建筑合同管理规则

建筑合同管理规则一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》及相关建筑行业法规，结合企业实际，规范建筑合同管理，防范法律风险，提升合同履约效率，保障企业合法权益。针对当前合同管理中存在的流程不清、责任不明、风险控制不足等问题，制定本规则。

1、明确合同评审、签订、履行、归档等环节的操作标准。

2、强化合同风险识别与控制，减少因合同问题导致的纠纷与损失。

3、优化合同管理流程，提高部门协作效率。

(二)适用范围：适用于公司承接的建筑工程项目合同及配套采购合同，涵盖市场部、工程部、财务部、法务部等相关部门及项目经理、合同专员、财务人员等岗位。正式员工、项目经理为主要责任主体，合作供应商的合同管理参照执行。例外场景需总经理特批。

1、公司内部管理协议不适用本规则。

2、金额低于10万元的简单采购合同可由部门负责人直接审批。

(三)核心原则：坚持合法合规、权责清晰、风险导向、高效履约原则，强化过程管控与结果导向。

1、所有合同必须经过法务部基础审核，重大合同需总经理最终确认。

2、合同履行中动态监控，及时调整管理策略。

(四)层级与关联：本规则为专项管理制度，与公司《财务报销制度》《项目管理办法》等关联，冲突时以本规则为准，特殊情况报总经理审批。

1、财务部依据合同执行付款，法务部负责合同争议处理。

2、工程部负责合同履行中的技术协调。

(五)相关概念说明：

1、建筑工程合同指公司作为承包方参与的土木工程、装饰装修等项目合同。

2、配套采购合同指项目执行所需的材料、设备采购合同。

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二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立总经理为合同管理决策主体，下设工程部（项目经理为执行主体）、市场部（合同谈判）、财务部（付款审核）、法务部（风险控制）为执行层，配置专职合同专员负责流程推进。

1、总经理负责重大合同审批及管理策略制定。

2、工程部经理统筹项目合同履行，合同专员具体执行。

(二)决策与职责：总经理每月召开合同评审会，审批金额超过500万元的合同需2/3管理层同意。

1、项目经理对合同履行全面负责，合同专员负责文件归档。

2、法务部每月出具合同风险报告。

(三)执行与职责：

1、市场部：负责合同前期谈判，提供客户信用评估报告。

2、工程部：制定合同执行计划，每月提交履约报告。

3、财务部：按合同约定审核付款，留存付款凭证。

4、合同专员：建立合同台账，跟踪付款节点。

(四)监督与职责：法务部每季度抽查合同管理执行情况，发现问题的通报批评并纳入绩效考核。

1、监督结果与项目经理绩效直接挂钩。

2、重大风险事件需立即上报总经理。

(五)协调联动：建立合同管理周例会制度，市场部、工程部、财务部、法务部各派1人参会，解决跨部门问题。

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三、合同评审与签订

(一)评审流程：所有合同签订前需经过三级评审，顺序为部门初审、法务复审、总经理终审。

1、部门初审：工程部评估技术可行性，市场部评估商务条件。

2、法务复审：重点审查合同条款、付款方式、违约责任。

3、总经理终审：确认合同金额、战略匹配度。

(二)评审标准：

1、金额低于50万元合同由部门负责人审批，超过200万元需法律顾问参与。

2、合同关键条款（工期、质量标准、验收方式）必须明确量化。

(三)签订规范：

1、使用公司统一合同模板，电子版需双人电子签章。

2、合同签署后3个工作日内完成归档，纸质版由法务部保管。

(四)风险控制：

1、重大合同签订前需进行履约能力评估，含资金、技术、人员储备。

2、违约条款需明确赔偿标准与争议解决方式（优先协商，协商不成仲裁）。

四、合同履行监控

(一)管理目标与核心指标：确保合同履约率100%，逾期付款率低于5%，重大违约事件零发生。核心指标包括合同完成率、付款及时率、争议解决效率。

1、每月统计合同进度，按合同金额加权计算完成率。

2、财务部每周通报付款情况。

(二)专业标准与规范：

1、工期管理：严格按合同节点执行，重大延期需书面报告并制定补救措施，高风险点为关键路径延误。

2、质量标准：参照合同约定，法务部联合工程部制定验收清单，低风险点为材料抽检。

3、付款控制：财务部按合同约定审核发票，高风险点为超额付款。

(三)管理方法与工具：采用台账管理法跟踪合同进度，使用Excel建立付款计划表，每月更新。

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五、合同变更与解除

(一)主流程设计：变更需经双方协商一致，签订补充协议，流程为“提出-审核-签订-归档”。责任主体为项目经理，法务部审核。时限不超过10个工作日。

1、提出：项目经理收集变更依据，填写变更申请单。

2、审核：法务部评估风险，工程部评估可行性。

3、签订：双方代表签字盖章。

4、归档：合同专员同步更新台账。

(二)子流程说明：紧急变更简化流程，项目经理直接电话确认，后续补签协议。节点为变更实施前2小时通知法务部。

(三)流程关键控制点：

1、变更影响评估：工程部提供工期、成本调整方案，高风险点为重大技术变更。

2、协议条款：明确变更范围、费用承担、工期顺延，法务部必审。

(四)流程优化机制：每季度复盘变更案例，次年1月修订管理标准，简化协议模板。

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六、合同归档与保密

(一)权限设计：合同专员负责纸质归档，工程部经理、法务部经理可查询，总经理可调阅重大合同，权限按业务类型分层。

1、纸质版存档于公司档案室，电子版备份于服务器。

2、查询需填写《合同查阅申请单》，专员审批。

(二)审批权限标准：查阅普通合同由合同专员审批，重大合同需法务部经理签字。审批时限不超过1个工作日。

(三)授权与代理：临时授权需《授权委托书》，明确事项、期限，最长30天，交接时双方签字确认。

(四)异常审批流程：紧急查阅需项目经理电话申请，法务部1小时内答复。

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七、风险管理与应急预案

(一)执行要求与标准：项目经理每月编制履约风险清单，法务部每季度评估，高风险项需制定预案。

1、风险清单含合同条款、供应商、技术等类别。

2、预案需含应对措施、责任人、联系方式。

(二)监督机制设计：建立“月度检查+季度审计”机制，重点关注付款逾期、质量争议。嵌入三个关键控制点：付款前法务审核、重大问题工程部报告、争议10日内协商。

(三)检查与审计：检查采用抽样法，审计由法务部牵头，每年4月完成，结果通报各部门。整改需限期完成，未完成者通报批评。

(四)执行情况报告：每月5日前提交报告，含合同数量、履约率、风险项、整改完成率，法务部审核后报总经理。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：按部门设置考核指标，权重分配为合同履约率40%、风险控制率30%、流程合规性20%、效率提升10%，评分标准为优（90-100）、良（80-89）、中（70-79）、差（低于70），考核对象为项目经理、合同专员。

1、合同履约率通过完成率计算。

2、风险控制率依据重大违约事件发生数评估。

(二)评估周期与方法：每月评估当月绩效，次年1月进行年度考核，方法为数据统计与述职结合。

1、数据统计由合同专员负责。

2、述职由部门负责人主持。

(三)问题整改机制：一般问题3日内整改，重大问题5日内制定方案，法务部复核，逾期未整改者通报批评。

1、整改方案需含措施、时限、责任人。

2、复核由法务部经理执行。

(四)持续改进流程：每半年收集一次意见，工程部评估可行性，总经理审批，次年3月修订。

1、意见收集通过部门会议。

2、评估标准为成本效益比。

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九、奖惩管理办法

(一)奖励标准与程序：奖励情形含重大合同突破、风险规避、流程优化，类型为奖金、表彰，标准按金额或影响等级设定，申报由部门提交，审核由法务部负责，总经理审批，公示3个工作日。违规行为分为一般（违反流程）、较重（违反制度）、严重（违反法规），判定标准依据影响程度。

1、奖金金额不超过月工资20%。

2、严重违规需解除劳动合同。

(二)处罚标准与程序：一般违规罚款100-500元，较重罚款500-1000元，严重违规解除劳动合同，流程为调查、告知、审批、执行，员工可申辩。

1、调查由法务部负责。

2、罚款需存入公司指定账户。

(三)申诉与复议：员工可在收到处罚决定后5日内申诉，法务部受理，3个工作日内复议，结果书面通知。

1、申诉需提交书面材料。

2、复议结果为最终决定。

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十、附则

(一)制度解释权：本规则由法务部负责解释。

1、解释结果报总经理批准。

2、作为内部管理依据。

(二)相关索引：

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