社保档案数字化管理办法（试行）

社保档案数字化管理办法（试行）第一章总则第一条为规范社会保险档案数字化管理，提升社保档案管理水平和利用效率，推动社会保险经办数字化转型，保障社会保险经办工作有序开展，根据《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2019）《档案信息系统安全等级保护要求》等法律法规和行业标准，结合本地实际，制定本办法。第二条本办法适用于本行政区域内各级社会保险经办机构开展的社会保险档案（含社会保险业务档案、社会保险经办机构综合管理类档案）数字化加工、存储、利用、安全管理等活动。第三条社会保险档案数字化管理遵循以下基本原则：（一）统一标准，规范管理。严格执行国家和行业统一的数字化技术标准、管理规范，实现数字化档案标准化整理、规范化存储，跨统筹区域、跨业务部门信息互通共享；（二）安全优先，防控风险。落实档案实体安全和信息安全管理要求，健全全流程风险防控机制，保障纸质档案原件完整安全，严防数字化档案信息泄露、篡改、灭失；（三）质量为本，准确一致。严格全流程质量管控，确保数字化档案内容与纸质原件一致，核心信息准确无误，满足业务经办、公共服务、监督管理等各类应用需求；（四）便民利民，提升效率。依托数字化档案实现“数据多跑路、群众少跑腿”，支撑跨省通办、不见面经办，提升社保经办服务效能。第四条社保档案数字化应当做到应化尽化，2025年底前完成全部存量纸质社保档案的数字化加工，新增纸质社保档案应当在归档后3个月内完成数字化加工，实现新增档案数字化全覆盖。第二章职责分工第五条省级社会保险经办机构主要职责：（一）统筹规划全省社保档案数字化管理工作，制定全省统一的社保档案数字化技术标准、管理流程和工作要求；（二）建设省级统一的社会保险档案数字化管理平台，实现与社会保险核心业务系统、公共服务平台、政务服务平台的对接互通；（三）统筹管理全省社保数字化档案资源，开展数字化工作业务指导、人员培训和监督检查；（四）负责省级管理社保档案的数字化加工、存储和日常管理工作。第六条市级社会保险经办机构主要职责：（一）组织落实本行政区域社保档案数字化工作任务，按照省级统一标准推进本辖区数字化加工和管理工作；（二）指导县级社会保险经办机构开展档案前期整理、日常利用管理等工作；（三）负责本级管理社保档案的数字化加工、存储和日常管理工作。第七条县级社会保险经办机构主要职责：（一）负责本辖区保管的纸质社保档案的前期整理、真伪鉴别、破损修复和初审工作；（二）配合完成本辖区档案数字化加工工作，负责本辖区数字化档案的日常校验和利用服务；（三）落实实体档案和数字化档案安全管理要求，保障档案安全。第八条社保经办机构内部职责分工：（一）档案管理部门：负责制定年度数字化加工计划，组织开展档案前期整理，对接加工单位实施数字化加工，开展质量验收，负责实体档案和数字化档案的日常保管；（二）信息技术部门：负责社保档案数字化管理系统的建设、运行维护，落实网络安全和数据安全防护措施，保障系统与业务系统的数据对接，负责存储资源的管理和维护；（三）财务部门：负责落实社保档案数字化工作经费预算，按照规定拨付经费，开展经费使用监管，保障经费合规使用；（四）保密管理部门：负责对数字化加工全流程的保密监督管理，开展保密审查和定期检查，落实保密管理要求。第三章数字化前期准备第九条档案整理。数字化加工前，档案管理部门应当按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》的要求对纸质档案进行规范整理，按照业务类别、保管期限、年度分类组卷：（一）参保管理类：含单位参保登记、变更、注销材料，个人参保登记、信息变更材料，个人账户建立、调整材料等；（二）缴费申报类：含单位月度缴费申报、核定材料，个人缴费明细、补缴材料，欠费催缴材料等；（三）待遇核发类：含养老、失业、工伤保险待遇核定、调整、停发材料，待遇资格认证材料，工伤认定、劳动能力鉴定相关材料，遗属待遇申领材料等；（四）转移接续类：含养老保险、失业保险关系转移接续申请、审核材料，转移资金结算材料等；（五）权益记录类：含个人社保缴费对账单、权益查询记录、个人权益告知材料等；（六）稽核执法类：含社保稽核、劳动监察协查、信访争议处理材料，行政执法案卷等；（七）综合管理类：含社保统计报表、预决算材料、行政文书、党群工作材料等。第十条档案鉴别与修复。整理过程中应当对纸质档案进行真伪鉴别，剔除重复文件、空白页和不属于归档范围的材料，对已经破损、字迹褪色的档案进行修复，对不耐久纸张书写的档案进行托裱，确保档案实体状态符合数字化加工要求；对涉密档案按照涉密管理规定单独整理、单独加工。第十一条元数据著录。整理完成后，应当对每卷（件）档案进行元数据著录，著录信息应当准确完整，核心元数据包括：全宗号、目录号、案卷号、卷内文件序号、档案类别、社保业务编号、权利人姓名、身份证件号码、单位编号、材料形成日期、归档日期、文件总页数、整理人、整理日期；单份独立归档的文件还应当著录文件标题、主送机关等信息。著录完成后，应当将元数据与社会保险核心业务系统的基础信息进行初步比对，修正错误信息。第十二条设备与系统准备。开展数字化加工前，应当按照标准配备符合要求的加工设备和管理系统：扫描设备应当具备自动进纸、图像校正功能，满足不同幅面纸张扫描需求；存储设备应当满足容量、性能、安全要求；数字化加工系统应当具备扫描图像处理、元数据录入、信息比对、批量挂接功能，符合网络安全要求。第四章数字化加工流程与质量标准第十三条加工流程：数字化加工按照拆分装订→扫描→图像处理→信息校对→数据挂接→还原装订的流程实施：（一）拆分装订：拆除纸质档案的装订物，拆分过程中不得损坏档案原件，保持页面完整；（二）扫描：按照档案幅面选择合适扫描方式，A4幅面纸张采用自动进纸扫描，大幅面图纸、破损纸张采用平板扫描；（三）图像处理：对扫描完成的图像进行纠偏、去污、裁剪、调整对比度处理，确保图像清晰完整；（四）信息校对：对著录的元数据和扫描图像进行校对，修正错误信息；（五）数据挂接：将处理完成的数字化图像与元数据、业务系统基础信息进行对应挂接；（六）还原装订：加工完成后，按照原装订顺序对纸质档案进行重新装订，恢复档案原始排列顺序。第十四条扫描质量标准：（一）分辨率：文字类纸质档案扫描分辨率不低于300dpi，照片、图纸、字迹模糊档案扫描分辨率不低于600dpi；（二）存储格式：长期保存的数字化档案采用PDF/A-1b格式，满足长期可读性要求，缩略图采用JPEG格式，元数据采用XML格式；（三）图像完整性：不得漏扫、重扫，不得出现缺页、断字，页面边缘完整保留档案原始信息；（四）图像规范性：页面偏斜度不超过3度，每页图像多余黑边宽度不超过1cm，不得保留无关污渍，去污过程不得损坏原始文字、印章、签名等信息；（五）命名规则：数字化图像文件命名应当与档案编号一致，单份文件命名规则为“全宗号-目录号-案卷号-文件序号”，确保文件名称唯一可追溯。第十五条校对质量标准：（一）校对实行“机器初校+人工复核”制度，系统自动比对元数据核心字段与业务系统基础信息，比对不一致的标记后由人工复核修正；（二）核心信息（包括姓名、身份证件号码、社保业务编号、待遇核定金额、材料形成日期）准确率要求达到100%；（三）一般信息准确率要求不低于99.5%，漏著录、错著录率不得超过0.5%；（四）数字化图像与元数据挂接准确率要求达到100%，不得出现错挂、漏挂问题。第五章数字化档案存储与备份第十六条分级存储管理。社保数字化档案实行“在线存储+近线存储+离线存储”三级分级存储架构，满足利用效率和长期保存需求：（一）一级在线存储：采用高性能磁盘阵列或企业级对象存储，存放近5年产生的数字化档案，满足日常业务经办、查询利用的高并发访问需求，存储可用容量不低于当前在线存储数据总容量的150%，预留不少于3年的扩容空间；（二）二级近线存储：采用大容量低功耗磁盘阵列，存放生成时间超过5年、访问频率较低的数字化档案，满足不定期查询需求；（三）三级离线存储：采用不可写入蓝光光盘（BD-R）或LTO高性能磁带存储全量数字化档案数据，用于长期备份和灾备，每一组全量数据至少制作2份相同内容的离线存储介质，分别存放于不同地点。第十七条备份管理。建立定期备份和异地备份制度：（一）在线存储数据每日进行增量备份，每月进行一次全量备份，备份数据校验无误后存储；（二）每半年对新增数字化档案进行一次全量整合，将全量数据刻录至离线存储介质，送往异地灾备中心保管，本地和异地分别保存一份离线备份；（三）离线存储介质应当标注清晰的标识，内容包括存储内容、存储日期、版本、容量，便于检索调阅；（四）建立存储介质定期检测机制，离线存储介质每2年进行一次完整性抽查，抽查比例不低于10%，每10年进行一次数据转存，更换新的存储介质，防止数据老化失效，转存后应当对原介质数据进行彻底消磁销毁。第十八条存储环境要求。离线存储介质存放环境应当符合以下要求：温度控制在17℃-20℃，相对湿度控制在35%-45%，远离强磁场、强热源，做好防火、防潮、防尘、防有害生物、防磁工作，满足档案存储安全要求。第六章质量验收与安全管理第十九条质量验收。数字化加工完成后，按照“加工单位自检→经办机构抽检→最终验收”的程序开展质量验收：（一）加工单位完成批量加工后，应当先开展自检，自检合格后出具自检报告，提交社保经办机构申请验收；（二）社保经办机构档案管理部门、信息技术部门共同开展抽检，抽样规则为：批量≤100卷的，100%全检；101卷-1000卷的，抽检比例为20%，最低抽检不少于20卷；1000卷以上的，抽检比例为10%，最低抽检不少于100卷；（三）验收合格标准：①档案完整性：漏扫、缺页率低于0.1%，不存在整卷漏扫问题；②图像质量：合格率不低于99%，不存在影响辨认的图像质量问题；③数据准确性：核心信息准确率100%，一般信息准确率不低于99.5%；④挂接准确率：挂接准确率100%，不存在错挂漏挂；（四）抽检不合格的，本次批量全部返工，返工完成后重新组织验收，连续三次验收不合格的，终止加工合作。第二十条实体安全管理。加工过程中严格保障纸质档案原件安全：（一）档案出入加工现场应当严格履行交接登记手续，逐卷核对数量，交接双方签字确认，不得出现档案丢失；（二）加工现场实行封闭管理，无关人员不得进入，加工人员不得携带个人移动存储设备、智能手机等能够存储复制信息的设备进入加工现场；（三）外包加工的，外包单位应当具备合法的档案数字化加工资质，与社保经办机构签订保密协议和安全协议，加工人员应当经过政审和保密培训；（四）加工过程中产生的临时文件、复制件，加工完成后应当全部彻底销毁，不得留存任何档案副本。第二十一条信息安全管理。严格落实网络安全和信息安全要求：（一）社保档案数字化管理系统应当按照《网络安全等级保护条例》要求，达到第三级等级保护标准，每年开展一次等级测评，每季度开展一次漏洞扫描和渗透测试，及时修复安全漏洞；（二）系统部署防火墙、入侵检测系统、终端安全管理系统，及时更新病毒库和安全补丁，阻断非法访问；（三）严格落实个人信息保护要求，按照《中华人民共和国个人信息保护法》规定处理社保档案中的个人信息，实行分级授权访问，不同岗位对应不同的访问权限，所有查询、下载、导出操作都应当留下操作日志，操作日志保存期限不少于5年；（四）对外提供数字化档案信息的，应当对个人敏感信息进行脱敏处理，隐去身份证件号码完整号码、住址、联系方式等敏感信息，除法律法规另有规定外，不得向任何第三方提供个人社保档案信息。第七章数字化档案管理与利用第二十二条归档管理。验收合格的数字化档案，应当及时纳入社保档案管理系统统一归档，建立数字化档案目录数据库，实现与业务系统的互联互通，支撑业务经办直接调用数字化档案，实现无纸化经办。第二十三条鉴定与销毁。数字化档案的保管期限、鉴定销毁程序与原纸质档案一致，保管到期的数字化档案，应当按照档案鉴定程序进行鉴定，对没有继续保存价值的数字化档案，按照规定程序批准后予以销毁，销毁记录永久保存。第二十四条利用服务。建立分级授权的利用服务机制：（一）社保经办机构内部业务经办人员，按照岗位职责可以调阅职责范围内的数字化档案，满足业务办理需求；（二）参保单位按照规定可以查询本单位参保人员的社保档案信息，个人凭有效身份证件可以查询本人的社保档案信息，提供线上线下多种查询渠道；（三）公安、司法、纪检监察等单位因工作需要查询档案的，凭单位介绍信、查询人工作证件，按照规定程序审批后提供查询服务；（四）依托数字化档案支撑社保跨省转移接续、待遇异地申领等跨省通办业务，实现跨统筹区档案信息共享，减少纸质材料流转。第八章原纸质档案管理第二十五条完成数字化加工并验收合格的纸质档案，按照原保管期限继续保管，不得擅自提前销毁：（一）保管期限为10年的纸质档案，自数字化验收合格之日起继续保管不少于5年，保管期满未发现数字化档案存在错漏问题的，经档案鉴定委员会鉴定批准后，可以按照规定程序销毁；（二）保管期限为30年的纸质档案，自数字化验收合格之日起继续保管不少于15年，保管期满经鉴定无保存必要的，按照规