合同管理制度及流程

合同管理制度及流程一、总则（一）目的与依据为规范公司合同管理行为，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各单位在生产经营、项目合作、服务提供等各类经济活动中对外签订的各类合同、协议、意向书及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。公司内部管理类文件不适用本制度。（三）基本原则1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规定。2.风险控制原则：合同管理应以防范风险为核心，对合同签订前的调研、谈判，签订中的审查，履行中的监控以及纠纷处理进行全过程风险把控。3.权责对等原则：明确各部门在合同管理中的职责与权限，确保责任到人，奖惩分明。4.效率与效益平衡原则：在规范管理的前提下，优化流程，提高合同审批和履行效率，追求合同利益最大化。二、合同管理组织与职责（一）管理部门公司综合管理部门（或指定法务部门/岗位，下同）为合同管理的归口部门，负责统筹、协调、监督全公司的合同管理工作。（二）相关部门职责1.业务部门：作为合同的发起部门和执行部门，负责合同项目的可行性调研、合作方的初步筛选与考察、合同谈判、合同文本的初步拟定、合同履行过程中的具体执行、履约信息反馈及合同资料的初步收集整理。2.财务部门：负责对合同中的价款、支付方式、税务条款等财务相关内容进行审核，提供财务专业意见，参与合同款项支付的审核与安排，并对合同履行过程中的财务风险进行把控。3.综合管理部门（法务）：负责合同法律条款的审核，提供法律咨询支持，参与重大合同的谈判与审查，协助处理合同纠纷，负责合同专用章的管理，以及合同范本的制定、修订与推广。4.公司领导层：根据权限对合同进行审批，对重大合同事项进行决策。三、合同管理基本流程（一）合同立项与准备1.业务部门根据工作需要，对拟开展的合作项目进行可行性分析，明确合同目的、主要内容、预期效益及潜在风险。2.对合作方进行背景调查，包括其主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等，并收集相关证明材料。3.业务部门应尽可能采用公司发布的标准合同范本。如无范本或特殊情况需拟定非标合同，应与法务部门沟通，确保合同结构和主要条款的完整性与合规性。（二）合同谈判与起草1.业务部门牵头组织与合作方的谈判，明确合同主要条款，如标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。2.重大或复杂合同的谈判，应有法务部门、财务部门等相关人员参与。3.谈判过程中应做好记录，对达成一致的内容及时体现在合同文本中。合同文本应力求语言严谨、条款明确、权利义务对等。（三）合同内部审核与审批1.业务部门审核：合同初稿拟定后，由业务部门负责人对合同的真实性、必要性、可行性及谈判结果的一致性进行审核。2.相关部门会签：业务部门将审核通过的合同文本及相关附件（如合作方资质、调研报告、谈判记录等）提交财务部门、法务部门等相关部门进行专业审核。各会签部门应在规定时限内出具明确审核意见。3.审批：根据合同的性质、金额、重要程度等因素，按照公司规定的审批权限，逐级上报至相应层级的领导审批。审批人应对合同的整体风险及合规性进行把控。审核审批过程中，若相关部门或审批人提出修改意见，业务部门应根据意见进行修改完善，并重新履行审核审批程序。（四）合同签订1.合同经最终审批通过后，由业务部门负责与合作方进行最终确认。2.合同文本应采用书面形式（包括电子合同，其签订应符合国家相关法律法规要求），一式多份，明确各方执有份数。3.法定代表人或其授权委托人在授权范围内签署合同。授权委托应采用书面形式，并明确授权范围和期限。4.公司合同专用章由法务部门专人保管，经审批通过的合同方可加盖合同专用章。盖章时应核对合同文本与审批版本的一致性。（五）合同备案与归档1.合同签订后，业务部门应将合同正本及相关审批文件、附件等资料整理齐全，及时提交法务部门备案。2.法务部门负责对合同进行统一编号、登记，并按照档案管理规定进行归档保存。业务部门应留存合同副本或复印件，以备执行查阅。四、合同履行、变更、解除与纠纷处理（一）合同履行1.合同生效后，业务部门为合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时履行己方义务，并积极督促合作方履行其合同义务。2.履行过程中，应密切关注合作方的履约情况，定期检查合同履行进度，做好履约记录。如发现对方可能或已经违约，应及时采取应对措施，并向公司领导及法务部门报告。3.财务部门应根据合同约定及履行情况，办理款项支付、结算等事宜。（二）合同变更与解除1.合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应与合作方协商，并就变更或解除事项签订书面协议，按原合同审批流程履行审核审批手续。2.如合作方提出变更或解除合同要求，业务部门应审慎评估对公司的影响，及时上报并与法务部门沟通，妥善处理。（三）合同纠纷处理1.发生合同纠纷时，业务部门应立即收集相关证据，分析纠纷原因及责任，并及时向公司领导和法务部门报告。2.纠纷处理以协商解决为首选方式，力求在平等互利基础上达成和解。协商不成的，可根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。3.法务部门负责指导和协助业务部门处理合同纠纷，必要时可外聘专业律师参与。五、监督检查与责任追究（一）监督检查法务部门会同相关部门定期或不定期对公司合同管理制度的执行情况、合同履行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。（二）责任追究对于在合同管理过程中因故意或重大过失，导致公司遭受损失的，将根据公司相关规定对责任人进行处理；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。六、附则（一）制度修订本制度根据国家法律法规变化及公司发展需要进行修订，修订程序同制定程序。（二）解释权本制度由公司综合管理部门（法务部门）负责解释。（三）生效日期本制度自发布之日起施