合同档案管理制度

合同档案管理制度合同档案管理制度1总则为规范公司合同档案全生命周期管理，保障经营活动合法合规，防范法律风险，维护公司合法权益，制定本制度。本制度适用于公司及各分子公司所有对外签订的各类合同、协议及其附属文件的归档、保管、利用、销毁等全部管理活动。合同档案管理实行“统一归档、分级负责、全程管控、安全保密”的原则，所有正式签订的合同必须全部纳入归档管理，禁止任何部门或个人私人留存合同原件。2管理职责2.1公司法务部为合同档案归口管理部门，主要职责：制定并完善合同档案管理制度，统筹全公司合同档案的统一管理；负责合同档案的审核、接收、分类、归档、日常保管；提供合同档案查询借阅服务；组织过期合同档案的鉴定销毁工作；指导各业务部门开展合同档案前期整理工作。2.2各业务部门为合同档案的形成责任部门，主要职责：负责本部门承办合同全部文件的前期收集整理；按规定时限完成合同档案移交归档；配合归口管理部门核对合同核心信息；办理本部门合同档案的借阅申请手续。2.3行政部负责提供符合安全标准的实体档案存储场地，配合做好档案库房的安保管理。2.4财务部留存合同副本复印件用于结算核对，配合做好合同档案信息核对工作。3归档范围纳入归档管理的合同文件包括：各类正式合同文本、补充协议、变更协议、解除协议；合同订立阶段产生的立项审批文件、对方主体资质文件、谈判纪要、意向书、尽职调查报告、招投标文件；合同履行阶段产生的结算凭证、往来沟通函件、验收文件、争议处理文件（含调解协议、裁判文书、执行文书等）；其他与合同相关、具有保存价值的全部文件材料。4归档流程4.1预整理：合同正式签订且各方盖章完成后，业务承办人应当在10个工作日内完成全部文件整理，按照“立项审批-主体资质-合同正文-附属文件-履行过程文件”的顺序排序，编写档案目录，标注合同编号、合同名称、对方主体、签订日期、履行期限、承办人等核心信息。4.2审核移交：业务部门整理完成后，提交法务部审核，法务部核对文件完整性、编号规范性，审核通过后办理移交手续，双方经办人签字确认移交清单，电子合同同步上传公司统一档案管理系统。4.3分类归档：法务部按合同类型、签订年份对合同档案分类编号，实行“实体+电子”双归档管理，实体档案存入专用档案库房，电子档案加密存储并做异地备份。4.4时限要求：所有合同必须在签订完成后30个工作日内完成归档，年度终了后15个工作日内，完成上年度所有合同档案的总核对整理工作。5保管管理5.1实体档案保管：档案库房满足防火、防潮、防盗、防蛀、防高温、防泄密要求，每季度开展一次档案保存状况检查，对破损、变质的档案及时修复。5.2电子档案保管：电子档案采用加密存储，每半年进行一次异地备份，统一命名规则，保障检索便捷，防止数据丢失。5.3保管期限：涉及公司重大权益的土地使用权、股权、知识产权、投融资类合同永久保管；长期履行的经营性合同保管期限为30年；短期履行、债权债务结清的一般性合同保管期限为10年；保管期限自合同履行完毕年度终了之日起计算。6借阅与利用6.1内部借阅：公司员工因工作需要借阅合同档案的，需填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人审批、法务部负责人同意后方可借阅；涉及商业秘密、投融资类的核心合同，还需经公司分管领导审批。6.2外部借阅：司法机关、行政机关因公查阅合同档案的，需出示单位介绍信、工作证件，经法务部、公司法律顾问审核，报总经理批准后方可查阅；未经批准禁止任何外部单位或个人查阅公司合同档案。6.3借阅要求：借阅档案不得涂改、勾画、抽取、拆散、转借，合同原件不得带出公司，特殊情况确需带出的，需经总经理批准，到期按时归还，归还时当面核对档案完整性。6.4复制利用：需要复制合同档案的，需在申请表中注明用途，经审批同意后方可复制，复制件加盖公司档案专用章后方可对外使用。7鉴定与销毁保管期限届满的合同档案，由法务部组织业务部门、财务部、合规部门开展联合鉴定，对仍有保存价值的档案延长保管期限，对无继续保存价值的档案编制销毁清册，列明销毁档案的名称、编号、数量、保管期限，报总经理批准后销毁。销毁档案应当由两名以上监销人员全程监销，监销人员在销毁清册上签字确认，禁止擅自销毁合同档案，禁止将待销毁档案流入社会机构；电子档案销毁应当彻底清除存储介质中的数据，防止信息泄露。8监督与责任未按规定时限归档、私人留存合同原件的，给予部门负责人及承办人警告处分，造成档案丢失的，追究岗位责任，给公司造成经济损失的，依法承担