会计档案管理制度

会计档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本单位会计档案管理工作，确保会计档案的真实、完整、安全与有效利用，依据国家有关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。第二条定义与范围本制度所称会计档案，是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第三条管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理、专人负责、安全保密的原则，确保会计档案的规范收集、科学整理、妥善保管、有序利用和合规销毁。第四条适用范围本制度适用于单位内部所有涉及会计档案形成、管理、利用及销毁等活动的部门和相关人员。第二章会计档案的收集与整理第五条会计档案的收集会计部门在日常会计核算过程中，应指定专人负责会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料的积累、审核与收集工作。各项经济业务处理完毕后，相关会计资料应及时整理，确保其齐全、完整、准确。第六条会计档案的整理与装订1.会计凭证：按月整理，对原始凭证进行审核，确保其合法、合规，与记账凭证内容一致。记账凭证应连同所附原始凭证、原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。封面上应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码，由装订人在封签处签名或盖章。2.会计账簿：年度终了后，对各种账簿进行整理核对，确保账证相符、账账相符、账实相符。活页式账簿应撤出空白页，装订成册，加装封面；订本式账簿应核对页码，如有缺页、错页应查明原因并记录。账簿封面应注明单位名称、年度、账簿名称、册数等。3.财务会计报告：按月度、季度、年度分别整理，包括会计报表、附注及财务情况说明书等。报告应依次编写页码，加具封面，装订成册。封面注明单位名称、报告所属年度、季度、月份，以及报告日期，并由单位负责人、财务负责人、编制人签名或盖章。4.其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等，应参照上述方法进行整理装订。5.电子会计档案：由会计电算化系统生成的电子会计资料，应按照国家有关电子档案管理的规定进行收集、整理、归档。确保电子会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性，并与其元数据一并管理。第七条会计档案的编号与登记整理装订完毕的会计档案，应按照一定的规则进行分类、编号，并登记《会计档案保管清册》，详细记录档案的名称、卷号、册数、起止年度、保管期限、存放地点等信息。第三章会计档案的保管第八条保管机构与人员单位应设立专门的会计档案保管机构或指定专人（以下统称“档案管理员”）负责会计档案的保管工作。档案管理员应具备良好的职业道德和专业素养，熟悉档案管理业务。第九条保管条件会计档案保管场所应具备以下条件：1.具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等安全措施。2.保持适宜的温度和湿度，配备必要的温控、湿控设备。3.电子会计档案应存储在符合安全标准的服务器或存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。第十条保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限应按照国家统一的会计制度及相关规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第十一条档案移交当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交时，双方应逐项核对，确认无误后在移交清册上签字盖章。第十二条档案存放会计档案应按照编号顺序存放，便于查阅。不同保管期限的档案应分别存放，并设置明显标识。对于重要的或有特殊意义的会计档案，应单独专柜保管。第四章会计档案的查阅与复制第十三条查阅权限与程序1.本单位内部人员因工作需要查阅会计档案，须经本单位财务负责人或单位负责人批准，填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅事由、档案名称、查阅人等信息，经档案管理员核对后方可查阅。2.外部单位因工作需要查阅本单位会计档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经本单位负责人批准后，由档案管理员陪同查阅。3.查阅涉及本单位核心商业秘密或敏感信息的会计档案，须经单位主要负责人批准。第十四条查阅要求1.查阅会计档案时，必须在指定的阅档室或档案管理员指定的地点进行。2.查阅人员应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。3.查阅时原则上不得带出阅档室。如有特殊情况确需带出，须经单位负责人批准，由档案管理员负责监督，并限期归还。第十五条复制与摘录1.经批准查阅的会计档案，如需复制或摘录，须经档案管理员同意，并由档案管理员负责复制或摘录，复制件须加盖档案管理部门印章，并由查阅人签字确认用途。第十六条查阅登记档案管理员应对查阅情况进行详细登记，填写《会计档案查阅登记簿》，记录查阅人、查阅日期、查阅档案名称、查阅事由、复制摘录情况及归还日期等信息。第五章会计档案的鉴定与销毁第十七条档案鉴定单位应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定。鉴定工作由单位档案管理机构牵头，组织会计、审计、纪检监察等部门或人员共同进行。鉴定后，对仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的会计档案，应按规定程序予以销毁。第十八条销毁程序1.由档案管理机构会同会计机构提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在《会计档案销毁清册》上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。第十九条特殊档案处理保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在《会计档案销毁清册》和《会计档案保管清册》中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第六章附则第二十条责任追究对于违反本制度规定，造成会计档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁的，将视情节轻