机关单位档案管理规范及实施细则

机关单位档案管理规范及实施细则档案工作是机关单位工作中不可或缺的基础性环节，是维护机关历史真实面貌、促进各项工作科学开展的重要保障。为进一步加强和规范机关单位档案管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规和行业标准，结合机关单位工作实际，特制定本规范及实施细则。一、组织领导与职责分工机关单位档案管理工作实行统一领导、分级负责的原则。（一）加强组织领导各单位应高度重视档案管理工作，将其纳入单位整体工作规划和年度考核范围。成立由单位主要负责人任组长，分管负责人任副组长，各部门负责人为成员的档案工作领导小组，定期研究、部署档案工作，协调解决档案管理中的重大问题。（二）明确管理机构与人员根据档案工作任务需要，确定档案工作机构或指定专门部门负责本单位档案的统一管理，并配备政治素质高、业务能力强、忠于职守、廉洁奉公的专（兼）职档案工作人员。档案工作人员应保持相对稳定，其工作调动需办理严格的档案交接手续，并进行必要的业务培训。（三）落实岗位职责档案工作领导小组职责：审定本单位档案工作规章制度；审批档案工作发展规划和年度工作计划；组织开展档案法律法规和业务知识宣传教育；监督检查各项档案管理制度的落实情况。档案工作机构（或指定部门）职责：具体执行档案工作领导小组的各项决策；制定和完善本单位档案管理各项规章制度和工作细则；负责本单位各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等全过程管理；指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作；组织档案业务培训和学术交流活动。各部门职责：指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、积累、初步整理和向档案工作机构（或指定部门）移交；严格执行档案工作各项规定，确保本部门形成的文件材料及时、准确、完整归档。二、档案的收集与整理档案的收集与整理是档案管理的基础环节，直接关系到档案的质量和利用效率。（一）档案的收集范围应按照国家有关规定，结合本单位职能和业务范围，明确文件材料的归档范围。主要包括：1.本单位在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，如公文、会议材料、调研材料、统计报表、合同协议、音像制品、电子文件等。2.上级机关下发的与本单位工作有直接关系的重要文件材料。3.下级单位报送的需要本单位保存的重要文件材料。（二）档案的收集要求1.齐全完整：确保应归档的文件材料无一遗漏，每份文件的正件、附件、定稿、正本、副本等齐全。2.及时准确：各项工作完成后，相关人员应及时将文件材料整理后移交本部门兼职档案员；部门兼职档案员应定期（如每月或每季度）将收集整理好的文件材料向单位档案工作机构（或指定部门）移交。3.规范有序：移交时应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，双方签字确认。（三）档案的整理方法档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。1.分类：根据本单位实际情况，采用年度、组织机构、问题等分类方法进行分类。分类体系应保持相对稳定。2.编号：在分类的基础上，对档案进行系统化编号，以便于识别和管理。3.排列：按照一定的顺序对案卷内文件材料进行排列，通常可按时间顺序、重要程度或逻辑关系排列。4.编目：包括案卷目录和卷内文件目录的编制。目录项目应规范、准确，便于检索。对于电子档案，应按照电子文件管理的相关标准进行著录和编目。三、档案的保管与保护档案的保管与保护是确保档案安全、延长档案寿命的关键环节。（一）档案库房建设与管理1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”条件。2.库房内要保持适宜的温度和湿度（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%），并配备必要的温湿度调控设备和监测仪器。3.库房内严禁存放易燃易爆物品和腐蚀性物品，严禁吸烟和使用明火。4.建立库房管理制度，明确库房管理人员职责，实行专人负责，定期检查。（二）档案装具档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放，确保档案不受挤压、变形和损坏。（三）档案保护技术积极采用先进的档案保护技术和方法，对破损、褪色、霉变的档案及时进行修复和复制。对于重要档案，可采取数字化复制等方式进行备份保存。（四）档案清点与检查档案管理部门应定期对库存档案进行清点核对，发现问题及时处理。每年至少进行一次全面检查，并做好检查记录。四、档案的利用与服务档案的利用是档案工作的最终目的，应在确保档案安全的前提下，积极为各项工作提供优质高效的服务。（一）利用制度建立健全档案利用制度，明确利用范围、利用手续和利用纪律。1.本单位工作人员因工作需要查阅档案，须经所在部门负责人批准，方可查阅。查阅重要档案须经单位分管档案工作的领导批准。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和本人有效证件，经本单位档案工作机构（或指定部门）负责人批准。查阅涉密档案，须严格按照保密规定办理。3.档案利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、摘录档案信息。（二）利用方式根据档案的不同类型和利用者的需求，提供查阅、复制、摘录、出具证明等多种利用方式。对于数字化档案，可提供在线查阅服务，但要加强权限管理和安全保密措施。（三）利用服务档案管理人员应热情服务，耐心解答利用者的咨询，积极提供所需档案材料。对于利用频率高、利用价值大的档案，可编制专题汇编、参考资料等，方便利用。（四）利用登记与反馈建立档案利用登记制度，详细记录利用者姓名、单位、利用目的、利用档案的名称、份数、利用时间等信息。同时，可收集利用者对档案服务的意见和建议，不断改进服务工作。五、档案的鉴定与销毁档案的鉴定与销毁是档案管理的一项严肃工作，必须严格按照规定的程序进行。（一）档案鉴定成立档案鉴定工作小组，由单位分管档案工作的领导、档案管理人员、相关业务部门人员组成。定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定其存毁。1.对仍有继续保存价值的档案，应重新划定保管期限。2.对已无保存价值的档案，应提出销毁意见，报单位领导审批。（二）档案销毁1.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录销毁档案的名称、份数、起止年度、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁工作应由两人以上负责监销，监销人应在档案销毁前认真核对《档案销毁清册》，确认无误后，在指定地点进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案。3.《档案销毁清册》应永久保存。六、档案的信息化建设积极推进档案信息化建设，是提高档案管理现代化水平的必然要求。（一）基础设施建设配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备、扫描设备等硬件设施，为档案信息化提供物质保障。（二）档案管理系统建设选择或开发符合本单位实际需求的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计等业务的数字化管理。系统应具备完善的权限管理、安全保密、检索查询等功能。（三）档案数字化按照相关标准和规范，对传统载体档案进行数字化扫描、著录、存储和备份，建立数字档案资源库。数字化工作应确保数据的真实性、完整性、可用性和安全性。（四）电子文件管理加强对本单位产生的电子文件的管理，规范电子文件的形成、收集、整理、归档、保管和利用全过程，确保电子文件的真实、完整、可用和安全。七、监督检查与责任追究为确保本规范及实施细则的有效落实，应建立健全监督检查和责任追究机制。（一）监督检查单位档案工作领导小组应定期对本单位及所属单位的档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决存在的问题。检查结果应作为对相关部门和人员考核的依据之一。（二）责任追究对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励