企业档案管理制度具体实施方案

企业档案管理制度具体实施方案一、总则（一）目的与依据为规范本企业档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，为企业经营管理、决策支持及历史考证提供服务，依据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案工作的法规、标准，结合本企业实际，特制定本实施方案。（二）适用范围本方案适用于企业各部门、各下属单位（若有）的档案管理工作。凡企业在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，均属本方案管理范畴。（三）基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中管理与分散管理相结合的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。二、组织领导与职责分工（一）档案管理领导小组企业成立档案管理领导小组，由企业分管领导任组长，办公室（或行政部，下同）负责人任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹规划企业档案工作，研究解决档案管理中的重大问题，审批档案管理规章制度及年度工作计划。（二）办公室职责办公室是企业档案工作的职能管理部门，具体负责：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业档案管理制度及实施细则。2.负责企业档案工作的组织协调、业务指导和监督检查。3.集中统一管理企业的各类档案，负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。4.组织档案管理人员的业务培训和学习交流，提高档案管理人员的专业素质。5.指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。（三）各部门职责各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、积累、初步整理和定期向办公室归档。各部门负责人对本部门档案工作负总责。三、档案的收集与归档（一）归档范围企业在生产经营、行政管理、科研开发、基本建设、对外交往等活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括：1.文书档案：各类决议、决定、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、合同、协议、统计报表、人事任免、奖惩等。2.科技档案：产品设计、工艺文件、科研课题、技术改造、工程建设、设备仪器等方面的图纸、说明书、计算书、试验报告等。3.会计档案：会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。4.声像档案：照片、录音带、录像带、光盘等记录企业重要活动和事件的材料。5.电子档案：通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子文件及其元数据。6.实物档案：企业获得的奖状、奖杯、奖牌、印章、题词等具有纪念意义和保存价值的物品。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）归档要求1.齐全完整：归档的文件材料应齐全、完整，手续完备。2.准确系统：归档的文件材料内容应准确反映企业各项活动的真实情况，文电一致，附件齐全，组卷合理，保持文件之间的有机联系。3.规范整理：归档的文件材料应按照档案整理规范要求进行分类、组卷、编号、编目、装订。电子文件应按照相关标准进行整理、存储和备份。4.及时归档：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时整理，按规定期限向办公室归档。一般情况下，文书档案应在次年上半年完成上年度文件材料的归档工作；科技档案应在项目完成后三个月内归档；会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。（三）归档程序1.各部门兼职档案员在规定时间内，将整理好的归档材料及《文件材料归档移交清单》报送办公室。2.办公室档案管理员对接收的材料进行检查、验收，核对无误后，双方在移交清单上签字，各执一份。对不符合要求的，应退回形成部门重新整理。四、档案的管理与保管（一）档案分类与编号办公室应根据国家有关标准和企业实际情况，制定统一的档案分类方案和编号规则。档案分类应科学合理，层次分明，便于管理和检索。档案编号应具有唯一性和稳定性。（二）档案保管1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.档案库房应保持整洁、干燥，严禁存放易燃易爆物品和其他杂物。3.档案装具（档案柜、档案盒等）应符合国家标准，坚固耐用，便于保管和利用。4.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。5.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（三）档案鉴定与销毁1.成立档案鉴定小组，由档案管理领导小组成员、办公室负责人、相关业务部门人员及档案专业人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。2.档案鉴定应严格按照国家有关档案保管期限的规定和企业档案的实际价值进行。对确无保存价值的档案，应提出销毁意见，报档案管理领导小组审批。3.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。电子档案的销毁应确保信息无法恢复。（四）电子档案管理1.电子文件的形成、积累、整理、归档应与纸质文件同步进行。2.电子档案的存储应采用符合国家标准的载体和格式，并进行异地备份和定期检测，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。3.建立电子档案管理系统，实现对电子档案的有效管理和利用。严格电子档案的访问权限控制和操作日志管理。五、档案的利用与开发（一）利用范围与方式1.企业内部人员因工作需要查阅档案，须持所在部门证明或经部门负责人批准，方可查阅。查阅涉密档案，须经企业分管领导批准。2.外部单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经办公室负责人批准，必要时报企业分管领导批准。3.档案利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。借阅档案须办理借阅手续，限期归还。涉密档案原则上不得带出档案库房。（二）利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.查阅涉密档案，必须在指定的阅档室进行，并严格遵守国家和企业的保密规定。3.复制档案须经档案管理员同意，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。4.归还档案时，档案管理员应认真核对，确认无误后方可注销借阅手续。（三）档案信息开发办公室应根据企业发展需要和档案资源特点，积极开展档案信息资源的开发利用工作，如编写档案参考资料、专题汇编、大事记、组织沿革等，为企业领导决策和各项工作提供服务。（四）保密管理严格执行国家保密法律法规，加强对涉密档案的管理。建立健全档案保密制度，明确保密责任，防止档案泄密事件发生。六、监督与责任追究（一）监督检查档案管理领导小组及办公室应定期或不定期对企业及各部门档案管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并督促落实。（二）责任追究对在档案工作中做出突出贡献的单位和个人，企业应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则（一）制度解释本方案由企业办公室负责解释。（二）