机关单位档案管理规范制度手册

机关单位档案管理规范制度手册第一章总则一、目的与依据为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，为单位各项工作服务，根据国家有关档案法律法规及上级主管部门相关规定，结合本单位实际，制定本手册。二、适用范围本手册适用于本单位及所属各部门、派出机构的档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交、销毁等管理工作。凡本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本手册管理范畴。三、基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、完整系统，规范整理、安全保密，依法利用、服务工作的原则。第二章管理机构与职责一、管理机构设置本单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。单位办公室（或指定专门部门）为档案工作的职能管理部门，负责统筹、协调、指导和监督本单位及所属单位的档案工作。各部门应指定专人（档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、归档和临时保管工作。二、档案管理部门职责档案管理部门主要职责包括：贯彻执行国家及上级关于档案工作的法律法规和方针政策；制定和完善本单位档案管理规章制度；负责本单位各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作；指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；组织档案业务培训和学习交流活动；负责档案库房及设施设备的管理和维护；按规定向上级档案管理部门移交档案；负责对到期档案的鉴定和销毁提出意见并组织实施。三、各部门及档案员职责各部门负责人是本部门档案工作的第一责任人，应重视和支持本部门档案工作。部门档案员具体承担以下职责：及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保齐全完整；按照档案整理规范要求，对收集的文件材料进行初步分类、排序、编目和装订；定期向单位档案管理部门移交整理完毕的归档材料；协助档案管理部门开展档案利用和编研工作；严格遵守档案保密规定，确保档案安全。第三章档案的收集与整理一、文件材料的收集各部门应在各项工作活动中，及时收集具有保存价值的文件材料。收集范围包括：本单位发布的各类正式文件、会议材料、工作计划、总结报告、统计报表、调研材料、合同协议、审批文件、会议纪要、重要电话记录、声像资料、电子文件等。文件材料的收集应做到及时、准确、完整，杜绝文件材料的遗失、损毁或积压。二、档案的整理档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、排列、编目、装订等环节。分类应参照相关档案分类标准，并结合本单位实际情况，确定合理的分类方案，确保分类体系科学稳定。编号应按照分类方案和排列顺序，对每份档案赋予唯一的标识符。排列应在分类的基础上，按照一定的顺序（如时间顺序、重要程度等）对文件材料进行系统排列。编目应按照规范要求，逐件或逐卷编制档案目录，著录档案的基本特征和检索要素。装订应选用符合档案保护要求的材料和方法，确保档案整洁、牢固，便于翻阅。第四章档案的鉴定与保管一、档案的鉴定档案鉴定工作包括对文件材料归档范围和保管期限的鉴定，以及对到期档案存毁的鉴定。归档文件材料的保管期限应根据其价值分为永久、长期、短期（或按相关规定划分的期限）。鉴定工作应由单位档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。对于保管期限已满的档案，应按照规定的程序进行再次鉴定，确无继续保存价值的，经批准后予以销毁。严禁擅自销毁档案。二、档案的保管档案保管应建立健全各项管理制度，配备适宜的档案库房和必要的设施设备，如档案柜、防虫防潮用品、温湿度调控设备、消防器材等。档案库房应保持整洁、干燥、通风，避光、防高温、防鼠、防虫、防盗。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于声像档案、电子档案等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，确保其载体安全和信息可读。第五章档案的利用与开发一、档案的利用档案利用工作应坚持为单位工作服务的宗旨，严格遵守档案利用制度和保密规定。单位内部人员因工作需要查阅档案，须履行相应的借阅手续；查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人批准。查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。档案一般不得带出档案库房，确因特殊情况需要借出的，须经单位主要领导批准，严格限定借阅期限，并限期归还。二、档案的开发档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，通过编印档案资料汇编、撰写档案参考材料、建立档案检索数据库等多种形式，为领导决策、业务工作和社会利用提供优质高效的服务。鼓励对档案进行深度研究，挖掘档案的历史价值、文化价值和参考价值。第六章档案的移交与销毁一、档案的移交本单位形成的永久、长期保管档案，按照规定的期限和要求，向同级国家综合档案馆移交。移交时应编制移交清册，办理交接手续。部门档案员向单位档案管理部门移交归档材料时，也应办理交接手续，双方在交接清单上签字确认。二、档案的销毁对于经鉴定确无保存价值的到期档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案前，须编制销毁清册，报单位分管领导审批。销毁工作应由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。电子档案的销毁应确保信息彻底删除，无法恢复。第七章安全保密一、档案安全档案安全是档案工作的生命线。应建立健全档案安全保密制度，定期进行安全保密检查和教育，提高档案管理人员和全体工作人员的安全保密意识。档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。加强对档案管理系统和电子档案数据的安全防护，定期进行数据备份，防止信息丢失和泄露。二、保密管理严格执行国家保密法律法规，加强对涉密档案的管理。涉密档案的产生、流转、保管、利用、销毁等环节，必须严格遵守保密规定。档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。对违反保密规定的行为，应及时报告并追究责任。第八章责任追究对于在档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。对违反本手册规定，造成档案材料失真、损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，视情节轻重，对相