物业公司助理岗位职责

——物业公司助理岗位职责一、岗位基础信息•岗位名称：物业公司助理•所在部门：物业公司•直接上级：物业公司经理、物业公司副经理•直接下级：营业大厅主管•岗位定位：协助物业经理、两位副经理开展公司日常行政内勤、后勤物资、档案文书、考勤管理、大厅运营、安全督办等综合事务工作，兼顾行政办公统筹、一线部门安全巡检督办、营业大厅直接管理，做好上下级衔接、部门协同、后勤保障工作，保障公司行政办公与一线现场管理双向顺畅运转。二、岗位核心权限1.上级领导下达各项工作指令的承接、督办、进度跟进与结果反馈权；2.公司办公用品、接待物资采购申领、入库分发、台账管理权；3.公司全部文书档案全流程处理、文件流转督办、资料归档管理权；4.公司全员日常考勤统计核查、考勤异常登记上报管理权；5.营业大厅全面经营管理、人员管理、现场服务管控权；6.户外大屏宣传内容编辑播放、设备日常运维管控权；7.安保、消防、维修部门安全巡检工作督办、巡检资料收集上报权；8.营业大厅主管任免提名、营业员岗位定岗建议权；9.营业大厅部门日常费用报销初审、审核权限。三、具体岗位职责1.落实上级工作指令，协助管理层全域办公：严格执行物业公司经理、物业副经理、运营副经理下达的各项工作计划、工作指令与管理要求，全方位协助两位副经理及公司经理开展日常管理、行政统筹、现场督办各项工作，承接管理层工作安排，做好辅助落地与执行跟进工作。2.管控办公接待物资，配合证照年审办理：负责公司日常办公用品、商务接待物资的需求统计、集中采购、入库登记、按需分发与库存盘点工作；主动对接集团办公室，协同完成公司营业执照、经营资质、消防证照等各类官方证照的年度年检、资料申报、新证办理及换证补办工作，保障公司所有证照合法有效。3.统筹全流程文书档案管理：负责公司对内对外各类公文、通知、报告、函件的撰写编制、来文登记、内部传阅、事项催办、文稿送印、文件下发分发、纸质及电子资料统一归档全流程工作；规范档案管理标准，做好文件保密、借阅登记、台账留存，实现公司文书资料闭环可追溯管理。4.负责全员考勤管理及营业大厅运营管控：每日负责公司全体员工上下班考勤打卡核对、异常考勤登记、请假补卡手续审核、月度考勤汇总统计及考勤报表上报工作；直接分管营业大厅全盘经营与现场管理工作，规范大厅服务流程、接待标准、日常运营秩序，保障营业大厅高效规范运行。5.负责宣传大屏内容制作、播放与设备维保：根据公司宣传需求、节日节点、安全提示、招商公告、温馨提示等内容，完成户外及室内电子大屏宣传文案排版、画面制作、定时播放管控；日常检查大屏主机、显示屏、线路运行状态，做好设备清洁、基础维护与故障上报工作，保障大屏宣传内容准时播放、设备正常运行。6.统筹办公资产运维与分配管理：负责公司所有办公区域电脑、打印机、桌椅、空调等办公机具及固定办公用品的日常管护、故障排查登记、统一调配与按需分配工作；管控办公资产损耗，避免办公机具违规使用、办公用品浪费，做好资产领用归还登记。7.督办一线部门安全巡检，按时上报巡检资料：定期督促消防部、安保部、维修部三大一线后勤部门常态化开展消防安全、治安秩序、设施设备安全自查工作；定时收集各部门日常巡检记录表、安全检查台账，整理汇总后按时报送公司上级领导审阅，同步跟进巡检发现隐患的整改闭环。8.横向协调各部门工作衔接配合：主动对接公司运营、物业、安保、消防、维修、财务、大厅各部门，协调解决部门之间工作衔接不畅、配合脱节等问题，理顺跨部门工作流程，消除工作壁垒，保障公司各部门协同联动、高效配合开展各项工作。9.大厅岗位人事提名与人员定岗：拥有营业大厅主管岗位聘任、解聘提名权限；结合大厅运营需求与人员工作能力，确定全体营业员岗位分工、排班定岗及日常岗位调配，搭建规范高效的营业大厅服务团队。10.分管部门费用报销审核：负责营业大厅日常运营物资、办公耗材、接待物料、现场运维等所有分管部门费用报销单据的初审与合规审核，严格按照公司财务制度核查票据真实性、费用合理性，严控大厅运营成本。11.完成上级各类临时交办工作：服从公司经理、两位副经理及其他上级领导工作安排，保质保量完成行政资料整理、专项迎检、临时接待、现场支援、专项数据统计等各项临时性工作任务。四、岗位履职要求1.熟悉物业公司行政办公、大厅运营、安全巡检、证照办理全流程业务，做事细心严谨、执行力强；2.具备良好的公文写作、沟通协调能力，能够同时对接多位上级，高效