【中铁四局财务共享服务中心情况及存在的问题及优化设计16000字】

中铁四局财务共享服务中心情况及存在的问题及优化设计摘要在当前“云技术”、“智能+”等信息化技术快速发展的背景下，各行各业都面临着信息化改革的压力，企业的管理效率、运行效率都需要提高才能保证企业的竞争力。目前，大多数分子公司数量较多的企业都已经建立并通过财务共享服务中心实现成本的节约，并且提高企业服务的质量。但当前大部分企业财务共享服务中心仍然存在人力资源紧缺，业务流程运行效率低，企业内部信息系统不够完善等问题。2017年，德勤将RPA技术概念引入我国,自2012年提出，RPA自动化技术在各行各业得到广泛应用。RPA技术能够帮助企业较大程度上节约人力资源，使企业员工拜托大量重复的工作转而投入更加具有价值的管理类工作中去，并且RPA技术能够帮助企业实现业务流程的高效运转，提高企业运营效率。本次优化研究以中铁四局为例，分析了当前中铁四局财务共享服务中心业务流程效率较低的原因，并且借鉴RPA技术在中铁四局财务共享服务中心增值税发票开局流程上的经验，对中铁四局其他业务如：应收应付、固定资产管理等业务的具体流程进行优化设计，结合文字和图表展示对具体业务流程的优化设计方案，分析了对相应业务引入RPA技术后带来的变化，为RPA在中铁四局的相关应用提供理论依据和可行的参考方案，也为同类型行业的财务共享服务中心使用RPA进行业务流程优化提供参考借鉴。关键词：财务共享服务中心；机器人流程自动化(RPA)；业务流程优化目录1引言 [22]1.4思路框架和研究方法1.4.1思路框架1.4.2文献法本次研究过程中，充分运用文献资料法，通过期刊网站、图书杂志、资料数据库、图书馆等多种途径充分搜集“财务共享中心”、RPA流程化财务智能机器人建设的国内外前沿资料并进行充分整合，并对“财务共享中心”、RPA流程化机器人的理论基础、实施背景及意义进行了深入分析。1.4.3案例分析法本文以中铁四局为例，深入研究当前中铁四局财务共享服务中心存在的业务问题，通过对中铁四局当前业务环节存在的痛点进行针对性分析，并对中铁四局利用RPA流程化机器人技术对其财务共享中心的业务模式提出了合理化建议，让本次研究更具有针对性和实践指导性。1.4.4比较分析法通过对各项业务流程引入RPA财务智能机器人技术前情况和优化设计后情况进行对比分析，对引入RPA技术后的优化特点进行归纳总结，体现RPA技术对财务共享服务共享中心带来的变革以及变革对相关财务工作的重要性。

2研究理论基础2.1财务共享服务中心2.1.1财务共享服务中心财务共享服务中心（FinancialSharedServiceCenter，FSSC）即共享服务中心在财务领域的应用，财务共享服务中心的建立基于价值创造型财务管理的功能定位，其功能有:（1）战略财务：关键在于优化财务资源配置，强化绩效考核的导向作用，对财务信息统一化处理，帮助企业管理层人员更好的进行决策，确保企业整体价值最大化。（2）业务财务：关键在于寻求和提供业务活动价值创造的空间和效率，推动企业向信息化、智能化转型，增强系统间互动能力，加强信息流通。（3）共享财务：关键在于采用共享模式大量、集中处理同质化程度高的各项业务活动，通过后台实现财务集中管理，实现企业财务信息共享。财务共享服务中心的建设关键为：（1）战略定位：建设前根据公司经营模式以及目前主要经营的业务和范围来思考、确定的财务共享服务中心的战略目标。（2）组织架构：在企业建立财务共享服务中心时需要明确其在企业整体架构中的具体位置和所要承担的具体职能，企业集团也需要因此对自己的财务部门做出相应的规划调整才能更好的配合财务共享服务中心，帮助企业进行信息化、数据化变革。（3）流程再造：在建立财务共享服务中心前企业的业务流程较为分散，需要不同部门的财务人员在不同的系统中操作，由于业务、流程分散在不同的系统中导致其标准互相独立、不同，在有大量分子公司的企业，各个分子公司之间的业务处理方式也存在差异，财务共享服务中的的建立将业务按照统一规则集中处理并且减少了地方财务人员。（4）搭建信息系统：想要实现将财务权限上收减少、减少地方工作人员，需要集团建立集中、健全的信息系统平台，只有这样财务共享服务中心才能更好的集中处理分子公司业务，跨越地理限制，帮助企业实现业务流程的优化。（5）运营管理：企业需要在财务共享服务中心整体搭建完成后结合具体的业务需求，有针对性的对财务共享服务共享中心的各个方面优化升级，改变原来的运营管理体系，使用新体系从而帮助企业提高效率。财务共享中心的建立，帮助企业对企业管理层级进行重新建设，加强了企业垂直化管理，使得企业内部能够以最快的速度和最高的执行能力将决议从上层决议层贯彻到下层执行层。同时根据规模经济理论，企业将分散在各个子公司、分公司的大量辅助部门进行的大量重复的、非核心的业务统一、集约到财务共享中心处理，能够更好的采用管理规模化的理念去解决生产和业务产生的问题，提高企业整体的效率，同时帮助企业节约人力资源，并且更好的实现数据共享、信息共享。2.1.2财务共享服务模式在建筑施工企业应用由于建筑行业本质上风险较高，中铁四局作为大型建筑施工企业在行业内竞争激烈，企业经营业务分布在全国各地，而且建筑施工类项目施工周期长，并且中铁四局分子公司数量较多，各分子公司财务业务规则存在差异，传统的财务模式对人工需求量较大，当工程结束对财务业务进行集中处理时就会出现人力资源短缺的情况。财务共享服务中心能将同一企业各个分、子公司的会计业务集中管理，对建筑施工企业来说能够快速有效地提升整体财务部门业务工作效率、管理效率水平，将建筑施工企业较为分散的资源进行整合，加快建立企业数据化、信息化进程、实现信息共享。2.2RPA流程化机器人理论2.2.1RPA机器人流程自动化（RoboticProcessAutomation，RPA）是通过软件模拟人机交互过程，执行规则明确的、可重复的业务流程。RPA作为一种数字化智能应用，可以替代人工处理大量重复、规则明确的工作。根据相关企业财务共享服务中心的业务内容、业务流程和流程特点，用自动化、流程化的机器人来完成相关业务，从而提升效率降低人力成本。财务机器人可以被看成虚拟劳动力，也作为企业中劳动力的一部分，通过和人力资源的互相匹配能够替代传统人工，实现业务流程自动化，帮助财务人员从大量重复工作中解放出来，同时能够保证业务工作准确、高效进行，并且能够保证企业在运营过程中的数据需求的准确性。RPA机器人帮助企业财务共享服务中心实现流程自动化的工作原理为：发现-构建-部署-运行-参与。（1）发现：在各个企业集团员工和AI的支持下发现自动化的机会。（2）构建：从简单到复杂的设计自动化程序、快速创建自动化流程（3）部署：在全企业范围内部署并不断改进流程，保证能够充分结合企业集团情况设计自动化流程，不断优化自动化项目。（4）运行：使用RPA流程化机器人执行业务流程。（5）参与：让普通员工于RPA流程化机器人在财务部门中集体化，实现无缝业务流程合作。2.2.2RPA的优势（1）节约人力成本，提升数据质量：RPA机器人能够减少人员成本并减少人工错误。将繁琐单调、大批量的重复性工作交给RPA机器人，RPA机器人能够在多个系统进行数据处理，并且达到7*24H*365D无间隙工作，与人工相比大大提高了业务效率，能够让员工工作方式更灵活，并且投入到更有创造性的增值工作中去。RPA机器人无需人工操作、能够自动校验和进行检查、减少手动错误并且改善数据质量。RPA代替人工处理敏感数据，帮助企业保证数据的真实性并且防止数据欺诈等问题的发生。（2）异构系统对接信息：RPA流程化机器人相比分散在不同系统的员工能够更好的处理不同系统间的数据，RPA流程化机器人能够在不同系统登录然后执行数据采集、检验、上传和通知等操作，并且不需要对原本信息架构做出任何改动。RPA流程化机器人可实现类似：先登录OA系统获取数据，再登录ERP系统，把从OA系统获取的数据填写到ERP系统中。整个过程没有对OA和ERP系统进行任何改造或破坏，只是模仿了人工对这些系统的操作。（3）非入侵式的系统集成方式：由于RPA流程化机器人配置在当前企业各个系统和应用程序之外，无需改变当前企业系统部署。所以，RPA流程化机器人对原有的业务系统没有任何“侵入”行为，在不干扰、不改变现有的财务共享服务中中心计各个系统的情况下可以快速完成部署、实施，并且RPA流程化机器人部署和变更成本较低，对于财务共享服务中心的内外因素的变动能够及时配合做出相应改变。（4）人机联动，深化业财变革：利用RPA对财务共享中心进行顶变革的时，将RPA视为企业新员工进行不断地更新、训练，并且让财会团队的每个人参与到RPA的应用过程中也能够帮助财会人员深入学习“智能+”背景下的各项信息化、自动化技术的应用及特点。RPA流程化机器人能够将流程、内外部数据和人员更加有机的结合到一起，随着RPA技术对财务共享服务中心的不断深入优化，财务部门对业务的股价价值也将不断提高。2.2.3RPA的发展1993年EXCEL的宏支持VBA(VisualBasicforApplications)，VBAExcel形成了独立的编程环境，人们可以实现手工步骤的自动化处理。同时期的JavaScript能够进行屏幕抓取和简单的脚本编写，可以做到与网页交互、用户交互，这就是RPA最早期的形态。当前RPA初步应用的主要流行产品开发平台有Uipath、BluePrism、AutomationAnywhere等，广阔应用在BPO（BusinessProcessOutsourcing，业务流程外包）市场和共享服务市场此阶段的产品允许用户对自己需要的业务流程进行私有部署，从而将重复的工作自动化。该工作流主要针对的是有固定规则的、结构化的数据，用户可快速的获取数据、搭建流程并且不需要编写代码的专业知识。当前RPA已经和OCR（OpticalCharacterRecognition，光学字符读取器）等功能相结合，通过机器学习能够处理非结构化数据和非规则性流程。在RPA技术的后续发展中，RPA产品将具有更深层次的学习能力，通过不断地学习各个业务的流程和人类员工的日常操作，RPA能够更好的完成流程自动化并且建立更加庞大的数据库，同时RPA产品将具有自我优化和升级的能力，不断地完善从而达到提升企业运营效率和经营业绩的目的。2.3RPA智能财务机器人和财务共享服务中心的匹配RPA技术具体应用到某个业务流程需要多方面考虑，如果一个业务流程结构标准、过程规则性明确并且需要人工不断进行重复完成，那么RPA基于其机器人自主性可以替代人工完成该业务流程，将人工从重复、乏味的工作中解放，使员工能够从事需要创造性思维、智力判断或需要社交技巧的任务中去，目前RPA技术较为典型的应用有：表2.1RPA在财务共享服务中心典型应用固定资产会计采购到支付销售到货款计算资产折旧供应商发票管理处理供应商付款处理供应商询问及纠纷建立销售报价验证销售订单监控客户信用创建、分发客户发票处理客户付款并申请现金总账到报表差旅及报销税务记录分类账总账科目对账公司间管理交易客户主数据管理费用报表审计维护和管理主数据启用税收数据收集执行所得税准备执行GL日记账分录启用返回条款

3中铁四局财务共享服务中心情况及存在的问题3.1中铁四局财务共享服务中心基本情况中铁四局集团有限公司是由中国中铁股出资，1986在安徽省注册成立的有限责任公司，2020年度中铁四局实际主营业务为基础设施建设、勘察设计咨询业务、工程设备及零部件制造、房地产开发等。由于中铁四局分子公司数量较多，企业的财务工作执行压力较大且财务风险高，中铁四局为了加强财务管理对企业财务进行改革并且加强对财务人员的培训，并且基于价值创造性财务管理功能定位的理论基础，于2016年开始以行业领先、运营规范、服务高效、管控精益为建设目标建设中铁四局财务共享服务中心，到2018年正式成立中铁四局财务共享服务中心，并且进入了集中建设阶段，将中铁四局全局基建类业务全部归到财务共享服务中心内进行集中管理，目前中铁四局已经将全部业务纳入财务共享服务中心管理范围。图3.1中铁四局财务共享服务中心模式当前中铁四局财务共享中心模式如下：图3.1中铁四局财务共享服务中心模式中铁四局财务共享服务中心目前已经全面使用业财共享平台进行业务处理，中铁四局集团以战略财务、业务财务、共享财务为架构的财务共享中心的使用也标志着中铁四局新的管理体系的形成，当前中铁四局已经上线了2000多个会计主体，业务类型复杂多样。中铁四局的财务共享服务中心建设主要的运行效果为：业务标准化，提高会计信息质量：中铁四局对企业原有财务流程进行可重新梳理，重新设计了符合企业当前战略发展的框架，并且通过嵌入1890个凭证模板更好的实现企业业务的信息化、自动化，同时中铁四局建立并优化了电子影像系统和资金管理系统等，通过系统之间的互联互通帮助企业组建企业财务信息系统。管理集约化，释放财务管理资源：通过集团财务权限的集中，将业务集中处理后，对于企业财务状况起到更好的管控作用，有效的提升了集团的整体财务效率，从单笔凭证的耗时来看，2015年集团处理一笔单笔凭证需要0.56分钟，到2020年集团处理一笔但比凭证只需要0.42分钟，实现了财务效率的提高，也让财务人员更好的参与到更具有灵活性的工作中。集团财务信息的集中为管理层决策也提供了更直观的信息基础。强化集团管控能力：通过财务共享服务中心处理业务，以及对财务共享服务中心职能的定位，中铁四局对分子公司能够进行全面的监督分支机构的财务状况，降低分支机构数据造假的可能性，减少管理层级也更好的实现了信息的上传下达。3.2中铁四局当前RPA财务智能机器人的应用情况伴随中铁四局业务不断增加，企业规模也随之不断扩大，中铁四局财务共享服务中心的业务处理量也不断增加，据了解中铁四局每天处理的资金支付业务就达到1500笔，这样庞大的业务处理需求也给中铁四局财务共享服务中心带来较大的人力成本压力。自2018年7月起，中铁四局财务部、财务共享中心与思源时代机器人团队开始探索研发RPA技术在中铁四局财务实际工作中的应用场景，历时一年共计200余次反复探索、测试，最终于2019年6月12日开出中国中铁首张RPA发票。与传统增值税开票模式相比，RPA开票具有充分释放财务资源、大幅提升工作效率、确保发票开具准确率等三个方面的显著优势。在推动财务信息化、智能化建设的进程中，中铁四局引入RPA技术能够极大的缓解紧张的人力资源问题，同时基于RPA流程化机器人能够保证每天24小时每周工作7天无间断的工作，极大的提高了财务共享服务中心的业务处理效率，基于RPA流程化机器人工作的准确性能够避免人为失误带来的数据错误，更加保证业务的各个环节顺利进行。同时由于RPA能够有效的处理结构化和非结构化数据，并且基于RPA能够跨系统操作的特点，RPA流程化机器人能够帮助中铁四局建立更加庞大、智能的信息系统，并且针对客户和员工的信用建立相关的客户信用等级系统和员工信用等级系统从而帮助企业减少部分审核流程，并且加快资金交付业务处理效率。图3.2图3.2原增值税发票开具流程中铁四局现增值税发票开具流程如下所示：图3.3现增值税发票开具流程3.3中铁四局财务共享服务中心当前存在的问题图3.3现增值税发票开具流程3.3.1应收应付款方面中铁四局2018-2020年应收账款、应付账款金额如下所示：表3.22018-2020年末应收账款、应付账款金额人民币千元2018年末2019年末2020年末应收账款8,760,81710,119,36016,790,238应付账款31,921,51231,093,93640,417,511中铁四局的子分公司数量较多，并且由于工程项目金额较大，应收账款与应付账款金额较大，且由于中铁四局为建筑施工企业，对于建筑类行业的购买，中铁四局集团同时采用预付方式和正常付款方式，导致重复付款等财务风险增加。中铁四局成立财务共享服务中心后，各个分支机构的交易往来都归入中心管理，财务人员变动等问题导致长期或超期款项的处理缺乏责任人对接，由于建筑行业的周期性，集团应收应付账款的审核工作需要随工程结束后进行统一核算，较难进行控制和干预。由于应收账款、应付账款业务处理的环节较多，人工处理业务所需时间长。同时在信息采集方面，由于需要跨系统进行发票核验、三单匹配等操作，产生了对人力资源的极大需求。由于中铁四局信息系统不够健全，在进行对供应商和客户相关数据采集时人工操作难以保证数据的时效性，企业整体管理运营流程不够高效。3.3.2员工费用报销方面中铁四局2018-2020年度差旅费、管理费用和差旅费占管理费用比例如下：表3.3差旅费、管理费用及差旅费占管理费用比例人民币千元2018年度2019年度2020年度差旅费109,028130,858924,58管理费用1,529,5261,623,9181,722,581差旅费占管理费用比例7.13%8.06%5.37%图3.4图3.4当前中铁四局报销流程由于中铁四局财务共享服务中心建立时间较短，且员工旅费报销未与中铁四局财务部门报销人员申请以及业务人员审核需要耗费大量的时间，并且信息系统进行连接，由于员工凭借开具的报销凭证或相关记录进行报销，企业无法对员工的动向进行一一核实，对企业员工上传到报销凭证进行核对也具有一定难度，财务共享服务中心无从查证真伪，使得员工报销存在极大的虚报风险。并且由于报销业务业务量较大，员工大多选择在月末进行集中报销，财务共享中心在业务堆积时无法保证款项支付的时效性，导致财务共享服务中心效率较低。3.3.3固定资产方面中铁四局2018年-2020年固定资产金额如下：表3.5固定资产金额人民币千元2018年末2019年末2020年末固定资产4,161,1464,785,6265,061,215中铁四局固定资产2018-2020年为：房屋及建筑物、施工设备、运输设备、工业生产设备、实验设备及仪器和其他固定资产。由于中铁四局在施工结束后其资产折旧、设备转移或报废处理存在评定标准问题。财务人员不能及时对设备折旧、转自、报废进行会计账目处理，由于鉴定过程需要专业认识进行评定还存在财务人员沟通等问题，这些都会导致财务信息迟滞使会计工作进度缓慢，并且出现集中采购活动时，相关财务人员需要处理的固定资产信息量过大，容易出现手动输入错误，且中铁四局固定资产信息出现变动时各个系统之间难以实时同步，信息传递时效性难以保证，在各个审核环节需要花费大量时间并且容易出现设和错误的问题。3.3.4预算管理方面当前中铁四局预算管理体系主要存在的问题有：（1）当前中铁四局子分公司数量多且各系统模块之间规则存在差异导致预算信息难以集中、统一，系统之间信息流动性差、时效性不高导致整个体系运行效率较低、预算信息较为分散，企业难以全面掌握预算执行情况。（2）预算管理体系的编制、分析及考核等业务的信息化及自动化水平发展程度较低，仍然主要依靠财务人员手动作业，并且由财务人员编制预算较为主观，导致预算编制依据不够充分，预算不够精准。（3）由于当前预算管理体系缺乏信息化、结构化数据的支持，相关决策缺少依据，并且由于财务人员对于相关预算数据分析的能力有限，难以实现以数据模型为基础的平衡优化测算、中期发展预测等功能，中铁四局的全面预算管理体系需要更加全面、强大的数据库进行支持，辅助决策。4RPA对财务共享服务中心运行优化设计4.1优化目标与原则4.1.1优化目标（1）业务流程规范化、自动化：随着信息化、数据化建设步伐加快，中铁四局原有的业务流程设计使得中铁四局不再具有强大的核心竞争力，集团工程项目数量太多并且分散难以管理、工程项目之间结算标准不统一等问题更突出了中铁四局业务流程优化的必要性。基于RPA的财务共享服务中心流程优化，首先要对原有财务业务流程进行梳理并进行筛选，重新构建业务流程，合理的简化、重塑业务流程，缩短业务各个环节的处理时间，帮助财务共享服务中心提升业务效率并且提高财务共享服务中心整体运营效率。针对当前企业大量重复且非主营的必要业务进行统一、集约化处理，引入RPA技术，对基础业务流程进行改革，简化流程的同时，是企业财务共享服务中心管理结构扁平化，使得财务共享服务中心能够实现决策快速、高效执行。（2）信息系统互联网+移动化：针对中铁四局财务共享服务中心当前存在的财务信息真实性存疑、财务信息准则不统一、财务信息传递效率慢、财务信息处理不及时等问题，在通过对财务共享服务中心业务流程统一的同时统一财务信息标准，通过减少业务流程环节加快财务信息传递的速度和效率，通过引入RPA流程化机器人替代人工减少人员直接接触机密数据的机会，减少数据造假的可能性同时减少手动输入错误来提高数据的准确性、真实性。通过RPA技术实现财务共享服务中心的信息化改革，构建大数据共享服务系统，加速企业业财一体化。（3）降低运行成本，提高管理效率：财务共享服务中心对中铁四局集团的全面财务管控能够便于对集团整体进行财务分析，能够为领导层决策提供更加准确、清晰的数据支持，提高管理运行的效率。引入RPA流程化机器人替代人工能够显著减少人力资源的耗用，同时通过对流程的统一、规范能够减少企业财务管理费用，统一的制度和标准和人力资源的解放使得会计人员处理财务业务的速度更快没，同时能够使得财务人员的工作更灵活能够参与到更多增值业务中，也保证了财务信息的时效性。4.1.2成本效益原则成本效益原则对各项经济活动具有普遍约束性，该原则强调：当行动带来的效益大于成本时才应该采取行动，否则应该放弃。实行成本效益原则能够提高企业经济效益，使投资者权益最大化，它是由企业理财目标决定的。只有在企业的各项业务和管理中贯彻执行该原则，才能够帮助企业实现最大化的经济效益。要求企业在进行流程优化设计时要保证优化后流程运行时所带来的效益超过在进行设计改造时所付出的成本，在进行流程优化设计时就需要严格把控每个流程环节的成本，使得企业的经营成本降低。4.1.3ECRS原则ECRS分析法，是工程学与工程管理中对于业务流程分析处理的四个重要原则，主要运用于对工业生产过程中的流程进行优化处理，通过对没有必要的业务流程活动进行裁撤，以此来实现生产效率的提升。ECRS原则介绍：E：eliminate：取消：取消不必要的程序C：combine：合并：合并“大量重复”的工作R：rearrange：重排：改变工作的先后顺序S：simple：简化：局部的省略表4.1ECRS原则介绍4.1.4业务流程优化理论近年来，由于互联网、大数据和实体经济结合，催生国内企业对业务流程优化的需求，为了实现管理效率和经营业绩的大幅提升，企业运用信息技术度每项业务的核心流程进行重新设计。业务流程优化（BusinessProcessImprove，简称BPI），指的是通过的现有流程的理解和分析进行重新设计从而达到优化效果，产生新的流程。在流程智能化阶段：企业需要根据企业运营特点和互联网视野重塑流程文化并使其渗透企业运营的各个环节；利用互联网流程优化，促进企业战略转型以及经营业绩快速提高；通过信息系统集成设商业智能系统的开发实现企业经营过程可控、经营结果可视化，通过流程再造使得流程能够具有自我优化和再造的能力。4.2基于RPA对中铁四局财务共享服务中心业务流程设计优化4.2.1RPA对应付应收业务流程优化（1）应付：目前中铁四局财务共享中心需要业务员对发送给供应商的订购单、进入仓库时开具的货物验收单和供应商开具的增值税专用发票进行单独的核验，RPA能够基于原有流程进行脚本预设，一键触发付款业务后能够自动执行整个流程。优化后：请款单经过审核后传入财务共享服务中心，OCR技术能够对请款单上的信息进行扫描并提取，提取到的供应商发票信息，RPA流程化机器人能够自动执行发票验真流程，并且完成与采购订单、入库单的三单匹配校验，RPA流程化机器人对数量、单价、金额等信息进行审核，确保没有任何错误后执行过账操作，并且自动生成会计凭证。RPA流程化机器人自动化执行业务流程，极大的提高了业务处理效率并且帮助减少人工手动可能出现的错误。并且RPA流程化机器人能够对发票中的税率、税额、不含税金额等重要信息进行自动审核，减少了财务共享服务中心的相关业务人员审核工作，消除了手工录入信息出现错误的可能性，提高了信息质量，并且通过与税务系统互联，实现发票信息的真伪验证和自动认领，促进了内外部信息的一体化，主力探索共享平台与外部信息系统的继承作用，极大的提高了工作效率，并且能够帮助构建企业大数据仓库。应付流程优化图如下所示：图4.1应付流程优化图图4.1应付流程优化图（2）应收：优化后：业务人员提交订单，并且企业与客户正式形成买卖合同后业务员申请开票，RPA流程化机器人可以通过OCR技术、NLP（NaturalLanguageProcessing）技术和识别并提取业务相关信息，如：发票号、销售订单号、或交货单号客户的名称、税号、地址、银行账号等相关信息，并且可以对客户的征信问题进行风险检测，同时可以根据以前的交易信息查看过往交易情况如：是否能够保证在付款期限内付款以及相关账龄情况等。除此之外RPA流程化机器人能够完全执行初审和复核等流程，完成发票信息和收款回单的对账工作，核查数据的准确性，最后自动生成相关凭证。应收流程优化图如下所示：图4.2应收流程优化图图4.2应收流程优化图4.2.2RPA对报销业务流程优化采用RPA技术对报销流程进行优化后，，RPA流程化机器人能够在员工上传相关报销票据之后通过OCR技术识别报销票据中的相关信息如：报销项目、报销人名称、发票代码、日期和金额，并且可以自动将发票和报销单据上金额进行核对。以RPA流程化机器人代替原始人工验伪，不仅提高了效率，一定程度上解决了等待审批时间长、报销款项发放滞后等问题，同时也防止了人工可能出现的各种手动错误，极大的保证了数据的准确性。对员工报销单审核完成后RPA流程化机器人自动生成付款单据并执行付款操作。最后RPA流程化机器人能够自动编写相对应的会计分录并形成记账凭证，上传到相应数据库中。报销流程优化图如图所示：开始申请报销提交报销票据OCR系统扫描上传接收票据审核提取发票信息是否相符录入记账系统税务局验证和业务规则验证自动生成记账凭证结束报销人员开始申请报销提交报销票据OCR系统扫描上传接收票据审核提取发票信息是否相符录入记账系统税务局验证和业务规则验证自动生成记账凭证结束报销人员财务共享服务中心N电子凭证自动归档Y图表：报销流程优化图图表：报销流程优化图除此之外针对员工可以建立相关的信用等级机制：表4.2：员工信用等级机制等级标准审批方式款项发放时间C级一年内有三次及以上报销虚假发票和违规费用报销情况初审加复审48小时以上B级一年内有三次及以下虚假发表和违规费用报销情况初审24小时以上A级一年内无虚假发票和违规费用报销情况免审立即通过并支付资金除此之外，在中铁四局财务共享服务中心建立员工信息等级体系，通过过往员工报销情况，考察员工是否存在报销虚假发票和违规费用的情况，并考察员工报销项目是否合规报销金额是否符合相关规定额度要求来对员工信用等级进行综合考量和评级。对员工建立信用等级制度能够减少报销业务流程环节，RPA流程化机器人可以对接信用系统，登陆后提取员工信用相关信息，对不同信用等级的员工采用不同的审核方式，能够更有针对性的帮助企业规避报销中可能出现的各种问题。4.2.3RPA对固定资产业务流程优化中铁四局固定资产总额较大，并且由于中铁四局旗下子分公司数量较多，管理难度较大。针对中铁四局企业资产规模大，在建工程多，在完成工程转资、开展固定资产核算的业务流程，利用RPA流程化机器人对固定资产配置、资产维护和资产处置或转移等场景确立规则，结合RPA技术解决人工操作易出错和信息变动导致跨系统处理时效性差的问题，确保固定资产信息的一致性。优化后对于资产配置：引入RPA流程化机器人后对于新增资产信息录入制定明确的规则，RPA流程化机器人能够利用OCR影响扫描技术提取相应信息，自动登录并建立自增资产的资产卡片，并且使用RPA技术在每个模块填写的信息和每个系统中的数据文件之间进行检测是否相符，实现信息在不同系统中的统一。对于资产维护：将RPA流程化机器人引入，RPA流程化机器人能够对资产实物的信息进行有效提取并且对相关固定资产的真实性针对库存报告进行审核，对于资产相关的信息变动，RPA流程化机器人能够在不同的系统内进行比较分析，计算出相关的减值金额和折旧方法。图表：固定资产优化流程图开始上报新增资产资料部门归档OCR图像识别图表：固定资产优化流程图开始上报新增资产资料部门归档OCR图像识别生成资产卡片自动匹配录入系统扫描上传录入固定资产系统生成记账凭证组织现场盘点出具盘点报告减值与折旧变动申请资产转移或处置申请扫描上传扫描上传部门归档审核资产变动信息录入固定资产系统资产信息处置审核资产实物处置或转移录入固定资产系统生成记账凭证生成记账凭证NYYYNY结束子分公司财务部门财务共享服务中心资产配置资产维护资产转移或处置4.2.4RPA对预算管理环节优化预算管理环节是集团企业财务共享中心的关键环节之一，在RPA应用过程中首先要针对中铁四局当前的各个分子公司和各个系统的数据信息范围和相关规则机制进行梳理，确定预算信息的来源，针对企业当前预算管理的原则和要求，重新制定规则保证数据信息规则的一致，并且实现当前企业各个系统的全面整合。根据整合后体系，实现预算信息的全面整合，保证信息的真实性、时效性。财务共享服务中心在进行预算编制时，首先需要相关预算管理人员设计预算模型，并且制定相关目标和要求，RPA流程化机器人将自动编制预算，并在预算执行阶段对预算执行情况进行实时监测，确保预算合规执行，最后RPA流程化机器人根据预算的执行情况以及历史数据和相关行业数据形成预算报告，通过对比得出于实际预算执行情况产生的差异，形成差异报告，为以后的预算决策提供信息支持。5结论与展望5.1研究结论本次优化分析主要基于中铁四局不断增加的业务处理量和财务共享服务中心当前存在的人力资源负担问题，针对中铁四局财务共享服务中的部分业务流程进行基于RPA流程化机器人对于财务共享服务中心的流程优化，主要得出的结论为：（1）RPA流程化机器人能够帮助企业进行内外部信息系统的连接，基于RPA能够跨系统操作并进行信息采集的特性，针对业务流程里的审核环节，RPA流程化机器人能够在不同的系统里进行单据上结构化和非结构化数据的对比从而保证审核的完整、真实。（2）当前财务共享服务中心集合了企业集团所有子分公司以及总公司的财务业务，企业集团的财务部门人员需要重新适应各项业务环节，人工操作量增大并且需要完成大量重复的工作。RPA流程化机器人能够作为虚拟劳动力来更好的帮助企业财务共享服务中心完成各项业务。（3）RPA对企业财务共享服务中心的改造优化并不止步于利用连续工作和提高数据准确性的特点去节约人力资源并且提高企业营业效率，还在于RPA流程化机器人在后续的不断发展将具有机器学习这样强大的功能，在未来的布局中RPA流程化机器人将会具有自动优化