特种设备设备技术档案管理制度

——特种设备设备技术档案管理制度一、总则为建立健全本公司特种设备安全技术档案管理体系，规范特种设备技术档案收集、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、借阅利用等全流程管理工作，强化特种设备档案科学化、标准化、闭环化管理，有效保护、规范留存、高效利用特种设备技术档案资料，保障设备全生命周期管理可追溯、可核查、可复用，严格落实《中华人民共和国特种设备安全法》《特种设备使用管理规则》（TSG08-2017）相关法定要求，结合本单位特种设备使用、运维、管理实际，特制定本制度。本制度为独立成文的专项管理制度，适用于本单位所有在用、停用、检修、封存特种设备的技术档案管理全部工作。二、档案管理体制与岗位职责本单位实行统一归口、专人负责、专业管控的特种设备技术档案管理体制，明确管理部门、管理人员职责，压实档案管理主体责任。1.归口管理部门：单位安监部为本单位特种设备技术档案统一管理机构，全面统筹、监督、指导全单位特种设备技术档案的归集整理、立卷归档、保管运维、借阅利用、鉴定销毁等各项工作，统筹规范档案管理标准与工作流程。2.专职管理人员：单位指定专人负责特种设备技术档案日常管理工作，档案管理人员须参加专业岗位培训，熟练掌握特种设备档案管理规范、归档标准及保密要求，持证上岗、依规履职。全程负责维护所有特种设备技术档案的完整性、规范性、安全性，杜绝档案缺失、损毁、泄露、遗失等问题。三、立卷归档制度（一）档案收集要求特种设备管理各岗位、各相关部门在各项设备管理工作办结后，须及时对形成的文件、资料、记录、报告等材料进行筛选梳理、分类整理、规范立卷，按照统一流程定期移交至单位档案室集中统一保管，杜绝资料零散存放、个人留存、随意丢弃。（二）归档范围凡与本单位特种设备全生命周期管理相关、具备查证价值、合规留存价值的各类文件资料、记录台账、文书材料、影像资料等，均纳入归档范围，具体包含以下内容：1.设备基础资质资料：特种设备注册登记表、使用登记证复印件、设备合规备案资料；2.设备出厂技术资料：设备设计文件、制造单位产品质量合格证明、设备安装及使用维护说明书、出厂技术文件等原厂配套资料；3.安装改造资料：特种设备安装、大修、改造相关技术文件、施工资料、验收资料、竣工档案；4.检验检测资料：特种设备定期检验报告、年度校验报告、自行检查记录、专项检测资料；5.日常运维资料：特种设备日常运行状况记录、安全附件、安全保护装置、测量调控装置及附属仪器仪表的日常维护保养、校验、更换记录；6.故障事故资料：特种设备运行故障、安全隐患、安全事故及对应的排查、处置、整改、复盘记录；7.设备状态变更资料：特种设备停用、缓检、启用、报废等申请资料、审批文件、备案资料；8.其他附属资料：特种设备管理相关往来函件、传真、正式邮件、现场照片、影像资料等各类载体的合规文件资料。（三）归档时限标准根据文件性质、时效价值、合规要求，分类明确归档时间，确保档案及时归集、动态更新：1.按年度形成的常规管理文件、台账资料，于次年上半年统一完成归档；2.具备法律效力、资质证明、合规备案属性的文件资料，生效当日即时归档；3.涉密、内部管控类文件资料，随形成随归档，即时入库保管；4.特种设备重大维修、年度检验验收合格后，相关验收资料、检测资料须在三个月内完成整理归档。（四）归档规范要求1.资料完整齐全：归档文件资料须内容完整、数据真实、要素齐全，无缺页、漏项、涂改、损毁、伪造等情况，全面还原设备管理全过程工作实况。2.分类系统规范：严格按照档案来源、设备类别、形成时间、工作内容科学分类组卷，保持文件内在逻辑关联，区分保存价值，做到分类精准、立卷合理、条理清晰。3.文件统一立卷：立卷过程中严格做到正件与附件、印件与定稿、请示与批复、过程资料与结论资料统一组卷，严禁拆分归档、分散存放。4.排序标准统一：卷内文件按照形成时间先后有序排列，遵循“正件在前、附件在后，定稿在前、底稿在后”的统一排序原则，规范有序。5.旧档规范整理：档案管理部门主动对特种设备管理部门开展业务指导，协助完成老旧档案、历史资料的梳理、甄别、补录、规整工作，规范办理档案移交手续，编制移交清册，由移交双方签字确认，留存归档备查。6.立卷常态化管理：提前编制立卷分类目录，日常及时将办结文件归类入卷，为年度集中立卷夯实基础；卷内文件按时间倒序排列，最新文件置于卷首，便于查阅使用。7.一机一档专项管理：严格执行“一台设备、一套档案、一个档案盒”的一机一档管理模式，做到设备与档案一一对应，杜绝多机混档、资料混乱。8.定期集中移交：档案资料较少的岗位及部门，每年集中移交一次，于次年上半年完成归档；资料形成量大的部门，每年分两次移交，次年上半年、下半年各完成一次集中归档。9.书写用纸规范：所有手写档案记录、纸质文件材料，统一使用碳素笔书写，保证字迹耐久、清晰可辨；无特殊情况，所有归档纸质文件统一使用A4标准纸张。四、档案日常管理工作（一）档案分类整编档案管理人员对归档完成的特种设备技术档案，规范区分全宗、明确立档单位，按照档案来源、形成时间、设备类别、内容用途、载体形式进行分层分类整编，科学编排案卷顺序，编制完整案卷目录，建立电子+纸质双重台账，实现档案标准化、系统化管理。（二）档案保管防护本单位设置专用档案库房、专用档案存储设施，集中存放特种设备技术档案。库房做到防潮、防火、防尘、防虫、防盗、防泄密，定期开展库房巡查、档案盘点，做好保管维护记录，保障档案长期完好、安全可存。（三）档案价值鉴定档案管理人员结合档案内容、形成来源、形成时间、可靠程度、使用价值、合规属性，定期对特种设备档案进行价值鉴定，科学界定各类档案保管期限，编制《特种设备档案保管期限明细表》，严格按期限分类管控。（四）档案销毁管理对达到保管期限、无留存价值、无合规追溯意义的过期档案，严格执行规范销毁流程：由档案管理人员梳理统计，编制详细档案销毁清册，注明档案名称、数量、编号、形成时间、销毁原因，逐级上报至总经理审批；审批通过后，由两名及以上工作人员全程监销，销毁完成后，所有监销人员在销毁清册上签字确认，销毁清册长期归档留存，严禁随意销毁、私自处置档案资料。五、档案借阅与利用管理（一）借阅审批登记制度单位内部各部门、外部相关单位因工作需要调阅特种设备档案的，须严格履行审批流程，填写《档案借阅申请表》，根据档案密级、借阅权限报请对应领导签字审批。所有借阅行为必须登记入《档案借阅登记簿》，详细注明借阅档案名称、密级、借阅方式、数量、借阅日期、归还期限、借阅用途及借阅人员信息，全程跟踪管控，督促按期归还。（二）档案利用方式根据工作需求，合规提供档案利用服务，主要包括：提供档案原件查阅、档案复印件调取、档案文献索引资料查询等方式，全程规范操作，杜绝档案私自外传、复制、篡改。（三）档案统计工作严格依据国家档案管理统计法律法规及行业规范，常态化开展本单位特种设备档案统计工作，定期统计档案存量、归档数量、借阅频次、销毁数量、更新情况等数据，建立完整统计台账，确保数据真实、准确、规范，满足档案管理合规统计要求。六、工作责任档案管理人员须严格遵守本制度及档案保密管理规定，认真履职、规范操作，对因归档不及时、整理不规范、保管不当、借阅管控不严、私自销毁泄露