计算机 基础-第5章 电子表格软件Excel 2003

第5章电子表格软件Excel20035.7多张工作表与工作簿的同时使用5.8数据的图表化5.9数据的打印与安全保护上一页5.1Excel20035.1.1Excel2003的启动与退出1.启动Excel20032.退出Excel20035.1.2Excel2003的界面启动Excel2003后，程序主窗口如图5-2所示。1.编辑栏编辑栏用于显示、输入和编辑当前单元格的值和公式。2.名称框和函数列表框编辑栏的左边是名称框，用来显示和给单元格或区域命名，或者根据名称来查找单元格或区域。下一页返回5.1Excel20033.工作表区工作表区位于Excel2003主窗口的正中央，用来编辑、查看数据。4.工作表标签用于显示工作表的名称，单击工作表标签可激活相应的工作表，对应的工作表内容在工作表区显示。上一页返回5.2工作簿的建立与基本操作5.2.1基本概念在Excel2003中，工作簿是用于存储并处理数据的文件，工作簿名就是Excel2003文件名。一个工作簿中可以包含多个不同类型的工作表，最多可以有255个。工作表就是平时所说的电子表格，是用来存储和处理数据的表格页，每个工作表都有自己的名称，这个名称就是我们前面提到的工作表标签。但当前工作的工作表只有一个，我们称之为活动工作表，其名称显示在工作表标签中。在默认情况下，新建一个工作簿时，系统提供3个工作表，工作表标签为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”。下一页返回5.2工作簿的建立与基本操作每个工作表由256列和65536行组成，行和列相交形成单元格。单元格是基本的“存储单元”，可以输入或编辑任何数据，如字符、数据、公式、图形等。每个单元格都有固定的地址，默认用行、列序号表示，如“D5”，表示第D列，第5行的单元格，而且每个地址唯一表示一个单元格。因为一个工作簿往往有多个工作表，因此为了区分不同工作表的单元格，常在地址前面加上工作表名称，如“Sheet2!A4”表示工作表“Sheet2”中的A4单元格。上一页下一页返回5.2工作簿的建立与基本操作5.2.2建立和打开工作簿当启动Excel2003时，系统自动建立一个名称为“Book1”的工作簿，用户在保存工作簿时可换成合适的文件名进行存盘。启动Excel2003之后，若想重新创建一个新工作簿，可以单击“常用”工具栏中的“新建”工具按钮；或者按下快捷键【Ctrl+N】，系统会以默认的工作簿模板建立一个新的工作簿。上一页下一页返回5.2工作簿的建立与基本操作5.2.3数据的输入1.输入文本单击要输入文本的单元格，启动相应的输入法即可输入相应的文本，文本沿单元格左边对齐。2.数值的输入在Excel2003中，输入的数字只能是下列字符：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9、＋、−、0、$、%、E、e上一页下一页返回5.2工作簿的建立与基本操作3.日期和时间的输入在Excel2003中，用户可以使用多种格式来输入一个日期和时间。如果Excel2003不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。在“控制面板”窗口中，双击“区域和语言选项”图标，打开“区域设置”对话框，如图5-10所示。单击其中的“自定义”按钮，打开“自定义区域选项”设置对话框，通过“日期”和“时间”对话框，如图5-11所示，设置当前日期和时间的默认格式，以及默认的日期和时间符号。上一页下一页返回5.2工作簿的建立与基本操作4.填充式输入要复制相同的数据到相邻的单元格中，首先选定已有数据的单元格和需输入相同数据的单元格（如图5-12所示）。单击“编辑”菜单“填充”次级菜单中的“向下填充”命令（快捷键【Ctrl+D】），可以在选中单元格中填入与第一个单元格相同的数据。另一种更容易的复制填充方法是拖动单元格右下角的填充柄，经过要复制数据的单元格中，松开鼠标左键时，原单元格的内容就被复制到选定的单元格中。上一页下一页返回5.2工作簿的建立与基本操作当某一行或某一列的数据为有规律的数据时，例如1、2、3……，1、3、5、7……或1、3、9、81……，可以使用自动填充功能。选定要填充区域的第一个单元格并输入数据序列中的初始值，然后选定要填充的单元格区域。单击“编辑”菜单“填充”次级菜单中的“序列”命令，打开如图5-13所示的“序列”对话框。在“序列产生在”栏中选择填充方向，在“类型”栏中选择序列的类型，在“步长值”文本框中输入一个正数或负数作为序列增加或减少的数量，通过“终止值”可以控制填充的数量。最后单击“确定”按钮。上一页下一页返回5.2工作簿的建立与基本操作5.同时多个单元格或工作表中输入相同数据选定要输入的单元格区域，输入数据，如图5-16所示。按下【Ctrl】键盘不放并按下回车键，这样在选定的所有单元格中都有了相同的数据。如果要同时对多个工作表进行相同数据输入，则可以按住【Ctrl】键的同时用鼠标单击需要输入相同数据的工作表标签选定多个工作表。然后在其中一个工作表中选定某个单元格，进行数据输入。这样所有选定的工作表对应的单元格都有了相同的输入数据。上一页下一页返回5.2工作簿的建立与基本操作7.数据的有效性一般情况下，单元格可以接受任何类型的数据，并能对数据进行自动识别。实际工作中，用户常常需要为单元格设置能够接受的取值范围，这就要设置单元格数据的有效范围。选定要设置有效范围的单元格区域，选择“数据”菜单中的“有效性”命令，打开如图5-18所示的对话框。“设置”选项卡：设置选择的单元格区域能够接受的数据类型以及数据范围。上一页下一页返回5.2工作簿的建立与基本操作“输入信息”选项卡：用于设置当鼠标在选定的单元格区域时，出现的提示信息标题和提示信息。“错误警告”选项卡：设置输入数据超出有效范围时的控制方式，有“中止”、“警告”和“信息”三种方式。右边的标题和错误信息是输入数据超出有效范围后屏幕显示的提示信息。如图5-19所示，如果输入不满足设置条件的数据，则弹出警告信息对话框，单击“重试”重新在编辑框输入内容，单击“取消”则清除已经输入的内容。上一页下一页返回5.2工作簿的建立与基本操作5.2.4工作簿的保存与关闭制作好一份电子表格或完成工作簿的编辑工作后，就可以将其保存起来，以备以后修改或编辑使用。用户应该养成在工作中经常存盘的好习惯，每隔一段时间就存盘一次，当突然停电时，就可以把损失降低到最小。上一页返回5.3工作表的建立与编辑5.3.1建立工作表在Excel2003中，如果在一个工作簿中需要添加新的工作表，可以采取以下步骤完成：（1）单击“插入”菜单，选择“工作表”命令，系统自动添加一个新的工作表。（2）将鼠标指针移动到工作表标签上，单击右键，在快捷菜单中选择“插入”命令，如图5-22所示，会弹出“插入”对话框，选择“工作表”图标，单击“确定”。当一次需要插入多个工作表时，可按下【Ctrl】键或者【Shift】键单击工作表标签选定工作表，然后在执行“插入”命令，这样可以插入与选定工作表数目相同的多个工作表。下一页返回5.3工作表的建立与编辑5.3.2工作表的基本编辑操作1.选择单元格（1）选择单元格或单元格区域。（2）选定一行。（3）选取整列。（4）选取整张工作表。（5）选取不连续的区域。上一页下一页返回5.3工作表的建立与编辑2.单元格数据的修改修改单元格中的内容时，如果是直接单击选定单元格后输入新数据，则原内容会被新输入的内容所覆盖，按回车键完成修改。如果要修改的只是单元格中的部分内容，则可双击要修改的单元格（或按【F2】键），或者选择该单元格后单击编辑栏，即可将插入点置于单元格中，如图5-29所示。通过【→】、【←】光标移动键移动插入点，按【Backspace】键删除插入点左边的字符，按【Delete】键删除插入点右边的字符，然后输入要添加的内容。编辑完成后，单击编辑栏中的“√”按钮，或者按回车键确定修改。上一页下一页返回5.3工作表的建立与编辑3.清除与删除单元格在编辑过程中，如果只是想删除单元格中的数据，可以使用“清除”（【Del】）命令。4.插入行、列或单元格（1）插入行、列。要插入一行或一列，首先选定要插入某行或某列的任意一个单元格，插入的行或列将处在该单元格所在行或列之前，然后选择“插入”菜单中的“行”或“列”命令。（2）插入单元格。要插入一个或多个单元格，首先在要插入空单元格的位置选定相应的单元格区域，选定的单元格数量应与待插入的空单元格的数目相同（图5-30中选择D5、E5单元格），然后选择“插入”菜单中的“单元格”命令，或右键菜单中的“插入”命令，打开“插入”对话框，在该对话框中选择相应的插入方式。上一页下一页返回5.3工作表的建立与编辑5.移动或复制数据在处理表格数据时，为了避免重复输入，提高工作效率，经常需要采用移动或复制的方法将某些单元格区域的数据移动或复制到其他的位置。（1）鼠标拖动法。（2）剪切复制法。6.查找与替换数据（1）单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令，打开如图5-32所示的“查找和替换”对话框。如果只是要查找内容，可以单击“查找”选项卡，由于其操作方法与“替换”选项卡基本相同，且“替换”功能也包含了查找功能，这里以“替换”选项卡操作方法进行介绍。上一页下一页返回5.3工作表的建立与编辑（2）如果只在当前工作表内查找或替换数据，直接在“查找内容”编辑框中输入需要查找的内容，再在“替换为”编辑框中输入希望替换成的相关内容。如果不输入，则在执行替换操作时将删除查找到的单元格内容。（3）如果只是需要查找，则单击“查找下一个”或“查找全部”，对于查找到的内容将在对话框下面以列表形式显示。单击列表项可以激活对应的单元格，可以在不关闭“查找和替换”对话框的情况下对数据进行编辑与修改。上一页下一页返回5.3工作表的建立与编辑（4）如果要执行替换操作，则单击“替换”可以替换查找列表中对应的单元格数据。而单击“替换全部”将一次性完成所有替换操作，并给出替换次数的信息。（5）如果需要查找带有格式的数据，或者要在整个工作簿中按照一些特定条件查找，则单击“选项”按钮，展开“查找和替换”对话框，如图5-33所示。上一页返回5.4工作表的格式化5.4.1字符格式化1.设置数字的格式Excel2003中常用的数字格式类型如表5-1所示。（1）利用“格式”工具栏设置数字格式。（2）使用“单元格格式”对话框设置数字格式。2.字符的格式化（1）使用“格式”工具栏设置字符格式。（2）使用“单元格格式”对话框设置字符格式。下一页返回5.4工作表的格式化3.条件格式所谓条件格式指的是使Excel2003根据用户所设定的条件来搜索单元格，然后将指定的格式应用到满足条件的单元格中。例如，一个班的期末考试成绩表，对于不及格的功课可以用黑底白字的方式显示分数，对于分数90分以上的成绩则以红粗字的方式显示分数，结果如图5-36所示。设置单元格条件格式的具体操作步骤如下：（1）选定要设置条件格式的单元格区域，这里选择B4：G15单元格。（2）选择“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，如图5-37所示。上一页下一页返回5.4工作表的格式化（3）在条件栏中设置好需要设置格式的条件，如小于60分，然后单击“格式”按钮，打开“单元格格式”设置对话框，可以通过三个选项卡设置文字字形、颜色、下划线、单元格边框和填充背景等属性，如果要添加多个条件，则单击“添加”按钮。（4）单击“确定”按钮，得到所需结果。5.4.2设置边框、底纹和背景1.为表格添加边框和底纹上一页下一页返回5.4工作表的格式化（1）使用工具按钮为表格添加边框。如图5-38所示，先在工作表中选定要添加边框的单元格区域，然后单击“格式”工具栏“边框”按钮右侧的下拉箭头按钮，在下拉列表中单击“所有框线”按钮，这样就给所选单元格或区域添加了边框。（2）使用“单元格格式”对话框为表格添加边框。选定要添加表格线的单元格区域，然后选择“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，选择“边框”标签，如图5-39所示。在该对话框中，首先在“颜色”列表框中选择要添加的边框的颜色，然后在“线条”框中选择线条的线型，再在“边框”栏中分别为单元格或单元格区域设置各个边框。上一页下一页返回5.4工作表的格式化设置完成后，最后单击“确定”按钮即可。（3）添加底纹。在表格中使用不同的底纹和图案作为背景可以达到美化表格、突出重点的作用。在工作表中选择要添加底纹的单元格区域，然后单击“格式”工具栏上的“填充颜色”按钮右侧的下拉箭头，打开下拉列表，从中选择一种填充颜色，这样就可为选定单元格区域添加底纹。此外，选择“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“图案”标签，从中也可选择相应的填充颜色。上一页下一页返回5.4工作表的格式化2.设置工作表背景为工作表设置背景，可以使工作表漂亮、生动，操作也非常简单。选择“格式”菜单中的“工作表”次级菜单中的“背景”命令，打开“工作表背景”对话框，在“查找范围”列表框中选择背景图片的位置，然后在图像文件列表中选中所需的图片，最后单击“插入”按钮。这样，背景图片就应用至工作表中。要删除背景，选择“格式”菜单中的“工作表”次级菜单，这时“背景”变成了“删除背景”，单击可以取消背景设置。上一页下一页返回5.4工作表的格式化5.4.3行高与列宽的调整如果要精确设置行高与列宽，可以先选定要调整的行或列，或选定一个所在行或列的单元格；然后选择“格式”菜单的“行”或“列”命令，从出现的次级菜单中选择“行高”或“列宽”命令，打开“行高”（如图5-41所示）或“列宽”（如图5-42所示）对话框，输入具体的行高或列宽值，最后单击“确定”按钮即可。上一页下一页返回5.4工作表的格式化5.4.4数据的对齐与缩进处理设置单元格对齐方式包括两个方面，一是水平方向的对齐，一是垂直方向的对齐。如果是设置水平方向的对齐，可以直接使用“格式”工具栏中的“左对齐”、“居中对齐”和“右对齐”按钮进行设置。如果是设置垂直方向的对齐，就需要使用“单元格格式”对话框进行了。5.4.5自动套用格式1.自动套用格式使用自动套用格式的操作步骤如下：（1）选取要套用格式表格的任意单元格或单元格区域。（2）单击“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，如图5-48所示。上一页下一页返回5.4工作表的格式化（3）对话框左边列出了Excel2003的自动格式，单击选择其中合适的类型。（4）单击“选项”按钮，展开对话框，显示“要应用的格式”选项，包括“数字”、“字体”、“对齐”、“边框”、“图案”和“列宽/行高”复选框，根据需要进行选择，默认为全选。（5）单击“确定”，Excel2003自动识别所选单元格或者单元格区域所在表格的边界，然后自动套用设置的格式。上一页下一页返回5.4工作表的格式化2.使用样式除了套用现成的格式快速格式化工作表之外，还可以利用样式复制的方法来实现工作表的快速设置。样式就是一组定义并保存的格式集合，如数字格式、字体、字号、边框、对齐方式和底纹等。其具体操作步骤如下：（1）设置样式。设置好一个单元格的格式后，选择“格式”菜单的“样式”命令，打开如图5-49所示的“样式”对话框，在“样式名”框中输入一个新的样式名。这时候“添加”按钮有效，单击可以将该样式名添加到“样式名”列表中。上一页下一页返回5.4工作表的格式化（2）使用样式。选择单元格或者单元格区域，选择“格式”菜单的“样式”命令，在“样式”对话框的“样式名”列表中选择希望选择的样式名，然后在“包括样式”选项组中选择希望使用的格式内容，然后单击“确定”按钮。这样，选择的单元格或者单元格区域的格式被设置成选择的样式中的格式。（3）修改、删除样式。在“样式”对话框中，单击“更改”按钮，出现“单元格格式”对话框，在“单元格格式”对话框中进行样式设置，设置完毕后单击“确定”回到“样式”对话，单击“确定”完成样式的更改。上一页返回5.5公式与函数5.5.1输入公式

1.公式中的运算符任何一个公式都是由运算符和参与计算的常量、单元格引用、函数以及括号等构成。运算符是为了对公式中的元素进行某种运算而规定的符号。常用运算符有算术运算符、文本运算符和比较运算符。（1）算术运算符。算术运算符可以完成基本的数学运算，如表5-2所示。下一页返回5.5公式与函数（2）文本运算符。在Excel2003中，可以利用文本运算符“＆”将文本连接起来。在公式中使用文本运算符时，以等号开头，输入文本的第一段（文本或单元格引用），加入文本运算符“＆”，输入下一段（文本或单元格引用）。（3）比较运算符。比较运算符的功能是比较两个数值并产生布尔代数逻辑值：TRUE或FALSE。比较运算符见表5-3。（4）引用运算符。引用操作符的功能是产生一个引用，它可以产生一个包括两个区域的引用。它有3种运算，如表5-4所示。上一页下一页返回5.5公式与函数2.运算符的优先级运算符具有优先级，如公式“＝6＋15*3”，Excel2003在计算时会先计算乘法“15*3”，再计算加法。我们也可以使用圆括号来改变计算顺序。例如，将公式改为“＝（6＋15）*3”，则先进行“6+15”的运算，再用运算结果乘以3。表5-5按照优先级从高到低列出了各运算符。上一页下一页返回5.5公式与函数3.复制公式单击选择含有复制公式的单元格。选择“编辑”菜单中的“复制”命令（快捷键【Ctrl+C】）。4.删除公式直接单击选择单元格后，按下【Del】键盘，或者执行“编辑”菜单“清除”列表中的“全部”和“内容”命令，可以清除公式及其运算结果。上一页下一页返回5.5公式与函数5.出错信息当输入公式或者函数表达式不正确时，系统将显示出错信息。常见的出错信息及其含义如表5-6所示。5.5.2单元格区域引用在Excel2003中有三种引用的方式：相对引用、绝对引用和混合引用。1.相对引用相对引用是指向相对于公式所在单元格相应位置的单元格。当该公式被复制到别处时，Excel2003能够根据移动的位置调节引用单元格。上一页下一页返回5.5公式与函数2.绝对引用绝对引用是指向工作表中固定位置的单元格，它的位置与包含公式的单元格无关。如果在复制公式时不希望Excel2003调整引用，那么请使用绝对引用。3.混合引用混合引用是指既包含相对引用又包含绝对引用。例如$A1。若“$”在字母前，那么列位置是绝对的，行是相对的。反之，若“$”在数字前，则行位置是绝对的，列是相对的。上一页下一页返回5.5公式与函数4.引用其他工作表中的单元格用户可以在工作簿中引用其他工作表的单元格，例如要引用工作表Sheet3的单元格D4，可在公式中输入“Sheet3！D4”，即用感叹号“！”将工作表引用和单元格引用分开。如果工作表已经命名，只需使用工作表名字再加上单元格引用即可。5.5.3快速计算在分析工作表的过程中，有时需要得到一些临时计算结果而无需保存至工作表。为此，Excel2003提供了一种快速得到当前所选单元格区域数据的均值、个数、最大值、最小值、求和结果的方法。上一页下一页返回5.5公式与函数5.5.4使用函数1.函数的输入如果要在工作表中使用函数，首先要输入函数。函数的输入可以采用手工输入或使用函数向导的方向来输入。（1）手工输入。（2）使用函数向导输入函数。2.常用函数Excel2003提供了几百个功能强大的函数，共分为财务、数字与三角、统计、日期与时间、数据库、逻辑、文本等十多个类别。在这些函数中，有些是要经常使用的，下面介绍几个常用的函数。上一页下一页返回5.5公式与函数（1）SUM（number1，number2，…）。功能：返回某一单元格区域中所有数字之和。其中，numberl，number2等参数可以是数值或含有数值的单元格引用，至多30个参数。（2）AVERAGE（number1，number2，…）。功能：计算参数的算术平均值。其中number1，number2等参数可以是数值或含有数值的单元格引用。（3）COUNT（value1，value2，…）。功能：计算参数表中的数字参数和包含数了的单元格的个数。上一页返回5.6工作表的管理5.6.1工作表的排序、分类汇总与筛选1.工作表的排序排序是管理数据的基本操作。数据输入时一般是按数据的自然顺序进行输入，如学号、编号等。但有时为了分析数据的需要，常常需要根据某些项目的值对工作表进行重新排列。例如排定一个班考试成绩的名次，就需按“总分”的高低对成绩进行排队。（1）按列排序。（2）按行排序。下一页返回5.6工作表的管理2.工作表的分类汇总例如，图5-63是某公司三月份的业务员销售情况表，现在要统计每位业务员在三月份的销售额，这时就可使用分类汇总的方法。操作步骤如下：对需要分类汇总的字段进行排序。本例中应对“业务员”进行排序。选定“业务员”列中的任意一个单元格，单击“常用”工具栏中的“升序”按钮，排序结果如图5-64所示。上一页下一页返回5.6工作表的管理选定数据清单中任意一个单元格，选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开如图5-65所示的“分类汇总”对话框。在“分类字段”列表框中，选择按什么列进行汇总，选择的列应与进行排序的列相同，这里选择“业务员”列。在“汇总方式”列表框中，选择要进行分类汇总的函数（这里选择“求和”），在“选定汇总项”列表框中，指定要分类汇总的列（这里选择“销售额”）。设置完毕后，单击“确定”按钮，汇总结果如图5-66所示。上一页下一页返回5.6工作表的管理3.工作表数据的筛选所谓“筛选”是指从工作表中选出满足条件的记录，这是查找数据一种比较常见的方式。筛选的结果为显示满足条件的行，该条件可由用户根据某列进行指定。Excel2003提供了两种筛选清单的命令：自动筛选：包括按选定内容筛选，适用于条件比较简单的情况。高级筛选：适用于条件比较复杂的情况。与排序不同，筛选并不重排清单，筛选只是暂时隐藏不满足条件的行。对于得到的筛选结果，可对其进行编辑、设置格式、制作图表和打印，而不必重新排列或移动。上一页下一页返回5.6工作表的管理5.6.2工作表的拆分与冻结1.拆分工作表窗口由于屏幕较小，当工作表很大时，往往只能看到工作表部分数据的情况，如果希望比较对照工作表中相距较远的数据，则可将工作表窗口按照水平或者垂直方法分割成几个部分。例如，要将图5-77中的表格窗口拆分成图5-78中的式样，其操作方法为：上一页下一页返回5.6工作表的管理选择“窗口”菜单中的“拆分”，屏幕中就出现了两个拆分线，先拖动垂直拆分线至第3列单元格左侧，再拖动水平拆分线到第5行单元格下即可。通过“窗口”菜单中的“取消拆分”命令可以取消拆分效果，也可以通过双击分隔条取消一条或同时取消两条分隔条的分隔效果。上一页下一页返回5.6工作表的管理2.冻结窗格在利用滚动条移动工作表数据时，会发现所有单元格都上移，比如在成绩表中看到下面时，就有可能记不清楚哪个成绩是“高等数学”成绩，哪个成绩是“大学语文”成绩。为了在工作表滚动时保持行列标志或者其他数据可见，我们可以借助于Excel2003的“冻结”功能，将工作表窗口的顶部或左侧区域冻结住。这样，窗口中被冻结的数据区域不会随工作表的其他部分一同移动，并始终保持可见。上一页返回5.7多张工作表与工作簿的同时使用5.7.1创建三维引用三维引用的格式为：工作表标签名！单元格引用。其具体操作如下：首先在“平均销售额”表中选择第二行第二列，即B2的位置，然后在单元格中输入如下公式：=（一月份!B2+二月份!B2）/2单击编辑栏上面的“”按钮，或者按下回车键，即可得到如图5-81所示的结果。下一页返回5.7多张工作表与工作簿的同时使用5.7.2链接工作表（1）打开含有希望链接工作表的工作簿。（2）为了看到表间的链接关系，在屏幕上同时显示两个工作表。单击菜单栏右侧的按钮，让工作表区域缩小显示，如图5-84所示。（3）通过拖动表的边框任意调整工作表的大小，通过标题栏可以调整其位置。然后拖动其中的一个表的标签到表格区域外面，则表格会单独显示为两个编辑窗口。上一页下一页返回5.7多张工作表与工作簿的同时使用5.7.3设置工作组如果在工作簿的多个工作表中需要输入相同的数据，可以将那些工作表选定，设置成工作组后，只要在任何一个选定的工作表中输入数据或者设置格式，则组中的其他工作表相同位置的单元格中也会发生相同的变化。这样可以大大的节省输入数据、设置格式的时间，提高工作效率。按住【Shift】键或者按住【Ctrl】单击多个工作表标签选择多个表格，这时会在工作表标题栏或者Excel2003标题栏上出现“[工作组]”字样，这时在选中的任何表格中输入的数据或者设置的格式在其他表格中也会出现相同的数据与格式。上一页下一页返回5.7多张工作表与工作簿的同时使用要取消工作组工作状态，只要单击任一工作组以外的工作表标签，各工作表就相互独立了。如果没有其他的工作表标签了，则可以在工作表标签上单击右键，在出现的右键菜单中选择“取消成组工作表”命令可以取消工作组。上一页返回5.8数据的图表化5.8.1创建数据图表1.快速创建图表使用Excel2003的默认图表参数，用户可以快速创建一个图表工作表。下面以创建一个总分图表为例，讲解快速创建图表工作表的方法。在工作表中选定要创建图表的数据。按住【Ctrl】键选定“A1：A11”和“H1：H11”两个不连续的数据区域。如图5-88所示。按【F11】键，Excel2003自动新建一个名为“图表1”（Chart1）的工作表以存放图表，如图5-89所示。下一页返回5.8数据的图表化2.使用图表向导创建图表如果要使用图表向导创建图表，则可以按照下述步骤进行：（1）在工作表中选定要创建图表的数据区域，如图5-88所示。如果要选定不连续的单元格区域，先按住【Ctrl】键再用鼠标选择。上一页下一页返回5.8数据的图表化（2）单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，或者选择“插入”菜单中的“图表”命令，打开“图表向导”对话框，如图5-90所示。（3）在此对话框中列出了Excel2003可以建立的所有图表类型，用户可根据需要从中选择相应的类型。例如，从“图表类型”列表框中选择“XY散点图”，再从“子图表类型”中选择一种类型，按下下面的长条形按钮，可以查看实例效果。最后，单击“下一步”按钮。上一页下一页返回5.8数据的图表化（4）此时，屏幕上出现如图5-91所示的“图表源数据”对话框。该对话框有两个标签：“数据区域”框用于输入制作图表的数据区域，或者单击该文本框右侧的按钮将对话框缩小，然后在工作表中选定数据区域。选择完毕后，再次单击该按钮以显示完整的对话框。例如，按住【Ctrl】键选择A3：A14和G3：G14两个单元格区域。上一页下一页返回5.8数据的图表化（5）单击“下一步”按钮，出现如图5-92所示的“图表选项”对话框。该对话框有5个标签，分别用于设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志等内容，用户可以根据需要设置相应的选项。（6）单击“下一步”按钮，出现如图5-93所示的“图表位置”对话框。该对话框用于确定图表是作为图表工作表放在新的工作表中，还是作为嵌入式图表插入至当前工作表。这里选择“作为其中的对象插入”选项。（7）单击“完成”按钮，创建的图表出现在当前打开的工作表中，结果如图5-94所示。上一页下一页返回5.8数据的图表化5.8.2图表的编辑1.图表区域的选定2.调整图表的位置和大小3.添加或删除图表数据要使制作出来的图表漂亮、美观，就必须对图表中各组成部分设置合适的颜色、图案、字体等。如图表区的填充图案、绘图区背景墙的格式、分类轴的格式等。（1）插入数据标志。为图表插入数据标志可增加图表的可读性。（2）改变图表区的填充图案。上一页下一页返回5.8数据的图表化5.8.3选择图表的类型Excel2003支持的图表类型多种多样，这不仅仅是处于美学上面的考虑，更重要的是出于不同类型的信息表现需要，用户可以根据不同的需求选择不同的图表表现方式。1.折线图2.柱形图3.饼图4.XY散点图上一页下一页返回5.8数据的图表化5.条形、圆锥、圆柱和棱锥图6.雷达图7.圆环图

8.气泡图

9.股价图10.面积图与曲面图上一页返回5.9数据的打印与安全保护5.9.1页面设置1.“页面”选项卡在“页面”对话框中，单击“页面”标签，即可进入“页面”选项卡。在该选项卡中，可以设置下列内容：“方向”：选择“纵向”单选按钮为竖向打印，选择“横向”单选按钮为横向打印。“缩放比例”：Excel2003具有自动缩放工作表以适应纸张大小的功能。选择“缩放比例”后，在后面的编辑框中可以输入或调整缩放的比例，Excel2003在打印时会按设置的比例缩放打印内容的大小；选择“调整为”，可以先指定打印的页数，再让Excel2003自动调整工作表和所选区域的大小以适应页数。下一页返回5.9数据的打印与安全保护“纸张大小”：选择打印纸张的规格。默认的打印纸张为“A4210×297毫米”。“打印质量”：选择打印的质量。数值越高，输出的效果越好。“起始页码”：指定工作表的起始页码。2.“页边距”选项卡在“打印预览”窗口中，使用前面介绍的实时拖放的方式调整页边距的大小虽比较直观，但不够准确，使用“页边距”对话框可以精确设置页边距的大小。在“页面设置”对话框中单击“页边距”标签，进入“页边距”选项卡。上一页下一页返回5.9数据的打印与安全保护分别在“上”、“下”、“左”、“右”文本框中输入相应的数值，即可调整页面的上、下、左、右页边距的大小。在“页眉”、“页脚”框中输入相应的数值，可分别调整页眉、页脚与页边界的距离。选择“居中方式”复选框，可以在左右边界之间居中位置打印工作表；选择“垂直居中”复选框，可以在上下边界之间居中位置打印工作表。上一页下一页返回5.9数据的打印与安全保护3.“页眉／页脚”选项卡如图5-112所示，在“页眉／页脚”选项卡中，可以定义页面的页眉和页脚。单击“页眉”列表框右侧的下拉按钮，可选择一种预定义的页眉样式，在“页脚”列表框中可选择一种预定义的页脚样式。如果想自己定义页面的页眉或页脚，可单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，打开“页眉”或“页脚”对话框，从中定义页眉或页脚的效果。上一页下一页返回5.9数据的打印与安全保护4.“工作表”选项卡“工作表”选项卡如图5-113所示，从中可以设置如下内容：“打印区域”：输入或者单击其右侧的按钮从工作表中选择要打印的单元格区域。“打印标题”：设置每页需要重复打印的表头（顶端标题或左侧标题）。“打印”：设置是否打印网格线、行号列标、单色打印、按草稿方式或批注等内容。“打印顺序”：决定是按“先列后行”还是按“先行后列”的顺序打印多页的表格。上一页下一页返回5.9数据的打印与安全保护5.9.2打印预览要准确查看每页的打印效果，选择“文件”菜单中的“打印预览”命令，或直接单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮，打开如图5-114所示的“打印预览”窗口。在打印预览窗口中，可以查看到页眉、页脚和打印标题等内容的实际打印效果。上一页下一页返回5.9数据的打印与安全保护5.9.3打印通过打印预览，如果对打印效果感到满意，就可以正式打印了。选择“文件”菜单中的“打印”命令，打开如图5-116所示的“打印”对话框。在“打印机”栏中显示了当前使用的打印机名称。如果与所使用的打印机不符，可单击“名称”列表框右侧的下拉按钮，从下拉列表中选择所需的打印机。上一页下一页返回5.9数据的打印与安全保护5.9.4数据的安全保护1.设置工作簿打开密码（1）选择“文件”菜单中的“另存为”命令，打开“另存为”对话框，单击右上角上的“工具”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“常规选项”，如图5-117所示。（2）打开如图5-118所示“保存选项”对话框，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”编辑框中分别输入打开文件和修改文件内容所需的密码。（3）单击“确定”按钮，会出现打开权限密码确认对话框和修改权限密码确认对话框，输入刚才设置的两个密码进行确认。上一页下一页返回5.9数据的打印与安全保护（4）单击“确定”按钮退出回到“另存为”对话框，输入文件名保存文件。2.隐藏工作簿、表和行列、公式除了给工作簿设定打开和修改密码权限之外，在工作簿内部和工作表中我们还可以通过设置隐藏操作来达到保护工作成果的目的。具体操作为：要