印章管理自查报告(3篇)

印章管理自查报告(3篇)第一篇根据《党政机关公文处理工作条例》《国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理规定》以及上级机关《关于开展印章管理专项整治工作的通知》要求，我单位组织专项工作组于2024年3月10日至3月20日对机关本级及12家下属单位所有在用、停用、作废印章开展了全口径拉网式自查排查。本次自查覆盖所有类型印章，从制发、保管、使用、审批到停用销毁全流程核查，累计核对各类印章316枚，排查用印记录12400余份，梳理出风险隐患8项，完成立行立改7项，剩余1项明确了整改时限，现将具体自查情况报告如下。本次自查工作启动后，我单位第一时间成立了由办公室主要负责人任组长，纪检监察室、法务合规部、财务资产部业务骨干为成员的专项工作组，明确了“底数清、问题明、改到位”的自查目标，划定了清晰的自查范围：涵盖党委公章、行政公章、纪委公章、工会团委公章等法人及群团类印章，各内设机构、下属单位公章，合同专用章、财务专用章、发票专用章、人事专用章、资质审批专用章等业务类印章，法定代表人授权名章，以及近年启用的各类电子政务电子印章，做到了无盲区、无遗漏。为保障自查质量，工作组结合上级要求制定了《印章管理自查核查表》，从制度建设、台账管理、保管安全、审批流程、问题整改五个维度设置24项核查要点，明确工作要求：第一步由各部门、各下属单位自行对照核查，逐枚清点印章，逐页核对用印记录，如实填报问题；第二步由工作组开展抽查，对所有机关本级印章100%现场核查，对下属单位按50%比例抽取6家单位现场核查，其余单位开展非现场复核，确保自查不走过场、不打折扣。本次自查累计回收自查表14份，现场核查印章192枚，抽查近三年用印记录4700余份，核查覆盖率符合上级要求，自查结果真实可靠。截至自查结束，我单位全口径统计共有各类印章316枚，其中机关本级在用印章42枚，具体包括：党委、行政法人印章2枚，纪委印章1枚，工会、团委印章2枚，内设机构印章18枚，合同专用章3枚、财务专用章2枚、发票专用章2枚、人事专用章1枚、资质专用章4枚、项目审批专用章3枚等业务专用章15枚，法定代表人授权名章2枚；机关本级停用存管印章17枚，其中机构改革撤销内设机构印章9枚，旧版换发原印章5枚，变更业务停用印章3枚；作废待销毁印章12枚，全部存放在机关机要室专用保密柜。12家下属单位合计在用印章186枚，停用存管38枚，作废待销毁21枚，所有印章全部完成登记造册，做到了底数清、台账明。在制度建设方面，我单位现行《XX单位印章管理办法》于2018年制定，2023年结合上级合规管理要求完成修订，新增了电子印章管理、涉外用印管理、临时机构印章管理三个章节，明确了印章制发必须经单位主要领导审批，由办公室统一到公安机关指定机构刻制，任何部门和单位不得私自刻章的要求；对保管、使用、停用、销毁全流程作出明确规定，构建了分级负责、权责清晰的管理体系。针对电子印章，单独出台了《电子印章使用管理细则》，明确电子印章与实体印章具有同等效力，严格执行同实体印章一致的审批流程，存储要求符合政务保密规定。在保管安全方面，我单位严格执行专人保管制度，党委、行政公章由办公室机要岗正式在编人员专人保管，存放达到了三级保密要求，日常放置于双人密码锁机要保密柜，机要室24小时视频监控，下班、节假日印章锁入保密柜后锁闭机要室，钥匙由两名工作人员分别保管，严禁单人携带全套钥匙外出；各业务专用章由业务部门指定正式人员保管，签订《印章保管责任书》，明确保管责任，存放要求符合安全规定，严禁将印章交由临时人员、劳务派遣人员保管。针对电子印章，存储于加密UKey，由专人保管UKey，设置独立开机密码，使用后及时拔出锁入保密柜，严禁转借他人。在使用审批方面，我单位全面推行线上OA审批，所有用印必须先填写《用印审批单》，明确用印单位、用印事项、用印份数、申请人，按照事项层级分级审批：一般性内部公文用印由部门负责人审核、办公室负责人审批；对外发文、常规业务用印由分管领导审批；重大合同、对外投资、对外担保、人事任免、资金借贷等重大事项用印，必须经主要负责人签字审批；所有审批完成后，才能到印章保管处用印，用印后同步在纸质用印登记本登记，留存用印文件复印件归档，做到了“一事一申请、一次一审批、一页一登记、一件一存档”，审批痕迹全程可追溯，近三年机关本级未出现无审批用印、越权审批用印的情况。本次自查共排查出各类风险隐患8项，具体分为四个类别：一是制度执行不到位，基层单位违规操作问题突出。排查发现，3家下属单位存在违规操作问题：某下属业务中心因项目现场应急需要，存在3份“先用印后补审批”的用印记录，补审批时仅由部门负责人签字，未按要求报分管领导补签，审批流程缺失；某下属单位财务部门变更财务专用章保管人时，仅做了口头交接，未填写印章交接登记表，也未报单位办公室备案，责任划分不清晰；2家基层单位的用印登记不规范，仅登记了用印日期和经办人姓名，未登记用印事项和用印份数，出现问题无法追溯，其中1家单位近一年的120余份用印记录登记要素不全。二是物理安全存在短板，部分基层单位存放不符合要求。排查发现，4家基层单位没有配备专用的密码保密柜，将业务专用章放在普通办公桌抽屉内，仅用普通锁具锁闭，部分单位办公室下班后不锁闭大门，印章存在被盗用的风险；3次外出用印未按规定履行外出用印审批手续，印章保管人员私自将印章带出单位，未安排监印人员随行，用印过程没有监督，存在风险隐患。三是制度覆盖存在盲区，部分类型印章未纳入统一管理。我单位现有3个临时组建的省级重点项目指挥部，均刻制了临时工作印章，此前未纳入单位统一印章台账管理，未签订保管责任书，印章由临时抽调的工作人员自行保管，存放于临时办公点，安全没有保障；个别业务人员违规转借电子印章UKey，给同事使用未履行审批手续，部分人员使用电子印章后未及时退出登录系统，存在被冒用的风险。四是作废销毁不及时，存在印章流失风险。截至自查，我单位机关本级共有12枚作废印章，因2022年、2023年疫情影响，未及时统一送公安机关指定机构销毁，一直存放在机要室，部分下属单位还有12枚作废印章，未按要求交回机关办公室统一管理，私自保存在本单位，时间较长，个别单位人员变动后，存在印章流失的风险。针对本次排查发现的问题，我单位坚持立行立改，能当场整改的全部当场整改，不能当场整改的明确整改责任人和整改时限，截至目前已完成7项问题整改，剩余1项待销毁印章问题预计2024年4月上旬完成整改。具体整改措施如下：一是对违规操作问题逐一纠正，对3份审批不全的用印，补充完善了分管领导审批手续，对相关单位负责人和经办人进行了约谈提醒，明确了违规用印的责任；对未备案的印章交接，补充了交接登记，重新明确了保管责任，报办公室备案；对所有登记不全的用印记录，组织专人梳理原始用印文件，补充完善了登记要素，规范了登记要求。二是全面整改存放安全问题，单位统一采购了12台符合保密要求的双人密码保密柜，配发至所有存在存放问题的基层单位，要求所有印章必须存入保密柜，下班必须锁闭，明确了外出用印管理要求：凡需将印章带出单位使用的，必须提前申请，经主要负责人审批，安排监印人员随行，用印结束后立即交回，如实登记外出用印情况，对私自外出用印的相关责任人给予了通报批评。三是补齐制度盲区，将3个临时指挥部的印章纳入单位统一台账管理，重新明确了保管责任人，签订了《印章保管责任书》，约定项目结束后10个工作日内必须将印章交回办公室销毁，严禁私自留存；修订完善了电子印章管理细则，明确电子印章UKey不得转借他人，使用后必须及时拔出锁入保密柜，每季度由办公室核对一次电子印章使用日志，对违规转借的人员给予绩效扣分，纳入年度考核。四是梳理全单位所有停用作废印章，将下属单位私自留存的12枚作废印章全部收回，统一登记造册，已经联系了市公安局指定的印章销毁机构，预定2024年4月8日完成统一销毁，彻底解决作废印章留存风险。为建立印章管理长效机制，防范各类风险发生，我单位下一步将从四个方面推进工作：一是建立定期排查机制，明确每季度由办公室对机关本级印章进行一次抽查，每年开展一次全单位全面排查，将印章管理纳入单位年度合规考核和党风廉政建设责任制考核，对出现违规用印、私自刻章的单位和个人，严肃追究责任，绝不姑息。二是加强专题教育培训，每年组织一次全单位印章保管人员和相关负责人的专题培训，学习印章管理相关法规制度，解读近年来各地违规用印引发的风险案例，提高管理人员的风险意识和合规意识，明确管理责任。三是推进数字化智慧管理，计划2024年下半年上线单位印章智慧管理系统，引入智能用印柜，实现用印申请、审批、存取、登记全流程数字化管理，所有用印全程拍照留痕，电子印章使用全程溯源，从技术层面降低人为操作风险。四是进一步完善管理制度，结合本次自查发现的问题，再次修订《XX单位印章管理办法》，补充临时印章管理、外出用印管理、离岗交接管理的具体条款，明确每个环节的责任主体和操作要求，做到全流程有章可循、有责可追，全面提升我单位印章管理规范化水平。第二篇为防范公司经营风险，落实证监会《上市公司内部控制指引》以及公司年度内部控制评价工作要求，公司内部控制委员会联合行政部、法务部、审计部于2024年2月15日至2月29日对公司本部及全国27家分子公司、11家控股子公司的所有印章开展了专项自查。本次自查以防控合同用印、对外担保用印风险为核心，累计核查各类印章327枚，抽查近三年用印记录18600余份，梳理风险隐患12项，完成整改10项，剩余2项整改工作正在推进，现将自查情况报告如下。本次自查启动前，工作组明确了全覆盖、无死角的自查要求，将所有类型印章纳入自查范围：包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、各部门印章、各项目部项目章、各类业务专用章，以及近年来启用的第三方电子签约平台电子印章，参股公司也要求参照本次要求开展自查，上报自查结果。为保障自查质量，工作组制定了《印章风险自查核查表》，从印章制发、保管、审批、使用、销毁五个环节设置28个风险核查点，明确工作流程：第一步由各分子公司自行对照清点，逐枚核对印章，逐份核查用印档案，如实上报风险问题；第二步由工作组开展现场核查，对业务量较大、用印风险较高的11家沿海省份分子公司全部开展现场核查，对其余16家分子公司开展非现场核查，核查所有用印审批档案和电子用印日志，累计现场核查印章198枚，抽查用印记录7200余份，核查覆盖率达到100%，自查结果真实反映了公司印章管理的实际情况。截至本次自查，公司全口径共有各类印章327枚，其中公司本部在用印章32枚，分子公司、控股子公司在用印章236枚，合计在用印章268枚；停用存管印章41枚，作废待销毁印章18枚，所有印章都建立了基础管理台账，制发、保管、使用基本符合公司制度要求。公司现行《印章管理制度》于2020年上市前修订完成，后续分别在2022年、2023年结合监管要求两次更新，明确了“统一审批、统一刻制、统一管理”的原则，任何单位不得私自刻制任何类型的印章，所有印章制发必须经公司总部行政部审核，报总经理审批后，统一到指定机构刻制，刻制后备案才能启用。在保管方面，公司总部公章、法定代表人章由行政部专人保管，存放在密码保险柜，办公室24小时视频监控，所有用印必须走OA审批流程，审批通过后方可用印，用印后扫描用印文件存档，做到全程可追溯；合同用印必须先经法务部审核合同条款，审核通过才能进入用印审批流程，未经法务审核的合同一律不得用印；财务印章严格执行分人保管制度，财务专用章和法定代表人名章由不同岗位人员保管，严禁一人保管全套支付印章，从制度上防范资金风险。在电子印章管理方面，公司统一对接了第三方合法电子签约平台，电子印章全部由总部统一管理，使用同样执行与实体印章一致的审批流程，所有用印记录自动存档，可随时调取核查。本次自查共排查出各类风险隐患12项，主要集中在四个方面：一是异地分子公司管理松散，违规问题多发。部分异地分子公司负责人合规意识淡薄，为了业务方便违规操作，排查发现3个异地项目未经总部审批，私自刻制了项目章，用于项目材料采购、工程签证、对接甲方，未纳入总部印章台账管理，也未签订保管责任书，存在引发合同纠纷的风险；部分项目因赶投标、赶签约deadlines，存在“先用印后补审批”的情况，本次排查共发现17份先用印后补审批的用印记录，其中6份补审批时未附上用印文件副本，总部无法核实用印的具体内容，风险不可控；部分流动性较大的项目部，没有配备专用的保险柜，印章放在项目办公点抽屉里，甚至有的保管人员将印章带回宿舍存放，存在丢失、被盗用的风险。二是用印审核把关不严，重大事项风险突出。排查发现2份经销商授权用印，分子公司为了方便经销商，在空白A4纸上预先加盖了公司公章，交给经销商自行填写内容，严重违反公司印章管理制度，一旦经销商滥用空白印章，公司将承担不必要的法律责任；排查发现5份合同用印未经过法务部审核，分子公司负责人自行审批就盖章，其中一份金额1200万元的工程分包合同，合同约定的违约金比例为合同总额的20%，远高于行业平均水平，也未约定甲方的违约责任，条款明显不公平，给公司造成了潜在损失；还有1家分子公司违规为合作方提供担保，未经总部董事会审批，私自加盖了分子公司公章，违反了公司对外担保管理制度，一旦合作方违约，公司将承担连带清偿责任，涉及金额800万元，风险极高。三是电子印章管理不规范，权限失控问题凸显。随着线上业务的发展，公司给部分分子公司下放了电子印章权限，但后续监管不到位，排查发现有3名业务人员将电子印章的账号密码告知合作方，允许合作方自行用印，完全脱离了公司监管；部分分子公司启用电子印章后，没有将对应的实体合同章交回总部封存，存在电子印章和实体印章同时使用的情况，一旦出现纠纷，责任界定不清；还有部分电子印章使用日志没有定期核查，个别违规用印长期没有被发现，风险不能及时处置。四是停用销毁不及时，印章流失风险大。公司近年注销了3家分子公司，注销后原分子公司的5枚印章没有交回总部销毁，一直由原负责人保管，存在被原负责人冒用对外签订合同的风险；有7个项目结束后，项目章没有按要求收回销毁，流失在外，没有跟进追踪，存在冒用风险。针对本次排查发现的风险隐患，公司第一时间启动整改，按照“一问题一方案一责任人”的要求落实整改，截至目前已经完成10项问题整改，剩余2项涉合同修订的整改工作预计2024年3月底完成。具体整改措施如下：一是对私自刻制的3枚项目章，当场收回封存，对相关分子公司负责人作出处罚，扣发年度绩效10%，在全公司通报批评，对所有异地项目开展拉网式排查，共清理出未备案印章5枚，全部收回封存，明确所有项目章必须经总部审批才能刻制，全部纳入总部台账管理，项目结束后5个工作日内必须交回总部销毁，严禁私自留存。二是对违规用印问题逐一处置：对2份空白用印，立即通知经销商收回所有空白纸张，作作废处理，对相关责任人给予通报批评；对5份未经法务审核的合同，全部重新组织法务部审核，其中1200万元的分包合同，已经安排商务团队与甲方协商修改条款，目前已经达成修改意向，预计3月底完成修订；对违规对外担保的800万元担保事项，公司法务部已经介入，与对方协商撤销担保，目前正在推进，后续将对相关责任人严肃追责。三是规范电子印章管理，收回所有违规下放的电子印章权限，重新梳理了电子印章使用流程，明确所有电子用印必须经总部审批，每季度由行政部导出所有电子用印日志核查，严禁将账号密码转借他人，严禁交由外部人员使用，违规者解除劳动合同，对已经启用电子印章的业务，全部收回对应的实体印章，统一封存，避免双重用印引发的责任不清问题。四是全面清理停用作废印章，共收回流失在外的12枚作废印章，其中包括注销分子公司的5枚印章，全部统一登记造册，已经联系了公安机关指定的销毁机构，预定2024年3月中旬完成统一销毁，彻底解决流失风险。为全面提升公司印章管理水平，防范经营风险，公司下一步将从四个方面推进长效机制建设：一是推行总部集中用印管理，从2024年下半年开始，所有分子公司、控股子公司的公章、合同专用章全部收归公司总部集中保管，异地用印全部走线上审批，用印文件寄到总部盖章，确需异地用印的，使用智能远程可控印章设备，总部远程授权，全程视频监控用印过程，杜绝违规用印风险。二是建立定期审计机制，将印章管理纳入内部审计常规内容，每年开展两次印章专项审计，对所有分子公司的用印情况进行抽查，及时发现和处置风险，将印章管理合规情况纳入分子公司负责人年度绩效考核，占比不低于10%，对违规用印的实行一票否决。三是加强合规培训，每年组织两次全公司的印章合规培训，覆盖所有分子公司负责人、业务负责人、印章保管人员，解读违规用印的法律风险和公司处罚规定，结合近年发生的违规案例开展警示教育，提高各级人员的合规意识，从源头上减少违规操作。四是优化数字化管理系统，升级公司现有OA审批系统，增加印章管理模块，实现印章台账、审批、用印、存档全流程数字化，所有用印文件自动存档，风险自动预警，对越权审批、空白用印等违规行为自动拦截，从技术层面降低风险，全面提升公司印章管理的规范化水平。第三篇根据区政务服务管理局、区纪委监委《关于开展基层村级印章管理专项自查的通知》要求，我镇于2024年1月5日至1月15日对镇机关所有印章及全镇15个行政村、2个社区的村（居）委会印章、村集体经济组织印章、村务监督委员会印章开展了全面自查。本次自查采取逐村现场核查的方式，累计核查各类印章65枚，抽查近两年来用印记录3100余份，梳理出问题7项，全部完成立行立改，现将自查情况报告如下。我镇从2021年开始推行村级印章“镇代管”制度，旨在解决过去村级印章分散保管、违规用印、村官滥用印章谋取私利的问题，所有行政村的村委会印章、村集体经济组织印章统一交由镇政务服务中心保管，村级办理用印事项，按流程申请审批后即可在镇中心用印，制度推行以来，累计减少违规用印20余起，成效明显。本次自查成立了由镇党政办牵头，镇纪委、民政办、农业农村办、政务服务中心业务人员组成的专项工作组，明确所有村（居）、所有类型印章全部现场核查，逐枚清点、逐本核对用印登记，做到了全覆盖无遗漏，本次累计核查镇机关在用印章36枚，村级在用印章45枚，社区在用印章2枚，合计核查各类印章83枚，抽查用印记录3126份，自查结果真实准确。截至自查，我镇镇机关共有各类印章49枚，其中在用印章36枚，包括党委、政府公章2枚，各内设机构印章21枚，民政、计生、国土、财务等业务专用章13枚，停用存管8枚，作废待销毁5枚，全部由镇党政办统一管理，符合上级规定。全镇15个行政村共有各类印章45枚，其中村委会印章15枚，村集体经济组织印章15枚，村务监督委员会印章15枚，截至本次自查前，有30枚印章已经纳入镇政务服务中心统一代管，剩余15枚由村级自行保管，2个社区的2枚居委会印章由社区自行保管，镇政务服务中心统一监管。我镇制定了《XX镇村级印章使用管理细则》，明确了用印审批流程：村民个人办理低保、宅基地、外出务工证明、婚育证明等常规事项，由申请人向村委会提出申请，村书记、村主任签字审核后，持审批单到镇政务服务中心用印，符合规定的当场用印，严禁拖延推诿；村级重大事项用印，比如集体资产流转、项目承包、大额资金使用等，必须经村民代表大会讨论通过后，才能报镇审批用印，镇工作人员审核材料符合要求后才予用印。镇政务服务中心安排两名正式工作人员专门负责印章代管工作，印章全部存放在机要保密柜，所有用印全部登记，留存审批单和用印文件复印件，做到了全程可追溯。本次自查共排查出问题7项，主要集中在四个方面：一是“镇代管”制度落实不到位，仍有部分印章未纳入统一管理。全镇15枚村务监督委员会印章，有4枚因监委会提出“日常监督报账需要经常用印，跑镇不方便”，一直留在村级自行保管，由监委会主任个人保管，多数放在监委会主任家中，没有专门的存放设备，存在丢失和滥用风险；还有2个村因为实施省级扶贫项目，私自刻制了项目专用章，没有报镇审批备案，也没有纳入镇代管，用于项目资金拨付和材料申报，没有用印登记，风险突出。二是审批把关不严格，存在违规用印隐患。部分村干部碍于乡情情面，对不符合条件的申请违规签字审批，本次自查发现，有2份宅基地申请证明，申请人已经拥有一处宅基地，不符合“一户一宅”的申请条件，村主任仍然签字同意，幸好镇代管工作人员审核时发现，退回了申请，没有造成违规后果；部分用印登记不规范，有的用印仅登记了申请人姓名，没有登记用印事项，也没有留存审批单复印件，出现问题无法追溯，本次自查发现有117份用印记录登记要素不全。三是便民服务存在短板，群众用印不便捷。我镇有3个行政村位于山区，距离镇政府20多公里，村民办理小事也要跑到镇里盖章，来回车程需要两个多小时，时间和经济成本都比较高，村民反映强烈；镇政务服务中心仅工作日上班时间提供用印服务，很多外出务工的村民只有节假日才能回来办理，找不到工作人员盖章，需要多次跑，群众意见很大；目前我镇仅镇政府有电子印章，15个行政村都没有制发电子印章，很多线上政务服务事项无法办理，村民还要跑到区里办理，增加了群众负担。四是日常管理不规范，存在交接和存放风险。两个社区的居委会印章由社区保管，社区办公点人员流动大，没有配备保密柜，印章放在普通办公桌抽屉里，没有专门锁具，容易丢失；2021年村两委换届时，有1个村的原村主任没有将旧版村集体经济组织印章交回，自己带走，直到半年后清理才找回来，差点被冒用引发纠纷；部分村干部对印章管理的规定不熟悉，不知道哪些事项需要镇里审批，违规审批的情况时有发生。针对本次自查发现的问题，我镇第一时间落实整改，所有问题全部完成整改，具体整改措施如下：一是全面落实“镇代管”要求，所有村级各类印章全部纳入统一管理，对留在村级的4枚监委会印章、2枚私自刻制的项目专用章