办公室文件资料归档管理办法

办公室文件资料归档管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范办公室文件资料的归档管理工作，提高文件资料的系统性、安全性与利用效率，确保各项工作有据可查、有章可循，依据国家相关档案管理规定，并结合本单位实际工作情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本单位各部门在日常工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各类文件资料（包括纸质文件、电子文件及其他载体形式的资料）的收集、整理、分类、编号、归档、保管、利用及销毁等管理工作。第三条基本原则文件资料归档管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：归档文件资料必须真实反映各项工作的实际情况，确保内容准确无误。（二）规范性原则：归档工作应按照统一的标准和程序进行，保证文件资料整理规范、格式统一。（三）安全性原则：采取有效措施，保障归档文件资料的实体安全和信息安全，防止失泄密、损坏或丢失。（四）实用性原则：以满足工作查考和利用需求为导向，便于检索、借阅和利用。第二章文件资料的收集与初步整理第四条收集范围各部门应收集的归档文件资料主要包括：（一）上级单位下发的需贯彻执行或备查的各类文件、通知、指示、批复等；（二）本单位对外发出的正式文件、函件、报告、请示等；（三）本单位内部形成的各类管理制度、工作计划、工作总结、会议纪要、调研报告、统计报表、合同协议、重要会议材料等；（四）与本单位业务相关的各类凭证、记录、图表、声像资料等具有保存价值的材料；（五）其他经认定需要归档的重要资料。第五条收集责任与要求（一）各部门指定专人（通常为部门内勤或负责人）负责本部门日常文件资料的收集与初步整理工作。（二）文件资料的收集应及时、完整，确保不遗漏重要文件。对于具有连续性的工作文件，应跟踪收集。（三）对于外来文件，接收登记后应及时传阅、办理，并在办理完毕后统一交本部门档案管理员进行初步整理。（四）个人在工作中形成的具有归档价值的文件资料，应主动及时交本部门档案管理员，不得私自留存或随意丢弃。第六条初步整理（一）对收集到的文件资料，应首先鉴别其价值，剔除重复、过时、无保存价值的材料。（二）对保留的文件资料，应检查文件的完整性，如正文、附件、审批手续等是否齐全。（三）对破损的文件资料，应进行必要的修补。（四）按文件形成的时间顺序或逻辑关系进行初步排序。第三章文件资料的分类与编号第七条分类原则文件资料的分类应遵循科学性、系统性和可操作性原则，根据本单位的职能、业务范围和文件资料的形成规律，制定统一的分类方案。第八条分类方法（一）建议采用年度-部门（或业务类型）-保管期限的分类层次。1.年度：按文件资料形成或处理的年度进行划分。2.部门（或业务类型）：按文件资料产生的部门或所属业务类别进行划分，如“行政管理类”、“人事管理类”、“财务管理类”、“业务运营类”等。3.保管期限：根据文件资料的价值确定保管期限，一般分为永久、长期、短期（或定期X年、X年等，具体期限根据单位规定）。（二）分类方案应保持相对稳定，如需调整，需经办公室（或档案管理部门）批准并通知各相关部门。第九条编号规则（一）文件资料的编号应具有唯一性和可识别性，便于检索和管理。（二）编号可由年度代码、部门（或类别）代码、顺序号等部分组成，具体规则由办公室（或档案管理部门）统一制定。例如：XXXX（年度）-XX（部门代码）-XXX（顺序号）。（三）编号应书写或打印在文件资料的指定位置（如右上角）。第四章文件资料的立卷与装订第十条立卷（一）将分类、编号后的文件资料，按照其内在联系和形成规律，组合成案卷。（二）案卷内文件资料应排列有序，一般可按时间顺序、重要程度或逻辑关系排列。（三）每个案卷应有明确的案卷标题，概括揭示卷内文件资料的主要内容和特征，包括作者、问题、名称等要素。第十一条卷内文件整理（一）填写卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件标题、日期、页号、备注等项目。（二）填写卷内备考表，注明卷内文件的件数、页数，以及在整理、保管、利用过程中需要说明的问题。（三）卷内文件目录和备考表应置于案卷的首尾。第十二条装订（一）案卷装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。（二）装订前应去除文件上的金属物（如订书钉、回形针），对破损的页面进行修补。（三）一般采用线装或胶装方式。装订位置通常在左侧或左上角。（四）对于篇幅过大的文件，应折叠整齐；对于篇幅过小的票据等，应粘贴在标准尺寸的衬纸上。第五章归档与保管第十三条归档时限（一）日常工作中形成的文件资料，一般应在办理完毕后的一定期限内（如X个月内）完成整理、立卷并归档。（二）年度性总结、计划、统计报表等文件资料，应在次年第一季度内完成归档。（三）专项工作或项目形成的文件资料，应在工作或项目结束后X个月内完成归档。第十四条归档手续（一）各部门档案管理员将整理完毕的案卷，填写《档案移交清单》，向单位办公室（或档案管理部门）办理移交归档手续。（二）交接双方应对案卷数量、质量进行核对，核对无误后在《档案移交清单》上签字确认，双方各执一份。第十五条库房管理（一）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。（二）配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并保持整洁有序。（三）档案库房应指定专人负责管理，非档案管理人员未经许可不得入内。（四）定期对档案库房进行检查，做好温湿度记录，发现问题及时处理。第十六条保管要求（一）档案应按分类方案和编号顺序排放，便于查找。（二）不同保管期限的档案应分开存放。（三）对于涉密档案，应按照保密规定进行专门管理，存放于保密柜中，并严格控制接触范围。（四）电子档案的保管应符合相关技术规范，定期进行备份，防止数据丢失或损坏。第六章档案的利用与借阅第十七条利用原则档案利用应遵循“为工作服务、严格审批、保守秘密”的原则。第十八条利用范围与方式（一）本单位工作人员因工作需要可以查阅相关档案。（二）外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位相关负责人批准。（三）档案利用方式包括查阅、复制、摘录等。复制档案须经档案管理负责人同意，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。第十九条借阅手续（一）查阅档案须填写《档案借阅登记表》，注明借阅部门、借阅人、借阅档案名称/编号、借阅日期、预计归还日期、借阅目的等。（二）借阅档案须经部门负责人或档案管理负责人批准。借阅涉密档案，须报请单位分管领导批准。（三）档案管理员应对借阅人进行必要的保密提醒，并检查借阅档案的完整性。第二十条借阅期限与归还（一）档案借阅期限一般不超过X天。确需延长的，应办理续借手续，但续借次数一般不超过X次。（二）借阅人应妥善保管所借档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制（经批准的除外）、拍摄、公布。（三）借阅档案应按时归还。归还时，档案管理员应检查档案的完整性和有无损坏，确认无误后在《档案借阅登记表》上注销。第二十一条利用纪律（一）查阅档案时，应在指定地点进行。（二）严禁在档案材料上吸烟、喝水、放置食物。（三）对档案内容中的涉密信息，必须严格保密，不得擅自扩散。第七章档案的鉴定与销毁第二十二条鉴定组织单位应成立档案鉴定小组，由办公室（或档案管理部门）牵头，相关业务部门人员参加，负责对已到保管期限档案的价值进行鉴定。第二十三条鉴定程序（一）档案管理部门会同相关部门，对已到保管期限的档案进行逐卷、逐件审查。（二）根据档案的历史价值、现实价值和利用价值，确定其是否继续保存或予以销毁。（三）对确无继续保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、编号、数量、形成日期、保管期限等。第二十四条销毁审批《档案销毁清册》须报请单位分管领导或主要领导批准后，方可实施销毁。第二十五条销毁实施（一）档案销毁应有两人以上负责监销，并在指定的安全地点进行。（二）销毁前，监销人应对照《档案销毁清册》对销毁档案进行核对。（三）销毁后，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。（四）《档案销毁清册》应永久保存。（五）严禁个人私自销毁档案材料。第八章责任追究第二十六条责任落实各部门负责人为本部门文件资料归档管理的第一责任人，档案管理员为直接责任人。第二十七条奖惩措施对在文件资料归档管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，单位应给予表彰或奖励。对违反本办法规定，造成文件资料丢失、损坏、泄密或