教学材料行政管理学-第12章

一、行政机关管理的含义与功能(一)行政机关管理的含义行政机关从广义上讲是指一级人民政府机关各部门及其直属单位。本章是从狭义上理解行政机关，即指各级人民政府部门内部的综合办事机构。因而本章研究的行政机关管理，只是指对本单位综合性的日常事务、规章制度、工作秩序等进行的管理，而不是指对本单位所担负的国家和社会职能的管理，也不是指对本单位的机构设置、行政人员的配置与协调等方面的管理。对办公厅(室)的管理是我们这里讲的行政机关管理的主要部分。因此，所谓行政机关管理，就是指行政机关内部办公室事务的管理活动。机关管理是行政管理的基础，是一项法规性、政策性、实用性很强的工作。国家行政组织各项活动在很大程度上要依赖于机关管理。机关管理，是为机关职能活动提供工作、生活条件的基础性工作。这种基础性工作的基本任务是为保证机关正常高效地进行职能活动，创造和提供最佳状态的生活和工作条件，以保证各项工作的顺利进行。第一节行政机关管理概述下一页返回可见，机关管理在整个行政管理体系中，处于特殊而重要的位置。就一级政府机关而言，作为机关管理的实施部门—办公厅(室)是指挥、控制整个机关工作的中心部门，同时也是首长的参谋和助手，起着一种特殊的桥梁作用，是被公认的主要的综合性办事机构。各部门各层次建立的大大小小的办公厅(室)，在政府机关中组成纵横联系的管理网络系统。(二)行政机关管理的功能行政机关的功能可用“参与决策、管理事务、综合协调、提供服务”加以概括。(1)参与决策。行政决策是行政领导者的主要职责，也是整个行政管理过程的首要环节。由于领导者的精力、能力和时间是有限的，就需要有得力的参谋助手予以辅佐。而掌握信息、参与政务、辅佐决策正是办公厅(室)与机关事务局(科)的首要职责。它要协助领导者集中各方面的人力、物力、技术、设备，利用科学的方法和合理的制度，第一节行政机关管理概述上一页下一页返回收集、整理、加工、传递各种信息资料，掌握和研究有关部门或单位的工作方针、政策和工作情况提供参考方案，发挥参谋、助手和“耳、目”的作用，协助领导者及时、准确地作出符合客观实际的决策或工作部署，以达到预期的行政目标。(2)管理事务。为了保障行政职能活动的正常进行，行政机关需要处理大量的、例行性的日常事务，以及各种临时的、突发性的事务。行政机关处理事务的职能大致说来表现在如下几方面：协助领导安排好开展中心工作的各项活动内容；管理好机关文书档案，及时处理各种请示、报告、命令、通知等；根据上级指示和领导授权，维持正常的机关工作秩序，保证机关日常工作的顺利进行；管理和维护好机关的设施和各种办公器具，合理调配和使用机关的各种资源，使机关工作的正常需求得到满足和保障。(3)综合协调。行政机关要协助领导统筹全局，沟通上下、左右，把握工作方向，充分发挥其枢纽和综合协调作用。第一节行政机关管理概述上一页下一页返回具体表现在：协助领导指挥本单位各项工作；帮助领导综合协调好本机关所属各部门的行动步调、化解各种矛盾；帮助部门处理好局部利益与全局利益关系，局部利益与局部利益关系。使机关内部各部门及其人员团结一致，保证机关总体目标的实现。(4)提供服务。在我国，机关管理不仅要为行政领导服务，而且也要为其他行政人员服务；不仅要为机关各项工作的顺利开展提供条件，而且要为全体工作人员的生活福利提供保障。行政机关的服务任务主要表现在三个方面：一是为领导者的工作需要和机关的正常运转，提供各种信息服务、生活福利和办公条件服务、安全保障服务等；二是为行政下级或基层单位提供各种政策咨询、信息引导、业务指导、技术服务等；三是为群众和社会服务，如做好信访工作，简化办事程序，解决群众困难，多办实事等等。做好机关管理工作，提供优质服务，可免除各职能部门工作人员的后顾之忧，促进行政效率的提高。第一节行政机关管理概述上一页下一页返回二、行政机关管理的意义从上述行政机关综合办事机构所承担的功能可以看出，机关管理工作在整个行政管理过程中具有积极的意义。(一)良好的机关管理，是行政机关正常运转，充分发挥其职能作用的需要各级行政领导要进行正确的决策和有效的组织、指挥、检查、监督，各类行政人员要顺利进行本职工作，需要行政机关办公厅(室)通过信息的收集、整理和传递，机关人事协调，总务后勤保障等事务的开展，提供基础性的保障。良好的机关管理，可以通过参与决策，帮助领导处理日常事务，收集反馈信息，协助领导决策；可以通过管理日常事务，承上启下，联系内外，沟通本机关各部门之间的关系，协调同其他机关的关系，保证机关正常运转；可以通过搞好服务，做好文书处理、档案管理、会议准备、办公用品购置、环境卫生绿化、工作人员吃、住、行、用等方面的事务性工作，为整个机关工作的顺利进行创造必要的工作、生活条件。第一节行政机关管理概述上一页下一页返回(二)良好的机关管理，是行政领导统领全局、科学决策、实现有效领导的需要机关管理是领导工作的基础，其各项具体任务都围绕领导行为这条主线去开展，为领导提供周到的服务。机关管理可以为领导的决策提供大量直接的信息资料和多方面的科学知识。包括：针对不同决策程序提供不同的、具体的知识和信息；针对决策程序内外联系提供所需的全面信息；根据决策内容中矛盾的各方面提供周密的信息。所以，搞好机关管理，有助于发挥其辅佐领导决策、提高决策水平和实施有效领导的作用。(三)良好的机关管理，是机关工作人员充分施展才华、免除“后顾之忧”的需要做好机关管理工作，关心干部职工需要，倾听干部职工的呼声，帮助干部职工排忧解难，可以激发广大干部职工的创新性和调动他们的积极性，以形成团队凝聚力。第一节行政机关管理概述上一页下一页返回通过有效的机关管理工作，妥善地解决行政人员衣、食、住、行中的实际困难，为他们创造良好的工作条件和生活环境，提供后勤服务，解除行政人员的“后顾之忧”，从一个极为重要的方面保障了机关工作人员工作的积极性，促进行政效率的提高。(四)良好的机关管理，是有效地利用行政资源、提高行政效率、优化政府形象的需要机关和机关工作人员，从事各个领域、方面、层次、环节的大量社会组织管理工作，机关是各级各类组织的枢纽和核心。在实际工作中，行政领导实施领导职能，在不同程度上几乎都是通过办公厅(室)来实现的。良好的机关管理，往往意味着敏捷反应、快速运转、正确指挥、果断决策，能协调、组织各类人力、物力等资源投入运作，产生巨大的经济效益和社会效益，提高政府机关运用的效率，节约资料，从而规范行政作风，加强廉政、勤政建设。第一节行政机关管理概述上一页下一页返回另外，机关又是政府部门与公众联系、沟通的桥梁，在日常的工作中往往通过调查研究、信息收集、接待来信来访、协商对话等方式了解人民群众的实际情况，密切同人民群众的关系，体现人民群众的基本要求，树立政府良好的公众形象。第一节行政机关管理概述上一页返回行政机关管理是机关日常事务性工作，包括为使政府工作顺利进行的办公事务管理，为政府及其工作人员提供物质条件和后勤服务的后勤事务管理。一、机关办公事务管理机关办公事务管理的对象，几乎涉及行政机关的全部职能活动，所以内容十分广泛，任务相当繁杂。在我国，厅局级以上机关都设有办公厅或办公室专门从事这方面的工作。概括而言，机关办公事务管理分为日常性工作、综合协调工作和辅助决策工作三大部分。(一)日常性工作日常性工作，也称为常规性工作，主要有五大项：(1)公文管理。所谓机关公文管理，是指按照一定的工作程序，制发、收办公务文书，并组织其运行的一整套工作。包括对外公文、内部公文的拟制和外来公文的处理工作。主要有：①发文处理(包括拟稿、核稿、签发、缮印、注发、封装、送发等环节)，第二节行政机关管理的内容下一页返回发文环节的管理要按一定的规定和程序进行办理，总的要求是：发文的内容要准确，格式要规范，数量要尽量减少，力求避免滥发公文，克服文牍主义。②收文处理(包括签收、登记、拟办、分发、批办、承办、催办、注办、立卷等环节)。收文环节的管理，要求分发转呈不得有误，登记无差错，处理及时，要做到随收随办，防止存在公文旅行，不积压、不拖延，减少公文流转的时间，同时要防止泄密和公文丢失。(2)会议管理。会议是行政机关实施行政管理的一种重要方法，是一种有组织地聚合起来，进行讨论研究，以达到一定目的的社会活动。会议管理是机关管理中的一项非常重要的内容。具体工作包括协助领导确定会议的指导思想和会议议题，发送会议通知及入场券，安排会议日程与布置会场，起草、处理和归档会议文书，安排食宿、交通和文娱活动，管理会议财务、医疗卫生以及会议的保卫、保密工作。(3)信息处理。关于信息管理，就办公室的工作而言，主要包括调查研究、情况收集与反映、简报编写、资料统计、电讯业务、新闻发布、信息网络与设备的管理等。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回办公室信息处理工作的重点，主要应放在辅助领导进行科学决策上。(4)印章管理。印章包括行政机关的公章和领导者的名章等。印章管理包括印章的刻制、颁发、保管、使用和销缴等。行政机关的公章代表行政机关身份，具有法律性的效力，一般由上级机关刻制、颁发，机关单位内部机构的印章，由所在机关单位统一刻制。私章是机关领导人的签名章，代表领导人的身份，若文件盖上领导人的私章，就表示得到领导人的许可并担负责任。因此，印章的管理和使用是一件很严肃的事情，要有专人负责保管，要建立印章使用制度。印章刻制使用要遵守有关的程序和法规。此外，还应保管好公用信封、信笺，以防丢失或浪费。(5)文书档案管理。文书档案是传递和储存行政信息的主要手段，是行政机关工作的重要组成部分。文书档案记载了本机关、本单位工作活动的事实和实践经验，是本机关、本单位某个历史时期工作的历史记录，因而具有重要的查证、参考作用。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回搞好文书档案管理工作，完好保存，真实地记录机关各项活动情况，不仅可以充分发挥文档在国家行政管理中的重要作用，提高机关工作效率，而且可以为以后进行科学研究和编写有关历史积累丰富的原始资料。档案管理的主要任务是收集、整理、鉴别、保管和使用等。档案是由机关公文有条件地转化而来，是按照一定规律保存起来的文书资料。可以说文书资料是档案的前身和来源，档案是文书资料中的精华。只有在公文处理完毕后，经过一定的筛选，将那些具有一定查考和利用价值的文书资料编日装订整理才能成为档案。档案在行政管理中具有三个方面的作用：一是为行政领导提供决策参考；二是可以起历史鉴证作用；三是可以保持公共行政的连续性和稳定性。档案的形式多种多样，文字档案是主要形式，它包括文件材料、电报、手稿、书信、会议记录等书面形式，还包括图纸、画片、唱片、照片、影片、录像、录音磁带等形象化的记录形式。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回档案管理工作具有很强的政治性、服务性和鲜明的科学性，为此，做好档案管理工作必须遵循档案工作的规律，严格遵守档案管理的基本原则：一是集中统一管理。它要求各机关的档案应由机关的专门机构集中保管，不得由个人分散保存；机关内的党、政、工、团等组织的档案，应集中在一个机构保管；全国的档案工作，由国家的各级档案管理机构统一、分层次负责进行指导和监督。二是维护档案的完整和安全。完整的档案材料才能反映某一事件的全过程，为行政管理提供可靠而准确的材料。安全是保证档案完整的条件，也是发挥档案作用的前提。三是方便利用。这是档案工作的出发点和归宿，也是衡量档案工作质量好坏的标准。机关档案管理的主要内容大体上可以分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研以及档案的利用八个环节。(二)综合协调工作综合协调工作，内容多种多样，形式五花八门。从内容上看，有计划、制度、信息、事务等多种协调工作之分；第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回从总体上看，则有内外或上下左右协调之别。这里主要谈工作任务的协调、机关间关系的协调和领导间关系的协调三个方面。就其特点而言，前者主要是组织工作性质的，而后两者往往表现为关系的调整、疏通，以及信息的交流、沟通(1)工作任务性协调。通过参与或牵头组织的方式，组织有关部门来完成各项工作或任务。单位中的一般性业务工作，多由各职能部门按其职责分别处理、完成，但综合性的工作则需要两个或更多部门共同协助才能完成。由于各职能部门是同级机构，不存在隶属关系。因此，综合性的工作或任务，往往须由办公室加以协调。办公室在进行工作任务性的协调时，可视其内容或具体情况，或参与其中，或负责牵头组织，发挥穿针引线的协调作用。(2)机关间关系协调。通过联系、沟通、调解、协调等方式，以解决领导机关及其所属机关之间，机关各部门之间的矛盾、冲突的一种管理工作。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回在一个单位中，领导机关是决策机构，各部门则履行执行职责。它们的关系如何，决定着这个单位工作成效的大小。因此，办公室管理事务的协调，较其他方面的协调，显得更为重要。这方面的工作做好了，领导机关与各部门以及各部门之间的关系理顺了，方能上下一心，群策群力。(3)领导间关系协调。我国目前的领导管理体制，是首长分工负责制。每一个单位的领导者，都有相应的职责权力。由于领导者的阅历、经验、作风、气质不同，或由于他们认识、观察事物的角度出发点不同，或由于彼此之间沟通不够，致使在处理具体问题或形成某项决策时，往往会因一些误会、隔阂而出现不协调的现象。办公室就要通过一系列的协调工作，沟通他们之间的联系，消除各种误会或隔阂。这是解决这些问题的一条重要途径。办公室协调领导机关、领导成员之间的关系，目的是要解决领导之间的矛盾问题。因此，在协调关系的工作中，要注意坚持原则、讲究方法、注意分寸。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回(三)辅助决策工作这是办公厅(室)的一项重要工作，也是办公室充当领导参谋助手的首要任务。办公室辅助领导机关决策，包括三个方面的主要内容。(1)信息准备。领导决策，是在了解情况的基础上进行的。办公室协助领导工作，首先应协助领导了解情况，掌握信息。办公室所提供的信息及反映的情况是否全面、准确，将直接影响领导决策的成败。办公室的地位决定了它是所在单位的信息收集、交流、反馈的枢纽，也是对信息进行综合处理的中心。这就要求办公室要深入到实际工作和群众中去，积极开展调查研究，掌握第一手材料，并及时进行综合分析，供领导决策参考、选择。(2)承担决策事务。在领导机关决策后，办公室应履行自己的职责，迅速地将领导的指示或决定记录、整理，并通过发布文件或召开会议等方式把决策公布。领导机关的指示、决定，大都是为解决现实问题而作的，带有较强的时间性。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回办公室在承担决策事务时，从文件的整理、形成、到发布，都要讲求快速、及时，决不能拖拖拉拉，拖延时日，以至误事同时，还要真实地反映领导指示、决定的意图、思想，准确地表达决策的内容与要求。(3)协助实施和检查决策的制定、实施与检查是一个完整过程。没有决策的制定，就无所谓决策的实施；同样，没有决策的实施、检查，决策也就成了一纸空文。两者相对而存在，缺一不可。因此，办公室在领导制定决策时，要发挥自己的作用；在决策的实施过程中，也要全力以赴地履行自己的职责，保证领导的指示、决定得以顺利贯彻、落实。要经常检查决策在各个阶段、各个环节的执行情况，并及时反馈在贯彻决策过程中出现的问题。二、机关后勤事务管理机关后勤事务管理，是指机关内部为保证本机关工作顺利进行，为机关日常办公创造良好条件，提供优良的服务，保证机关高效、有序运作，而对包括环境、物资、财务、生活服务项目在内的事务工作的管理。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回后勤管理是行政管理的重要一环，是为机关各部门以及领导者和公务人员提供工作、生活条件，并保障各项行政活动正常进行的物质基础。由于规模、层级不一样，也由于分工不尽相同，各行政机关单位后勤工作的范围和任务都有所区别。一般来说，较大的机关单位的后勤工作，大致有四类。(一)环境管理机关环境状况对机关工作人员的身心健康、精神面貌乃至工作效率和工作质量都有重要的影响。环境管理总的要求是：整洁、幽雅、优美。搞好机关环境管理，应做好以下三项工作：(1)环境控制。这是指对办公场所的照明、温度、湿度、空气流通、色彩、噪声等环境条件状态的控制。具体来说就是要根据人体工程学的基本原理，将反映上述环境条件状况的诸项指标，调节到有利于工作人员身心健康并能激发其工作积极性、主动性，有利于设备机具正常有效运行的程度，以提高工作的质量和效率。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回(2)机关安置。这是指根据机关规模、职能、组织机构和设置以及办公设备机具等情况，对办公空间所作的科学设计、规划及其组织、安排。主要内容包括合理安排办公室和合理安置办公设备机具两部分。其基本目标是尽可能为各级工作人员提供与工作需要相适应的办公空间，并使其有效利用，确保工作便利，满足各部门和工作人员之间沟通协调的需要，从而提高工作效率。机关安置应力求科学、合理、规范。(3)环境卫生。环境卫生体现了精神文明的要求，要根据现实条件，积极创造优美、洁净的环境，定期并在重大的节假日组织清洁卫生大扫除，组织机关之间、部门之间的评比。(二)服务管理在我国目前机关后勤事务社会化服务水平还不高的情况下，我国政府机关还承担着大量的服务性工作，包括：车辆管理、食堂管理、接待工作、医疗保健管理等。目的和任务是运用科学的方法与合理的制度，对行政机关车辆、食堂、招待场所等方面进行有效的组织和管理，第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回使之发挥最大的效能，为完成行政机关工作任务，改善行政机关工作条件和生活条件提供必要的后勤服务保障。机关后勤服务管理，关系到机关职工的切身利益，是群众最关心的问题之一。它对于发挥行政机关职能具有重要作用，应当按照保障供给、勤俭节约、利于工作、方便生活的原则组织实施(1)车辆管理。机关单位用于工作或生活服务的非私人所有的机动车辆，都应纳入管理范围，搞好管理。机关车辆管理的内容包括业务管理与用车制度管理两个方面。业务管理主要以车辆本身以及驾驶、维修与管理人员为对象，技术性较强。用车制度管理是以车辆服务的接受者或享受者为对象的管理，这种管理有较强的政策性，它不仅关系机关用车需要的保证，以及车辆使用的计划、经济与合理，而且与廉政建设的要求直接相关。因此，各机关单位在制订用车制度时既要从本单位实际情况出发，又要坚决执行党中央、国务院有关机关用车的规定。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回(2)接待工作。作为机关服务的接待工作，通常作狭义理解，仅指行政机关后勤管理部门对来机关办事的人员提供生活方面的接待服务，包括对内、外宾的接待服务和机关招待所的接待服务，以及会议接待服务等内容。机关接待工作虽然以生活服务为主，但由于接待的主客双方所从事的活动之性质，以及机关本身的制度要求，使其具有较强的政治性和政策性。因此，机关接待工作的管理，必须以认真贯彻执行党和国家以及上级领导机关有关接待工作的政策、规定、制度、纪律为要求，坚持热情有礼、周到方便、勤俭节约、内外有别、保守机密和保证安全等原则。(三)物资管理政府机关的物资设备种类繁多，根据管理的需要，通常分为固定资产、材料和低值易耗品三大类。固定资产是指价值较大、使用时间较长、能反复并能保持其原有实物形态的物品，如房舍、交通运输工具、通信设备、仪器、仪表、家具等。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回材料是指在一次使用后被消耗掉而不能复原的物质材料，如各种原材料、燃料，各种零配件、元件等。低值物资是指固定资产和材料以外的，价钱较低、经使用后容易消耗的物品，如办公文具、一般器皿和用具、低值劳保用品等。物资管理包括日常管理、使用与维护、检查与检修、改造与更新四个方面。(四)行政经费管理机关行政经费管理主要指行政机关单位行政经费的计划、领拨、使用和监督等活动，具体包括预算管理、资金管理、年终决算等环节。机关的行政经费管理是国家财务行政的具体组成部分，具有很强的专业性和政策性。与国家的财务行政相比较，它有自己的特点：一是国家的财务行政是从宏观上处理整个国家的财政收支问题，而机关的行政经费则是从微观上解决一个单位具体的资金管理问题；二是国家财政有收有支，其管理的目的在于开源节流、增收节支，而机关的行政经费全部由国家财政预算供给，其工作的重点在于做好经费开支的合理利用。第二节行政机关管理的内容上一页下一页返回1.预算管理。我国行政机关的类型是多种多样的，不同类型的行政机关有不同的预算管理方法，一般要本着精打细算、勤俭节约、提高资金效益的原则编制出预算，经一定的审批程序之后才能拨款，有的拨款必须专款专用。2.资金管理。行政机关要按照国家的有关政策以及各项财务制度合理使用资金，提高资金使用的经济效益。资金管理主要包括定员定额管理、开支标准管理、支出管理、现金管理和预算外资金管理等内容。3.年终决算。机关单位在年度结束时，对全年机关行政经费要作出决算，总结经验和找出问题，提出处理意见，为第二年管好行政经费提供参考和借鉴。第二节行政机关管理的内容上一页返回一、行政机关管理现代化的含义现代化是一个历史范畴，在今天，人类社会已经进入信息革命时代，现代化已具有崭新的时代内容，它不仅仅指工业化的程度，也不仅仅指人均的国民生产总值，而且是包括物质和精神等各方面在内的综合指标。与之相同，机关管理现代化的标志也是多方面的，应该从总体上综合考察。具体地说，行政机关管理现代化是指管理思想、管理体制、机构设置、工作程序、工作方法、工作手段的科学化、合理化以及在机关管理中广泛使用现代科学技术和现代科学设备。可见，机关管理现代化的本质含义就是要实现行政机关管理在制度、技术、方法和组织等方面的科学化。目前，在许多发达国家里，为改进机关管理工作，已经提出了提高“办公室生产力”的任务。据统计，世界主要工业发达国家，有40%以上的人员在办公室工作。实现工厂自动化、办公室自动化和家庭自动化的所谓“三A革命”已经成为信息革命的主要内容。我们要顺应新的科学技术发展的潮流，适应社会经济文化发展的新趋势，逐步实现我国行政机关管理现代化。第三节行政机关管理现代化下一页返回二、行政机关管理现代化的内容大致说来，行政机关管理现代化的具体内容包括以下几个方面。(一)机关管理观念的现代化机关管理观念的现代化是以高效化为核心的。机关工作高效化的基本含义是：根据当时当地科学技术发展的水平，以最小的成本及最好的质量，完成最多的行政工作量。实现行政机关工作的高效化。实现机关工作高效率的基本途径，大致有三个方面：(1)树立较强的时间观念。时间观念具有历史性。它随着社会发展而发展。现代科学技术的发展，对人们的时间观念提出了更高的要求。例如，我们现在又采用了毫秒、微秒、毫微秒的时间概念。虽然行政管理工作还不需要用这样的单位来实际计量时间，但是确立精确的时间概念，增强工作的时间观念，对于现代行政管理工作是十分有意义的。应树立起“一寸光阴一寸金”的观念。第三节行政机关管理现代化上一页下一页返回(2)重视行政工作的高质量。行政管理工作不仅要讲数量，还要讲质量。行政工作的质量和数量是辩证统一的，质量是行政管理工作的功效方面，数量是行政工作的时效方面。失去了质量，行政工作的数量再多也没有意义，甚至造成负面影响。因此，我们必须从质与量相统一的角度，来看待行政工作的高效化，力求行政工作的高质量。应当明确，现代行政管理不仅是行政权力的运用过程，更是现代科学知识的应用过程。要把行政管理工作当做科学来对待。重视科学决策与管理，力求获得良好的行政效益。(3)追求行政资源的高效化。行政机关工作也要讲求经济成本，要讲求行政成本与行政效益之间的合理比率。在行政机关管理工作中，所谓行政高效化，就是要力争投入最小的行政资源(行政组织的人力、财力、物力、时间等)来使行政事务处理得最好。现代机关管理工作应当合理利用、优化配置好任何一种资源，做到人尽其才、财尽其力、物尽其用只有这样，才能实现机关工作的高效化。第三节行政机关管理现代化上一页下一页返回(二)机构设置的合理化机关管理现代化从组织上说，就是要使机构设置合理，达到机构精简、职责明确、分工科学、效率较高的目标，这也是机关管理现代化的重要内容和要求。因此，精简机构的层次，适当控制机关管理的幅度，使机构设置合理化，实行科学的分工，明晰各个部门的职责，才能使所有机构组织成为上下贯通、左右协调的统一整体。(三)法规制度的科学化为了实现行政机关管理现代化，必须使机关管理工作规范化，每个单位都应根据相关的行政法规制定出相应的工作制度。这些制度是否科学合理，首先，要看它是否有利于本单位工作正常而且高效的运作；其次，要看各部门之间关系是否协调一致；再次，要看是否做到了人人有事做，事事有人管；最后，还要看是否功过分明，奖勤罚懒。工作制度的制定必须从实际出发，走群众路线，做到合情合理，切实可行。制度一经制定，就应坚决贯彻执行，依法行政。有关机关管理的主要规章制度有：第三节行政机关管理现代化上一页下一页返回(1)机关岗位责任制。这是机关内部明确职责、分工，进行目标管理和考核的一项重要的制度。在制订岗位责任制时，必须对每一个工作人员的职责和任务作出明确而具体的规定，做到每项工作都有具体的目标、要求和完成的时限，切忌笼统，并尽可能地量化，以便考核。与此同时，要制订出相应的奖惩办法，依在岗情况，及时给予适当奖罚。(2)会议管理制度。会议是领导工作中不可缺少的一种重要形式，尤其是领导者集思广益，充分发挥集体智慧进行民主决策的重要途径。但如没有一定的会议制度，无论大小事情都开会研究，将会导致会议泛滥成灾。要精简会议，提高会议质量和效率，就必须建立完善的会议制度。会议制度的内容主要包括：严格控制会议的数量和规格；严格会议审批制度；大力精简会议文件、简报；革除繁文缛节，讲求实效，端正会风；严格财务制度，节约会议经费等。(3)公文处理办法。这是提高办公质量、加速公文运转、提高工作人员和领导者工作效率的一项重要措施。第三节行政机关管理现代化上一页下一页返回公文种类繁多，运转环节复杂，有些公文须经数位领导审批，多个部门联合办理，如无一定章法，差错难以避免。办公室要根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合本单位实际，制定出适合本单位的公文处理办法，对公文的种类、写作格式、呈报手续、审批手续、编号等作出明确规定。使公文办理有章可循，公文运转快速而不出差错。(4)接待工作制度。因接待工作涉及接待的规格、费用的开支、食宿交通的安排，需要一定的标准为指导，方能使工作符合相关的政策和纪律。为此，须建立接待工作制度，对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明文规定并严格执行。此外，还需要制定相关的行文制度、保密制度、保卫制度、财务制度、车辆使用制度，物品领用制度、修缮、保管制度等，以实现行政机关管理法规制度的科学化。第三节行政机关管理现代化上一页下一页返回(四)办公手段自动化随着现代社会的发展和科学技术的进步，以应用电子计算机为主要标志的办公自动化，已在国内逐步实现，并成为行政管理现代化的重要构成。按我国国务院电子振兴领导小组办公自动化专业组所下的定义，办公自动化(OfficeAutomation，OA)是指应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。这一人机信息系统的规模和功能，既受制于行政组织机构、办公制度和办公环境等因素，又对这些因素的变化起着重要的促进作用。从目前各国情况看，办公自动化系统的构成主要包括：文书处理方面的邮件分类机、启封机、装封机、打印机、复印机、照相机等；档案管理方面的缩微胶卷摄影机、阅读机等；通信方面的电话机、传真机、电报、无线和有线电视、光缆通信技术等；统计和计算方面的统计机、收款机、过账机、电子计算机；记录方面有录音机、录像机、摄像机等。第三节行政机关管理现代化上一页下一页返回尤其是微型电子计算机在行政机关中的普遍应用，已经对行政机关的工作状况和面貌产生了极大的影响。目前，已经研制成功，但尚未普遍使用的尖端办公设施，如卫星通讯、双向有线电视、双向可视电话等，也正在向实用化或普及化方向发展，渴望在不久的将来会进入广泛的实用领域。从办公自动化系统的功能来看，它具有功能齐全的特点，其基本功能有七个方面：文字/文件处理功能、图形/图像处理功能、声音处理功能、信息查询功能、网络通信功能、决策支持功能和行政管理功能。(五)政务工作信息化(即电子政府)电子政府是指国家机关在政务活动中，全面应用现代信息技术、网络技术以及办公自动化技术等进行办公、管理和为社会提供公共服务的一种全新的管理模式。广义电子政府的范畴，应该包括所有国家机构在内；而狭义的电子政府主要包括直接承担管理国家公共事务、社会事务的各级行政机关。第三节行政机关管理现代化上一页下一页返回在中国，电子政务既包括各级行政机关系统的政务工作信息化，也包括执政党以及国家权力机关、司法机关、政协等机构的政务工作信息化。因此，在中国特定的管理体制下，电子政府有着更广泛的含义，其最重要的内涵是运用信息通信技术打破传统行政机关的物理组织界限，整合和贯通其行政流程，实现基于Internet的一个电子化虚拟环境下的政府服务。电子政府不仅仅是一个崭新的概念，而是将政府管理与服务建立在现代信息技术、办公自动控制技术和网络技术基础之上的一种全新的政府管理模式。电子政府与传统政府的最大区别，就在于它所具有的虚拟性，这就是说，在传统的实体政府之外，电子政府又存在着一个不受空间和时间限制的、为社会和公众不断提供各种在线服务的虚