办公室文书档案管理制度

办公室文书档案管理制度一、总则为规范我单位办公室文书档案管理工作，提高文书处理与档案利用效率，确保各类信息资源的完整、安全与有效利用，依据国家相关档案管理法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位内部所有部门及员工在公务活动中形成的各类文书材料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。二、文书档案的范围与分类文书档案范围：凡在单位行政管理、业务经营、人事管理、财务管理、对外交往等各项公务活动中形成的，具有查考利用价值的各类文字材料、图表、声像资料、电子文档等，均属于文书档案管理范畴。文书档案分类：1.党群类：包括党组织会议记录、决议、工作计划、总结、报告、党员发展材料等。2.行政管理类：包括单位综合性规章制度、工作计划、总结、请示、批复、会议纪要、人事任免、奖惩材料、印信管理、后勤保障等方面的文件材料。3.业务管理类：包括与单位核心业务相关的规划、方案、合同协议、项目资料、调研报告、统计报表等。4.财务审计类：按照财务管理制度规定归档的各类会计凭证、账簿、报表及审计报告等（可参照专业财务档案管理办法执行）。5.其他类：不宜归入上述各类，但具有保存价值的其他文书材料。三、文书档案的形成与归档文件材料的形成与积累：各部门在公务活动中形成的文件材料，应由经办人员负责收集、整理，确保其真实、完整、准确。不得私自留存、隐匿或销毁应归档的文件材料。归档要求：1.及时性：各项工作结束后，相关文件材料应在规定时间内（一般为次月初或项目完成后一个月内）整理归档。年度性总结、计划等材料，应在次年第一季度内完成归档。2.规范性：归档的文件材料应字迹清晰、纸张规范、手续完备。复印件须注明原件保管处及复印日期。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与纸质文件同步归档。3.系统性：归档材料应按照其自然形成规律和内在联系，进行分类、排列、编号、编目。做到目录清晰，装订整齐。归档流程：1.各部门指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的初步整理、组卷，并填写《档案移交清单》。2.将整理好的档案及清单一并移交办公室档案管理岗位。3.档案管理人员对移交档案进行审核、验收，核对无误后，双方在移交清单上签字确认，各执一份备查。四、文书档案的日常管理档案保管：1.办公室应设立专门或指定的档案柜存放文书档案，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等设施。2.档案库房应保持整洁、干燥，严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物。3.建立档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。档案借阅：1.单位内部人员因工作需要借阅档案，须填写《档案借阅登记表》，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅重要或涉密档案，须报请单位分管领导批准。2.外单位人员借阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经单位分管领导批准，并由我方相关部门人员陪同。3.档案借阅期限一般不超过规定天数，确需延长的，应办理续借手续。4.借阅档案者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制（经批准的除外）、公布档案信息。5.归还档案时，档案管理人员应仔细核对，确认无误后方可注销借阅登记。档案复制与利用：因工作需要复制档案材料，须经档案管理负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。严禁私自复制涉密或敏感档案信息。档案保密：严格遵守国家及单位保密规定，对涉密档案应按密级管理要求单独存放，并采取相应保密措施。严禁泄露档案中的保密信息。五、文书档案的鉴定与销毁档案鉴定：办公室应定期（一般为每五年或十年）组织对已超过保管期限的档案进行鉴定。成立由单位领导、相关业务部门及档案管理人员组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。销毁程序：1.对经鉴定确无继续保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》须报请单位主要领导批准后，方可销毁。3.销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。销毁记录应长期保存。六、责任与监督1.各部门负责人是本部门文书档案管理的第一责任人，应督促本部门人员做好文件材料的形成、积累和归档工作。2.档案管理人员应认真履行职责，严格执行本制度规定，确保档案的完整与安全。3.单位将文书档案管理工作纳入相关考核范围。对在档案管理工作中认真负责、成绩显著的个人予以表扬；对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，将视情节轻重给予批评教育、经济处罚直至纪律处分。七、附则1.本制度未尽事宜，参照国家有