学校食堂采购询价制度及流程(2026版)

学校食堂采购询价制度及流程(2026版)为规范学校食堂食材及物资采购行为，压降不必要采购成本，保障食材质量安全与供应稳定性，严格落实2025年教育部、市场监管总局联合印发的《校园食品安全专项管理办法》中关于校园采购环节的监管要求，结合本校过往食堂采购工作的实操经验与现存问题，制定本2026版采购询价制度及流程，适用于全校所有公办自营食堂、外包合作食堂单次采购预算1万元以上、未达到属地公开招标额度（20万元）的食材、餐饮器具、厨房设备、消杀物资等各类食堂相关物资采购活动，单次采购预算低于1万元的零星采购可简化为三方比价，但需留存完整比价记录备查，米、面、油、肉、蛋、奶等大宗刚需食材无论采购预算多少，均需严格执行本询价制度，每季度至少开展一次集中询价。询价参与主体权责规定采购询价工作由学校后勤管理处牵头组建临时询价小组负责，小组成员采用“固定+轮换”模式配置，固定成员包括后勤管理处食堂管理科2名工作人员、财务处采购核算岗1名工作人员、学校专职食品安全管理员1名，轮换成员包括随机抽取的教职工代表1名、在校学生代表1名，外包食堂采购项目需额外增加外包运营方授权代表1名参与询价。询价小组成员总人数需为单数，且与参与报价供应商存在亲属关系、直接利益关联的人员需主动申请回避，未主动回避的一经发现立即取消其询价参与资格，涉及违规违纪的移送纪检监察部门处理。询价小组的核心权责包括：审核采购需求的合理性与必要性，编制符合采购需求的询价文件，核验参与报价供应商的资质真实性与合规性，组织开展现场询价、样品检测、综合评分工作，出具正式询价评定结果，配合纪检监察、审计、市场监管等部门的监督检查工作。供应商参与询价需满足基础准入要求：食材类供应商需持有合法有效的营业执照、食品经营许可证，生产端供应商需额外提供食品生产许可证（SC证），近3年无食品安全违法记录、近1年无重大行政处罚记录，生鲜冷链食材供应商需具备符合国标要求的冷链运输能力与仓储条件；餐饮器具、厨房设备类供应商需持有营业执照、对应产品的3C认证证书、第三方质检机构出具的质检合格报告；所有参与询价的供应商均需提供信用中国、中国政府采购网的无失信被执行人、无重大违法记录证明，过往有校园食堂供应经验且无不良评价的供应商可获得资质审核加分。询价工作核心制度条款询价文件编制与公示制度：询价文件需明确标注采购标的的全部核心参数，食材类需明确品类、等级、执行的国家质量标准、农药残留/兽药残留限量要求、配送时效、预计采购周期、最低供货量要求，设备类需明确规格、功率、质保期限、安装服务要求、售后响应时效；同时需明确报价规则，包括报价需包含的全部费用（运费、装卸费、税费、上门安装费等）、报价有效期、报价密封要求、无效报价认定标准，以及综合评分的各项指标与权重占比。询价文件编制完成后需报后勤管理处主要负责人、财务处负责人双审核，审核通过后在学校后勤官网、校内采购公告栏、属地政府采购信息公开平台同步公示，公示期不少于3个工作日，公示期间允许所有符合资质要求的供应商自愿报名，询价小组也可主动邀请不少于2家过往合作记录良好、无违约记录的优质供应商参与报价。供应商资质审核制度：所有报名供应商需在公示期结束前提交全套资质材料原件供核验，复印件加盖公章后留存归档，食品安全管理员需重点核查供应商的食品安全相关资质，包括过往是否发生过食源性疾病事件、是否存在食材抽检不合格记录、冷链运输车辆是否符合消杀要求等，资质审核不合格的需在1个工作日内以书面形式告知供应商具体不合格原因，审核通过的供应商数量不得少于3家，若公示期结束后审核通过的供应商不足3家，需延长公示期2个工作日补充征集供应商，补充征集后仍不足3家的，由询价小组出具《询价供应商不足情况说明》，报后勤管理处、纪检监察部门共同审批后，可转为竞争性谈判或符合政府采购规定的单一来源采购，单一来源采购需严格满足只能从唯一供应商处采购、发生不可预见的紧急情况无法从其他供应商处采购等法定情形，严禁随意变更采购方式。报价封存与现场拆封制度：所有参与询价的供应商需在规定的报价截止时间前提交密封的纸质报价文件，封口处需加盖供应商公章，报价文件需一式三份，分别由询价小组、财务处、供应商各留存一份，禁止任何询价小组成员在报价截止时间前接触报价文件，禁止以任何形式向外界泄露供应商的报价信息，报价截止时间到后，所有供应商代表需到场参与现场拆封，由询价小组组长当场核验报价文件的密封完整性，确认无破损后逐一拆封，公开宣读所有供应商的报价内容，全程录音录像，影像资料留存至少2年备查。综合评分评定制度：询价评定采用百分制综合评分法，不得仅以价格作为唯一中选依据，其中质量指标占比40%、价格指标占比35%、配送与供应能力占比15%、售后服务占比10%。质量指标评分依据包括供应商提供的样品快速检测结果、过往供应校园食堂的评价记录、产品执行的质量标准等级，检测不合格的直接取消评定资格；价格指标以所有有效报价的最低价为满分基准，每高于最低价1%扣1分，扣完为止；配送与供应能力评分依据包括供应商是否具备自有配送车辆、是否能满足48小时内应急补送要求、是否具备足够的备货能力应对用餐高峰需求；售后服务评分依据包括质量问题退换货响应时效、是否承诺不合格食材10倍货值赔偿、是否安排专属对接人负责学校采购对接工作。询价小组成员独立打分，去掉一个最高分和一个最低分后取平均值为供应商最终得分，得分最高的为拟中选供应商，得分相同的报价更低者中选，得分与报价均相同的配送时效更短者中选，所有打分记录需由询价小组成员签字确认后留存归档。结果公示与异议处理制度：询价评定结束后1个工作日内，后勤管理处需将拟中选结果在学校后勤官网、校内采购公告栏公示，公示期为3个工作日，公示内容包括采购项目名称、采购预算、拟中选供应商名称、中选价格、各供应商得分情况、监督举报电话与邮箱，公示期内任何单位或个人均可对询价结果提出异议，异议需以书面形式提交并注明真实身份与联系方式，匿名异议原则上不予受理。收到异议后，由后勤管理处联合纪检监察部门、食品安全管理员组成专项调查组，在3个工作日内完成异议内容核实，出具书面异议处理答复书送达异议提出人，若经核实异议成立，取消原拟中选供应商资格，按照得分排序依次递补下一名供应商为拟中选供应商，重新进行公示，若异议不成立，书面告知异议提出人具体核实结果与依据。合同签订与履约监管制度：公示无异议后，后勤管理处需在5个工作日内与中选供应商签订正式采购合同，合同需明确约定质量标准、配送要求、验收规则、退换货条款、违约责任、争议解决方式，其中必须明确食材抽检不合格、配送延迟超过约定时间、供应食材引发食源性疾病等情形的违约金计算标准，以及学校单方面解除合同的触发条件。中选供应商需在签订合同前缴纳合同金额5%的履约保证金，履约周期结束后无违约记录的全额无息退还，若存在违约行为，直接从履约保证金中扣除相应违约金，不足部分有权向供应商追偿。食堂管理科负责全程跟踪供应商履约情况，每批次物资到货后需由食堂管理员、食品安全管理员共同验收，食材类需当场核验随货同行的检测报告，同步开展快速检测，验收不合格的当场退回，产生的所有损失由供应商承担，每季度对供应商的供货质量、配送时效、服务质量进行一次考核，考核结果纳入后续采购询价的评分参考依据，连续两次考核不合格的供应商列入学校采购黑名单，3年内不得参与学校任何采购活动。档案留存与监督问责制度：所有询价相关的资料包括采购申请单、询价文件、供应商资质材料、报价文件、评分记录、评定结果表、公示截图、异议处理记录、采购合同、验收记录、履约考核记录等，需由询价小组在采购项目完成后10个工作日内整理归档，存入后勤管理处采购档案库，留存期限不少于5年，以备审计、市场监管等部门检查。学校纪检监察部门对询价全过程进行监督，定期对食堂采购询价工作开展专项检查，若发现询价小组成员存在泄露报价信息、收受供应商贿赂、徇私舞弊等行为，按照学校纪律处分规定给予相应处分，涉嫌违法的移送司法机关处理；若发现供应商存在串标、提供虚假资质、围标等行为，直接取消其中选资格，列入学校采购黑名单，3年内不得参与学校任何采购活动，涉嫌违法的移送相关部门处理。采购询价全流程操作规范采购需求发起与审批环节：由各食堂管理员根据库存消耗情况、学期用餐人数计划、季节性食材供应特点提出采购需求，明确采购品类、规格、数量、质量要求、预计采购周期、预算金额，填写《学校食堂采购询价申请单》，先报后勤管理处食堂管理科审核需求的合理性，确认无重复采购、无超标准采购后报财务处审核预算，预算在10万元以下的由后勤管理处主要负责人审批后启动询价流程，预算在10万元以上20万元以下的需额外报分管后勤的副校长审批后方可启动。询价文件编制与公示环节：询价小组收到审批通过的采购申请单后，需在2个工作日内完成询价文件编制，严格按照采购需求明确所有参数与评定规则，报后勤管理处、财务处双审核通过后同步在三个渠道公示，公示期间安排专人负责解答供应商的疑问，所有疑问与答复需以书面形式同步告知所有已报名的供应商，确保所有供应商获取的信息一致。供应商报名与资质审核环节：供应商在公示期内提交报名材料，询价小组在公示结束后1个工作日内完成资质核验，出具资质审核结果通知书，告知所有报名供应商审核结果，对审核通过的供应商同步告知现场询价的时间、地点、需携带的材料与样品要求。现场询价与评定环节：询价当日所有供应商代表需携带授权委托书、身份证原件、密封报价文件、资质原件、对应采购标的的样品到场，首先由询价小组组长宣读询价纪律与评定规则，核验供应商代表身份与授权文件的真实性，确认无误后供应商现场提交密封报价文件，询价小组当场拆封所有报价文件并公开宣读报价，随后对所有样品进行检测，食材类样品交由学校食品安全检测室开展农药残留、兽药残留、重金属等项目的快速检测，检测不合格的供应商直接淘汰，检测合格的由询价小组成员按照综合评分标准独立打分，统计最终得分后确定拟中选供应商，出具《询价评定结果表》，所有小组成员签字确认。结果公示与异议处理环节：按照前述制度要求完成3个工作日的公示，处理相关异议，确定最终中选供应商。合同签订与履约跟踪环节：公示无异议后签订正式采购合同，收取履约保证金，食堂管理科全程跟踪供应商履约情况，每批次物资到货后严格验收，每季度开展履约考核，及时处理履约过程中出现的质量、配送等问题。资料归档与复盘优化环节：采购项目全部完成后，询价小组整理全套资料归档，每半年度由后勤管理处组织对上半年的询价工作进行复盘，梳理询价过程中存在的参数设置不合理、评定指标权重不科学、供应商资质审核遗漏等问题，及时优化调整询价制度与流程，同时安排专人每周监测本地农贸市场、大型商超、正规电商平台的食材与物资价格，建立学校食堂采购价格动态数据库，作为后续询价的价格参考基准，防止供应商报价虚高。特殊情形下的询价简化规则发生疫情、自然灾害、食品安全事件应急处置等不可预见的紧急情况时，可简化询价流程，由后勤管理处、财务处、纪检