《电子计算机》-第5章

5.1Excel的基本操作Excel可以高效地完成各种表格和图的设计，进行复杂的数据计算与分析，提供更好的操作环境，实现了易学易用的效果。下面以Excel2003为例，介绍该软件的基本操作方法。5.1.1Excel的启动和退出下面介绍启动和退出Excel的操作方法，这些操作是Windows操作系统中运行各个应用程序的基本方法。下一页返回5.1Excel的基本操作1.Excel的启动下面介绍几种常用的启动Excel的操作方法，这些操作是Windows操作系统中运行各个应用程序的基本方法。用户可以任意选择一种自己喜欢的方式使用。1）从“开始”菜单启动如果正确安装了Excel，那么与其他应用软件一样，可以从“开始”菜单进行启动。即选择“开始”→“所有程序”→MicrosoftOffice

→MicrosoftOfficeExcel2003命令，如图5-1所示。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作2）从最近使用的Excel文档中启动用户可以利用最近使用过的Excel文档来启动Excel。如果要打开最近使用过的Excel文档，可以选择“开始”→“我最近的文档”→Example菜单项（这里的Example为最近打开过的Excel文件，如图5-2所示。提示：如果最近没有打开过Excel文件，则在“我最近的文档”菜单中不会找到Excel文件。另外，某文件是否为Excel文件可以通过它前面的图标来判断）。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作3）从桌面上的快捷方式启动为了能够在桌面上快速启动Excel，可以在桌面上创建一个“Excel快捷方式”图标，双击该图标就可以启动该程序。2.Excel的退出在Excel中的完成工作后，就可以退出该程序了。与其他应用程序一样，退出的方法一般有以下几种。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作①使用“关闭”按钮：单击窗口右上方的“关闭”按钮，即可退出Excel。②使用菜单退出：选择“文件”→“退出”命令也可退出Excel。③使用快捷键退出：按Alt+F4组合键退出Excel。需要注意的是，如果在退出的时候还有未保存的内容，将会弹出一个提示信息框，询问用户是否要对修改的内容进行保存。如图5-3所示。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作如果需要保存，则单击“是”按钮，否则单击“否”按钮。单击这两个按钮都会退出Excel，如果单击“取消”按钮则不会退出Excel工作环境。5.1.2Excel的工作界面熟悉软件工作界面是进一步学习Excel操作方法的基础，Excel工作界面包括了“标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、文档窗口、任务窗口、状态栏”等组成部分，如图5-4所示。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作1.标题栏标题栏位于工作窗口的最上端，用于标识所打开的程序及文件名称，显示应用程序名称为MicrosoftOfficeExcel，以及工作簿名称（启动时默认名称为Book1）。2.菜单栏在Excel工作窗口的菜单栏中包含Excel所有的操作命令。在标题栏的下方包括文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口、帮助等菜单项，还有文档窗口的最小化、还原和关闭按钮。图5-5所示为展开的“编辑”菜单。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作3.工具栏Excel除了将所有功能以命令方式放在各个下拉菜单外，还将一些常用的命令用图标形式分类放在各个工具栏上，以方便用户操作。默认情况下，启动Excel之后屏幕上会出现“常用”工具栏和“格式”工具栏。如果要执行某个命令，只要单击相应的按钮即可。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作4.状杰栏状态栏位于Excel窗口底部，用来显示当前工作表区的状态。在大多数情况下，状态栏的左端显示“就绪”字样，表明工作表正准备接收新的数据。在单元格中输入数据时，则显示“输入”字样，如图5-6所示。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作5.编辑栏编辑栏用于显示当前单元格中的常数或公式。如果用户要向单元格输入编辑数据或公式，可以先选定单元格，然后直接在编辑栏中输入数据，再按Enter键确认即可。如果输入的数据出现错误时，可以单击“取消”按钮来取消输入的数据；如果数据没有错误，单击“输入”按钮即可确认数据的输入。单击“取消”按钮

相当于按Esc键，而单击“输入”按钮相当于按Enter键。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作6.名称栏用于定义单元格或单元格区域的名称，或者根据名称寻找单元格或单元格区域。如果无特殊定义，那么显示活动单元格（被黑边框框住的那个单元格）的地址。7.行号用数字标识每一行。Excel2003及以前版本的一个工作表最多可有65536行，行用数字1～65536表示。8.列标用字母标识每一列。一个工作表有256列，列用英文字母A~Z，AA～AZ，BA～BZ，…，IA～IV表示。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作9.滚动条用于查看当前工作表中未显示的部分。10.翻页按钮和标签分割条在默认情况下，每个工作簿只有3张工作表。用户可以根据需要向工作簿中添加所需工作表。当工作表较多时，可能无法显示所有的工作表标签，这时可以单击翻页按钮来滚动工作表，或者左右拖动标签分割条来增加或减少标签的显示。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作11.分割条拖动分割条可以将工作簿窗口拆分为多个窗格，以便能同时查看同一个工作表的不同部分。拖动垂直滚动条上面的分割条，可以使窗口拆分为上下两个窗格；拖动水平滚动条右边的分割条，可以使窗口拆分为左右两个窗格。如果要分为4个窗格，用户要先进行上下拆分，然后再进行左右拆分。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作12.工作表标签单击工作表标签，可以选择处理的工作表。被选择的工作表称为“当前工作表”，其标签被显示为带有白色带下画线，在工作簿窗口中每次总是显示当前工作表的数据。提示：选择“视图”→“编辑栏”命令，可以隐藏编辑栏。隐藏编辑栏将同时隐藏左侧的名称栏，再次选择“视图”→“编辑栏”命令，将重新显示编辑栏。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作5.1.3Excel的基本概念在创建工作簿之前，先介绍一些有关工作簿和工作表的基本概念，以利于后面的学习。Excel的基本信息元素包括工作簿、工作表、单元格等，下面分别进行介绍。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作①工作簿：Excel中用于保存表格的文件称为工作簿，其扩展名为“.xls”。

Excel是以工作簿为单位来处理和存储数据的，工作簿文件是Excel存储在磁盘上的最小独立单位，它由多个工作表组成，在Excel中数据和图表都是以工作表的形式存储在工作簿文件中的。每个工作簿中可包含若干个工作表，一个工作簿中最多含有255个工作表，默认情况下是3个工作表。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作②工作表：工作表位于工作簿的中央区域，由行号、列标和网格线构成。工作表也称电子表格，它是Excel用来存储和处理数据最主要的文档。位于工作表左侧的灰色编号为各行行号，位于工作表上方的灰色字母区为各列列标。每个工作表有256列和65536行。可以在表区的底部通过单击不同的“工作表标签”按钮来进行工作表之间的切换，在使用工作簿文件时，只有一个工作表是当前活动的工作表。下一页返回上一页5.1Excel的基本操作③单元格：行和列相交形成单元格，单元格是工作表中的小方格，它是工作表的基本元素，也是Excel独立操作的最小单位。可以向单元格中输入文字、数据、公式，也可以对单元格进行各种格式的设置，如字体、颜色、长度、宽度和对齐方式等。单元格的位置是通过它所在的行号和列标来确定的。如：“A1”。返回上一页5.2工作簿的建立和编辑Excel的主要功能是制作电子表格和在电子表格中进行数据处理。这一节将介绍如何创建工作簿和编辑工作表。5.2.1工作薄的基本操作工作簿是Excel用来运算和存储数据的文件，每个工作簿都可以包含多个工作表，因此可以在单个工作簿文件中管理各种类型的相关数据。下一页返回5.2工作簿的建立和编辑1.创建新的工作簿启动Excel时，系统将自动创建一个新的工作簿，并在新建工作簿中创建3个空的工作表Sheet1、Sheet2和Sheet3，如果需要创建一个新的工作簿，可以用以下3种方法来实现。①选择“文件”→“新建”命令，在弹出的“新建工作簿”任务窗格中点击“新建”选项区中的“空白工作簿”超链接。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑②单击“常用”工具栏中的“新建”按钮。③如果需要创建一个基于模板的工作簿，则在“新建工作簿”任务窗格中点击“模板”选项区中的“本机上的模板”超链接，在弹出的“模板”对话框中单击“电子方案表格”选项卡，在列表框中选择需要的模板，如图5-7所示，单击“确定”按钮。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑2.打开工作簿要查看或编辑某个工作簿时，要做的第一步就是将它打开。对于已有的工作簿，可以使用基本方法将其打开，也可以使用一些快捷方法将其打开。①打开己有工作簿的具体步骤如下：●执行下列操作之一打开“打开”对话框。a.选择“文件”→“打开”命令。b.按Ctrl+O组合键。c.单击“常用”工具栏中的“打开”按钮

。此时的“打开”对话框如图5-8所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑●在“打开”对话框下方有一个“文件类型”下拉列表框，可以从中选择需要打开的文件类型，随着选择不同的文件类型，该对话框中间显示的文件也会发生相应的变化。●找到需要的文件后，在该文件上单击选中该文件，然后单击对话框下方的“打开”按钮，打开文件。②打开最近使用的工作簿：默认情况下，在“文件”菜单的下方列出了最近使用过的4个文件，选择这些文件就可以直接打开工作簿。当反复使用数量不多的几个工作簿时，可以采用这种方式来打开工作簿，以提高工作效率。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑3.保存工作簿新建工作簿或对工作簿内容修改后都需要保存工作簿，为了不会因为发生意外情况而造成工作成果的丢失，用户应该养成经常保存文件的习惯。（1）设置保存选项利用Excel提供的“保存”设置选项来帮助用户完成这些工作，操作步骤如下。选择“工具”→“选项”命令，会弹出“选项”对话框。单击“保存”选项卡，如图5-9所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑通过在“保存”选项卡中的设置就可以完成文件的保存。（2）如果只需将当前工作簿保存为Excel默认的文件格式，可执行如下操作之一：①选择“文件”→“保存”命令。②单击“常用”工具栏中的“保存”按钮

。③按Ctrl+S组合键。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑5.2.2工作表的操作Excel所有编辑操作都是在某个工作簿内的工作表上进行的，具体操作对象是单元格或单元格区域。工作表由表格组成，而表格又由多个单元格组成，因此单元格是组成工作表的基本单位。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑1.单元格的选取和定位在当前的工作表中，无论用户是否种经单击过工表区域，都存在一个被激活的活动单元格。活动单元格的边框显示为黑色矩形线框，在Excel工作窗口的名称框中会显示此活动单元格的地址，在编辑栏中则会显示此单元格中的内容。活动单元格所在的行列标签也会显示出不同的颜色，如图5-10所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑提示：有时活动单元格会在当前工作表窗口的显示范围之外。比如使用滚动条滚动浏览工作表时，要快速定位到活动单元格所在位置，将其显示在当前窗口中，可按Ctrl+BackSpace组合键。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑要选取某个单元格成为活动单元格，只需要通过鼠标或键盘按键等方式激活目标单元格即可。使用鼠标直接单击目标单元格，可将目标单元格切换为当前活动单元格；使用键盘方向键及PageUp、PageDown等按键，也可在工作表中移动选取活动单元格。注意：使用PageUp、PageDown等按键滚屏移动活动单元格时，每次移动间隔的行列数并非固定数值，而与当前屏中所包含显示的行列数目有关。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑1）区域的基本概念“区域”的概念实际上是单元格概念的延伸。多个单元格所构成的单元格群组就被称为“区域”。构成区域的多个单元格之间可以是相互连续的，它们所构成的区域就是连续区域，连续区域的形状总为矩形。多个单元格之间也可以是相互独立不连续的，它们所构成的区域就称为不连续区域。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑对于连续区域，可以用矩形区域左上角和右下角的单元格地址来进行标识，形式为：“左上角单元格地址；右下角单元格地址”。例如，连续区域地址为“C5:F11”，则表示此区域包含了从C5单元格到F11单元格的矩形区域，矩形区域宽度为4列，高度为7行，总共包含28个连续单元格，如图5-11所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑在Excel工作表中选取区域后，可对区域内所包含的所有单元格同时执行相关命令操作。例如，输入数据、复制、粘贴、删除、设置单元格格式等。选取目标区域后，在其中总是包含了一个活动单元格，工作窗名称框显示的是当前活动单元格的地址，编辑栏中所显示的也是当前活动单元格中的内容。活动单元格与区域中的其他单元格显示风格不同，区域中所包含的其他单元格会加亮显示，而当前活动单元格还是保持正常显示，以此来标识活动单元格的位置，如图5-12所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑选定区域后，区域中包含的单元格所在的行列标签也会显示出不同的颜色。如图5-12中的“D~F”列和第“3~6”行标签所示。提示：在键盘上连续按Enter键，可在区域范围内切换不同的单元格为当前活动单元格；如果连续按Shift+Enter组合键，则会以相反的次序切换区域内的单元格。

2）连续区域的选取对于连续单元格区域选取常用的四种操作方法见表5-1。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑选取连续区域时，鼠标或键盘第一个选定的单元格就是选定区域中的活动单元格。如果使用名称框或定位窗口选定区域，则所选区域左上角的单元格是选定区域中的活动单元格。3）不连续区域的选取与上面的这些操作方法相类似，对于不连续区域的选取，也有以下几种适用方法。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑①选定一个单元格，按Ctrl键，然后单击或拖拉选择多个单元格或连续区域。在这种情况下，最后一次单击的单元格或在最后一次拖拉开始之前选定的单元格就是此选定区域的活动单元格。②按Shift+F8组合键，可以进入“添加”模式，与上面按住Ctrl键的作用相同。进入添加模式后，再用鼠标选取的单元格或区域会添加到之前的选取中。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑③在工作窗口的名称框中输入多个单元格或区域地址，地址之间用逗号隔开，例如“C3，C5:F11，G2”，按Enter键确认后即可选取并定位到目标区域。在这种情况下，最后输入的一个连续区域的左上角或最后输入的单个单元格为区域中的活动单元格。此方法可适用于选取隐藏行列中所包含的区域。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑④与上面的方法类似，在“定位”对话框的“引用位置”文本框中输入多个地址也可选取不连续区域，调用“定位”对话框的方法与前面选取连续区域中所述的相同，最后输入的一个连续区域的左上角或最后输入的单个单元格为区域中的活动单元格。此方法同样适用于选取隐藏行列中所包含的区域。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑4）多表区域的选取除了选定单个工作表作为当前工作表以外，用户还可以同时选中多个工作表形成“工作组”，在工作组模式下，可以同时对多个工作表对象进行复制、删除等操作，也可以进行多表数据联动编辑等操作。下面几种方式可以同时选定多张工作表形成工作组。①按住Ctrl键，同时依次单击需要的工作表标签，就可以同时选定多个工作表。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑②如果需要选定的工作表为连续排列的工作表，可以先单击其中的第一个工作表标签，然后按住Shift键，再单击连续工作表中的最后一个工作表标签，即可同时选定它们。③如果要选定当前工作簿中的所有工作表组成工作组，可以在工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单上选择“选定全部工作表”命令。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑多个工作表被同时选中后，会在Excel窗口标题栏上显示“工作组”字样，被选定的工作表标签除当前工作表会以直线下画线显示外，其他工作表标签会显示虚线下画线，如图5-13所示。如要取消工作组的操作模式，可以单击工作组以外的工作表标签；如果所有工作表都在工作组内，则单击任意工作表标签即可，或是在工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单上选择“取消成组工作表”命令。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑如果希望在多张工作表的同一个位置内输入相同的数值或是设置相同的格式，就可以使用这样的多表区域选取。要选取多表区域，可在当前工作表上选定某个区域后，再同时选中多张工作表。选定区域后，当在当前工作表中对此多表区域进行输入、编辑以及设置格式等操作时，会同时反映在其他工作表的相同位置上。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑

2.重命名工作表

Excel在创建一个新的工作簿时，其所有的工作表都是以Sheet1、Sheet2、…来命名的，很不方便记忆和进行有效的管理。这时可以使用二种重命名的方法来更改这些工作表的名称。1）双击修改更改工作表的名称，只需双击要更改名称的工作表标签，这时可以看到工作表标签以高亮度显示，在其中输入新的名称并按Enter键即可。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑2）使用菜单命令例如，将某个学校四个班级的学生成绩表的工作表分别命名为“班级一”、“班级二”、“班级三”、“班级四”，具体操作步骤如下：①单击要更改名称的工作表的标签，使其成为当前工作表。②选择“格式”→“工作表”→“重命名”命令，此时选定的工作表标签呈高亮度显示，即处于编辑状态，在其中输入新的工作表名称。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑③在该标签以外的任何位置单击或者按Enter键结束重命名工作表的操作，重命名后的工作表标签如图5-14所示。3）右健菜单方法①将光标移动到工作表标签上，右击，然后从弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令。②此时工作表标签切换到重新命名状态，直接输入名称并按Enter键即可。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑5.2.3数据的输入与编辑在工作表上输入和编辑数据是使用Excel时最基本的操作项目之一，输入的数据都保存于工作表上的单元格中，如文本、数值、日期和时间等，每种数据都有其特定的格式和输入方法。要在单元格内输入数值和文本类型的数据，可先选中目标单元格，使其成为当前活动单元格后，就可直接向单元格内输入数据，数据输入完毕后按Enter键或单击其他单元格都可确认完成输入。要在输入过程中取消输入的内容，则可以按Esc键退出输入状态。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑当输入数据时（Excel工作窗口底部状态栏的左侧显示“输入”字样），原有编辑栏的左边会出现两个新的图标，分别是“取消”按钮

和“输入”按钮

，单击“输入”按钮

可对当前输入内容进行确认；而单击“取消”按钮

则取消输入。虽然单击“输入”按钮

和按Enter键同样都可以对输入内容进行确认，但两者的效果并不完全相同。当按Enter键确认输入后，Excel会自动将下一个单元格激活为活动单元格，这为需要进行连续数据输入提供了便利。而当单击“输入”按钮

确认输入后，Excel不会改变活动单元格。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑1.输入文本文本通常是指汉字、英文，或由汉字、英文、数字组成的字符串。例如，“首都”、“科目1”、“C12”等都属于文本。事实上，Excel将许多不能理解为数值（包括日期时间）和公式的数据都视为文本，文本不能用于数值计算，但可以比较大小。在Excel中，对于全部由数字组成的字符串，如邮政编码、电话号码等，为了避免被认为是数值型数据，Excel要求在这些输入项前添加“，”来区分是“数值字符串”而非数值型数据。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑在工作区中输入文本的具体操作步骤如下：①单击“常用”工具栏中的“新建”按钮，新建一个工作簿。②选定要输入文本的单元格，直接在其中输入文本内容，如图5-15所示。③按Enter键或单击另外一个单元格即可完成输入。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑在默认状态下，单元格中的所有文本都是左对齐，若输入的数据含有字符（如“2003年”），则Excel会自动确认为文本；若输入的文本只有数字（如2003），则需要先输入一个英文状态下的“，”，然后再输入数值，

Excel会自动在该单元格左上角加上绿色三角标记，说明该单元格中的数据为文本。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑若一个单元格中输入的文本过长，Excel允许其覆盖右边相邻的无数据的单元格；若相邻的单元格中有数据，则过长的文本将被截断，选定该单元格，在编辑栏中可以看到该单元格中输入的全部文本内容。若要取消当前的输入操作，则在步骤③之前可按Esc键、退格键或单击编辑栏中的“取消”按钮

即可。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑在Excel中，单元格中最多可显示1024个字符，而在编辑栏中最多可以显示32767个字符。提示：在Excel的帮助文件中提到，单元格中最多可显示1024个字符，这只是针对单元格内容在单行内显示的情况。如果单元格格式设置了自动换行，则此单元格内可显示的内容将远远超过这个数目。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑设置自动换行：如果希望文本在单元格中以多行显示，可以将单元格格式设置成自动换行，操作步骤如下：单击要设置格式的目标单元格，然后选择“格式”→“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中的“文本控制”选项区中选中“自动换行”复选框，单击“确定”按钮后，效果如图5-16所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑2.输入数值在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的数据类型。默认情况下，Excel将数字沿单元格右对齐，下面以输入普通数字为例，介绍数值型数据的特点，如图5-17所示。1）输入负数如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“—”，或给数字加上圆括号。例如，输入—5或（5），都可以在单元格中得到—5，如图5-18所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑2）输入分数分数的格式通常为“分子/分母”。如果要在单元格中输入分数，如1/2，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/2”，按Enter键后单元格显示“1/2”，编辑栏中则显示“0.5”；如果不输入“0”，

Excel会把该数据当作日期格式处理，存储为“1月2日”，如图5-19所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑3.输入日期在Excel中，当在单元格中输入的是系统可识别的时间和日期型数据时，单元格的格式就会自动转换为相应的“时间”或者“日期”格式，而不需要专门设置。在单元格中输入的日期采取右对齐的方式，如果系统不能识别输入的日期或时间格式，则输入的内容将被视为文本，并在单元格中左对齐。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑若要使用其他的日期和时间格式，可在“单元格格式”对话框中进行设置。输入日期设置的具体操作步骤如下：①选择“格式”→“单元格”命令，将弹出“单元格格式”对话框。②单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“日期”选项，在“类型”列表中选择需要的类型，单击“确定”按钮，然后在工作表中输入相应的日期即可，如图5-20所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑4.输入时间系统默认输入的时间是按24小时制的方式输入的，若要以12小时制的方式输入时间，则要在输入的时间后输入一个空格，再输入AM（或A，表示上午）、PM（或P，表示下午）。输入时间设置的具体操作步骤如下：①选择“格式”→“单元格”命令，将弹出“单元格格式”对话框。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑②单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“时间”选项，在“类型”列表框中选择需要的类型选项。③单击“确定”按钮，然后在工作表中输入相应的时间即可，如图5-21所示。5.数据自动填充除了常用的数据输入方式以外，如果数据本身包含某些顺序上的关联特性，还可以使用Excel所提供的填充功能进行快速批量输入。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑1）利用填充柄当用户需要在工作表中连续输入某些“顺序”数据时，例如：“星期一、星期二、……”、“甲、乙、内、……”，可以利用Excel的自动填充功能实现快速输入。

【例5-1】使用自动填充连续输入1～10。在A1单元格内输入“1”，在A2单元格内输入“2”。选中A1:A2单元格区域，将鼠标移至选中区域的黑色边框的右下角（此处称为“填充柄”），当鼠标指针显示为黑色加号时，按住左键向下拖动，直到A10单元格时松开左键，1~10的自动填充完成。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑【例5-2】使用自动填充连续输入“甲”、“乙”、“丙”、……连续10个天干。下面的操作可以在B1:B10单元格内依次输入“甲”、“乙’，、“丙”、……、“癸”。在B1单元格输入“甲”，选中B1单元格，将鼠标移至填充柄处，当鼠标指针显示为黑色加号时，双击，完成自动填充，结果如图5-22所示。注意例5-1与例5-2中步骤的区别。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑首先，除了数值类型数据以外，使用其他类型数据（包括文本类型和日期时间类型）进行连续填充时并不需要提供前两个数据作为填充依据，只需提供一个数据即可。例如，例5-2中的B1单元格数据“甲”。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑其次，除了拖动填充柄的方式以外，双击填充柄也可完成自动填充的操作。当数据填充的目标区域的相邻单元格存在数据时（中间没有空单元格），双击填充柄的操作可以替代拖动填充的方式。例如在此例中，与B1:B10相邻的A1:A10中都存在数据，所以可以采用双击填充柄的操作。如果相邻区域中存在空白单元格，那么双击填充柄只能将数据自动填充到空白单元格所在行的上一行。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑提示：自动填充的功能也同样适用于“行”的方向，并且可以选中多行或多列同时填充。在某单个单元格中输入不同类型的数据，然后进行拖放，Excel的默认处理方式是不同的。对于数值型数据，Excel将拖放处理为复制方式；对于文本型数据（包括数值型文本）和日期型数据，Excel将拖放处理为填充。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑如果按Ctrl键再进行拖放，则以上默认方式会发生逆转，即原来处理为复制方式的将改为填充方式，而原来处理为填充方式的将改为复制方式。2）使用填充菜单除了可以通过拖动或双击填充柄的方式进行自动填充以外，使用Excel菜单中的填充命令也可以在连续单元格中批量输入定义为序列的数据内容。在菜单栏上选择“编辑”→“填充”→“序列”命令，打开“序列”对话框，如图5-23所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑在此对话框中，可以选择序列填充的方向为“行”或者是“列”；也可以根据需要填充的序列数据类型，选择不同的填充方式，如“等差序列”、“等比序列”等。3）填充选项自动填充完成后，填充区域的右下角会显示“填充选项按钮”

，将鼠标移至按钮上，在按钮右侧会显示下拉箭头，单击此下拉箭头可显示更多的填充选项，如图5-24所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑在此选项菜单中，可以为填充选择不同的方式。例如“仅填充格式”、“不带格式填充”等，甚至可以将填充方式改为复制，使数据不再按照序列顺序递增，而是与最初的单元格保持一致。填充选项按钮下拉菜单中的选项内容取决于所填充的数据类型。除了使用填充选项按钮可以选择更多填充方式以外，还可以右击从弹出的快捷菜单中选择这些选项，具体操作方法如下：上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑右击并拖动填充柄，在达到目标单元格时松开右键，此时会弹出一个快捷菜单，快捷菜单中显示了与上面类似的填充选项。与填充选项按钮的情况类似，此快捷菜单中的选项内容同样取决于所填充的数据类型。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑6.设置数据的有效性Excel允许对数据设置有效性。数据的有效性是指定向单元格中输入数据的权限范围。在编辑工具表时，为了避免输入的单元格数据错误，可对单元格数据设置有效性。如果输入的数据在设置有效性的权限范围内，数据将显示在单元格中；如果输入的数据不在设置有效性的权限范围内，系统便将发出错误警告。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑不同的数据格式对数据的有效性有不同的设置。例如，要在单元格B2～D7中设置数据的有效性，然后在其中输入数值，具体的操作步骤如下。①首先选定要限制单元格数据有效性范围的单元格B2~D7，如图5-25所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑②选择“数据”→“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，根据所需在“设置”选项卡中的“允许”下拉列表框中选择有效性类型。如“整数”；在“数据”下拉列表框中选择“介于”选项，分别在“最小值”和“最大值”文本框中输入数值，如图5-26所示。③选择“输入信息”选项卡，选中“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“输入信息”文本框中输入要显示的内容，如图5-27所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑④选择“出错警告”选项卡，选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框，在“样式”下拉列表框中选择“停止”选项，在“错误信息”文本框中输入要显示的内容，如图5-28所示，单击“确定”按钮，完成设置。⑤当单击设置了有效性的单元格时，会提示输入信息，如图5-29所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑⑥当在单元格中输入了错误的数值时，会弹出警告提示框，如图5-30所示。单击“重试”或“取消”按钮重新输入即可。注意：要对工作表中符合相同条件的其他单元格进行同样的有效性设置，只需要按前面介绍的复制单元格的方法进行操作即可。如果击要清除单元格的有效性设置，只击在“数据有效性”对话框中单击“全部清除”按钮即可。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑5.2.4工作表的编辑在编辑工作表的过程中，常常需要进行删除和更改单元格中的内容，移动和复制单元格数据，插入和删除单元格、行和列等编辑操作，下面将介绍关于单元格的编辑操作。1.插入行、列和单元格如果需要在已输入数据的工作表中插入行、列或单元格，可按如下方法操作。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑1）插入行、列或多行、多列插入行：在需要插入新行的位置单击任意单元格，然后选择“插入”→“行”命令，即可在当前位置插入一行，原有的行自动下移，如图5-31所示。插入列：在需要插入新列的位置单击任意单元格，然后选择“插入”→“列”命令，即可在当前位置插入一整列，原有的列自动右移，如图5-32所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑插入多“行（列）”：选定与需要插入的新“行（列）”下侧或右侧相邻的若干“行（列）”（选定的“行/列”数应与要插入的“行/列”数相等），然后选择“插入”→“行”或“插入”→“列”命令，即可插入新“行（列）”，原有的“行（列）”自动下移或右移。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑2）插入单元格或单元格区域在要插入单元格的位置选定单元格或单元格区域，然后选择“插入”→“单元格”命令，将弹出“插入”对话框，如图5-33所示，选中相应的单选按钮，单击“确定”按钮即可。各单选按钮含义如下所述。①“活动单元格右移”单选按钮：插入的单元格出现在选定“插入”对话框的单元格的左边。②“活动单元格下移”单选按钮：插入的单元格出现在选定的单元格的上方。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑③“整行”单选按钮:在选定的单元格上面插入一行，如果选定的是单元格区域，则选定单元格区域包括儿行就插入几行。④“整列”单选按钮：在选定的单元格左侧插入一列，如果选定的是单元格区域，则选定单元格区域包括儿列就插入几列。提示：如果要设置格式，可以单击“格式”工具栏中的各种按钮来设置插入的单元格、行或列的格式。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑3）删除单元格当删除单元格时，周围的单元格会移动来填充空出的单元格。要删除单元格，可以利用右键菜单，操作步骤如下：①右击要删除的单元格A2，从弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，如图5-34所示。②在弹出的“删除”对话框中选择一种删除方式，如“右侧单元格左移”，如图5-35所示。③单击“确定”按钮，选中的单元格被删除，右侧单元格左移，如图5-36所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑4）删除单元格内容对于不再需要的单元格内容，如果想要将其删除，可以先选中目标单元格（可以多选），然后按Del键，这样就可将单元格中所包含的数据删除。但这样操作并不会影响单元格中的格式、批注等内容。要彻底删除这些内容，可以在选定目标单元格后，在菜单栏上选择“编辑”→“清除”命令，在弹出的扩展级联菜单中包括4个命令。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑①全部：清除单元格中的所有内容，包括数据、格式、批注等。②格式：只清除格式，保留其他。③内容：只清除单元格中的数据，包括文本、数值、公式等，保留其他。④批注：只清除单元格中附加的批注。可根据自己的击要选择任意一种清除方式。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑注意：以上所述的“删除单元格内容”并不等同于在菜单栏上选择“编辑”。“删除”命令来删除单元格或区域本身这样的操作。后者虽然也能彻底清除单元格或区域中所包含的一切内容，但它的操作会引起整个表格结构的变化。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑5）调整单元格大小单元格的大小可以改变，将鼠标指针移到行标题栏或列标题栏中的两行或两列的分隔线上时，鼠标指针会变成双向箭头形状，拖曳鼠标即可改变单元格的高度或宽度。例如，要调整第A列和第1行交汇处A1单元格的宽度，如图5-37所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑2.查找和替换入文本在存放大量数据的工作表中，手工查找某个数据显然是不太明智的做法。使用Excel中提供的查找和替换，可以快速地对指定范围内的所有数据进行查找，并目可以定义各种查找条件以提高查找的准确度。而替换操作经常与查找操作同时使用，用于在查找的同时将找到的数据替换为新的数据，从而加快对数据的批量修改。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑由于替换操作是在查找操作的基础上进行的，也就是说要进行替换操作必须先进行查找。以图5-38所示的电脑销售表为例，假设己经知道将某个品牌的销售数据265错误地输入为266，而具体是哪个品牌的数据出错，需要与表中的数据比较后才知道。显然这就要使用替换功能来进行修改，具体步骤如下：上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑①选择“编辑”→“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框。②单击“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡，如图5-39所示，“替换”选项卡中只是比“查找”选项卡多了一个“替换为”下拉列表框，其他都相同。③在“查找内容”下拉列表框中输入要查找的内容266。④单击“查找全部”按钮，在对话框的下方将会显示一个列表框。在列表框中列出了所有符合查找条件的单元格的相关信息，包括单元格所在的工作簿、工作表及其位置等。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑⑤在列表框中找到的选项上单击，这时会看到工作表上有一个黑框移动到该项所在的单元格的位置。在这些选项上依次单击，直至找到错误的选项。⑥在“替换为”下拉列表框中输入要修改的数据265。⑦单击“替换”按钮，这时会发现被选择的单元格中的数据己经被替换为265了，如图5-40所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑3.数据的复制和移动移动单元格数据是指将输入在某些单元格中的数据移至其他单元格中，复制单元格或单元格区域数据是指将某个单元格或单元格区域数据复制到指定的位置，原位置的数据仍然存在。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑在Excel中，不但可以复制整个单元格，还可以复制单元格中的指定内容，例如可以只复制公式的计算结果而不复制公式，或者只复制公式而不复制计算结果；也可通过单击粘贴单元格区域右下角的“粘贴选项”按钮来变换单元格中要粘贴的部分，移动或复制单元格或单元格区域的方法基本相同，具体操作步骤如下：上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑①选定要移动或复制数据的单元格或单元格区域，选择“编辑”→“剪切”或“编辑”→“复制”命令。②选定要粘贴数据的位置。③选择“编辑”→“粘贴”命令，即可将单元格或单元格区域的数据移动或复制到新位置。④移动或复制过来的数据下面会显示“粘贴选项”下拉按钮，单击该下拉按钮，将会弹出一个下拉列表，如图5-41所示。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑还可以先单击“剪切”按钮

或“复制”按钮，再单击“粘贴”按钮

来移动或复制单元格数据。另外，如果在选定的复制区域中包含隐藏单元格，Excel将同时复制其中的隐藏单元格；如果在粘贴区域中包含隐藏的行或列，则需要使其显示才可以看到全部复制的单元格数据。上一页下一页返回5.2工作簿的建立和编辑在进行单元格或单元格区域复制操作时，如果需要复制其中的特定内容而不是所有内容，则可以选择“编辑”→“选择性粘贴”命令来完成，具体操作步骤如下：①选定需要复制的单元格或单元格区域，选择“编辑”→“复制”命令。②选定目标区域的左上角单元格，选择“编辑”→“选择性粘贴”命令，将弹出图5-42所示的对话框。③从中选择所需的选项，单击“确定”按钮即可。上一页返回5.3使用公式和函数分析和处理Excel工作表中的数据，离不开公式和函数。公式是函数的基础，它是单元格中的一系列值、单元格引用、名称或运算符的组合，可以生成新的值；函数是Excel预定义的内置公式，可以进行数学、文本、逻辑的运算或者查找工作表的信息，与直接使用公式相比，使用函数进行计算的速度更快，同时减少了错误的发生。下一页返回5.3使用公式和函数5.3.1使用公式计算数据公式是在工作表中对数据进行分析的等式，它可以对工作表数值进行加、减和乘等运算，公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格或者其他工作簿中工作表的单元格。上一页下一页返回5.3使用公式和函数1.常用运算符运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算，Excel包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，常用的各种运算符的含义及示例见表5-2。上一页下一页返回5.3使用公式和函数2.公式的运算顺序通常情况下，Excel根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。如果公式中同时使用了多个运算符，则计算时会按运算符优先级的顺序进行，运算符的运算优先级见表5-3。上一页下一页返回5.3使用公式和函数如果公式中包含多个相同优先级的运算符，例如，公式中同时包含了加法和减法运算符，则Excel将从左到右进行计算。如果要改变运算的优先级，应把公式中要优先计算的部分用括号括起来。例如，要将单元格C1和单元格D2的值相加，再用计算结果乘以5，那么不能输入公式=C1+D2*5，而应输入=(C1+D2)*5。上一页下一页返回5.3使用公式和函数输入公式的操作类似输入文字型数据，不同的是在输入公式的时候总是以“=”号作为开头，然后才是公式的表达式。在工作表中输入公式后，单元格中显示的是公式的计算结果，而在编辑栏中显示的是输入的公式。上一页下一页返回5.3使用公式和函数

3.输入公式输入公式的具体操作步骤如下。①选定要输入公式的单元格，并在单元格中输入一个“=”号，如图5-43所示。②在等号后面输入公式内容，也就是操作数和运算符，此处为C3+D3+E3，如图5-44所示。③按Enter键或者单击编辑栏中的“输入”按钮斌，此时，在单元格中显示计算的结果，而在编辑栏中显示输入的公式，如图5-45所示。上一页下一页返回5.3使用公式和函数5.3.2使用函数计算数据所谓函数就是预定义的内置公式。函数具有一定的功能，但不能像程序那样输出多个数值，而是每次只能输出单一数值。函数是按照特定的顺序进行运算的，这个特定的运算顺序就是语法。函数的语法是以函数的名称开始的，在函数名之后是左圆括号，而右圆括号代表着该函数的结束，在两个括号之间是函数的参数。函数与公式的区别在于公式是以等号开始的，当函数名称前加上一个等号时，函数就可当成公式使用。上一页下一页返回5.3使用公式和函数每个函数都由函数名和变量组成，其中函数名表示将执行的操作，变量表示函数将作用的值的单元格地址，通常是一个单元格区域，也可以是更为复杂的内容。在公式中合理使用函数，可以完成如求和、则务分析等众多数据处理功能。注意：一个函数只有一个名称，它决定了函数的功能和用途。Excel中的函数都有以下类型。财务函数：可以进行一般的财务计算。上一页下一页返回5.3使用公式和函数时间和日期函数：可以在公式中分析和处理日期值和时间值。数学和二角函数：可以处理简单和复杂的数学计算。统计函数：用于对数据进行统计分析。查找和引用函数：在工作表中查找特定的数值或引用的单元格。数据库函数：分析工作表中的数值是否符合特定条件。文本函数：可以在公式中处理文字串。上一页下一页返回5.3使用公式和函数逻辑函数：可以进行真假值判断，或进行复合检验。信息函数：用于确定存储在单元格中的数据类型。工程函数：用于工作分析。多维数据集函数：卞要用于返回多维数据集的重要性指标、属性、层次结构中的成员或组等。可以在单元格中手工输入函数，也可以使用函数向导插入函数。上一页下一页返回5.3使用公式和函数1.手工输入函数如果能记住函数的名称、参数，可以直接在单元格中输入函数。输入方法如下：单击要输入函数的单元格，然后依次输入等号、函数名、左括号、参数、右括号，然后单击编辑栏中的“输入”按钮或按Enter键，此时在输入函数的单元格中将显示公式的运算结果。例如：要计算出销售“合计”，操作步骤如下：上一页下一页返回5.3使用公式和函数①单击B7单元格，如图5-46所示。②输入等号、函数名、左括号、具体参数、右括号，如图5-47所示。③按Enter键，输入函数的单元格中将显示公式的运算结果，如图5-48所示。注意：如果在函数名和左括号之间插入了一个空格或其他字符，当完成输入按Enter键后，会弹出一个出错信息提示框，如图5-49所示。上一页下一页返回5.3使用公式和函数2.使用函数向导如果不能确定函数的拼写或参数，可以使用函数向导插入函数。下面以计算“语文”科目的“平均成绩”为例进行介绍，操作步骤如下：①单击要输入的函数单元格B8，然后单击编辑栏上的“插入函数”按钮，如图5-50所示打开函数对话框。②在“或选择类别”下拉列表中选择“‘常用函数”选项，然后在“选择函数”列表框中选择AVERAGE函数，如图5-51所示。上一页下一页返回5.3使用公式和函数提示：在“搜索函数”文本框内可输入对需要解决问题的说明（例如，数值相加、返回SUM函数）。③单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框。此时“Numbed”文本框中会显示要计算的单元格区域。若要重新选择计算区域，可单击其右侧的“压缩对话框”按钮

，如图5-52所示。提示：按Shift+F3组合健，也可以打开“插入函数”对话框。上一页下一页返回5.3使用公式和函数④在工作表中重新选择计算区域，如图5-53所示，然后单击“展开对话框”按钮，返回“函数参数”对话框。⑤单击“确定’，按钮或按Enter键。⑥得出计算结果，如图5-54所示。编辑栏中显示公式，单元格中显示计算结果。上一页下一页返回5.3使用公式和函数5.3.3复制与移动公式同单元格内容一样，单元格中的公式也可以移动或复制到其他单元格中，从而提高工作效率。移动公式时，公式内的单元格引用不会更改，而复制公式时，单元格引用会根据所用引用类型而变化。上一页下一页返回5.3使用公式和函数1.移动公式要移动公式，最简单的方法就是：选中包含公式的单元格，将鼠标指针移到单元格的边框线上，当鼠标指针变成十字箭头形状时，按住左键不放，将其拖到目标单元格后释放左键即可。例如，要将F3单元格中的公式移动到H10单元格中，操作步骤如下：上一页下一页返回5.3使用公式和函数①单击包含公式的单元格F3，将鼠标指针移到单元格的边框线上，此时鼠标指针变成十字箭头，如图5-55所示。②按住左键不放，将其拖到目标单元格。③释放左键，得到移动结果，单元格引用不会改变，如图5-56所示。提示：也可以通过剪切、粘贴的方法来移动公式。上一页下一页返回5.3使用公式和函数2.复制公式复制公式可以使用填充柄，也可以使用复制、粘贴命令。其中利用复制、粘贴命令的方法与复制单元格内容的操作一样，会将单元格中的所有信息都粘贴进来（如单元格的格式），而利用“选择性粘贴”命令则可以只将其中的公式复制过来。上一页下一页返回5.3使用公式和函数1）使用“填充柄”在Excel中，当想将某个单元格中的公式复制到同列（行）中相邻的单元格时，可以通过拖动“填充柄”来快速完成。操作方法如下：按住左键向下（也可以是上、左或右，根据实际情况而定）拖动要复制的公式的单元格右下角的填充柄，到目标位置后松开左键即可，如图5-57所示。上一页下一页返回5.3使用公式和函数2）利用“选择性粘贴”复制公式下面通过选择“编辑”→“选择性粘贴”命令来复制公式。例如，只将F3单元格中的公式而不是格式复制到F3单元格中，操作方法如下：①单击要复制单元格F3，如图5-58所示。②选择“编辑”→“复制”命令，然后选择要复制到的目标单元格F5，如图5-59所示。上一页下一页返回5.3使用公式和函数③选择“编辑”→“选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘贴”对话框中，选中“公式”单选按钮即可，如图5-60所示。④单击“确定”按钮，得到只粘贴公式的效果，如图5-61所示。提示：也可以利用右键快捷菜单对复制的公式进行“选择性粘贴”操作。上一页下一页返回5.3使用公式和函数5.3.4公式返回的错误值及产生原因公式中的错误不仅使计算结果出错，而且会产生某些意外结果。下面的介绍可帮助查找和更正错误。如果公式不能正确计算出结果，Excel将显示一个错误值。出错的原因不同，其解决方法也不同，常见公式返回的错误值见表5-4。上一页下一页返回5.3使用公式和函数5.3.5单元格的引用引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据位置。通过引用可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格，甚至其他应用程序中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为外部引用，引用其他程序中的数据称为过程引用。当公式中引用的单元格数值发生变化时，公式会自动更新单元格的内容。上一页下一页返回5.3使用公式和函数1.引用单元格或单元格区域公式大都使用单元格地址引用一个或多个单元格。要在公式中引用单元格，只击要单击要在其中输入公式的单元格，接着输入等号（=），然后直接输入该单元格地址或单击该单元格，最后按Enter键完成，操作步骤如下。①单击要输入公式的单元格E12，然后输入等号，如图5-62所示。②单击要引用的单元格F3，此时该单元格显示闪烁的边框线。上一页下一页返回5.3使用公式和函数③按Enter键结束操作，得到引用结果，如图5-63所示。若要引用单元格区域，则输入区域左上角单元格的地址、冒号和区域右下角单元格地址。例如，A3:C3表小单元格A3到单元格C3的区域。在Excel里，根据引用的单元格与被引用的单元格之间的位置关系可以将引用分为绝对引用、相对引用和混合引用二种类型。在使用引用之前应该弄清楚这二种引用的关系，以免在操作中发生错误。上一页下一页返回5.3使用公式和函数2.相对引用所谓相对引用就是基于包含公式的单元格与被引用单元格之间相对位置的单元格地址引用。如果将公式从一个单元格复制到另一个单元格，相对引用将自动调整计算结果。默认情况下，公式使用相对引用。例如单元格F3=C3+D3+E3，当复制公式到单元格F4时，其中的公式自动改为=C4+D4+E4，这在编辑栏中会显示出来，如图5-64所示。上一页下一页返回5.3使用公式和函数3.绝对引用所谓绝对引用就是在公式中引用的单元格的地址与单元格的位置无关，单元格的地址不随单元格位置的变化而变化，无论将这个公式粘贴到任何单元格，公式所引用的还是原来单元格的数据，其引用形式为在列标和行号的前面都加上了“$”。例如，将图中F3单元格中的公式改为=$C$3+$D$3+$E$3，然后将公式复制到F4单元格，得到的结果如图5-65所示。上一页下一页返回5.3使用公式和函数4.混合引用所谓混合引用是指引用中既包含相对引用又包含绝对引用，若$符在字母前，而数字前没有$，那么被引用的单元格列的位置是绝对的，而行的位置是相对的。反之，则列的位置是相对的，而行的位置是绝对的。如A$1或$A1，表示列变行不变或列不变行变的引用。上一页下一页返回5.3使用公式和函数如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如图5-66所示单元格E3中的公式为=$C3x$D3，将其复制到E4单元格中时，公式变为：=$C4x$D4。提示：编辑公式时，输入单元格地址后，按F4键可在绝对引用、相对引用和混合引用之间切换。上一页返回5.4格式化工作表创建并编辑了工作表，并不等于完成了所有的工作，还必须对工作表中的数据进行一定的格式化。Excel提供了丰富的格式编排功能，使用这些功能既可以使工作表的内容正确显示，便于阅读，又可以美化工作表，使其更加赏心悦目。下一页返回5.4格式化工作表5.4.1调整行高和列宽在单元格输入数据时，经常会出现这样的现象：有的单元格中的文本只显示了一半；有的单元格中显示的是一串“#”号；而有的工作表栏中却能看见对应单元格式的数据，其原因在于单元格的宽度或高度不够。因此，经常需要对工作表中的单元格行高和列宽进行调整。调整工作表的行高与列宽，常用方法如下所述。上一页下一页返回5.4格式化工作表1.利用鼠标拖动默认情况下，工作表的所有行高和列宽都是相等的。在对高度和宽度要求不十分精确时，可以使用鼠标拖动的方式来调整。方法是：将鼠标指针移到某行行号的下画线处或某列列标的右框线处，此时鼠标指针变成或

形状，然后按下鼠标左键上、下或左、右拖动到合适位置后释放鼠标即可。下面以调整行高为例，操作步骤如下：上一页下一页返回5.4格式化工作表①将鼠标指针指向某行行号下画线，此时鼠标指针变为上下双向箭头。②按下左键上下拖动，在拖动的过程中，工作表中有一根横向虚线，同时会显示此时的高度值。③到合适的高度后释放鼠标，使行高得到调整，如图5-67所示。提示：若要同时改变多个行的行高，可以选定要改变行高的多个行，然后按上述步骤调整即可，此时选定的多个行的行高将调整为同一高度。上一页下一页返回5.4格式化工作表2.利用“格式”命令精确调整如果要精确调整列宽和行高，可以使用“格式”菜单栏中的“行高”和“列宽”命令。下面以调整列宽介绍调整方法，具体操作步骤如下：①单击工作表中需要调整列宽的列或该列中的任意一个单元格，如图5-68所示。②选择“格式”→“列”→“列宽”命令，如图5-69所示。上一页下一页返回5.4格式化工作表③在“列宽”的文本框中输入数值，然后单击“确定”按钮，所选列的列宽被调整，效果如图5-70所示。提示：若要改变多列的宽度，可以先选定要改变列宽的多列，然后按上述步骤调整列宽即可。不过，此时所选定的多列列宽将调整为同一宽度。上一页下一页返回5.4格式化工作表5.4.2设置表格格式为了使单元格内的数据更清晰明了、美观，增加工作表的视觉效果，可对表格添加边框和底纹。1.为表格添加边框通常，在工作表中所看到的单元格都带有浅灰色的边框线，这是Excel默认的网格线，不会被打印出来。而在制作则务、统计报表时，常常需要把报表设计成各种各样的表格形式，使数据及其说明文字层次更加分明，这时可以通过设置表格和单元格的边框线来实现。上一页下一页返回5.4格式化工作表①首先选定要设置的单元格或单元格区域，如图5-71所示。②单击工具栏中“边框设置”按钮，弹出“边框设置”对话框，如图5-72所示。③选择需要的边框格式，为表格添加边框后的效果如图5-73所示。使用边框工具按钮进行边框的设置有很大的局限性，如边框的样式比较单调。若想改变线条的样式、颜色等，这种方法就无法实现，而选择“格式”→“边框和底纹”命令，在弹出的对话框中就可以解决这个问题，如图5-74所示。上一页下一页返回5.4格式化工作表2.为表格添加底纹为增加工作表的视觉效果和表格的表现力，还可以为表格添加底纹。1）利用“填充颜色”按钮对于简单的底纹填充，可以选中单元格或单元格区域后，单击工具栏中的“填充颜色”按钮，，在展开的颜色列表中选择自己喜欢的颜色，如图5-75所示，即可快速为所选单元格或单元格区域添加底纹。上一页下一页返回5.4格式化工作表2）利用“图案”选项卡若要进行更为复杂的填充，例如用图案进行填充，此时可以使用“图案”选项卡，操作步骤如下：①选中要进行填充的单元格或单元格区域，如图5-76所示，右击从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出对话框并切换到“图案”选项卡。②在“颜色”列表框中选择“黄色”，在“图案”样式下拉列表框中选择“12.5%灰色”选项，如图5-77所示。③单击“确定”按钮，设置底纹后的效果如图5-78所示。上一页下一页返回5.4格式化工作表3.使用自动套用格式为了提高工作效率，Excel提供了41种专业报表格式供选择。可以通过套用这41种报表对整个工作表的多重格式同时设置，自动套用格式功能，可应用于数据区域的内置单元格格式集合，例如：字体大小、图案和对齐方式。Excel可识别选定区域的汇总数据和明细数据的级别，然后对其应用相应的格式。上一页下一页返回5.4格式化工作表要使用表格格式，可在创建表格时选择表格格式，也可以为现有表格应用表格格式。使用“自动套用格式”设置单元格区域格式的操作步骤如下。1）创建表格时选择表格格式①选定自动套用格式要应用的单元格区域，如图5-79所小。上一页下一页返回5.4格式化工作表②选择“格式”→“自动套用格式”命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图5-80所示。③选择“古典2”格式，单击“确定”按钮，所选单元格区域自动套用了所选表格格式，如图5-81所示。④在单元格中输入数据，如图5-82所示。上一页下一页返回5.4格式化工作表2）为现有的表格应用表格格式要为现有的表格应用表格格式，操作步骤如下:①选中要应用表格格式的单元格区域，选择“格式”→“自动套用格式”命令，弹出“自动套用格式”对话框，效果如图5-83所示。②选择需要的表格格式，单击“确定”按钮，所选单元格区域快速套用了所选格样式，效果如图5-84所示。上一页下一页返回5.4格式化工作表4.使用条件格式在编辑出Excel时，可以让符合特定条件的单元格数据以醒目的方式突出显示，便于对工作表数据进行更好的分析。为此，Excel提供了条件格式功能。条件格式功能可以根据指定的公式或数值来确定搜索的条件，然后将格式应用到符合搜索条件的选定单元格中，并突出显示要检查的动态数据。上一页下一页返回5.4格式化工作表例如，要在销售列表中，以特殊的格式显示销售额高于300和低于800的单元格。①选定要设置条件的单元格区域，如图5-85所示。②选择“格式”→“条件格式”命令，在弹出的“条件格式”对话框的文本框中输入限定的条件值，如图5-86所示。③单击“格式”按钮，为符合条件的单元格数值设定特殊的格式，在“图案”选项中选择紫色，“字体”选项中选择加粗，单击“确定”按钮完成设定后，符合条件的单元格数值显示效果如图5-87所示。上一页返回5.5图表的使用在Excel中，不仅可以编辑工作表，还可以绘制和插入图形、对图形迸行编辑，以增强工作表的视觉效果，使报表显得更加生动。5.5.1图表的创建图表以图形化的方式表示工作表中的内容，是直观显示工作表内容的方式。图表可以使数据更加清晰易懂，数据表示的含义更加形象直观，并目可以通过图表直接了解各数据之间的关系和变化趋势。下一页返回5.5图表的使用Excel支持各种类型的图表，以帮助显示所需数据，选择“插入”→“图表”命令，单击弹出的工具栏中的“图表类型”按钮

，然后在图表类型提供的各种图表子类型中进行选择。1.使用图表工具创建图表例如，对表5-5中的数据创建一个图表的操作步骤如下：①选择菜单栏中“视图”→“工具栏”→“图表”命令，弹出“图表”工具栏如图5-88所示。②选定用于创建图表的数据，见表5-5。上一页下一页返回5.5图表的使用③单击“图表”工具栏中“图表类型”按钮右边的三角按钮，弹出“图表类型”下拉列表。④从“图表类型”下拉列表中选择一种图表类型（如“柱形图”），即可快速在当前工作表中插入一个如图5-89所示的图表。2.使用图表向导创建图表例如，利用图表向导对表5-5中的数据创建图表，操作步骤如下：上一页下一页返回5.5图表的使用①选定用于创建图表的数据，如图5-90所示的单元格区域。②单击常用工具栏中“图表向导”按钮，弹出图5-91所示的“图表向导”对话框。③从中选择所需要的“图表类型”和“子图表类型”。在此选择“柱形图”的“簇状柱形图”。上一页下一页返回5.5图表的使用④单击“下一步”按钮，弹出图5-92所示的对话框，该对话框有“数据区域”和“系列”两个选项卡。“数据区域”选项卡下的选项用于修改创建图表的数据区域;“系列”选项卡下的选项用于修改数据系列的名称、数值以及分类轴标志。在“数据区域”文本框中显示的是预选定的区域。在此，可以重新直接输入或用鼠标选定所需的区域，而在“系列产生在”选项区中可选中“行”或“列”单选按钮，分别表示按行或列产生数据系列，此处选中“行”单选按钮，如图5-92所示。上一页下一页返回5.5图表的使用⑤单击“下一步”按钮，弹出图5-93所示的对话框。该对话框中有“标题”、“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”和“数据表”6个选项卡。选择并打开各选项卡，即可对各种图表对象进行设置。在此选择“标题”选项卡，并在“图表标题”文本框中输入“新世纪电脑城电脑销售表”，在“数值（Y）轴”文本框中输入“台”，如图5-93所示。上一页下一页返回5.5图表的使用⑥单击“下一步”按钮，弹出图5-94所示的对话框。该对话框用于确定图表位置。选中“作为新工作表插入”单选按钮，则建立的图表单独放在新的工作表中，从而创建一个图表工作表；选中“作为其中的对象插入”单选按钮，则建立的图表作为对象插入到当前工作表中。此处选中“作为其中的对象插入”单选按钮，如图5-94所示。⑦单击“完成”按钮，即可在当前