建设单位合同保管协议样本

建设单位合同保管协议样本甲方（建设单位）：[填写甲方全称]法定代表人/授权代表：[填写姓名]地址：[填写甲方地址]统一社会信用代码：[填写代码]乙方（保管机构）：[填写乙方全称]法定代表人/授权代表：[填写姓名]地址：[填写乙方地址]统一社会信用代码/营业执照号：[填写代码]鉴于甲方为进行项目建设（项目名称：[填写项目名称，若有]）需要对相关合同及文件进行专业化的保管服务，乙方具备相应的保管能力和条件，双方经友好协商，依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及其他相关法律法规，达成以下协议：第一条定义与解释1.1本协议所称“合同及文件”是指甲方在项目建设过程中因投资、建设、运营等活动而产生、获取或涉及的所有书面、电子或其他形式的法律文件，具体范围见本协议第二条约定。1.2“保管期限”是指乙方对甲方移交的合同及文件承担保管责任的最低期限，具体年限见本协议第三条约定。1.3其他定义：本协议中未定义的术语，其含义按照相关法律法规及通常理解解释。第二条保管范围与内容2.1乙方负责保管甲方指定移交的以下合同及文件（但不限于）：(a)与项目建设相关的各类总承包、分包、转包合同；(b)设计、咨询、监理、检测等服务合同；(c)工程招标投标文件及过程资料；(d)工程变更、现场签证、索赔与反索赔文件；(e)工程进度款支付凭证、发票及对账单；(f)工程质量保修书及相关承诺文件；(g)工程安全生产协议及记录；(h)项目竣工验收报告、备案文件及相关许可证明；(i)竣工结算报告、确认文件及支付凭证；(j)项目建设相关的往来函件、会议纪要、通知、证明等文件；(k)法律、法规规定的其他应当保存的与项目建设相关的合同及文件。2.2上述合同及文件可包括纸质文件、电子文件（含数据光盘、U盘等存储介质）、照片、音视频资料及其他载体形式的资料。2.3甲方有权根据项目实际情况调整需要保管的合同及文件范围，并提前书面通知乙方。乙方应相应调整保管工作。第三条保管职责与义务（乙方）3.1接收与整理：乙方负责接收甲方移交的合同及文件，进行清点、分类、编号、建立索引目录，并办理正式的交接手续。3.2安全存储：(a)为纸质文件提供符合国家标准的档案库房或安全区域，配备必要的环境控制设施（温湿度、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等），确保物理安全；(b)为电子文件提供安全、稳定、可恢复的存储系统，建立数据备份和灾难恢复机制，确保数据安全；(c)根据甲方要求，可提供合同及文件的去重、脱敏等处理服务。3.3访问控制：建立严格的合同及文件查阅、复制、借阅审批流程。仅根据甲方出具的书面授权或有效身份证明，在约定范围内允许甲方人员或经甲方书面授权第三方查阅、复制相关合同及文件。乙方工作人员未经授权不得擅自提供、泄露任何合同及文件内容。3.4维护与保护：定期对存储环境进行检查和维护；对破损的纸质文件进行必要的修复；对电子文件系统进行日常监控和维护，确保系统正常运行；采取技术措施防止未经授权的访问、篡改或删除。3.5保密义务：乙方及其所有工作人员对于在履行本协议过程中接触、知悉的甲方商业秘密、技术秘密及其他任何未公开信息（以下简称“保密信息”）承担严格的保密义务。未经甲方书面同意，不得以任何方式向任何第三方泄露、披露或使用该保密信息，但法律法规另有规定或有权机关依法要求披露的除外。此保密义务不因本协议的终止而解除。3.6利用与提供：根据甲方的合理、合法要求，在确保安全和保密的前提下，提供合同及文件的查阅、复印、摘录等服务。乙方提供查阅服务的具体方式、时限和收费标准（若有）由双方另行约定或根据甲方需求确定。乙方应提供必要的技术支持和协助。3.7盘点与报告：乙方应按照甲方要求，定期（例如每年/每半年）对保管的合同及文件进行盘点，并提交书面库存清单或保管情况报告给甲方指定联系人。3.8保管期限：乙方对甲方移交的合同及文件承担保管责任的最低期限遵循以下原则：(a)法律法规有明确规定的，按最低要求执行；(b)法律法规未明确规定的，根据文件性质和项目重要程度，至少保管[例如：二十]年；(c)对于涉及长期保修、潜在诉讼或甲方有特殊要求的文件，保管期限由双方另行协商确定，但不得低于法定最低期限。最低保管期限自文件最后形成或最后更新之日起计算。期满后的处理方式按甲方指示执行，甲方未指示前，乙方应妥善保管直至期限届满。第四条甲方的权利与义务4.1提供文件：甲方应按照本协议第二条约定，及时、完整、准确地向乙方移交需要保管的合同及文件。甲方对所移交文件的真实性、合法性负责。4.2指定人员：甲方应指定专门联系人或部门负责与乙方就合同保管事宜进行沟通、对接、文件交接及授权管理。4.3查阅权：甲方有权根据项目管理和工作的需要，随时或定期要求乙方提供合同及文件的查阅服务，乙方应予以配合。甲方查阅时，乙方有权在场见证，确保文件安全和查阅内容的合规性。4.4指示权：甲方有权向乙方发出关于合同及文件管理、利用、处理等方面的指示和请求，乙方应在合理范围内予以执行。4.5配合义务：甲方应积极配合乙方进行合同及文件的盘点、鉴定、数字化转换、索引更新等工作。4.6保密责任：甲方对乙方工作人员在履行本协议过程中知悉的甲方内部信息负有保密责任。第五条费用与支付5.1乙方提供本协议项下的合同保管服务，甲方应向乙方支付相应费用。费用标准及支付方式如下：(a)费用标准：[详细列明费用构成，例如：按项目总金额的一定比例/按文件数量/按服务项目（如数字化、复印）另行收费等具体约定]。(b)支付周期：[例如：按年度支付/按季度支付]。(c)支付时间：[例如：每期费用到期后的十日内]。(d)支付方式：甲方通过银行转账方式将费用支付至乙方指定的以下账户：账户名称：[填写乙方账户名]开户银行：[填写乙方开户行]银行账号：[填写乙方银行账号](e)税费：[明确相关税费（如增值税）由哪方承担及如何列支]。5.2甲方应按约定按时足额支付保管费用。逾期支付的，每逾期一日，甲方应按应付未付金额的[例如：万分之五]向乙方支付违约金。第六条保密条款6.1除本协议已有约定外，双方承诺对在本协议签订及履行过程中获悉的对方商业秘密、技术信息、经营数据等未公开信息（无论以何种形式存在）承担保密义务。未经对方书面同意，不得向任何第三方披露、使用或允许他人使用该等保密信息。6.2保密义务包括但不限于对接触保密信息的员工进行保密培训和管理，确保其遵守保密要求。本保密义务在本协议终止后[例如：五]年内持续有效。第七条违约责任7.1若乙方未能履行本协议第三条约定的保管义务，导致甲方合同及文件丢失、损毁、被盗或泄露，除采取补救措施外，应向甲方承担赔偿责任。赔偿范围包括但不限于文件本身的价值、因文件丢失或损毁导致的直接经济损失、甲方为恢复文件或调查损失产生的合理费用等。若损失难以估算或造成严重后果，可约定乙方的最高赔偿限额为人民币[填写金额]元或约定乙方的违约金比例为合同总费用的一定倍数。7.2若甲方未能履行本协议第四条约定的义务，如未能按时移交文件、未能及时支付保管费用，应承担相应的违约责任，并应配合乙方完成文件移交或支付相关费用。7.3任何一方违反本协议第六条的保密义务，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。第八条不可抗力8.1若任何一方因不可抗力（包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为等无法预见、无法避免且无法克服的客观情况）导致无法履行或无法完全履行本协议的部分或全部义务，受影响方应在不可抗力事件发生后[例如：十]日内书面通知另一方，说明事件情况及预计影响。8.2双方应在合理范围内采取一切必要措施，减少不可抗力事件造成的损失。受影响方应根据不可抗力事件的影响，部分或全部免除因该事件不能履行或延迟履行本协议义务的责任。8.3若不可抗力影响持续超过[例如：三十]日，双方有权协商解除本协议。因不可抗力解除协议的，互不承担违约责任，但已产生的费用应予以结算。第九条期限与终止9.1本协议有效期自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效，为期[例如：五]年。期满后，如双方均有意继续合作，应在协议到期前[例如：三个月]协商续签事宜。9.2除本协议另有约定外，任一方可在以下情况下书面通知对方终止本协议：(a)对方发生严重违约行为，且在收到通知后[例如：三十]日内未能纠正或提供有效担保；(b)甲方项目主体资格终止或项目合法转让给第三方，且双方未能就后续保管事宜达成新的协议；(c)经双方协商一致同意终止。9.3协议终止时，乙方应：(a)在终止后[例如：十五]日内，根据甲方要求或约定，将尚未达到保管期限的合同及文件安全移交给甲方或甲方指定的其他接收方，并办理交接手续；(b)提交最终保管情况报告和费用结算清单；(c)按照约定或法律规定处理已达到保管期限的合同及文件；(d)对在履行协议过程中知悉的甲方保密信息继续履行保密义务。9.4乙方在完成上述交接和结算事宜后，本协议相关义务履行完毕。第十条争议解决凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[选择一项并明确：甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼/提交[填写仲裁委员会名称]按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁]。第十一条法律适用与通知11.1本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。11.2双方在本协议履行过程中发生的一切通知、文件等均应按本协议载明的地址或双方后续书面变更的地址送达。任何一方变更联系方式或地址，应提前[例如：十]日书面通知另一方。向一方合法有效送达即视为送达。第十二条其他12.1完整协议：本协议及其附件（若有）构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的沟通、陈述、保证及协