小公司合同管理制度

小公司合同管理制度一、总则（一）目的与依据为规范公司合同管理，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司对外订立、履行、变更、解除、终止及归档各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。公司各部门及员工在处理合同事务时，均须遵守本制度。（三）基本原则1.合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规及政策规定。2.平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，应当遵循自愿、公平、诚实信用的原则确定各方的权利和义务。3.风险控制原则：合同管理应贯穿于合同生命周期的全过程，注重风险识别、评估与防范。4.效益原则：在维护公司合法权益的前提下，力求实现合同利益最大化，降低交易成本。5.统一管理与分级负责原则：公司对合同实行统一规范管理，各相关部门按照职责分工负责具体合同事务。二、合同管理机构与职责（一）综合管理部门公司指定综合管理部门（或行政部门，根据公司实际情况确定，下同）为合同管理的归口部门，履行以下职责：1.负责本制度的制定、修订、解释和监督执行；2.负责公司合同专用章的保管、使用和登记；3.负责公司合同文本的统一归档管理；4.组织合同管理相关的培训工作；5.协助处理合同纠纷。（二）业务部门各业务部门是合同的发起和履行部门，履行以下职责：1.负责合同相对方的初步筛选、背景调查和资信评估；2.负责合同的谈判、起草（或提供合同主要内容）；3.负责合同履行过程中的具体事宜，包括但不限于履约跟踪、通知、协调等；4.及时向综合管理部门反馈合同履行中出现的问题；5.负责合同履行完毕后的资料整理，并提交综合管理部门归档。（三）财务部门财务部门在合同管理中履行以下职责：1.对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关内容进行审核；2.负责合同款项的收付，并对付款条件进行复核；3.配合提供合同相对方的财务信用信息。（四）审批人根据公司授权，各级审批人对其审批范围内的合同负有审查和决策责任，确保合同的合法性、合规性和可行性。三、合同的订立（一）合同相对方的资格审查1.业务部门在订立合同前，应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉等进行必要的审查。2.审查内容一般包括：相对方的营业执照、相关资质证书、法定代表人身份证明（或授权委托书）、近期财务报表（如必要）、以往合作情况等。必要时，可要求对方提供履约担保。3.对于重要或首次合作的相对方，应尽可能通过官方渠道或第三方机构核实其信用状况。（二）合同的谈判与起草1.合同谈判应遵循公平、互利的原则，明确双方的权利和义务。重要合同的谈判应有两人以上参与。2.合同起草应尽量采用公司制定的标准合同文本。如无标准文本，或对方坚持使用其文本的，由业务部门负责起草或审核，并确保合同条款的完整性、准确性和严谨性。3.合同文本一般应包括以下主要条款：（1）当事人的名称或者姓名和住所；（2）标的；（3）数量；（4）质量；（5）价款或者报酬；（6）履行期限、地点和方式；（7）违约责任；（8）解决争议的方法。4.合同内容应真实、合法，不得损害公司利益，不得违反法律、行政法规的强制性规定。（三）合同的审核与审批1.合同在签署前必须经过审核与审批程序。2.审核流程：（1）业务部门负责人审核：对合同的业务真实性、必要性、可行性及条款的完整性进行审核。（2）财务部门审核：对合同的财务条款、支付方式等进行审核。（3）综合管理部门（或指定人员）审核：对合同的规范性、合法性、主要风险点进行审核。对于复杂、重大或特殊合同，可根据需要寻求外部法律顾问的意见。3.审批权限：根据合同的性质、金额及重要程度，设定不同层级的审批权限。审批人应在授权范围内审批，超越权限的审批无效。具体审批权限表由公司另行制定并作为本制度的附件。4.审核、审批过程中，审核人、审批人应在《合同审批单》上签署明确意见。对需要修改的合同，业务部门应根据审核意见进行修改后重新提交审核。（四）合同的签署与用印1.合同经最终审批人批准后，方可签署。2.公司法定代表人或其授权委托代理人代表公司签署合同。授权委托代理人必须持有《授权委托书》，明确授权范围和权限期限。3.签署合同应使用公司合同专用章。合同专用章由综合管理部门专人保管，用印前须核对《合同审批单》及合同文本，确认无误后方可盖章，并进行用印登记。4.合同文本一般应签署一式两份或多份，确保各方当事人均持有一份具有同等法律效力的合同文本。5.严禁在空白合同、未完成审批流程的合同或与审批内容不符的合同上盖章。（五）合同的公证与备案根据法律规定或合同约定需要办理公证或备案手续的，由业务部门负责办理。四、合同的履行（一）履行的跟踪与监控1.合同生效后，业务部门为合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时履行己方义务，并督促对方履行合同义务。2.业务部门应建立合同履行台账，对合同的履行情况进行跟踪记录，包括但不限于发货、收货、验收、付款、发票等关键节点。3.对于履行周期较长的合同，业务部门应定期向公司领导及相关部门报告履行进展情况。（二）合同的变更、解除与终止1.合同生效后，任何一方不得擅自变更或解除合同。如确需变更或解除，应经双方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，履行与原合同相同的审核审批程序。2.出现法律规定或合同约定的解除情形时，业务部门应及时提出处理意见，按审批程序报批后，依法或依约行使解除权，并书面通知对方。3.合同终止后，业务部门应整理合同履行全过程的资料，提交综合管理部门归档。（三）合同履行中的风险防范1.在合同履行过程中，如发现对方可能或已经违约，或出现不可抗力等影响合同履行的情况，业务部门应立即采取措施防止损失扩大，并及时向公司领导及综合管理部门报告，共同研究应对方案。2.对于对方的违约行为，应及时收集和保存相关证据，必要时发出书面函件要求对方纠正或承担违约责任。五、合同的归档与管理（一）合同资料的收集与整理合同履行完毕或终止后，业务部门应将以下资料收集整理后，在规定期限内提交综合管理部门归档：1.合同文本（包括正本、副本及附件）；2.《合同审批单》及相关审核意见；3.合同相对方的资格审查资料；4.合同履行过程中的各类单据、凭证（如送货单、验收单、入库单、发票、付款凭证、往来函件等）；5.合同变更、解除协议（如有）；6.争议解决相关文件（如有）；7.其他与合同相关的重要资料。（二）合同的归档与保管1.综合管理部门收到业务部门提交的合同资料后，应进行分类、编号、登记，建立合同档案。2.合同档案应妥善保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全与完整。3.合同档案的保管期限应根据合同的性质和重要程度确定，一般不少于合同有效期届满后三年，重要合同应长期保管。（三）合同的查阅与保密1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案，须经综合管理部门负责人同意，并办理查阅登记手续。查阅后应及时归还，不得涂改、勾画、抽取、复制（经批准的除外）或损毁。2.未经公司授权，任何人不得擅自将合同档案带离公司或向外部泄露合同内容。涉及公司商业秘密的合同，应严格遵守公司保密制度。六、合同纠纷的处理1.合同履行过程中发生争议或纠纷时，业务部门应首先尝试与对方协商解决。2.协商不成的，业务部门应及时收集相关证据，提出初步处理意见，报公司领导审批。根据审批意见，可选择通过调解、仲裁或诉讼等方式解决。3.综合管理部门协助业务部门处理合同纠纷，必要时可聘请外部法律顾问参与。4.在纠纷处理过程中，所有相关人员应积极配合，保守秘密。七、责任追究1.对于严格遵守本制度，在合同管理工作中表现突出，为公司避免或挽回重大损失的部门或个人，公司将给予适当奖励。2.对违反本制度规定，有下列行为之一，给公司造成损失的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任：（1）未经审查擅自订立合同的；（2）在合同审查、审批中弄虚作假或严重失职的；（3）擅自变更、解除或不履行合同的；（4）违反合同用印管理规定的；（5）在合同履行中失职，或发现问题未及时报告、处理，造