公文格式规范及签发流程模板

公文格式规范及签发流程模板公文作为党政机关、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，其格式的规范性和签发流程的严谨性，直接关系到公文的质量、效力以及机关工作的效率和形象。为确保公文处理工作的制度化、规范化、科学化，特制定本规范及流程模板。一、公文格式规范公文格式应严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》（GB/T____）的规定。一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）眉首部分1.份号：如需标注份号，一般用六位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号。2.密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3.紧急程度：如需标注紧急程度，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。5.发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号应移至红色反线左上相应位置。（二）主体部分1.标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成。编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。标题一般用二号小标宋体字。2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见抄送机关。3.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。印章是公文生效的标志。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）版记部分1.抄送机关：如有抄送机关，一般用四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。2.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。3.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。二、公文签发流程模板公文的签发流程是确保公文质量、规范办文程序、明确工作责任的关键环节。通常包括以下主要环节：（一）动议与立项根据工作需要或领导指示，相关业务部门提出制发公文的初步意向，明确公文的主要内容、目的、发送范围等，并按程序报领导审批立项。立项时应初步确定公文的密级、紧急程度和拟稿人。（二）起草与初核1.起草：由指定的拟稿人或业务部门负责公文的具体起草工作。起草应严格遵循公文写作的各项要求，确保内容真实准确、观点明确、理由充分、结构严谨、表述规范、语言精炼。涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。2.初核：文稿起草完成后，拟稿人所在部门负责人应对文稿的内容、格式、文字表述等进行初步审核把关，确保符合本部门的意图和相关要求，并签署明确意见。（三）审核1.部门审核：涉及多个部门职责的公文，应履行会签程序。由主办部门将初核后的文稿送相关协办部门审核会签，协办部门应在规定时限内提出明确意见并签署。2.办公室（或综合部门）审核：经部门初核和会签（如需）后的文稿，报送单位办公室（或负责公文处理的综合部门）进行审核。审核重点包括：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否规范，内容是否符合国家法律法规和方针政策，是否与有关部门协商一致等。审核人员应提出明确的审核意见，如需修改，退回起草部门修改完善。（四）签发审核通过的文稿，由办公室（或综合部门）按审批权限呈送相应领导签发。1.单位主要负责人签发：重要的方针政策性文件、全局性工作部署文件以及其他需要单位主要负责人审定的公文，由单位主要负责人签发。2.分管领导签发：分管领导职责范围内的常规性、业务性公文，由分管领导签发。3.授权签发：对于一些特定类型或紧急情况下的公文，单位主要负责人可授权其他领导代为签发，但需有明确的授权范围和记录。签发人应认真审阅文稿，明确签署“发”、“同意”、“照发”等意见，并署姓名和日期。对不同意签发的，应注明理由，退回办公室（或综合部门）。（五）编号经领导签发后的公文，由办公室（或综合部门）根据公文的性质、类别和发文顺序，统一编制发文字号，并登记备案。（六）缮印办公室（或综合部门）根据签发的定稿和编号，按照公文格式要求进行排版、校对和印制。校对工作应认真细致，确保无错漏。（七）用印缮印完成的公文，由办公室（或综合部门）按照规定程序加盖发文机关印章。印章应清晰、端正，加盖于发文机关署名和成文日期之上，做到“骑年盖月”。（八）登记与分发用印后的公文，由办公室（或综合部门）进行发文登记，详细记录公文的标题、文号、份数、发送范围等信息，然后按照主送机关和抄送机关分别进行封装、分发。分发可通过机要交换、邮寄、传真