印章管理内部控制制度操作手册

印章管理内部控制制度操作手册第一章总则1.1目的与依据本手册旨在规范单位各类印章的管理，确保印章使用的安全、合规与高效，防范潜在风险，保障单位合法权益。依据国家相关法律法规及单位内部管理规定，结合实际运营情况，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于单位内所有公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门专用章及其他具有法律效力或特定用途印章的申领、刻制、启用、保管、使用、变更、废止、销毁等管理活动。单位全体员工及涉及印章使用与管理的相关部门均须严格遵守本手册规定。1.3基本原则印章管理遵循以下基本原则：*统一管理原则：单位印章实行统一归口管理，明确管理部门和职责。*分级负责原则：各部门对其业务范围内涉及的印章使用与管理负直接责任。*用印审批原则：所有用印行为必须履行严格的审批程序，未经批准不得用印。*专人保管原则：印章须指定专人保管，保管人对印章的安全负直接责任。*痕迹可溯原则：用印过程应详细记录，确保每一次用印行为都有据可查。第二章组织与职责2.1管理部门单位办公室（或行政部，下同）是印章管理的牵头部门，负责统筹协调印章的刻制、发放、回收、销毁等管理工作，监督本手册的执行情况，并对违规用印行为提出处理建议。2.2业务部门职责各业务部门应指定专人负责本部门业务用印的初步审核与申请，确保用印事项的真实性、合规性，并配合管理部门做好印章管理相关工作。2.3保管人职责印章保管人（以下简称“用印人”）负责印章的日常安全保管，严格按照审批权限和用印流程办理用印手续，对不符合规定的用印申请有权拒绝，并及时向管理部门报告异常情况。2.4审批人职责各级审批人对其审批权限范围内的用印申请的必要性、合规性及文件内容的真实性负责，严格把关，审慎审批。第三章印章的申领、刻制与启用3.1印章申领因工作需要新增印章时，由相关部门提交《印章申领申请表》，详细说明申领印章的名称、用途、保管部门及建议保管人，经部门负责人签字、管理部门审核、单位分管领导（或法定代表人，下同）批准后，方可办理刻制。3.2印章刻制经批准刻制的印章，由管理部门统一到公安机关指定的具备合法资质的刻制单位办理。严禁任何部门或个人私自刻制印章。刻制完成后，管理部门应会同申领部门对印章的规格、文字、图案等进行验收。3.3印章启用新印章验收合格后，由管理部门发布《印章启用通知》，明确印章的启用日期、保管人、使用范围及相关注意事项。启用前，应在管理部门进行登记备案，登记内容包括印章名称、印模、启用日期、保管人等信息。第四章印章的保管4.1保管要求印章应存放在安全、保密的场所（如保险柜、带锁文件柜），做到人离章锁。保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章带出保管场所，不得随意交由他人代管或使用。4.2保管人变更如保管人因工作调动、离职或其他原因需要变更，原保管人应与新任保管人办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人和管理部门监交，交接双方签字确认后，报管理部门备案。4.3日常检查保管人应每日对所保管的印章进行检查，确保印章完好无损。管理部门应定期或不定期对各部门印章保管情况进行抽查，并做好检查记录。4.4临时保管保管人因特殊情况（如出差、休假）需临时离岗时，应将印章交由部门负责人指定的临时保管人，并办理临时交接手续，明确临时保管责任和归还时限。临时保管人应履行相应的保管职责。第五章印章的使用与审批5.1用印审批使用印章必须严格履行审批程序。用印申请人填写《用印审批单》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、审批人意见等，并附需用印的文件原件或复印件。审批流程根据用印事项的性质和重要程度设定，一般应由部门负责人审核，分管领导或法定代表人批准。对于常规性、低风险的用印事项，可授权相应层级审批人审批。5.2用印审核保管人在加盖印章前，应对《用印审批单》及附件的完整性、审批手续的完备性、文件内容与审批事项的一致性进行认真核对。对不符合审批程序或文件内容存在疑问的，有权拒绝用印，并及时向管理部门或相关领导报告。5.3用印规范用印时应确保印章清晰、端正，位置恰当（通常为文件落款处或指定位置）。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无明确内容的载体上加盖印章。严禁在违背事实、违反法律法规或单位规章制度的文件上加盖印章。5.4多页文件用印对于合同、协议等多页文件，除在落款处加盖印章外，还应加盖骑缝章，确保文件各页内容的完整性和真实性。5.5外出用印原则上不允许携带印章外出。确因特殊情况需要外出用印的，须提交《外出用印申请》，详细说明外出用印的事由、地点、时间、随行人员及安全措施，经管理部门审核、单位分管领导批准后，由保管人或指定专人携带，并确保印章在监管范围内使用，用印完毕立即归还。第六章用印登记6.1登记要求每次用印均应在《用印登记簿》或电子用印管理系统中进行详实登记，登记内容包括用印日期、用印部门、用印人、文件名称、份数、审批人、用印事由、印章名称等信息。6.2登记管理《用印登记簿》应专人保管，定期归档。电子用印管理系统的操作记录应确保完整、准确、不可篡改。管理部门应定期对用印登记情况进行核查。第七章印章的废止与销毁7.1印章废止出现以下情况之一时，印章应予以废止：1.单位名称变更、机构调整或职能变动导致原印章不再适用的；2.印章因磨损、变形等原因无法继续使用的；3.用印范围调整或其他需要废止印章的情形。废止印章应由保管部门提出申请，填写《印章废止申请表》，经管理部门审核、单位分管领导批准后，予以废止。7.2印章收缴与销毁废止的印章由管理部门负责收缴，登记后统一封存保管。对于确定需要销毁的废旧印章，由管理部门提出销毁方案，报单位分管领导批准后，在指定监销人的监督下进行销毁（可采取碎纸机粉碎、熔炉熔化等方式），并做好销毁记录，相关人员签字确认。具有保存价值的废旧印章，可移交单位档案管理部门存档。第八章电子印章管理8.1一般规定电子印章的申请、制作、授权、使用、保管、变更和废止等管理活动，参照本手册关于实物印章的相关规定执行。电子印章的管理还应符合国家有关电子签名、电子认证的法律法规要求，确保其合法性、安全性和可靠性。8.2技术保障单位应采用安全可控的电子印章系统，确保电子印章的生成、存储、使用过程可追溯，防止伪造、篡改。使用电子印章签署的电子文件，其法律效力等同于实物印章签署的纸质文件。第九章监督检查与责任追究9.1监督检查管理部门负责对单位印章管理和使用情况进行常态化监督检查，定期组织专项检查，及时发现和纠正印章管理中存在的问题。各部门应积极配合检查工作。9.2责任追究对于违反本手册规定，造成印章遗失、被盗、滥用或不当使用，给单位造成损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十章附则10.1解释权本手册由单位管理部门负责解释。10.2施行日期本手册自发布之日起施行。原有相