建筑施工企业工程合同管理制度

建筑施工企业工程合同管理制度一、总则（一）目的与依据为规范建筑施工企业（以下简称“企业”）工程合同管理行为，明确合同管理职责，防范和化解合同风险，保障企业合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招标投标法》及其他相关法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业及所属各单位（包括分公司、项目部等）对外签订的各类工程合同，包括但不限于建设工程施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、物资采购合同、设备租赁合同、勘察设计合同等与工程建设直接相关的合同。（三）基本原则1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范，确保合同的法律效力。2.平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，应当遵循公平原则确定各方的权利和义务，秉持诚实，恪守承诺。3.风险控制原则：合同管理应以风险控制为核心，对合同签订前、履行中、履行后的各个环节进行风险评估与防范。4.统一管理与分级负责原则：企业对合同实行统一归口管理，各相关部门及项目部分工负责，协同配合。5.效益优先原则：在合法合规和风险可控的前提下，追求合同的经济效益最大化，维护企业正当权益。二、合同管理组织与职责（一）组织机构企业设立合同管理领导小组，由企业主要负责人任组长，分管经营、生产、法务的领导任副组长，成员包括经营管理部、工程管理部、物资设备部、财务部、法务部（或指定负责法务工作的部门）及其他相关业务部门负责人。（二）主要职责1.合同管理领导小组：*审定企业合同管理相关制度和办法；*审议和批准重大、复杂合同的签订及重大合同变更、解除事项；*协调处理合同管理中出现的重大问题和纠纷；*监督检查合同管理制度的执行情况。2.经营管理部（或指定的合同归口管理部门）：*负责组织起草、修订企业合同管理相关制度和办法；*负责企业标准合同文本的制定、修订和推广使用；*负责合同的统一编号、登记、归档管理；*组织或参与重大合同的谈判、评审；*监督、检查合同的履行情况，协助处理合同纠纷；*负责合同管理人员的业务培训。3.法务部（或法律事务专员）：*负责对合同的合法性、合规性进行审查；*参与重大合同的谈判、评审，提供法律意见；*协助处理合同纠纷，必要时参与诉讼或仲裁；*负责合同相关法律知识的培训。4.工程管理部：*参与施工合同、分包合同等与工程施工相关的合同的谈判与评审；*负责对合同中工程技术标准、质量要求、工期进度等条款的可行性进行审核；*负责合同履行过程中的施工组织、进度控制、质量监督等工作；*及时反馈合同履行中出现的工程技术问题。5.物资设备部：*参与物资采购合同、设备租赁合同的谈判与评审；*负责对供应商、出租方的资信调查和评估；*负责相关合同履行过程中的物资采购、设备租赁、验收等工作。6.财务部：*参与合同的评审，对合同中的付款方式、结算条款、税务处理等财务相关条款进行审核；*负责按照合同约定办理款项支付、收取；*负责合同成本核算与控制，配合做好合同风险的财务预警。7.项目部：*作为合同履行的具体执行单位，负责本项目所有合同的日常履行管理；*及时上报合同履行过程中出现的问题、变更意向及潜在风险；*负责收集、整理和保管与合同履行相关的各类资料；*参与本项目相关合同的谈判和评审，并提出具体意见。三、合同管理流程（一）合同准备阶段1.信息收集与调研：业务部门根据项目需求，对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行充分调查和评估，收集相关资料。2.招投标管理：按照国家及地方规定需要进行招投标的工程或采购项目，必须严格遵守招投标法律法规，规范招投标程序，确保公平、公正、公开。3.合同文本选择与起草：优先采用企业制定的标准合同文本。无标准文本的，由主办业务部门根据交易内容和谈判结果起草合同草案。起草时应明确合同当事人、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。（二）合同谈判与评审1.谈判：主办业务部门牵头，根据需要组织相关部门（如法务、财务、工程、技术等）人员组成谈判小组，与合同相对方进行谈判。谈判过程应做好记录，重要事项应形成书面纪要。2.评审：合同正式签订前必须经过评审。*评审方式：可采用会签评审或会议评审。一般合同可采用会签评审；重大、复杂或金额较大的合同应组织会议评审。*评审内容：包括但不限于合同主体的合法性、合同内容的合规性、条款的完整性与严谨性、价格的合理性、付款方式的安全性、履约能力、违约责任的对等性、风险点及控制措施等。*评审流程：主办业务部门填写《合同评审表》，连同合同草案及相关资料，按规定顺序送相关部门评审。各评审部门应在规定时限内出具明确的评审意见。（三）合同签订1.合同经评审通过后，由企业法定代表人或其授权委托人签署。授权委托应采用书面形式，明确授权范围和权限期限。2.合同文本应使用不易褪色的墨水填写或打印，内容应清晰、无涂改。如有修改，需经双方签字盖章确认。3.合同正式签订时，应加盖企业合同专用章。合同专用章由专人保管，使用需履行审批手续。4.合同签订后，主办业务部门应及时将合同副本或复印件分发至相关履行部门。（四）合同履行1.履约跟踪：合同主办部门及项目部是合同履行的第一责任人，应建立合同履行台账，对合同约定的各项义务的履行情况进行动态跟踪和记录，确保按时、按质、按量履行。2.变更与解除：合同履行过程中，如需变更或解除合同，应与对方协商一致，并签订书面变更或解除协议。重大合同变更或解除，须按原合同评审程序报批。3.签证与索赔：在合同履行过程中，因对方原因导致我方损失或需要延长工期等情况，应及时按照合同约定办理签证或提出索赔；同时，应对对方提出的签证或索赔要求进行审慎核实和处理。4.资料管理：项目部应妥善保管合同文本、补充协议、会议纪要、签证单、工作联系单、验收报告、付款凭证等所有与合同履行相关的文件资料。（五）合同纠纷处理1.合同履行过程中发生争议或纠纷时，主办业务部门应及时组织相关部门分析原因，提出处理方案，并上报合同管理领导小组。2.纠纷处理应优先采用协商、调解方式解决。协商或调解不成的，按照合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。3.处理纠纷时，应注意保全证据，依法维护企业合法权益。法务部门应提供专业法律支持。（六）合同归档1.合同履行完毕或终止后，主办业务部门应将合同文本及所有相关附件、履行过程中的文件资料（包括但不限于评审表、谈判纪要、变更协议、签证单、付款凭证、验收报告、纠纷处理结果等）整理成册，在规定时限内移交合同归口管理部门归档。2.合同档案的保管、查阅、复制等应遵守企业档案管理规定。四、合同的监督与责任1.企业合同管理领导小组及归口管理部门定期或不定期对各部门、各项目部的合同管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。2.建立合同管理考核机制，将合同管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核范围。3.对于在合同管理工作中认真负责、有效防范风险、为企业挽回或避免重大损失的单位或个人，给予表彰和奖励。4.对于违反本制度规定，导致合同无效、发生重大纠纷、造成企业经济损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律