会议承办合同协议书范本

会议承办合同协议书范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX国际贸易有限公司。

甲方地址：中国北京市朝阳区东三环中路甲6号富华大厦A座15层。

甲方法定代表人/负责人：张明。

甲方联系方式工作电话）个人手机）。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX会展服务有限公司。

乙方地址：中国上海市浦东新区世纪大道888号金茂大厦B座20层。

乙方法定代表人/负责人：李强。

乙方联系方式工作电话）个人手机）。

协议简介：

鉴于甲方拟举办一场国际贸易展览会，需要专业的会议承办服务，包括场地租赁、设备搭建、会务组织、宣传推广等全方位支持；

鉴于乙方在会议承办领域拥有丰富的行业经验、专业的服务团队和完善的服务体系，能够为甲方提供高质量、高效率的会议承办服务；

基于双方平等自愿、诚实信用的原则，经友好协商，甲方委托乙方承办所述会议，双方达成如下协议，以兹共同遵守。

本协议的签订背景源于甲方对国际贸易展览会的高标准需求，以及乙方在会议承办服务方面的专业能力和市场声誉。甲方作为一家具有国际视野的贸易企业，希望通过此次展览会展示自身产品、拓展海外市场、加强行业合作。然而，甲方缺乏会议承办的专业知识和资源，因此委托乙方向其提供全方位的服务支持。乙方作为一家专业的会展服务机构，凭借其在场地资源、设备租赁、会务管理等环节的丰富经验，能够为甲方提供符合其需求的定制化服务。双方基于此合作前提，通过协商明确各自的权利与义务，确保会议的顺利进行，实现互利共赢的合作目标。协议的签订不仅体现了双方对会议承办业务的共同认知，也为后续的具体服务条款奠定了基础，确保双方在合作过程中能够保持一致的目标和方向。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的在于明确甲乙双方在会议承办合作中的权利与义务，确保乙方按照甲方的要求顺利完成会议承办服务，保证会议的顺利进行。协议范围涵盖会议场地的租赁与布置、会议设备的搭建与维护、会议期间的会务组织与服务、会议宣传与推广、以及与会议相关的其他配套服务。具体包括但不限于：场地考察与预订、舞台背景与签到台的设计搭建、音响灯光设备的租赁与调试、会议资料的印制与分发、参会人员的接待与引导、会议期间的茶歇与餐饮服务、现场技术支持与应急处理、会议宣传材料的制作与发布、以及会议结束后的场地清理与设备回收等。通过本协议的签订，双方旨在建立长期稳定的合作关系，共同提升会议承办服务的质量和效率，为甲方创造更大的商业价值。

第二条定义

本协议中下列词语具有以下含义：

1.“会议”指由甲方主办或参与的，需要乙方提供承办服务的各类会议活动，包括但不限于展览会、研讨会、发布会、年会等。

2.“场地”指乙方提供给甲方用于举办会议的物理空间，包括主会场、分会场、展区、休息区等。

3.“设备”指乙方负责搭建和维护的会议相关设备，包括音响设备、灯光设备、投影设备、显示屏、桌椅、签到系统等。

4.“会务服务”指乙方提供的与会议组织和管理相关的服务，包括场地布置、设备调试、人员接待、资料管理、现场协调等。

5.“宣传推广”指乙方为推广会议而采取的各项措施，包括制作宣传材料、媒体合作、网络推广等。

6.“服务期限”指乙方提供会议承办服务的起止时间，根据本协议具体约定。

7.“费用”指乙方根据本协议约定向甲方收取的会议承办服务费用，包括场地租赁费、设备租赁费、人工费、物料费等。

8.“不可抗力”指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

（1）甲方有权要求乙方按照本协议约定提供专业的会议承办服务，并对服务质量进行监督和验收。

（2）甲方有权对乙方的服务方案提出修改意见，乙方应根据甲方合理的要求进行调整和完善。

（3）甲方应向乙方提供会议的详细需求，包括会议规模、时间安排、场地要求、设备需求、人员安排等，并确保所提供信息的真实性和准确性。

（4）甲方应按时向乙方支付本协议约定的会议承办服务费用，任何延迟支付均应按本协议约定承担违约责任。

（5）甲方应指派专门人员与乙方对接，负责会议筹备期间的沟通协调和现场指挥，确保会议各项工作的顺利进行。

（6）甲方应负责提供会议所需的各类资料和物料，并确保其质量和数量符合会议要求。

（7）甲方应配合乙方进行会议期间的现场管理，包括人员引导、秩序维护、应急处理等。

（8）甲方应遵守乙方的场地管理规定，不得损坏场地设施或进行违规操作，如有损坏应承担修复费用。

（9）甲方应提前告知乙方会议的最终参会人数和议程安排，以便乙方做好充分的准备。

（10）甲方应配合乙方进行会议结束后的场地清理和设备回收工作，确保场地恢复原状。

2.乙方的权力和义务：

（1）乙方有权按照本协议约定向甲方收取会议承办服务费用，并有权要求甲方提供必要的配合和支持。

（2）乙方有权根据自身经验和专业知识，为甲方提供会议承办服务方案，并对方案的可行性和合理性负责。

（3）乙方应按照本协议约定的时间和标准，提供会议场地的租赁与布置服务，确保场地符合甲方的使用要求。

（4）乙方应负责会议设备的搭建与维护，确保设备的正常运行和使用安全，并对设备操作人员进行专业培训。

（5）乙方应提供全面的会务组织与服务，包括场地布置、设备调试、人员接待、资料管理、现场协调等，确保会议的顺利进行。

（6）乙方应负责会议宣传与推广工作，根据甲方的要求制作宣传材料，并与相关媒体合作进行宣传，提升会议的知名度和影响力。

（7）乙方应配备专业的服务团队，负责会议期间的现场管理和应急处理，及时解决会议过程中出现的问题。

（8）乙方应保证所提供的会议承办服务符合行业标准和甲方的要求，如因乙方服务不到位导致会议出现重大问题，应承担相应的赔偿责任。

（9）乙方应保护甲方的商业秘密和知识产权，未经甲方同意，不得将会议相关信息泄露给第三方。

（10）乙方应配合甲方进行会议结束后的场地清理和设备回收工作，确保场地恢复原状，并办理相关的场地退出手续。

（11）乙方应提供会议承办服务的详细报价清单，并列明各项费用的具体构成，确保费用的透明和合理。

（12）乙方应配备专业的技术人员，负责会议设备的安装、调试和维护，确保设备在会议期间正常运行。

（13）乙方应提供会议期间的茶歇与餐饮服务，根据甲方的需求提供高品质的餐饮选择，并确保食品安全和卫生。

（14）乙方应提供会议结束后的场地清理服务，包括垃圾清理、设施复位等，确保场地恢复原状。

（15）乙方应提供会议承办服务的完整记录和资料，包括场地使用记录、设备使用记录、服务人员签到记录等，以备甲方查验。

第四条价格与支付条件

1.本协议项下的会议承办服务费用总额为人民币壹佰万元整（¥1,000,000.00），该费用包含但不限于场地租赁费、设备搭建费、会务组织费、宣传推广费、人员服务费、茶歇餐饮费等乙方提供本协议约定的全部服务所产生的费用。

2.费用构成明细详见本协议附件一《会议承办服务费用明细表》，该附件为本协议不可分割的一部分，与协议正文具有同等法律效力。

3.甲方应按照以下方式向乙方支付服务费用：

（1）首付款：本协议签订之日起十日内，甲方向乙方支付服务费用总额的30%，即人民币叁拾万元整（¥300,000.00）；

（2）中期款：会议开始前三十日，甲方向乙方支付服务费用总额的40%，即人民币肆拾万元整（¥400,000.00）；

（3）尾款：会议结束后十日内，甲方向乙方支付服务费用总额的30%，即人民币叁拾万元整（¥300,000.00）。

4.甲方支付款项应通过银行转账方式支付至乙方指定的以下银行账户：

开户名称：XX会展服务有限公司

开户银行：中国工商银行上海浦东分行

银行账号：6222020100112345678

5.甲方逾期支付任何一期款项的，每逾期一日，应按逾期支付金额的千分之一向乙方支付违约金，但累计违约金不超过服务费用总额的10%。若甲方逾期支付超过三十日，乙方有权暂停提供本协议项下的服务，直至甲方付清全部款项及违约金，由此产生的损失由甲方承担。

6.乙方在收到甲方每期款项后，应向甲方开具等额的增值税发票。甲方如需开具其他票据，应另行与乙方协商并承担相应费用。

7.如因甲方原因导致会议规模、时间、地点等发生变更，增加乙方服务成本的，甲方应承担由此产生的额外费用，并应在变更确认后十日内与乙方协商确定额外费用的具体金额，并按本协议第四条约定支付。

第五条履行期限

1.本协议有效期自双方签字盖章之日起生效，至会议结束且所有服务费用结清之日止。

2.会议承办服务的具体履行期限为自本协议签订之日起至会议结束之日止，共计XX天，具体日期范围为YYYY年MM月DD日至YYYY年MM月DD日。

3.乙方应在本协议签订后十日内完成服务方案的初步制定，并提交甲方审核；甲方应在收到方案后五日内提出书面意见，乙方应根据甲方意见在五日内完成方案的最终确认。

4.乙方应在本协议签订后二十日内完成所有会议设备的租赁与采购工作，并在会议开始前十五日完成设备的搭建与调试工作，确保设备在会议期间正常运行。

5.甲方应在本协议签订后十五日内向乙方提供会议的详细参会人员名单和议程安排，以便乙方做好充分的准备工作。

6.会议期间，乙方应全程提供现场服务支持，确保会议的顺利进行。如遇重大突发事件，乙方应在第一时间启动应急预案，并及时向甲方报告情况。

7.会议结束后，乙方应在十日内完成场地的清理和设备的回收工作，并办理场地退出手续，确保场地恢复原状。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）甲方未按本协议第四条约定支付任何一期服务费用的，应按日向乙方支付未付金额的千分之一作为违约金。若甲方逾期支付超过三十日，乙方有权解除本协议，并要求甲方支付已完成服务的费用、本协议约定的违约金以及因此给乙方造成的损失。甲方未支付的款项，乙方有权向其追偿，包括但不限于通过诉讼、仲裁等方式。

（2）甲方未按本协议第五条第3、第5项约定提供会议参会人员名单、议程安排或其他必要信息的，导致乙方无法按时做好服务准备的，甲方应承担由此给乙方造成的损失，包括但不限于设备闲置费、人工费等。若因甲方提供信息错误导致会议出现重大问题，甲方应承担全部责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。

（3）甲方无故取消会议或要求乙方暂停服务的，应向乙方支付本协议服务费用总额的20%作为违约金，并赔偿乙方因此遭受的直接损失。乙方已产生的前期服务费用不予退还。

（4）甲方违反本协议第十条第9项约定，未按时提供所需资料或物料，导致会议延误或无法进行的，应承担由此给乙方造成的损失，并支付本协议服务费用总额的10%作为违约金。

（5）甲方违反本协议第十条第10项约定，未配合乙方进行场地清理和设备回收工作的，应承担由此产生的清理费、恢复费，并支付本协议服务费用总额的5%作为违约金。

2.乙方违约责任：

（1）乙方未按本协议第二条定义的“设备”标准提供设备，或设备在会议期间出现故障导致会议无法进行的，应立即采取补救措施，并承担由此给甲方造成的损失。若无法及时修复，乙方应退还该部分设备的租赁费用，并支付本协议服务费用总额的10%作为违约金。

（2）乙方未按本协议第三条第4、第11项约定提供茶歇餐饮服务，或服务质量不符合甲方要求的，甲方有权要求乙方立即更换或补足，并承担由此产生的额外费用。若因乙方提供的服务导致甲方人员食物中毒或其他健康问题，乙方应承担全部赔偿责任，包括医疗费、误工费等。

（3）乙方未按本协议第三条第8、第15项约定保护甲方的商业秘密或知识产权，导致信息泄露的，应立即停止泄露行为，并赔偿甲方因此遭受的全部损失，包括但不限于经济损失、商誉损失等。同时，甲方有权解除本协议，并要求乙方支付本协议服务费用总额的50%作为违约金。

（4）乙方未按本协议第三条第12项约定配备专业的技术人员，导致设备无法正常运行或出现故障的，应立即派遣技术人员进行维修，并承担由此产生的维修费用。若因乙方技术人员失误导致设备损坏，乙方应负责修复或赔偿。

（5）乙方未按本协议第三条第14项约定提供场地清理服务，或清理不彻底导致场地无法恢复原状的，应负责免费清理直至场地符合要求，并支付本协议服务费用总额的5%作为违约金。

（6）乙方在服务过程中违反安全管理规定，导致发生安全事故的，应承担全部责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。同时，甲方有权解除本协议，并要求乙方支付本协议服务费用总额的50%作为违约金。

3.不可抗力导致的违约：

（1）因不可抗力导致本协议无法履行或无法完全履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否解除本协议或部分免除责任。

（2）不可抗力消除后，双方应继续履行本协议，并采取措施减少损失。若不可抗力持续时间超过三十日，双方有权协商解除本协议，并互不承担违约责任。

4.赔偿责任：

（1）任何一方违反本协议约定，给对方造成损失的，应赔偿对方的直接损失，包括但不限于经济损失、误工费、交通费等。

（2）赔偿金额应以实际损失为限，但最高不超过本协议服务费用总额的50%。若实际损失超过此限额，违约方应另行赔偿。

（3）双方应在违约行为发生后十日内协商确定赔偿金额和支付方式，若无法达成一致，可向本协议约定的争议解决机构申请裁决。

5.解除协议：

（1）若一方严重违反本协议约定，经另一方书面催告后三十日内仍未纠正的，守约方有权解除本协议，并要求违约方承担违约责任。

（2）解除协议后，双方应立即停止履行本协议，并妥善处理已产生的权利义务关系。甲方应支付已完成服务的费用，乙方应退还甲方已支付但未提供服务的费用。

6.争议优先解决：

（1）在追究违约责任时，双方应优先通过协商或调解的方式解决争议，以减少不必要的损失和纠纷。

（2）若协商或调解无法达成一致，双方应按照本协议约定的争议解决方式处理，并应积极配合争议解决机构的工作。

第七条不可抗力

1.不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律、法规、政策的变更）、流行病疫情等。

2.任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本协议义务的，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后七日内通知对方，并提供相关证明文件。

3.双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除本协议。若不可抗力持续超过三十日，双方均有权解除本协议，且互不承担违约责任。

4.因不可抗力导致的履行障碍消除后，双方应立即恢复履行本协议，并采取措施减少因不可抗力造成的损失。双方应相互配合，协商调整履行期限或方式，以尽量减少不可抗力带来的不利影响。

5.不可抗力发生后，双方应各自承担因不可抗力造成的直接损失，包括但不限于财产损失、人员伤亡等。任何一方不得将因不可抗力产生的损失转嫁给对方。

6.若不可抗力导致本协议无法继续履行，双方应在不可抗力消除后十日内协商确定是否解除本协议或部分免除责任。协商不成的，可提交本协议约定的争议解决机构裁决。

7.本协议所称不可抗力不包括一方当事人的违约行为或不当行为所导致的后果，也不包括一方当事人明知或应知且未采取合理预防措施的后果。

第八条争议解决

1.因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商应在诚实信用原则基础上进行，并应尽快达成一致意见。

2.若协商不成，双方应提交上海仲裁委员会，按照该会届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为上海市，仲裁语言为中文。

3.仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁过程中，仲裁庭应根据事实和法律，公平合理地解决争议，并保护当事人的合法权益。

4.仲裁费用由败诉方承担，或根据仲裁庭的决定由双方分担。双方应各自承担其在仲裁过程中产生的其他合理费用，包括但不限于律师费、差旅费等。

5.在仲裁期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议的其他条款，任何一方不得单方面停止履行或解除本协议。

6.若一方未按仲裁裁决履行义务，另一方可以向有管辖权的人民法院申请强制执行。申请强制执行时，应提供仲裁裁决书和申请执行书，并承担相应的申请执行费用。

7.本协议争议解决条款的变更或解除，必须经双方书面同意。未经书面同意，任何一方不得单方面变更或解除本条款。

8.争议解决过程中，双方应保护对方的商业秘密和知识产权，不得泄露或滥用相关信息。

第九条其他条款

1.通知方式：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式作出，并可以通过专人递送、挂号信、传真、电子邮件等方式送达。通知应在送达时视为有效送达。任何一方变更联系方式或地址，应提前七日书面通知对方。

2.协议变更：对本协议的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，作为本协议不可分割的一部分。任何一方不得单方面修改或补充本协议，任何口头承诺或约定均不具法律效力。

3.法律适用：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在签订本协议时，已充分了解并接受该法律对自身具有约束力。

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