材料款报销制度

材料款报销制度一、材料款报销制度

1.1总则

材料款报销制度旨在规范公司内部材料采购、领用及报销流程，确保资金使用效率，防范财务风险，维护公司利益。本制度适用于公司所有部门及员工，所有涉及材料款报销的行为均需严格遵守本制度规定。公司财务部门负责本制度的监督执行，各部门负责人对本部门材料款报销工作的合规性负总责。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有部门因业务需要采购、领用并需报销材料款的业务活动。包括但不限于生产用料、办公耗材、项目专用材料等。涉及材料款报销的业务活动，必须符合公司采购管理规定，履行必要的审批程序，并按照本制度要求提交报销申请。

1.3基本原则

材料款报销遵循以下基本原则：（1）真实合法原则，报销内容必须真实存在，符合公司采购及领用规定；（2）审批规范原则，所有报销申请需经过规定的审批流程，并取得相应审批人签字；（3）手续完备原则，报销申请需附齐相关凭证，包括采购发票、入库单、领用单等；（4）及时报销原则，材料款报销应在费用发生后的规定时间内完成，不得无故拖延。

1.4职责分工

公司财务部门负责材料款报销的审核、支付及账务处理，并对报销流程的合规性进行监督。采购部门负责材料采购计划的制定及执行，并对采购价格及质量负责。仓储部门负责材料的入库、保管及领用管理，并建立完善的材料台账。各部门负责人负责本部门材料领用审批，并对领用合理性负责。员工作为报销申请人，需确保报销内容的真实性及凭证的完整性。

1.5采购管理

材料采购必须遵循公司采购管理规定，通过招标、比价或直接采购等方式进行。采购部门应根据业务需求制定采购计划，经审批后执行。采购过程中需严格控制价格，确保采购价格合理。采购完成后，需及时将发票及相关凭证提交财务部门进行报销。特殊材料采购需符合相关法律法规及行业规定，并取得必要的资质证明。

1.6领用管理

材料领用需填写领用单，经部门负责人审批后，由仓储部门发放。领用单需注明材料名称、规格、数量、领用人及领用日期等信息。仓储部门需建立材料台账，记录材料的入库、出库及结存情况。领用材料需与采购发票进行核对，确保领用数量与发票信息一致。领用过程中产生的剩余材料需及时退库，不得私自处理。

1.7报销流程

材料款报销流程分为申请、审批、复核、支付四个环节。（1）申请：报销申请人填写报销单，附齐采购发票、入库单、领用单等相关凭证，提交至部门负责人处；（2）审批：部门负责人对报销单及凭证进行审核，确认内容真实、手续完备后签字审批；（3）复核：财务部门对报销单及凭证进行复核，核查审批手续是否齐全、价格是否合理、手续是否完备；（4）支付：复核无误后，财务部门安排付款，并做好账务处理。

1.8凭证管理

材料款报销需附齐以下凭证：（1）采购发票：需为合法有效发票，并加盖发票专用章；（2）入库单：需注明材料名称、规格、数量、单价、总价等信息，并加盖仓储部门章；（3）领用单：需注明材料名称、规格、数量、领用人及领用日期，并加盖部门负责人章；（4）其他相关凭证：如合同、验收单等。所有凭证需真实、完整、清晰，不得涂改、伪造。

1.9报销时限

材料款报销应在费用发生后的规定时间内完成，一般不超过30天。特殊情况需经公司领导批准，但最长不得超过60天。逾期未报销的材料款，需由报销申请人说明原因，并经部门负责人及财务部门同意后方可继续报销。超过规定时限未报销的材料款，公司将不予承担。

1.10费用标准

公司对部分材料款制定了费用标准，报销时需符合相关标准。采购部门应提前告知采购价格，确保采购价格在标准范围内。特殊情况需经公司领导批准，但需符合市场价格水平。费用标准由财务部门定期更新，并通知各部门。

1.11监督检查

财务部门负责对材料款报销的监督检查，定期抽查报销单及凭证，核查报销流程的合规性。发现违规行为，需及时制止并追究相关人员责任。各部门负责人对本部门材料款报销工作的合规性负总责，并配合财务部门的监督检查。

1.12违规处理

报销申请人提供虚假信息、伪造凭证或超出标准报销的，公司将予以通报批评，并视情节轻重给予经济处罚或行政处分。部门负责人未履行审批职责或审批不严的，公司将追究其管理责任。财务部门工作人员未按规定审核报销单及凭证的，公司将予以通报批评，并视情节轻重给予经济处罚或行政处分。

1.13附则

本制度由公司财务部门负责解释，自发布之日起施行。公司可根据实际情况对本制度进行修订，修订后的制度同样生效。本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他制度执行。

二、报销申请与审批

2.1报销申请

报销申请人需根据实际发生的材料款费用，填写《材料款报销单》。报销单应包含以下内容：（1）报销事由：简要说明报销原因，如生产用料、办公采购等；（2）材料名称：列出所报销材料的名称及规格；（3）数量：注明每种材料的领用或采购数量；（4）单价：注明每种材料的单价，需与发票价格一致；（5）总价：计算每种材料的价格总额；（6）合计金额：汇总所有材料的价格总额；（7）附件：列出所附凭证的名称及张数，如发票、入库单、领用单等。报销单需填写清晰、完整，不得涂改。如需填写多张报销单，应确保内容一致，并注明关联关系。

2.2审批流程

报销单填写完毕后，需按照公司审批权限进行审批。一般情况下的审批流程如下：（1）部门负责人审批：报销申请人将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人处。部门负责人需核查报销内容是否符合业务需求，手续是否完备，价格是否合理。确认无误后，部门负责人签字审批。（2）财务部门复核：部门负责人审批通过后，报销申请人将报销单及附件提交至财务部门。财务部门工作人员需对报销单及附件进行复核，核查审批手续是否齐全、价格是否合理、手续是否完备。复核无误后，财务部门工作人员签字确认。（3）公司领导审批：部分大额或特殊材料款报销，需经公司领导审批。公司领导需对报销的必要性及合理性进行审核，确认无误后签字审批。

2.3特殊情况审批

对于一些特殊情况，如紧急采购、临时领用等，可适当简化审批流程。但需经部门负责人及财务部门共同确认，并取得公司领导批准后方可执行。特殊情况审批需填写《特殊情况审批单》，注明审批理由及审批意见，并附齐相关凭证。特殊情况审批单需按照一般审批流程进行审批，确保合规性。

2.4报销时限

报销申请人需在费用发生后的规定时间内提交报销申请，一般不超过30天。逾期未提交报销申请的，需由报销申请人说明原因，并经部门负责人及财务部门同意后方可继续报销。超过规定时限未报销的材料款，公司将不予承担。特殊情况需经公司领导批准，但最长不得超过60天。报销申请人应合理安排时间，避免因逾期未报销而造成损失。

2.5报销单管理

报销单为公司内部重要凭证，需妥善保管。报销单应按照顺序编号，并加盖公司公章。报销单遗失后，需填写《报销单补办申请》，经部门负责人及财务部门同意后，方可补办。补办报销单需注明补办原因及审批意见，并附齐相关凭证。报销单补办后，需及时归档，确保账实相符。

2.6附件管理

报销单需附齐相关凭证，包括采购发票、入库单、领用单等。所有附件需真实、完整、清晰，不得涂改、伪造。附件应按照顺序整理，并在报销单上注明附件名称及张数。附件遗失后，需及时补办，确保报销单及附件的完整性。补办附件需经部门负责人及财务部门同意，并取得相关证明材料。

2.7报销申请人责任

报销申请人需对报销内容的真实性及附件的完整性负责。如提供虚假信息、伪造凭证或超出标准报销，公司将予以通报批评，并视情节轻重给予经济处罚或行政处分。报销申请人应积极配合财务部门的审核工作，及时提供所需资料，确保报销流程的顺利进行。

2.8审批人责任

审批人需对审批内容的合理性及合规性负责。审批人应认真核查报销单及附件，确保内容真实、手续完备、价格合理。如审批不严或审批不当，公司将追究审批人的责任。审批人应积极配合财务部门的工作，及时完成审批任务，确保报销流程的效率。

2.9财务部门责任

财务部门负责对报销单及附件进行复核，核查审批手续是否齐全、价格是否合理、手续是否完备。财务部门工作人员应认真履行职责，确保报销流程的合规性。如发现违规行为，需及时制止并追究相关人员责任。财务部门应定期对报销流程进行总结，不断优化报销流程，提高工作效率。

三、报销审核与复核

3.1审核职责

财务部门负责材料款报销的审核工作，具体由财务部指定人员执行。审核人员需对报销申请的合规性、真实性及完整性进行全面核查。审核内容包括：（1）审批手续是否齐全，是否按规定经过了部门负责人、财务部门及公司领导（如需）的签字；（2）报销单填写是否规范，内容是否清晰完整，计算是否准确；（3）所附附件是否与报销内容相符，是否真实有效，是否齐全；（4）报销金额是否符合公司费用标准及市场价格水平，是否存在超标准报销或虚假报销情况；（5）报销时限是否符合规定，是否存在逾期报销。审核人员需认真履行职责，确保每一笔报销都符合公司制度要求，维护公司利益。

3.2审核流程

报销申请提交至财务部门后，审核人员需按照以下流程进行审核：（1）接收报销单：审核人员接收报销申请人提交的报销单及附件，并检查报销单填写是否规范，附件是否齐全；（2）核对审批手续：审核人员核查报销单上的审批签字是否齐全，是否符合公司审批权限规定；（3）审核报销内容：审核人员根据报销单内容，核对所附附件，检查报销金额、数量、单价等是否与发票、入库单、领用单等凭证一致，计算是否准确；（4）检查费用标准：审核人员核查报销金额是否符合公司规定的费用标准及市场价格水平，是否存在超标准报销或虚假报销情况；（5）检查报销时限：审核人员核查报销是否在规定时限内提交，是否存在逾期报销；（6）填写审核意见：审核人员在报销单上填写审核意见，如“审核通过”、“审核不通过（原因）”等；（7）签字确认：审核意见填写完毕后，审核人员签字确认，并将报销单及附件退还给报销申请人或直接进行复核。

3.3复核职责

财务部门负责人或指定专人负责对审核人员的审核结果进行复核。复核人员需对审核人员的审核工作进行全面检查，确保审核工作的准确性及合规性。复核内容包括：（1）审核意见是否明确，是否存在模糊不清或歧义；（2）审核标准是否正确，是否符合公司制度规定；（3）审核过程是否规范，是否存在遗漏或错误；（4）审核结果是否公正，是否存在偏袒或歧视。复核人员需认真履行职责，确保每一笔报销都得到了严格审核，防止财务风险。

3.4复核流程

审核人员完成审核后，复核人员需按照以下流程进行复核：（1）接收审核结果：复核人员接收审核人员提交的审核结果及相关资料；（2）核对审核意见：复核人员核查审核人员在报销单上填写的审核意见是否明确，是否存在模糊不清或歧义；（3）核查审核标准：复核人员核查审核人员使用的审核标准是否正确，是否符合公司制度规定；（4）检查审核过程：复核人员检查审核人员的审核过程是否规范，是否存在遗漏或错误；（5）确认审核结果：复核人员确认审核结果是否公正，是否存在偏袒或歧视；（6）填写复核意见：复核人员在报销单上填写复核意见，如“复核通过”、“复核不通过（原因）”等；（7）签字确认：复核意见填写完毕后，复核人员签字确认，并将报销单及附件退还给报销申请人或直接进行支付。

3.5异议处理

报销申请人在收到审核或复核结果后，如对结果有异议，可向财务部门提出申诉。财务部门需对申诉进行核查，并根据核查结果做出最终决定。申诉需填写《报销申诉单》，注明申诉理由及申诉事项，并附齐相关证据。财务部门需在规定时间内完成申诉核查，并将核查结果通知申诉人。对申诉结果不服的，申诉人可向公司领导申诉。公司领导需对申诉进行最终裁决。

3.6审核记录

财务部门需对每一笔报销的审核过程进行记录，包括审核人员、审核时间、审核意见、复核人员、复核时间、复核意见等。审核记录需妥善保管，并定期归档。审核记录是公司财务管理的重要资料，可用于日后查账或审计。

3.7审核人员责任

审核人员需对审核工作的准确性及合规性负责。审核人员应认真履行职责，严格按照公司制度规定进行审核，确保每一笔报销都符合公司要求。如因审核不严或审核不当造成公司损失，公司将追究审核人员的责任。审核人员应不断提高自身业务水平，熟悉公司制度规定，确保审核工作的质量。

四、报销支付与账务处理

4.1支付条件

材料款报销经财务部门审核、复核无误，并取得相应审批签字后，方可进行支付。支付前需确认以下条件是否满足：（1）审批手续齐全：报销单需经过部门负责人、财务部门及公司领导（如需）的签字审批；（2）审核复核通过：报销单需经过财务部门审核人员及复核人员的签字确认；（3）附件完整：所有相关附件需齐全、真实、有效，并与报销内容相符；（4）金额准确：报销金额计算准确，无误；（5）符合制度：报销内容符合公司材料款报销制度及相关规定。确认以上条件均满足后，方可安排支付。

4.2支付方式

公司材料款报销支付方式主要包括银行转账和现金支付两种方式。（1）银行转账：公司优先采用银行转账方式支付材料款报销。支付前需获取报销申请人提供的收款人银行账户信息，包括开户行名称、账户名称、账号等。财务部门需核实账户信息的准确性，防止资金错误支付。银行转账支付需填写《银行转账付款申请单》，注明收款人信息、支付金额、支付事由等，并附齐相关凭证。财务部门需在申请单上签字审核，并按照公司财务审批权限进行审批，审批通过后，方可进行转账支付。（2）现金支付：特殊情况或小额材料款报销，可采用现金支付方式。现金支付需严格控制，一般不超过一定金额（如一千元）。支付前需确认报销申请人已实际收到现金，并取得收款凭证。现金支付需填写《现金付款申请单》，注明收款人信息、支付金额、支付事由等，并附齐相关凭证。财务部门需在申请单上签字审核，并按照公司财务审批权限进行审批，审批通过后，方可支付现金。

4.3支付流程

材料款报销支付流程如下：（1）准备支付资料：财务部门根据审核复核通过的报销单及相关凭证，准备支付所需资料，包括报销单、发票、入库单、领用单、银行转账付款申请单或现金付款申请单等；（2）填写付款申请：根据支付方式，填写相应的付款申请单，注明收款人信息、支付金额、支付事由等；（3）审批付款申请：付款申请单需按照公司财务审批权限进行审批，审批通过后，方可进行支付；（4）执行支付：根据审批通过的付款申请单，进行银行转账或现金支付；（5）填写付款凭证：支付完成后，需填写付款凭证，注明支付方式、支付金额、收款人信息、支付日期等，并附齐相关凭证；（6）登记账簿：财务部门需根据付款凭证，及时登记相关账簿，确保账实相符。

4.4支付时间

材料款报销支付应及时进行，一般在审批通过后的规定时间内完成。一般情况下的支付时间不超过3个工作日。特殊情况需经公司领导批准，但最长不得超过5个工作日。财务部门应合理安排支付时间，避免因支付不及时影响报销申请人的正常工作或造成公司损失。如因特殊情况需延迟支付，需及时通知报销申请人，并说明原因。

4.5支付核对

支付前，财务部门需仔细核对报销单、发票、入库单、领用单等凭证，确保支付金额、收款人信息等与凭证一致，防止支付错误。支付后，需与报销申请人核对，确认款项已实际支付，并取得收款凭证。如发现支付错误，需及时进行纠正，并承担相应责任。

4.6账务处理

材料款报销支付后，财务部门需及时进行账务处理，确保账务准确无误。（1）根据报销单及发票，借记相关成本费用科目，如“生产成本”、“管理费用”等，贷记“银行存款”或“现金”科目；（2）根据入库单及领用单，更新材料库存账簿，确保账实相符；（3）定期进行账务核对，确保账账相符。财务部门需建立健全账务处理制度，确保账务处理的准确性及及时性。

4.7支付记录

财务部门需对每一笔材料款报销支付进行记录，包括支付日期、支付方式、收款人信息、支付金额、支付事由、审批人签字等。支付记录需妥善保管，并定期归档。支付记录是公司财务管理的重要资料，可用于日后查账或审计。

4.8支付监督

财务部门负责对材料款报销支付进行监督，定期抽查支付记录，核查支付过程的合规性。发现违规行为，需及时制止并追究相关人员责任。公司领导对材料款报销支付的安全性及合规性负总责，并定期进行检查。

4.9支付责任

财务部门工作人员及审批人需对材料款报销支付的安全性及合规性负责。财务部门工作人员应认真履行职责，严格按照公司制度规定进行支付，确保每一笔支付都符合公司要求。如因支付不严或支付不当造成公司损失，公司将追究相关人员责任。财务部门工作人员应不断提高自身业务水平，熟悉公司制度规定，确保支付工作的质量。

五、报销监督与检查

5.1监督职责

公司财务部门及内部审计部门负责对材料款报销制度执行情况进行监督。财务部门通过日常审核复核工作履行监督职责，核查报销流程是否符合制度规定。内部审计部门定期或不定期开展专项审计，对材料款报销的合规性、合理性进行独立评价。监督内容包括：（1）报销申请是否符合业务实际需求，手续是否完备；（2）审批流程是否规范，审批权限是否得到有效执行；（3）审核复核是否认真到位，是否存在漏洞；（4）支付过程是否合规，是否存在违规支付；（5）账务处理是否准确及时，是否存在错漏；（6）制度执行中存在的问题及改进建议。监督人员需客观公正，发现问题及时报告，并提出改进措施。

5.2检查方式

材料款报销监督检查采取多种方式进行：（1）日常抽查：财务部门在日常工作中，随机抽取报销单进行审核，检查报销流程的规范性。抽查比例不低于一定比例（如5%），重点关注审批手续、附件完整性、金额准确性等。（2）专项检查：财务部门或内部审计部门根据需要，可针对特定部门、特定时期或特定问题开展专项检查。专项检查需制定检查计划，明确检查内容、方法、时间安排等，并撰写检查报告。（3）联合检查：财务部门可与其他部门联合开展检查，如与采购部门联合检查采购价格的合理性，与仓储部门联合检查材料领用的真实性等。（4）突击检查：为防止弄虚作假，可采用突击检查方式，对报销现场进行查验。突击检查需事先做好准备，明确检查目的和范围，并确保检查过程的严肃性。

5.3检查内容

材料款报销检查内容涵盖报销全过程：（1）报销申请阶段：检查报销事由是否真实，材料领用是否必要，报销金额是否合理，附件是否齐全合规。（2）审批阶段：检查审批手续是否齐全，审批流程是否合规，审批人是否认真履行职责。（3）审核复核阶段：检查审核复核是否认真到位，是否存在遗漏或错误，审核意见是否明确，复核是否严格。（4）支付阶段：检查支付方式是否合规，收款人信息是否准确，支付金额是否正确，是否存在违规支付。（5）账务处理阶段：检查账务处理是否及时准确，是否存在错漏，会计凭证是否齐全合规。（6）制度执行情况：检查公司是否按照规定建立健全材料款报销制度，制度是否得到有效执行，是否存在制度漏洞。

5.4问题处理

检查中发现的问题，需及时进行处理：（1）轻微问题：对于手续不全、轻微错误等问题，可要求相关人员进行补充、更正，并予以警告。（2）严重问题：对于审批不严、支付不当、账务错漏等严重问题，需责令相关人员进行整改，并追究其责任。（3）重大问题：对于涉嫌违规违纪的问题，需移交公司纪检部门或司法机关处理。处理过程中，需坚持实事求是的原则，依法依规进行处理，并做好记录，存档备查。

5.5督促改进

检查结束后，需形成检查报告，向公司领导汇报检查情况及发现的问题。对于检查中发现的问题，需督促相关部门进行整改，并跟踪整改落实情况。整改过程中，需制定整改方案，明确整改措施、责任人、完成时间等，并定期进行督查，确保整改到位。同时，需举一反三，查找制度漏洞，完善制度规定，防止类似问题再次发生。

5.6培训宣传

为提高员工对材料款报销制度的认识，财务部门需定期开展培训宣传：（1）组织制度培训：财务部门定期组织材料款报销制度培训，向员工介绍制度内容、报销流程、注意事项等，提高员工的制度意识。（2）开展案例教育：通过分析典型案例，向员工展示违规报销的危害，增强员工的合规意识。（3）发布制度通知：财务部门通过公司内部刊物、网站等渠道，发布材料款报销制度及相关规定，方便员工查阅学习。（4）解答员工疑问：财务部门设立咨询窗口，解答员工关于报销制度的疑问，提供咨询服务。

5.7监督记录

财务部门及内部审计部门需对每一次监督检查进行记录，包括检查时间、检查方式、检查内容、发现问题、处理情况、整改措施等。监督记录需妥善保管，并定期归档。监督记录是公司财务管理的重要资料，可用于日后查账或审计。

5.8监督责任

财务部门及内部审计部门工作人员需认真履行监督职责，确保材料款报销制度的有效执行。如因监督不力导致公司利益受损，公司将追究相关人员责任。监督人员应不断提高自身业务水平，熟悉公司制度规定，增强监督能力。同时，公司领导对材料款报销监督工作的有效性负总责，并定期进行检查。

六、附则

6.1制度解释

本制度由公司财务部门