IT资产管理制度

IT资产管理制度IT资产管理制度为强化集团公司IT资产管理，充分利用IT资产资源，不断提升公司IT资产效能和办公效率，降低管理成本，服务公司信息化建设，本着合理利用IT资产，防止IT资产流失、损坏，确保资产利润率、资产回报率达标，最终实现集团公司IT资产价值最大化的原则，特制定本管理办法。第一章总则第一条本办法所称IT资产是指应用于信息技术〔IT〕的所有资产，包括软件、计算机及其外设、网络设备以及相应的配件、耗材、工具等。第二条本办法主要是明确集团IT资产管理的权限和使命，提出具体管理要求，各职能部门、各公司应遵循集团程序化、规范化、标准化的IT资产管理原则，共同维护和管理公司的IT资产，使其高效、稳定、可靠、安全运行，为集团的信息化建设提供强有力的基础平台。第三条IT资产管理主要包括采购计划和型号配置审核、验收登记、日常保养、故障修理、检查盘点、调剂转移、报废审核及处理等，信息部作为集团公司IT资产日常管理机构，行使归口的IT资产各项管理职能。第四条集团公司所有IT资产执行三级管理制：1、财务部：建立IT资产总帐，确保总帐、明细帐、卡片相符，清清楚楚，并按帐卡分类管理；2、信息部：作为归口管理部门，要建立IT资产档案，负责组织清查、盘点工作，监督、检查使用部门对资产管理、维护和使用等状况；3、使用部门：部门的IT资产要落实到人，并对实物进行管理，确保在公司检查中帐、卡、物相符；集团公司各IT资产管理责任人要严格按照资产管理的使命，做好IT资产各项管理工作。第五条本办法适用于**集团公司各职能部门、各公司。第六条本办法的制定、修改、解释和监督执行由集团公司信息部负责。第二章IT资产分类第七条IT资产分为IT类固定资产、低值易耗品、耗材、无形资产等。在本办法主要是针对IT类固定资产及低值易耗品的管理。第八条IT类固定资产主要有：台式电脑、笔记本电脑、工作站、服务器、磁盘阵列、显示器、针式打印机、喷墨打印机、激光打印机、多功能一体机、复印机、路由器、交换机、防火墙、网关设备、无线AP、VPN、UPS、投影仪、语音手写设备、扫描仪、监控摄像头、机、移动硬盘、机柜、配线架等。第九条IT类低值易耗品主要有：计算机零配件、优盘、8口交换机〔无线路由〕、修理用工具等第十条IT类耗材：计算机键盘、鼠标、色带、墨盒、墨水、硒鼓、碳粉、电源线、网线、模块等第十一条IT类无形资产：注册的域名、空间、信息化建设涉及的各类项目、软件、网站等第三章IT资产采购第十二条采购中心采购部负责集团公司所有IT资产采购工作，信息部对申购IT资产合理性、性能匹配等负责，确保申购IT资产按标准采购。第十三条IT类固定资产采购遵循统一上报、统一采购的原则，由各公司、部门在每周二上报采购计划，信息部于每周三对采购计划进行复核后交人事专员，由人事专员汇总上报副总裁审批后转采购中心采购部进行采购。第十四条单价高于300元的IT类低值易耗品或因特别状况急必需临时采购的固定IT资产，经申请采购公司〔部门〕负责人审批，提交信息部审核后，由信息主任上报副总裁审批后转采购中心采购部进行采购。第十五条单价低于300元的IT类低值易耗品或耗材，由申请采购公司〔部门〕负责人审批，提交信息部信息管理员审核后进行采购。第十六条IT资产采购选型原则上由信息部统一品牌和型号，有特别必需求的各公司、部门必需在上报采购计划时注明，并提供特别必需求采购证实。第十七条IT资产采购一般采纳邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源、协议定点采购等方式，邀请招标采购，是指采购中心采购部以投标邀请书的方式邀请三家或三家以上特定供应商投标的采购方式。竞争性谈判采购，是指采购中心采购部直接邀请三家或三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。询价采购，是指采购中心采购部对三家或三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。单一来源采购，是指采购中心采购部向一家供应商直接购买的采购方式。协议定点采购，是指采购中心采购部、信息部和行政部共同对集团公司低值易耗品、耗材、工具的供应商进行招标，确定一家为协议定点单位。第十八条IT类固定资产采购金额在5万元以上〔含批量〕或按规定应进行招标的项目必需进行招标〔包括公开招标、邀请招标和协商量标〕。被邀请的特定供应商一般由采购中心采购部、信息部商量确定。第十九条属于以下情形之一的，可以采用竞争性谈判采购方式1.招标后，没有供应商投标或者没有合格标的；2.因出现不可预见的状况而急必需采购，无法按招标方式得到的；3.投标文件的准备必需较长时间才干完成的；4.供应商准备投标文件必需要高额费用的；5.对高新技术含量有特别要求的；6.采购金额在5万元以下至1万元以上的。第二十条因特别状况必需临时采购的IT资产，或采购金额在1万元以下的可以采纳询价采购方式。第二十一条属于以下情形之一，可以采用单一来源采购方式1.只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代的；2.原采购的后继修理、零配件供应、改换或扩充必需向原供应商采购的；3.在原招标目的范围内，补充合同的价值不超过原合同价值的50%，因而必需与原供应商签约的；4.预先声明必需对原有采购进行后继扩充的。第二十二条IT类低值易耗品、耗材、工具等原则上在协议定点供应商采购。第二十三条对以下状况信息部有权否决采购申请或建议相关设备共享使用：1、申请理由不充分或设备用途不明确的2、可内部调剂无必需采购的3、使用率不高可共享使用的。4、依据集团公司《计算机及打印机标配核定表》规定，不符合或超编采购的。第二十四条采购中心采购部依据副总裁批示看法，依据实际采购IT资产数量及金额，通过招标方式进行采购的，必需在7日内组织完成IT资产招标采购工作，确保7日内供应商供货到位。符合竞争性谈判、询价方式及单一源方式采购的，必需在3日内完成采购合同签订工作，确保7日内供应商供货到位。第四章IT资产验收入库及领用第二十五条IT类固定资产采购到位后，采购中心采购部填写《IT资产验收通知单》，由信息管理员在2日内进行查验，查验无误后信息管理员在《IT资产验收通知单》中签字确认，《IT资产验收通知单》做为申请采购公司〔部门〕结算付款凭证之一。第二十六条IT类固定资产验收的内容包括：⑴采购准确性。对采购的设备的型号、配置进行验收，是否有新购设备配置与《IT设备型号及配置清单》不符现象；⑵包装有效性。包装是否完好，有无拆封使用痕迹；⑶整机完整性。对设备整机进行验收，整机表面是否有显然的划痕或损坏现象，是否有使用痕迹；⑷配套设备。仔细核对随机标配明细表，对配套设备逐一核对，避免有配套硬件短少现象。⑸使用说明书、图纸、有关资料及产品合格证书。⑹计算机及服务器验收还应开箱验机，仔细核对随机标配，确保配置无以次充好、标配不符或损坏现象发生。第二十七条同一批次采购10台以内计算机及其外设、网络设备，信息管理员应全部检测验收；11台至30台以内，按60%比例抽检，最少不低于12台；30台以上按40%比例抽检,最少不低于15台，确保新购计算机及其外设、网络设备正常使用。第二十八条IT类低值易耗品、耗材及工具等由协议定点单位供货到位后，由申请采购公司〔部门〕通知信息管理员进行验收。第二十九条本着谁验收谁负责的原则，对不符合IT资产验收内容任一项规定或手续不全的，一律不同意在《IT资产验收通知单》上签字确认，否则造成的一切后果由签字确认人员承当。第三十条验收合格的IT设备，信息管理员应做好统一编码登记、粘贴标签工作，并办理入库手续，同时将相关说明、合格证、驱动、配置详单收集后建立设备档案，及时通知相关单位申请人申请办理IT资产领用手续。第五章IT资产保养与故障处理第三十一条信息部负责IT资产的定期保养维护和报修故障处理工作，各保管责任人负责IT资产的日常保养维护和故障申告工作，确保集团公司IT资产正常运行，性能完好。第三十二条信息部信息管理员定期对IT资产进行维护保养，及时发现问题，降低系统故障率，确保整个系统健康运作。对业务较忙的部门可适时将常规维护安排在周末进行。天天对各网络设备运行状况巡检2次；每周五对各服务器定期维护服务一次，主要对服务器进行磁盘整理、系统补丁更新升级、病毒库升级及查杀等维护，同时将天天异地备份数据进行刻盘备份。每月25日前对集团公司所有计算机做好主动上门维护保养服务工作，对各计算机进行磁盘整理、系统补丁更新升级、病毒库升级及查杀等进行维护保养一次。每季度次月15日前对监控摄像头及网络设备灰尘清理一次，每半年对计算机开箱灰尘清理一次，以确保各公司、部门IT资产以优良的系统性能，在稳定的网络环境中进行办公。第三十三条IT资产管理责任人在使用过程中发现信息故障的，应马上通知信息部进行故障处理，信息部信息管理员填写《信息故障申告单》，对在或远程无法解决的信息故障，信息管理员应马上确认到场解决时间，一般性故障1小时内解决；现场无法解决的特别故障，必需拿出解决方案报信息主任和故障部门同意后，按解决方案中的方法处理，确保快速解决所碰到的各种故障难题。第三十四条关于保修期外的故障IT资产，信息管理员无法修理的须由指定的专业修理服务商进行修理。专业修理服务商由行政部和信息部共同评定。第六章IT资产盘点、调拨、交接第三十五条为确保各公司、部门现有IT资产的完好性，每月25日前财务部在财务系统中将IT资产数据导出后交信息部，由信息部对集团公司所有IT资产进行一次专项盘点检查，私下调换、损坏未报修或丢失IT资产等由保管责任人进行赔偿，以确保IT资产账账相符、账实相符，确保IT资产监督管理有效展开。第三十六条IT资产盘点结束后5日内，信息部要拿出IT资产盘点分析报告，并针对IT资产检查、盘点中发现的问题拿出整改办法和措施，随同《IT资产检查整改交办单》上报副总裁审批后下发执行，同时做好落实、跟踪IT资产管理整改工作。各公司、部门经理〔主任〕要将IT资产检查与盘点整改办法和措施列入本公司、部门的月度工作计划之中，以达到继续不断的改善。第三十七条信息部依据每月盘点检查结果，结合各项IT资产的利用程度和使用效率〔频繁使用、有时使用、长期闲置〕，在充分合计各公司、部门对IT资产实际必需要的前提下，有权在集团公司内部对各公司、部门的现有IT资产进行统一调配和组合。第三十八条集团各经营公司、部门之间围绕IT资产调拨的结算具体区分独立法人和非独立法人两种形式。对集团公司独立法人的子公司之间的IT资产调拨与结算应当视同外部资产买卖行为〔开具规范的发票，履行外部转帐支付〕；对集团公司同一法人下的子公司之间的IT资产调拨，可凭“资产调拨单〞直接进行办理，无必需单独开票。第三十九条集团各公司、部门之间必需要进行IT资产调配时，应由申请调入单位填写“IT资产调配单〞，经调出、调入单位负责人及信息部、财务主办会计签字确认报副总裁审批后，方可履行内部IT资产调配手续。第四十条员工岗位发生异动或办理离职手续时，应持人力资源部出具的《员工转岗申请表》或《员工离职审批表》通知信息管理员监督IT资产交接，信息管理员应对必需交接的IT资产进行认真检查核对，无误后在《员工转岗申请表》或《员工离职审批表》上签字确认，如有遗失或损毁必需由原保管责任人进行赔偿，有特别状况的须出具书面说明并报副总裁审批。信息管理员未监督交接并签字确认的，如有IT资产遗失或损毁由接收人承当赔偿。第七章IT资产报废及处理第四十一条申请报废的IT资产原则上使用年限为3或5年，但经信息部鉴定后，该IT资产性能优良可延长其报废年限，但计算机〔服务器〕类最长延期报废年限不超过3年，其他IT设备类最长延期报废年限不超过2年。第四十二条计算机及服务器已过5年报废年限〔含5年〕，设备完好无损坏，能正常开机使用，但性能配置低，不能满足业务必需求，可申请报废。第四十三条除计算机〔服务器〕以外的IT设备已过5年报废年限〔含5年〕，年平均使用机时数达1000小时，或者累计使用机时数达6000小时以上，设备完好无损坏，可申请报废。第四十四条投影仪已过5年报废年限〔含5年〕，年平均使用机时数达600小时，或累计使用达3500小时以上，设备完好无损坏，可申请报废。第四十五条以下情形的，必需由IT资产保管责任人按购入原价的5%残值赔偿后方可申请报废：⑴因雷击、火烧、水浸、腐蚀、摔压等原因造成IT严重损坏，无法修复或一次性修复费用超过目前市场同类同档次计算机设备价格的20％；⑵在设备使用过程中，硬件故障频繁，无法继续正常使用。⑶主机性能完好，但显示器损坏或画面模糊、昏黄。⑷已过5年报废年限〔含5年〕，主机不能正常开机或开机后因硬件问题不能正常使用。⑸申请报废的IT资产外观损坏或该资产不能正常使用。第四十六条IT资产丢失、被盗不能办理申请报废手续，由资产保管责任人按该IT资产原价的未折旧完金额进行赔偿。第四十七条申请报废IT资产与资产台帐中登记的责任人、IT资产型号不符，不能办理申请报废手续。第四十八条申请报废IT资产内部配置帐实不符或缺少，由资产保管责任人赔偿后，方可办理申请报废手续。第四十九条延长报废年限IT资产在使用期内，非雷击、火烧、水浸、腐蚀、摔压及人为原因造成损坏，不必需赔偿该资产残值。假设因以上原因造成的损坏，仍必需按购入原价5%赔偿残值。第五十条IT资产使用年限未满5年损坏，但修理费用超过设备原值20%，不得进行修理，必需办理报废手续，由资产保管责任人按该IT资产原价的未折旧完金额及残值进行赔偿后办理报废手续。第五十一条未申请报废的IT资产使用8年以上，由信息部在每年7月份统一办理报废手续。超8年使用年限损坏的计算机〔服务器〕类IT资产和超7年使用年限损坏的其他类IT资产，资产保管责任人不必需赔偿。第五十二条IT资产的报废，应严格按照规定的权限及申请、鉴定、审批的程序进行，逐台逐件填写IT资产报废申请表，具体要求如下：⑴对申请报废IT资产的有关帐、实物进行逐台逐件核实，做到帐、物相符。⑵对申请报废的IT资产进行运行测试和故障损坏状况分析,确认可否进行修复、改装，估算修复或改装费用。⑶对折旧期未满、因人为事故造成严重损坏或功能过低、技术落后的IT资产要做认真分析，慎重处理。⑷对存有程序、数据或资料的IT资产的存储介质进行清除，防止泄密。第五十三条各公司、部门移交的报废IT资产必需全部上交信息部进行调剂或零件拆卸再利用。第五十四条信息部信息管理员在收到报废IT资产时对该资产内配再次检查核对，无误后登记造册，同时负责报废IT资产的修理、拼装和清洁。第五十五条信息管理员对正常报废和修理、拼装的报废IT资产以及拆卸后再利用的零配件等进行管理和统计，并对统计状况每月以表格形式上报信息主任备案，每月8日定期在OA中进行公告。第五十六条报废IT资产分为可继续使用和不可使用两类，正常报废及经修理、拼装后仍能继续使用的IT资产和拆卸后可利用的零配件放入“调配库〞；不可使用或损坏的零配件和损坏其他IT资产放入“废品库〞。第五十七条正常报废和经修理、拼装后仍能继续使用的IT资产，由信息管理员对该资产性能进行评估，测算出其使用年限。第五十八条正常报废和经修理、拼装后仍能继续使用的IT资产以及拆卸后可利用零配件，由信息管理员重新按编码规则进行编码，避免与在用未报废的IT资产混淆。同时，信息管理员还应做好手工台帐登记工作。第五十九条IT资产原使用单位在申请使用达5年以上的IT资产进行报废时，假设继续使用该申请报废的IT资产，应在《报废申请单》中注明“部门申请继续使用该项IT资产〞，经副总裁审批同意后，自动延长使用期限3年，并纳进信息部“调配库〞统一管理。第六十条各公司、部门申购新IT资产，信息管理员在审核时，应优先将“调配库〞中可调配的资产调剂到申购公司〔部门〕对IT资产性能要求不高的岗位上，申购公司不愿接受的，不同意新购IT资产。第六十一条本着合理利用报废IT资产的原则，各公司、部门IT资产性能升级或修理必需要，在信息部可利用零配件与IT资产内配兼容的前提下，信息管理员应优先将经拆卸后可利用零配件调剂到使用公司或部门。第六十二条失去再利用价值的IT资产和零配件，每年6月、12月份由信息部和财务部共同进行变卖处理，处理后所得资金上交给集团公司财务部。第六十三条报废后仍能完好使用IT资产性能评定应参照实际使用年限和测评软件评分系数，具体明细如下：⑴⑵⑶性能系数＝〔使用年限系数+评定性能系数〕/2第六十四条组装完好IT资产性能综合评定应参照选用配置性能系数和测评软件评分系数，具体公式如下：性能系数＝〔选用配置性能系数总和+评定性能系数〕/2第八章IT资产管理考核第六十五条各公司、部门上报的采购计划不符合标准或逾期上报采购计划的，信息部有权退回或在审核下周采购计划时再上报副总裁，在此期间造成的损失由各公司、部门自行承当。第六十六条采购的设备无信息部审核选型，采购部不同意擅自采购，信息管理员不同意验收或接入公司局域网络、安装相关驱动及对设备进行维护，财务会计不同意签字报销入帐。违者一经查处，第一次减持绩效工资200元，第二次减持绩效工资500元，第三次退回人力资源部。第六十七条信息部每周三下班前完成对各公司、部门上报的采购计划审核工作，逾期分别减持减持信息主任和信息管理员绩效工资30元/天。第六十八条采购部未按照采购程序要求的时间完成采购的，逾期分别减持采购部经理和负责采购人员绩效工资30元/天。第六十九条低于单价300元以内配件、耗材、工具的采购申请未通过信息管理员审核确认或验收，财务会计不得以任何理由入帐，一经查处，采购物品的金额由财务会计承当。第七十条高于单价300元以上配件、耗材、工具的采购申请未通过信息管理员审核、信息主任复核确认或采购到位后未通过信息管理员验收，财务会计不得以任何理由入帐，一经查处，采购物品的金额由财务会计承当。第七十一条信息管理员接到采购部下发的《IT资产验收通知单》后2日内必需完成IT资产验收工作，逾期完成按50元/天减持信息管理员绩效工资。第七十二条本着谁验收谁负责的原则，对不符合IT资产验收内容任一项规定或手续不全的，一律不同意在《IT资产验收通知单》上签字确认，否则造成的一切后果由签字确认人员承当。第七十三条信息管理员必需对各项IT资产进行定期维护保养，服务器未定期维护保养并对数据进行刻盘备份，减持绩效工资50元/次；计算机、监控设备、网络设备未定期维护保养，减持绩效工资10元/台。第七十四条信息部未履行月度IT资产盘点检查使命，除限期完善整改检查外，信息主任、信息管理员分别减持绩效工资200元。第七十五条在IT资产调剂过程中，未通过各环节审批人审批而私下调配的，减持被调剂人绩效工资200元，同时调配IT资产交信息部重新调配。第七十六条针对IT资产报废，发现有以下情形的，由相关审核人员承当该资产的残值或未折旧金额，同时减持当月绩效工资200元。⑴在审核申请报废IT资产报废环节中，审核人员没有进行认真审核，而造成不符合报废标准的IT资产报废的，损失由该环节审核人员承当。⑵IT资产未通过副总裁审批同意报废，财务会计自行在财务系统下帐。⑶副总裁审批同意报废的IT资产未移交给信息部，公司财务自行在财务系统中下帐。第七十七条在IT资产报废移交过程中，有弄虚作假现象或错交、漏交的，一经发现，减持相关责任人绩效工资500元，同时造成的损失由相关责任人自行承当。第七十八条经副总裁批准报废下帐的IT资产，任何人不得将该IT资产内配进行拆卸或替换，一经发现，必需将拆卸的零配件〔完好无损坏〕还回，同时减持该人员绩效工资500元。第七十九条所有正常报废和经修理、拼装后仍能继续使用的IT资产以及拆卸后可利用零配件，必需登记造册，不同意私下调剂、授予、替换，发现有帐实不符或丢失现象，信息管理员按股份公司重新评估核定的价值进行赔偿，同时减持当月工资200元。第九章IT资产编码规则及相关标准第八十条为确保公司各项IT资产在使用过程中不混淆，责任到人，集团公司所有IT资产将执行编码管理，无论以后IT资产如何变动，其编码都不得改变。由此，我们可以从IT资产编码中直接获取以下资产有关的信息：1、本项资产是固定IT资产还是IT资产的周转材料；2、如果是固定IT资产，还可以知晓是其中的哪种类别；3、本项IT资产的具体入库时间；4、使用的IT资产单据是何种类别。第八十一条IT资产编码由16位数字及字母组成，具体分为5个层次：□□□□□□□□□□□□□□□□第一层次：总类别，为编码的第一个字母，具