文件资料管理制度

文件资料管理制度

随着社会一步步向前发展，很多情况下我们都会接触到制度，制度一般指要求

大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等

规范或一定的规格。那么什么样的制度才是有效的呢？下面是小编为大家收集的文

件资料管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

文件资料管理制度1

本厂对二级维护、总成修理、整车修理的车辆实行维修前诊断检验、维修过程

检验和竣工质量检验制度。质量检验人员具体负责制度的贯彻执行。

一、维修前诊断检验制度

1、在诊断检验前，质量检验员应主动告知车主出具《机动车维修记录》。

2、根据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使用技术状况，质量检

验员确定所需要的检测顼目。

3、质量检验员针对每一检测项目实际进行检测，并依据检测结果和车辆实际

技术状况进行故障诊断，以确定附加作业项目（二级维护）或维护和修理方案。

4、质量检验员将所诊断的故障、维护和修理方案、维修项目等填写《机动车

维修记录》，并根据检验情况填写《车辆进厂检验单》，并告知托修方，由拖修方

签字确认。

5、调度人员将维修作业单下派车间，车辆进入作业车间。

二、汽车维修过程检验制度

1、过程检验实行自检、互检和专职检验相结合的.〃三检〃制度。

2、检验内容为汽车或总成解体、清洗过程中的检验，主要零部件的检验，各

总成组装、调试检验。

3、各检验人员根据分工，严格依据检验标准、检验方法认真检验，做好检验

记录并填写《车辆维修过程检验单》。

4、经检验不合格的作业项目，需重新作业，不得进入下一道工序。

5、对于影响安全行车的零部件，一定要严格控制使用标准，对不符要求的零

部件应予以维修或更换，及时通知前台，并协助前台向车主做好解释工作。

6、对于新购总成件，必须依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装入总成或车

辆。

7、车辆维修完工，维修人员自检合格后，做好车辆清洁工作，并将车辆停放

在竣工区域，通知总检进行竣工质量检验。

三、汽车维修竣工质量检验制度

1、汽车维修竣工质量检验由总检负责。

2、汽车维修竣工质量检验内容为整车检查、检测、路试、检测路试后的再检

测及车辆验收。

3、修竣车辆竣工质量检验严格依据《汽车维护、检测、诊断技术规范》

(GB/T18344-2001)要求进行。首先进行整车外观和底盘检查，检查合格后进行路

试，对于路试中所发生的不正常现象，要认真复查。路试合格后重新进行底盘检

查，确保各项技术性能合格后，将有关内容记入《车辆维修竣工检验单》和《机动

车维修记录》。

4、如是营运车辆，由总检告知送检员将车辆送往汽车综合性能检测站进行竣

工质量检测。检测合格后，将车辆交付托修方。

文件资料管理制度2

1、对机动车进行二级维护、总成修理、整车维修的，资料管理人员须及时建

立维修档案。

2、维修档案内容主要包括：维修合同、维修项目、具体维修人员及质量检验

人员、检验单、竣工出厂合格证(存根)及结算清单等。

3、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、

防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。

4、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。

5、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场

不得存有或使用失效的文件、资料。

6、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归

档，电子档案要及时备份。

7、各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室

统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。

8、档案的.借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许

可不得擅自转借、复印。

9、机动车维修档案保存期两年。

文件资料管理制度3

文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填

写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。

1、收发文件管理制度

1）对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发，做好收发文记录，接收人

签字。

2）文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。

3）外发文件的具体要求

公司外发文件在发放记录上注明原件存放处，办公司室统一标识发放文件编

号。

4）公司内发或传阅文件的具体要求

（1）公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字，注明原件存放处。

（2）建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文，由办公室

统一接收，并及时上报公司经理，由公司经理签署意见。

（3）建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文，由项目

部接收，由项目负责人签署意见，项目负责人根据具体情况上报公司。

（4）项目发放施工队的文件规定：

发放施工队的文件、通知（不含技术交底），均在项目备案，同时由发放责任人

保存原件和发放记录。

2、竣工资料

1）项目经理部按竣工验收条件的'规定，认真整理工程竣工资料。

2）竣工资料的内容应包括:工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定

资料、竣工图，规定的其它应交资料。

3）竣工资料的整理应符合下列要求:

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重

有别、“一案一号"、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其

主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料，一律以韶关市新江控股资产营运管理有

限公司中的“韶新控”汉语拼音第一个字母，SxK冠以编号之首。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类，代码为：1行政

类；2经营业务类；3人事关类；4财务类；5音像类。

3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后，以百位数进行归编。

4、公司文件、资料的归档，应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的

重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般

级，“AA”代表重要级，“AAA”代表机密级。

“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、

各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

“AA”重要级文档包含：公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合

同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等，人事档案薪资性档案、劳动

合同，技术资料，财务资料等。

“AAA”机密级文档：内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项

目及决策、战略性的.合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为：SxJKG-类别-发布年号-归档序

号-受密级。

三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

1、巳归档的公司文件、资料，由总经理办公室统一编号后形成《文件档

案》，并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东

会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管；人事专项《文档》由人

力资源部负责保管；财务专项《文档》由财务会计部负责保管；其它《文档》均由

总经办指定专人负责保管。

2、巳归档的公司文件、资料，由专管员负责填写《文档管理登记册》，并按

指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调

阅申请单》。一般级公司文档，须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档，须

经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后

方可调阅。

4、公司文件、资料档案跨公司调阅，须经控股公司总经理批准后方可调阅，

并仅限于文档的查阅。

5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》，《文档移交清

册》一式三份，供移交双方、总经办留存。

四、公司文件、资料的归档保存期限

1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公

司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证°公司

规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、

年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案，会计档案，统计资料

各种财务票证、票据等设国家相关规定执行。

3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五

年保存的文档。

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己

完结且无必要保存的文档。

五、公司文件、资料档案的销毁

1、原则上，应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销

毁。

2、待储毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》，并经相应批准人批准

后，方可进行销毁。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可销毁。机密

级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成，并填写《文档销毁登记表》。

4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各一式三份供申请部门、分公

司、控股公司留存。

六、其它

本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善，过去凡与本制度不

符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公包和涉及文档管理的

工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

本制度自签发人签字日起生效执行。

文件资料管理制度5

一、总则及范围

为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，

避免混乱，特制定本标准。

本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。

二、管理'Ik务与分工

1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有

关事项的确定。

2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理

工作。

三、管理内容与要求

1.技术文件的种类

（1）技术类文件

由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。

（2）管理类文件

由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。

2.文件登记

（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全—文件的情况。

其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。

（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。

3.文件的归档及保管

技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。

4.文件的借用

（D文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

5.文件的修改与审批

（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经

落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是

否需要修改。

（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的'业务负责人）

填写《设计更改单》。

《设计更改单》应包括下列内容：

（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号：

（b）更改理由;

（c）会审意见、会审签名；

（d）设计、工艺负责人签名；

（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。

（3）技术文件的xx与批准

一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签

字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由

技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批

准。

（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发

出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改

后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。

（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）o

文件资料管理制度6

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强

势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技

术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有

效的管理，特制订本制度。

3、适用范围:适用于本厂的技术文件的'管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和

技术资料。

具体包括：

1）开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2）开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件

烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记

录表。

3）产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证

记录。

4）产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手卅、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确

性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项

文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公

司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以

便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以startcam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到

starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器.上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行

编制、校对、审核三级空关制度；明确各级的责，权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准

等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件

签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在startcam上以备注的方式进行

签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件

要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存

保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的

大致信息，如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实

有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件、不得非法坚持不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登

记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整

《借阅文件记录表》。

六、职责追究

各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术

文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公

司将保留追究法律职责的权利。

文件资料管理制度7

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文

件，具体由办公室负责。

二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。

三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，

不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅

签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）

阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、

宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看一。对尚未传达的文件不得向外泄露

内容。

文件资料管理制度8

1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，

做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，

并按要求定期交回。

2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编

号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。

3、传阅文件有专夹。做到及时;准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积

压，承办不横传，传阅范围不扩大。

4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签

字手续，阅后及时归还。

5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的'上

缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。

6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文

件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。

7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责

任并予以必要的纪律处分。

8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工

作，事先要把文件交清。

文件资料管理制度9

1、目的

确保对文件和资料;包括电子媒体方式形成的资料）进行规范、科学的管理。

2、适用范围

适用XX嘉园管理处所有公文、资料的管理，包括公文、物业资料、业主/用户

资料、财务资料等。

3、职责

3.1客服中心设专人负责公文、资料的管理。

3.2客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。

3.3客服中心负责质量体系文件的存档工作。

4、质量要求

4.1文件资料管理全过程

4.1.1文件资料的归档范围

a.行政文书:外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正

本、备份软盘、相关报纸。

b.人事劳资：员，档案、培训档案。

c.经营财务:经营合同、财务资料。

d.业主/用户管理:业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业

主/用户变更情况等。

e.工程技术、设施没备管理:竣工验收资料•（图纸、说明书、质量保证书、公共

设施设备验收资料）、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮

养护资料（大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录）、接管验收资料、

功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、

设备运行维护保养资料。

f.管理资料:为业主/用户提供服务所需的文件，如政府部门或上级管理机构发

布的各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准等外来文件，以及业主/业主/用

户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。

4.1.2文件资料的归档要求

a.归档时必须进行认真查验，并办理交接登记手续，同时必须确保文件资料的

完整性、系统性、准确性和真实性。

b.归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件，在特殊情况下可使用复印

件，但必须附上说明。

C.归档文件必须进行科学分类、立卷（格式见标识一）和编号，档案目录应编制

案卷目录、卷内目录。

4.1.3文件资料的保管

a.资料在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下地

排列，以便于管理和查找。

b.资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

c.胶片、底片、光磔等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。

d.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作，对破损或

变质档案要及时进行修补和复制。

4.1.4档案盒的运月（格式见标识二）

4.1.5档案资料的借阅

a.文件调阅权限：

a）财务资料除主任外，非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主

任批准，财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。

b）查阅员工档案须由客服中心负责人批准。

c）查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理

文件须由管理处负责人批准。

b.本管理处人员调阅超出权限，或涉及机密的档案资料时，应填写《借阅申请

单》，资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。

文书档案只阅不借，科技档案借出后20H内归还，书籍45H内归还，如需长期使

用者，须归还后办理续借手续。

c.外借档案资料不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案

管理人员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅，不准

携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。

d.借出和归还档案资料时，应办理清点、登记手续，由档案管理人员和借阅者

当面核对清楚v档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，不得隐瞒不报，应立即写出

书面报告，并按情节追究当事人的责任。

4.2分项管理要求

4.2.1公文的管理要求

a.通知、工作联系函、会议纪要:通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理

处、管理处、部门之间的文件联系。

b.对外发文（业主/用户）：凡是对外的发文均代表管理处形象，因此对外发文必

须由客服中心统一打印、编号，管理处主任审核同意后方能发放。

c.对外联系函：由相关部门起草，管理处负责人审批（重要事项）后发文。

d.外部来函：管理处外部来函统一由综合部客服中心接收，客服中心留存外部

来函的原件，复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位，同时做好签收记录：

如有需要，客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。

4.2.2业主/用户资料的管理要求

a.为便于掌握各业主/用户的基本情况，应建立一户一档制，并实行电脑化管

理。

b.业主/用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名（是单位的

还应有营业执照、法人身份证复印件等）、人员情况、紧急联络电话及联络人等。

c.业主/用户档案建立后，需将所有的情况输入电脑，以便及时查找，更新有

关内容。

d.业主/用户资料要严格保密，严禁外借。

4.2.3工程技术、设施设备资料的管理要求

a.工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料均

需按分类目录建档存放，同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储，以方便调

阅。

b.工程资料原则上不得借出。如确需借出，需办理相关借阅手续，由管理处主

任签字，外借时间不得超过一周。

5、记录、标识

5.1标识一:立卷格式

5.2标识二:档案盒卷脊格式（侧面）

5.3标识三:对外发文（业主/用户）格式

5.4标识四:对外联系函、传真格式

5.5《借阅申请单》

5.6《借阅登记表》

文件资料管理制度10

为维护网络安全运行，确保公司各项文件资料不受侵害，促进各类密码统一管

理，特制订此制度。

一、账号、密码设置对象

1.服务器（域名、阿里云、教师行动网、云平台、中考中招、各部门存档）

账号密码等；

2.公司网站用户（云平台、教师行动网、中考中招）、后台账号等；

3.公司官网、微信、微博等与公司宣传有关的账号、密码；

4.因工作需要，在政府或第三方机构等网站注册的账号、密码；

5.需加密的文件资料；

6.上述未列出的其地与工作有关的账号密码。

二、密码的设置

1.公司各项密码，由直接责任人及部门负责人商议确定，密码可由直接责任

人设定，并报部门负贡人知晓及备案。

2.密码内容设置规则：必须由数字、字符和特殊字符组成；密码长度不能少

于8个字符；机密级对象，设置的密码长度不得少于10个字符；设置密码时应尽

量避开有规律、易破译的数字或字符组合.

三、密码的.修改

1.公司因实际需求，修改（更换）各项密码，须向直接责任人申请，并得到

部门负责人同意才允许更改密码。

2.所有离职的员工须履行密码交执程序，及时上交公司各项账户密码。由部

门负责人通知相关人员及时修改相应密码。

3.定期更换密码:一般服务器密码更换周期不得超过60天。

四、账号和密码的保存

1.公司设置的各项用户密码由直接责任人自行保存，严禁将各项密码告知他

人；若因工作需要必须告知，应按程序请示上级领导，经上级领导批示后方可告知

相应密码。一旦对方工作完成，直接责任人必须及时更改密码，确保密码安全。

2.公司的各项密码均由各部门负责人负责建立《密码信息表》（详见附

表）、管理保存、及时更新，须将《密码信息表》（详见附表）提交至行政部档案

管理员备份。档案管理员按月进行核查。

3.各项密码直接责任人对所管理的密码，严禁通过各种渠道漏密，切勿出现

忘记密码、遗失密码等情况。否则，将视情况承担相应工作失职的责任，部门负责

人亦将承担部门管理连带责任。

4.如发现密码有泄密迹象或黑客入侵，密码直接责任人应立刻报告上级领

导，并严查泄密源头、修补系统漏洞，采取一切可行的方式规避公司损失，并将详

细情况以书面形式及时上报上一级领导。

五、处罚

针对上述条款，违反者公司将依据情节轻重给予50元至1000元罚款，情节严

重者将移送司法机关。

文件资料管理制度11

（一）总则

第一条减少归档数量，提高办文速度和归档质量，充分发挥文件在各项工作中

的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本

制度。

第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂

上报下发的各种文件、资料。

第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下

简称两办）归口管理。

（二）收文的管理

第四条公文的签收

1、凡来厂公文件（除厂领导订的外）均由厂归档员登记签收（由上级或邮电

局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）彳发分别交两办机要秘书拆封。在签收和

拆封时，归档员和机要秘书均需注意检查封I」和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应杳

明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对

口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文

号。

第五条公文的编号保管

1、两办机要秘书对上级来文拆封彳发应及时附上文件处理传阅单，并分类登记

编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲文件，厂领导封彳发，也应分别交两办

办理正常手续。

2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登

记编号保管，不得个人保存。

第六条公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签

彳令，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅

批彳令分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅

即办。

2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单

位会办的文件，应同主办单位联系彳发再分转处理。

3、加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部

门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特

殊情况例外）。

第七条文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、

宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露

内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完彳灸应在下班前将文件交机要室，阅批文件

一般不得超过两天，阅绫应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有

关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工

作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完彳麦，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电

应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并

征得两办同意彳爰，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，

或由两办机要室通知到机要室阅文。

（三）归档的管理

第八条归档的规定

1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群团体和部门一律

不得自行向上、向下发送正式文件。

2、各群团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求

归档应分别向党委、厂部提出归档申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂

部同意归档，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党X字、厂X字

归档。群团体文件由党委批转。

3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或

厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

第九条归档的范围：

1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编

写的会议纪要和会议简天，均属归档范围。

2、党委、厂部下归档件主要用於：

（1）公布仝厂规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布全厂性的重大生、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的

决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关全厂的重大事项；

3、党委、厂部上行文、外归档主要用於：

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生、技术、人事劳资、物资供应、科研、

基建、经营管理、党群工作等事宜。

4、在工厂日常生、技术、经营管理、党群工佐中，有关图纸、技术文件、工

艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管

厂领导批准彳爰，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应归档，不备查考，可

以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6、各业务科室与外单位发生的'一般.业务联系，可用各科室的名义对外发函

（应各自编号备查）不用厂部名义归档。

（四）归档程式与要求

第十条归档程式规定：

1、各单位元需要归档，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2、党委、厂部同意归档时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，卜.级

指示或工作实际需要草疚文件初稿；

3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层

次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和

彩笔书写；

4、文稿拟就彳爰，拟搞人应填附归档稿纸首页，详细写明文件标题、发送范

围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文

稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退

回拟稿单位重新拟稿；

6、经两办审查修改彳发的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负

责）；

7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誉写清

楚：

8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

9、文稿审核会签彳令，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准

签发；

10、经领导批准签发彳爰的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室歹蚱|3；

11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在归档稿上签名;

12、文件打字彳爰，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实

情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

（五）文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签

写便条，对有密级的文件须两办主任同意彳友方可借阅。

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不

得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本

厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般月底一小清，季末

一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向

领导报告。

第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办

检查工作。

（六）文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围：

1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、

工作总结、领导发言和生经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各

种专业例会记录；

（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召

开的代表大会所形成的我告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料

等；

（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上

级进行汇报的提纲和材料；

（8）反映本厂生、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制

品：

（9）工厂日志和大事记；

（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2、业务科室，各群团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群团体

负责立卷归档。

第十六条立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归

档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文

件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成

的文件材料r要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向

档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

（七）文件的销毁

第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理

造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护

送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

文件资料管理制度12

1、目的：

明确技术图样与文件的签署、更改