高校学生档案管理规范

高校学生档案管理规范高校学生档案作为学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实记录，不仅是学生个人成长轨迹的重要载体，也是高校人才培养质量评估、学术研究以及社会用人单位选拔人才的重要依据。科学、规范、高效地管理学生档案，对于维护学生合法权益、提升高校管理水平、服务国家高等教育事业发展具有不可替代的作用。本规范旨在系统梳理高校学生档案管理的核心要素与操作流程，为相关工作提供专业指引。一、学生档案管理的基本原则学生档案管理工作应始终坚持以下核心原则，确保管理行为的合法性、科学性与严肃性。真实性与客观性原则：这是档案管理的生命线。所有归档材料必须真实反映学生的实际情况，杜绝虚假信息。档案管理人员在材料收集、审核过程中，需对材料的真伪、完整性进行严格把关，确保档案的原始凭证作用。保密性与安全性原则：学生档案包含大量个人敏感信息，档案管理部门及相关人员必须严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案安全保密制度，采取有效措施防止档案信息泄露、丢失或被篡改，保障学生个人隐私不受侵犯。系统性与规范性原则：学生档案管理是一项系统工程，从材料的收集、鉴别、整理、归档、保管到利用、转递，每个环节都应遵循统一的规范和标准。确保档案材料的系统性、条理清晰，便于长期保管和有效利用。服务性与发展性原则：档案工作的最终目的是服务。学生档案管理应以为学校教育教学、管理决策服务，为学生升学、就业、留学、政审等提供真实依据为导向。同时，应适应高等教育发展和信息化时代要求，不断提升档案管理的科学化、数字化水平。二、学生档案的建立与接收高中档案材料的接收与审核：新生入学时，档案管理部门（通常为学校档案馆或学生工作处）应及时接收其从原毕业中学（或单位）转递来的档案材料。接收时需认真核对档案材料的完整性、封装的严密性，并在规定时间内完成登记、核对工作，发现问题及时与原单位联系解决。新生档案的建立：对于通过正规招生渠道入学的新生，学校应在其入学后一个月内，为其建立规范的学生档案。档案应包含由学校统一制作的《学生登记表》等基础信息材料，并逐步收录其在校期间形成的各类应归档材料。档案材料的交接手续：无论是接收外部档案还是校内各部门间移交档案材料，均需履行严格的交接手续，填写交接清单，双方签字确认，明确责任，确保档案材料流转的可追溯性。三、学生档案材料的收集与归档归档范围的界定：明确学生档案材料的归档范围是确保档案质量的前提。主要包括：*入学材料：如录取通知书、高考档案、党团组织关系证明等。*学籍材料：如学籍登记表、成绩单、奖惩材料、党团材料、体检表、毕业生登记表、学位授予证明等。*考核鉴定材料：如学年鉴定、实习鉴定、毕业论文（设计）评审意见等。*其他具有保存价值的材料：如重要的社会实践、志愿服务、科研活动记录等。各高校应根据自身特点和上级要求，制定详细的归档范围细则。材料收集的及时性与完整性：档案管理部门应与学校招生、教务、学工、团委、院系等相关部门建立常态化联系机制，明确各部门在学生档案材料形成和移交中的职责。各部门应指定专人负责，在规定时间内将形成的应归档材料整理、审核后移交档案管理部门。档案管理人员对接收的材料要认真核对，确保齐全、完整、规范。归档材料的质量要求：归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档规格。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。对于不符合要求的材料，应退回形成单位补充完善。四、学生档案的日常管理档案的保管：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的档案装具，如档案柜、防虫药剂等。档案应按照学号或院系、年级等顺序科学排列，便于查找和管理。档案的整理：对接收的档案材料，应按照《干部档案整理工作细则》等相关标准进行系统整理。包括分类、排序、编目、装订等环节，做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。档案的利用与借阅：严格执行档案借阅制度。因工作需要查阅学生档案，须经相关部门负责人批准，履行借阅登记手续。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。学生本人一般不得查阅本人档案，因特殊情况确需查阅，须提出书面申请，经学校档案管理部门负责人批准。档案原则上不得带出阅档室，确需带出的，须经严格审批并限期归还。档案的保密与安全：加强档案管理人员的保密教育，签订保密承诺书。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。定期对档案库房的安全设施进行检查维护，对档案进行清点核对，发现问题及时处理。档案的数字化管理：积极推进学生档案数字化建设。按照国家和行业标准，对纸质档案进行数字化扫描、著录、存储和备份，建立安全、高效的档案管理信息系统。数字档案与纸质档案具有同等效力，其管理应符合电子文件管理的相关规定，确保数据的真实性、完整性、可用性和安全性。五、学生档案的转递毕业档案的转递：学生毕业时，档案管理部门应根据毕业生就业方案、升学录取通知或学生本人申请，在规定时间内将其档案按规定途径转递至相关单位或部门。转递前应对档案材料进行最后审核、整理、密封，并填写《档案转递通知单》。转递方式：学生档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。确因特殊情况需采用其他方式的，须经学校档案管理部门负责人批准并确保安全。退学、转学、开除学籍等情况的档案处理：对于退学、转学、开除学籍的学生，档案管理部门应及时将其档案按规定转递至其家庭所在地人才服务机构或转入学校、原单位。档案转递的跟踪：建立档案转递跟踪机制，及时了解档案到达情况。对于未按时收到回执或出现问题的，应及时查明原因并采取补救措施。六、档案管理的保障措施组织领导：高校应加强对学生档案管理工作的领导，将其纳入学校整体工作规划，明确分管校领导，落实管理部门和人员职责。制度建设：建立健全各项档案管理制度，如档案接收、收集、整理、保管、利用、借阅、转递、保密、安全、鉴定销毁等制度，形成完善的制度体系，使档案管理工作有章可循。队伍建设：配备政治素质高、责任心强、熟悉档案业务知识的专（兼）职档案管理人员，并保持队伍相对稳定。加强对档案管理人员的业务培训和继续教育，提升其专业素养和业务能力。设施设备：加大对档案工作的投入，改善档案库房条件，配备必要的档案装具、温湿度调控设备、消防安防设备以及档案数字化所需的软硬件设施。经费保障：学校应将档案管理所需经费（包括人员经费、设备购置与维护费、库房修缮费、数字化建设费等）纳入年度预算，确保档案工作的正常开展。七、结语高校学生档案管理是一项基础性、保障性工作，关系到学生的切身利益，关系到学校的人才培养质量和声誉，也关系到社会的公平公正。各高校应高度重视，严格按照国家有