公共管理部门档案管理规范

公共管理部门档案管理规范一、总览与原则公共管理部门档案是各级公共管理机关在履行行政管理职能、处理公务活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。档案管理是公共管理部门工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌、提高行政效率、保障依法行政的基础性工作。为规范我部门档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规，结合本部门实际，特制定本规范。本规范遵循以下原则：1.统一领导，分级负责：档案工作实行统一领导、归口管理的体制，明确各级负责人和档案管理人员的职责。2.真实准确，完整系统：确保归档文件材料的真实性、准确性，保证档案材料的齐全完整和有机联系。3.安全保密，规范管理：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施防止档案损毁、丢失和泄密，确保档案实体与信息安全。4.依法利用，服务公务：在遵守国家法律法规和保密规定的前提下，积极提供档案利用服务，满足各项公务活动对档案信息的需求。5.科学规划，与时俱进：适应信息化发展要求，推动档案管理现代化，提升档案管理科学化水平。二、组织领导与人员保障（一）组织领导部门应明确一位领导分管档案工作，将档案工作纳入部门整体工作计划和考核范围。综合管理部门为档案工作的职能管理部门，负责统筹、协调、指导和监督本部门及所属单位的档案工作。各业务科室应指定专人负责本科室文件材料的收集、整理和预归档工作。（二）人员配备与要求档案管理部门应配备政治素质高、责任心强、具备相应专业知识和技能的专（兼）职档案管理人员。档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。部门应定期组织档案管理人员参加专业培训，不断提升其业务能力和综合素质。三、档案的收集与归档（一）收集范围凡是本部门在公务活动中形成的，反映本部门主要职能活动和基本历史面貌，对本部门工作及国家和社会具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的文件材料，均属归档范围。具体包括：1.上级机关颁发的与本部门业务相关的重要文件材料；2.本部门制发的各类正式文件、会议材料、工作计划、总结、报告、统计报表等；3.本部门在行政管理、执法、服务等活动中形成的各类业务文件、凭证、记录等；4.本部门召开会议、举办活动形成的文件材料；5.本部门与其他单位签订的合同、协议等具有法律效用的文件材料；6.本部门人员任免、奖惩、考核等人事管理文件材料（按规定移交组织人事部门的除外）；7.其他具有保存价值的文件材料。（二）归档要求1.及时归档：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集整理，定期向档案管理部门归档。年度性文件材料应在次年上半年完成归档；专项工作文件材料应在工作结束后三个月内完成归档。2.齐全完整：归档的文件材料应齐全完整，每份文件的正件、附件，印件、定稿，请示、批复等应收集齐全。3.规范整理：归档的文件材料应符合《归档文件整理规则》等相关标准，做到分类清楚、排列有序、装订整齐、字迹清晰、签署完备。4.质量合格：归档文件材料应使用符合档案保管要求的书写材料和载体，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色材料书写。电子文件的形成、收集、归档应符合电子档案管理相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。四、档案的整理与保管（一）档案整理档案管理人员对接收的归档材料，应按照档案分类方案进行系统整理。包括：1.分类：根据档案内容和形成特点，采用年度、机构（问题）、保管期限等方法进行分类。2.编号：按照分类结果和排列顺序，对档案进行编号，编制档号。3.排列：在同一类目内，按照文件形成时间或重要程度等顺序排列。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，便于检索利用。（二）档案保管1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.装具规范：档案应使用符合国家标准的档案装具（如档案盒、档案柜等）进行存放，做到摆放整齐、标识清晰。3.库房管理：建立库房管理制度，严格执行入库登记、出库登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员应定期对库房进行检查，做好温湿度记录，发现问题及时处理。4.保密管理：严格执行国家保密法律法规，对涉密档案应单独存放，专人管理，严格履行借阅、复制、传递等审批手续，确保国家秘密安全。五、档案的利用与开发（一）档案利用1.利用范围：本部门工作人员因工作需要可查阅本部门形成的档案。外单位查阅本部门档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本部门档案管理部门负责人批准。查阅涉密档案，须经部门分管领导批准。2.利用手续：查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅人信息等。3.利用要求：查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。涉密档案的利用，须在指定的涉密场所进行。4.档案归还：查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还档案进行核对检查。（二）档案开发档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，通过编写档案参考资料、专题汇编、大事记、组织沿革等方式，为领导决策、业务工作和社会利用提供有价值的档案信息服务。鼓励利用信息技术手段，建立档案信息管理系统，开展档案数字化加工，提升档案利用的便捷性和效率。六、档案的鉴定与处置（一）档案鉴定档案管理部门应定期会同有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由部门分管领导、档案管理人员和业务人员组成鉴定小组负责进行。鉴定小组应依据档案保管期限表，对档案的保存价值进行评估，确定其存毁。（二）档案销毁经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案须填写《档案销毁清册》，报部门分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。涉密档案的销毁应符合国家保密规定。（三）档案移交对于具有永久保存价值的档案，应按照国家有关规定，定期向同级国家档案馆移交。移交时应办理交接手续，编制移交清册。七、特殊载体档案管理（一）电子档案管理电子档案的管理应遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》，建立健全电子档案形成、收集、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理制度。确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案应与纸质档案同步归档，并采取备份、迁移等措施，防止信息丢失。（二）声像档案管理照片、录音、录像等声像档案，应收集齐全，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事由等要素，妥善保管。对重要的声像档案，应同时保存其文字说明材料。（三）实物档案管理奖杯、奖牌、证书、印章等实物档案，应登记造册，妥善保管，防止损坏和遗失。八、监督检查与责任追究档案管理部门应定期对本部门及所属单位的档案管理工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本规范，造成档