建设单位合同保管管理协议

建设单位合同保管管理协议协议双方甲方（委托方/管理主体）：[填写甲方单位全称]法定代表人/授权代表：[填写姓名]地址：[填写甲方地址]统一社会信用代码：[填写代码]乙方（承接方/被管理方）：[填写乙方单位全称或个人姓名]法定代表人/授权代表（如适用）：[填写姓名]地址：[填写乙方地址]统一社会信用代码/身份证号：[填写代码/号码]协议背景为规范本单位（甲方）合同文件的保管和管理，确保合同安全，明确甲乙双方在合同保管管理过程中的权利与义务，依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规及本单位内部规章制度，经双方友好协商，达成如下协议：管理范围与对象1.本协议适用于甲方指定范围内所有合同文件的保管管理。该范围包括但不限于甲方作为合同一方签订或形成的，涉及本单位投资、建设、经营、管理等活动各类合同。2.管理对象涵盖合同正本、副本、合同草案、谈判纪要、合同履行过程中形成的变更协议、补充协议、往来函件、与合同相关的审批文件、附件、图纸、预付款凭证、结算资料等所有与合同相关的文件资料。3.本协议不适用由本单位其他职能部门根据其业务特点和相关规定单独管理的专项合同文件，如但不限于特定涉外合同、知识产权合同等特殊管理文件。甲方的权利与义务1.甲方有权对乙方的合同保管管理工作进行监督、检查和指导，确保本协议约定及本单位相关制度得到有效执行。2.甲方负责向乙方提供履行本协议所需的必要工作场所、基本的办公设备设施（如合同专用柜、档案存储空间等）。3.甲方应指定专门的部门或人员作为合同归口管理部门（甲方内部指定部门：[填写部门名称]），并指定授权代表（甲方授权代表：[填写姓名及职务]）负责与乙方联系、沟通及协调相关工作。4.甲方有义务按照本协议约定及相关流程，及时、完整地向乙方提交需要保管的合同文件及相关资料，并对提交文件的真实性、合规性负责。5.甲方应建立并完善合同使用审批流程，规范合同借阅、复印等行为，并配合乙方执行。6.甲方应按照协议约定，保障乙方及其工作人员在履行本协议过程中所接触到的甲方信息（包括但不限于商业秘密、技术秘密、内部管理信息、人员信息等）的保密性，承担相应的保密责任。7.甲方应在收到乙方提交的定期报告或甲方要求时，提供必要的协助与确认。8.甲方应配合甲方内部或外部审计机构就合同管理相关工作进行的审计。乙方的权利与义务1.乙方应严格按照本协议约定以及甲方的相关指示和本单位内部制定的合同管理细则，全面负责合同文件的具体保管管理工作。2.乙方应建立完善的合同文件收发、登记、分类、编号、保管、借阅、归档、销毁等管理制度和操作流程，并确保系统运行有效。3.乙方应设置符合安全标准的合同保管场所（包括物理环境和电子环境），采取必要的防火、防盗、防潮、防虫蛀、防电磁干扰、防计算机病毒等安全措施，确保合同文件的安全与完整。对涉密合同文件，应按照国家及甲方的保密规定执行更严格的保管措施。4.乙方应建立合同台账或电子合同管理系统，对每份合同文件进行唯一标识和登记，记录合同的基本信息、签订日期、保管状态、借阅情况等。5.乙方应严格管理合同文件的借阅、复制、传递等环节。任何单位或个人需要借阅、复制合同文件，必须按照甲方规定的审批程序办理借阅或复制申请手续，乙方应详细记录并履行登记手续。原则上禁止原件外借，如确需外借，须经甲方授权代表批准，并限期归还。6.乙方应定期对合同文件进行检查，确保存放环境安全，文件状态良好，并根据合同有效期建立预警机制，提醒甲方及时处理到期合同。7.乙方应建立合同文件及相关管理记录的备份机制，确保数据安全。8.乙方应遵守甲方的保密规定，对其在履行本协议过程中知悉的甲方商业秘密、技术秘密及其他敏感信息承担严格的保密义务，未经甲方书面同意，不得以任何形式向任何第三方泄露、披露或使用。保密义务在本协议终止后仍然有效。9.乙方应建立合同文件到期或不再需要的处置程序，按规定进行归档或销毁，并做好相应记录，重要合同文件应按照档案管理要求进行长期或永久保存。10.乙方应定期（如每季度）向甲方（或指定部门）汇报合同管理情况，包括但不限于合同收发登记情况、借阅情况、保管环境安全情况、发现的问题及改进措施等。11.乙方应配合甲方或第三方对合同管理工作进行的检查和审计。合同的使用与借阅管理1.甲方内部任何单位或个人需要借阅、复制合同文件，应向甲方合同归口管理部门或直接向乙方提出申请，提交书面申请单，说明借阅/复制原因、文件名称、数量等。2.乙方在收到申请后，应核对申请信息的合规性，并根据甲方规定的审批权限进行审核。审批通过后，方可办理借阅或复制手续。3.借阅合同文件应办理登记手续，记录借阅人、借阅时间、应归还时间、合同名称及编号等信息。合同文件应妥善保管，不得转借他人或用于非批准用途。4.合同文件借阅期限一般不超过[填写具体天数，如30]日。如需延长借阅期限，应提前向乙方申请，并按程序报批。5.借阅期满或借用完毕后，借阅人应按时将合同文件原件完好归还乙方，并由乙方办理注销登记手续。6.合同文件的复制应严格遵循甲方的相关规定，复制件仅能用于工作需要，不得泄露文件内容，复制件的管理责任由使用部门承担。保密条款1.甲乙双方确认，在本协议履行过程中，乙方将接触、知悉甲方的商业秘密、技术秘密、经营信息、客户信息、内部管理资料以及其他任何非公开信息（以下简称“保密信息”）。2.乙方及其所有员工、代理人、顾问等（以下简称“乙方关联方”）同意并承诺，对于在本协议履行过程中获取或接触到的甲方保密信息，无论以何种形式（书面、口头、电子等），在协议有效期内及协议终止后[填写年限，如三]年内，均不得向任何第三方泄露、披露或用于任何与甲方业务无关的目的，除非：a.该信息已非秘密信息（已公开或为公众所知悉）；b.乙方关联方事先获得甲方的书面同意；c.依据法律法规或有权机关的要求必须披露；d.为履行本协议之目的而需要披露给关联方或其顾问，且该关联方或顾问有保密义务。3.乙方应采取不低于保护自身同等重要性保密信息的合理安全措施，确保甲方保密信息的安全，防止任何未经授权的访问、使用、复制、泄露或损毁。4.如因乙方或其关联方的违约行为导致甲方保密信息泄露或被滥用，乙方应承担全部赔偿责任。5.本保密条款是本协议不可分割的一部分，即使本协议其他条款终止或无效，本保密条款仍然有效。内部审计与监督1.甲方有权根据管理需要，随时或定期对乙方的合同保管管理工作进行检查或审计，包括但不限于查阅合同文件、管理记录、核对系统数据、询问相关人员等。2.乙方应积极配合甲方的检查和审计工作，如实提供相关文件、资料，并按要求进行说明和解释。3.乙方应根据甲方检查或审计中发现的问题，及时进行整改，并向甲方报告整改情况。违约责任1.任何一方违反本协议约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。赔偿金额应包括直接损失和合理的间接损失。2.若因乙方保管不善、操作失误、违反保密义务等原因，导致甲方合同文件丢失、损毁、泄密或被不当使用，乙方应承担相应的违约责任，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。损失赔偿不足以弥补甲方损失的，乙方还应补足差额。3.若因甲方未按约定提供必要条件、未及时提交合同文件、未履行配合义务或授权不当等，导致乙方无法正常履行合同保管管理职责或给乙方造成损失的，甲方应承担相应责任。4.双方应遵守各自的保密义务，任何一方违反保密条款，应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金[可约定具体金额或计算方式，如：按泄露或使用保密信息造成的损失赔偿，或约定固定金额如人民币XX元]并承担相应的法律责任。协议的变更、解除与终止1.本协议的任何变更，须经双方协商一致，并签署书面补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。2.除本协议另有约定外，任何一方单方面解除本协议，应提前[填写天数，如三十]日书面通知对方，并承担相应的违约责任（如属甲方原因，乙方有权要求赔偿；如属乙方原因，甲方有权要求赔偿并解除协议）。3.协议终止或解除后：a.乙方应在协议终止或解除之日起[填写天数，如十五]日内，将甲方所有未归档的合同文件、资料及其电子备份完整交还甲方。已按档案管理规定移交的合同文件除外。b.乙方及其关联方在本协议终止或解除后，仍然负有履行保密条款的义务。c.双方应就合同交接事宜进行确认，并签署确认文件。争议解决因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[选择仲裁或诉讼，如：甲方所在地有管辖权的人民法院]提起诉讼。法律适用与管辖本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。本协议的任何条款如被认定为无效或不可执行，不影响其他条款的效力。通知方式双方之间的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于专人递送、挂号信、电子邮件）发送至本协议首部列明的地址或邮箱。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以专人递送或挂号信