企业办公用品管理制度

企业办公用品管理制度

1目的

为规范企业办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接

程序，使之管理有序，责任明确，节俭节省，防止挥霍，特制定本制度。

2合用范围

合用于我司各部门、全体员工对各类办公用品的采购、领用及保管。

3办公用品的分类

按使用的性质分为消蔻性办公用品、非消耗性办公用品和固定资产办公用品

三类。

3.1其中消耗性办公用品重要指：碳素笔、圆珠笔、钻笔、刀片、胶水、胶带、

绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、标签纸、打印纸、墨盒、

复写纸、便签纸、橡皮擦、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事

本、档案盒（夹）等价值较低的平常用品；

3.2非消耗性办公用品重要指：移动硬盘、U盘、计算器、线插板、剪刀、起

钉器、订书机、电话机、装订机、笔筒、文献栏

3.3固定资产办公用品力：电脑、打（复）印机、验钞机、文献柜、空调、相

机、投影仪、办公桌椅、碎纸机等价值较高的物品。

4职责

4.1企业行政部为办公用品的归口管理部门，部门设一名专职负责办公用品日勺

平常管理；

4.2每年初行政部根据上年度办公用品使用费用，制定出各部门的年度办公用

品费用原则；

4.3各部门根据“年度办公用品费用原则”编制办公用品采购计划；

4.4行政部负责企业办公用品采购计划的记录、项目分类及费用核算，并办理

审批手续；

4.5各部门设一名兼职办公用品管理员，负责每月办公用品申请的记录和部门

办公用品的领用。

5办公用品的申请

5.1企业办公用品的购置申请需要填写《办公用品购置申请表》。各级管理人

员应当根据“年度办公用品费用计划”结合工作需要每月25日编制月度

需求计划交行政部；

5.2各部门兼职办公用品管理员根据部门人员需求填写《办公用品购置申请

表》由部门经理统一进行同意。各部门填写的《办公用品购置申请表》在

得到同意后，应当交到企业行政部编制《办公用品采购计划单》。

5.5针对超过年度办公用品费用原则的，由超过部门需对超过原因进行阐明，

交总经理审批。

5.6固定资产类办公用品不设月度计划，各部门根据实际需要，适时填写《办

公用品采购计划单》交至行政部，由行政部办理提请至总经理进行审批。

5.4行政部每月5日前根据办用品购置申请状况将办公用品发至各部门。

6办公用品的审批

6.1在填写《办公用品购置申请表》后，申请人应当将申请单交由部门经理审

查同意。部门经理是办公管理费用控制的负责人，其签订的同意意见对办

公费用控制构成对应领导责任。

6.2行政部汇总各部门《办公用品购置申请表》后，由行政部经理应对耗性和

非消耗性办公用品采购计划进行审批。

6.3行政部编制的《办公用品采购计划单》根据不一样的层级，划分出不一样

类别办公用品的审枇权。行政部经理负责审批属于消耗性办公用品日勺办公

用品的申请。企业总经理负责审批企业各部门所需的属于固定资产办公用

品的申请。对于所涉金额过大的（单品价值到达和超过5000元的D,由

总经理负责向企业总经理申请审批。

7办公用品的/采购

7.1行政部编制《办公用品采购计划单》经行政部经理审批后，交由行政部有

关负责人员统一采买。行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用办

公用品的价格表，价格表一式两份，一份由采购人员保管，一份交财务部

保管，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，控制

好办公用品的采购成本。

7.2行政部将根据企业平常办公需要，对某些常用口勺办公用品进行采购，行政

部要保持一定库存，以保证正常办公临时需要，提高供应效率。

8办公用品的入库管理

8.1行政部采购完办公用品后，交由行政部统一入库、保管和发放。财务部在

接到办公用品付款单据时应当再次查对对应品种的单价和总金额及签收

人的签字，确认无误日勺准予付款。

8.2行政部于每月1日此前完毕企业《办公用品采购计划单》的编制和上月办

公费用报表上交行政办经理审核；

8.3实行定期盘存制。盘存频率为一种季度一次，行政部将于每季的25号至

31号内进行办公用品库存的盘存。盘存内容包括检查对应日勺办公用品的

存在问题的状况，并让对应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处

理问题。

9办公用品的领用和使用

9.1各部门凭《办公用品购置申请表》可以领用已采购回企业的办公用品。

在领用时，领用人应当在行政部的《办公用品领用登记表》上签上领取

人姓名和日期。领取人可以是《办公用品申请单》申请人，也可以是申

请人指定的办公用品使用人。但波及固定资产类办公用品的，必须是使

用人前来领取并签字，以明保证管责任。

9.2在领用人签字领取办公用品时，行政部应当对办公用品应做好对应日勺《办

公用品领用记录》，明确领用部门，领用人，领用日期。

9.3各部门办公用品领用之后，如非消耗性办公用品和固定资类办公用品使

用人更改，部门负责人须至行政部变更记录。

9.4员工应自觉爱惜企业财产。

10办公用品的保管

10.1各部门申请的办公用品应当及时发放，库存的办公用品由行政部有关

工作人员统一保管。企业为行政部划定对应的寄存区域，实行封闭保

留。

10.2固定资产类办公用品

10.2.1由行政部统一登记用品，进行编号管理。

10.2.2平常日勺管理由使用部门或使用者进行，企业公用品由行政

部进行管理。

10.2.3出现损坏或故障根据实际状况由行政部统一安排修理。

10.2.4因个人行为导致固定资产类办公用品的非正常损坏，由员

工个人承担对应赔偿责任，如需折价赔偿由财务部计算其

剩余价值。

10.3非消耗和消耗性办公用品。

10.3.1由各使用部门或使用者管理。

10.3.2非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由

部门或个人赔偿或自购。

10.3.3设置《办公用品领用单》，由人事行政部统一保管，以便于

掌握办公用品日勺领用状况。

10.3.4员工离职前应如数交回或转交所领用日勺非消耗性办公用品，

由行政部确认。

10.4离职时各部门领用的非消耗办公用品发生遗失，假如本年度办公用

品使用费用未超过“年度办公用品费用原则二则不需要进行赔偿，

但对应损失要计入部门年度办公用品费用计划中；假如本部门年度办

公用使用费用已超过年度办公用品费用原则”，则需要遗失人员另行赔

偿。

10.5根据《中华人民共和国企处所得税法实行条例》第六十条有关规定，固

定资产类办公用品折旧年限为五年，电子设备折旧年限三年。离职

时超过折旧年限日勺办公用品损坏，可根据办公用品损坏时实际情进

行确定是有关责任，损失不在计入部门年度办公用品费用计划中。

10.6对于固定资产办公用品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管负

责人三合一的措施，对保管责任进行归属。对因个人工作失误、非正常

使用而对办公用品（固定资产办公用品）导致损耗，将根据个人责任日勺

程度，由负责人承担所导致对应损失部分日勺赔偿。（责任认定分3等，

含完全贲任、一般责任和轻微责任，分别对应80%,50%,20%的损失赔

偿比例。损失的干算按采购成本计算，根据行政部事先公布的该类办公

用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置

价值减少的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔

偿人选择。)

11固定资产类办公用品的编号

11.1行政部对各部门领用日勺固定资产类办公用品进行统一日勺编号管理，固

定资产类办公用品领用人不得随意更改使用者，如有必要进行更改，须

告知行政部办公用品管理员对固定资产类办公月品记录进行变更。

11.2企业固定资产类办公用品编号编写格式：

企业代码+固定资产类别+次序号

11.2.1企业代码：XX

11.2.2办公设备类别:

设备类型设备名称设备编号备注

电脑(pc)ds-pc

笔记本电脑(m)ds-pcm

打印机(p)ds-p

投影仪(”)ds-pr

数码相机(de)ds-dc

电子设备(DS)

电话(P)ds-p

传真(f)ds-f

碎纸机($)ds-s

会议麦克风5)ds-m

功放⑸ds-a

办公桌(d)bs-d

办公设备(BS)办公椅(c)bs-c

文献柜(fc)bs-fc

11.2.3序列号:采用“001-999”流水号，“001”表达每种文献的第

一份直到“999”份。

11.2.4企业代码+固定资产类别+次序号如图:

XX-DS-ps-001

III1---------------------次序号

II1---------------------------固定资产类别（电脑）

I1---------------------------------固定资产类别（电子设备）

1-------------------------企业代码

12办公用品的报修及报废

企业对固定资产类办公用品时报废实行审批管理。各单位、部门如有固定资

产类办公用品损坏，不能使用日勺，应当根据如下程序进行处理。

12.1可使用物品出现问题日勺应当提交《办公设备维修申请单》，与行政部

有关技术人员联络，详细描述故障现象，技术人员认真做好记录，安

排人员在最短时间内予以处理，故障处理后填写《办公设备报修记录

单》，由报修申请人签字确认后归档保留。

12.2