式的设置7.绘制斜线表头8.表格标题行的重复下一页上一页返回3.4使用表格3.4.3表格与文本的转换有时为了某种需要，可能要将文字转换成表格，或者将表格完全转换成文字，Word2003提供了这一转换功能。1.将表格转换为文字2.将文字转换为表格3.4.4Word2003表格的其他功能

Word表格虽然不如Excel表格制作电子表格那么方便，但Word2003也提供了一定的表格数据的计算功能，可以利用“表格”菜单中的“公式”命令进行操作，如图3-47所示；也可以利用“表格”菜单中的“排序”命令对表格数据按某列或某行数据进行递增或递减排列，如图3-48所示。上一页返回3.5对象的插入和使用3.5.1使用图片和图形在编辑文档时，因为排版需要，经常向文档中插入一些图片，不仅可以美化版面，而且可以更好地说明文档中要表示的内容，做到图文并茂。插入的图片主要包括剪贴画和图片文件。下一页返回3.5对象的插入和使用3.5.2自绘图形

Word2003中文版提供了一套绘制图形的工具，利用它可以创建各种图形。只有在页面视图方式下才可以在Word文档中插入图形。所以在创建图形前，应把视图切换到页面视图方式。在绘制图形时，必须先显示“绘图”工具栏。可以通过选择“视图”→“工具栏”→“绘图”命令，或者单击“常用”工具栏中的“绘图”按钮来打开“绘图”工具栏。“绘图”工具栏中除了自选图形按钮之外，还包括了插入文本框、艺术字、组织结构图、剪贴画、图片、填充颜色、边框颜色、字体颜色、线型、虚线线型、箭头形式、阴影样式、三维效果样式等按钮，使用这些按钮可以使Word2003中的图片操作更加简便。下一页上一页返回3.5对象的插入和使用3.5.3使用艺术字①单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮，或者选择“插入”→“图片”→“艺术字”命令打开“艺术字库”对话框，在该对话框中选择一种艺术字样式，如选择第三行第四列样式，然后单击“确定”按钮。②在打开的“编辑‘艺术字’文字”对话框中，输入要设为艺术字的文字，然后设置文字的字体和字号以及是否加粗、倾斜等，单击“确定”按钮即可生成艺术字。下一页上一页返回3.5对象的插入和使用3.5.4使用文本框

使用文本框可以方便地在指定的地方插入一段文字，在文本框中还可以插入图片等其他内容。像设置图片一样，也可以设置文本框和周围文档的环绕方式。3.5.5使用公式

添加公式通过公式编辑器进行。用户可以通过从工具栏中挑选符号并键入变量和数字来建立复杂的公式。建立公式时，“公式编辑器”会根据数学方面的惯例自动调整字体大小、间距和格式。上一页返回3.6文档的打印3.6.1页面设置文档编辑好后可将其打印出来，但在打印之前，需要对Word文档的页面做一些设置，使打印出来的格式正确、规范。1.设置页边距2.设置纸型3.设置版式3.6.2设置节格式如果需要在文档的不同部分使用不同的页面设置，则可以在Word文档中插入分节符，使得页面设置相同的部分在格式上成为一个单独的章节，但在内容上还是连续的。下一页返回3.6文档的打印3.6.3设置页码

1.插入页码2.设置页码样式3.6.4页眉和页脚一般情况下，Word文档中的页眉和页脚分别出现在文档的顶部和底部，在其中可以插入页码、文件名或章节名称等内容。创建页眉和页脚后的文档其版面更加新颖，版式更具风格。可以按照如下所示的操作步骤给文档添加页眉和页脚。1.插入页眉和页脚2.建立奇偶页不同的页眉3.页眉和页脚的删除上一页返回3.7Word2003的一些实用功能3.7.1字数统计在Word中自带了一个字数统计功能，可以使用户在输入的过程中实时显示出字数来，这样既方便，又可以节约计算的时间。下面就让我们一起来了解关于Word字数统计的方法。我们可以直接利用Word自带的字数统计方法来统计文档的字数，具体的做法是；打